Тайм-менеджмент на удаленке

1.

Тайм-менеджмент на удаленке
Самый страшный пожиратель
времени при удаленной работе –
домашняя болтанка.

2.

Современные вызовы в бизнессреде
• 1. В крупном городе – с помощью
онлайн-технологий использовать свои социальные
и профессиональные преимущества при работе с
регионами.
• 2. В небольшом городе – с помощью
онлайн-технологий получить возможность более
активных контактов с «большой» бизнес-средой в
мегаполисах.
• 3. Научиться комбинировать форматы эффективной
работы вне зависимости от своего
местонахождения и внешних обстоятельств.

3.

Обустройство рабочего места с
домашних условиях
• «неприкосновенный рабочий стол»
размещаем как можно дальше от кровати
(лучше в другой комнате);
• удобный стул или рабочее кресло, хранилище
рабочих материалов, недоступное для детей и
животных, и оптимальное освещение;
• наддверная табличка «НЕ БЕСПОКОИТЬ»;
• фиксация определенных часов, в которые вы
точно работаете

4.

И еще…
Чтобы свобода и гибкость сочетались с
предсказуемостью и определенностью,
создайте «комбинаторику дня», в которой
есть как фиксированные, непреложные
рабочие часы и ритуалы, так и возможности
для «свободного реагирования».

5.

Об экономии времени
• Экономия на утренних и вечерних пробках хотя бы
одного часа в день (обычно 1,5–2 минимум) – это
плюс двадцать рабочих часов в неделю, то есть три
рабочих дня в месяц, которые можно потратить на
работу, личное развитие или полноценный отдых. В
год это количество достигает тридцати пяти рабочих
дней, то есть более месяца работы или
дополнительного отпуска.
• Не променяли ли вы освободившиеся за счет
удаленной работы часы и дни на то, чтобы стать
«бесплатной рабочей силой» в быту или на то,
чтобы раствориться в «домашней болтанке»?

6.

Про настрой
Одежда!!!
• Можно одеваться дома так же тщательно, как
для офиса.
• Можно подобрать комплект «цивильной
домашней одежды», «элегантной униформы».
Готовим одежду с вечера и надеваем утром, не
раздумывая. Это сокращает утренние «сборы»
примерно в 4 раза, и на столько же увеличивает
время на спокойную настройку.

7.

Техническое оснащение
• 1. Ноутбук.
• 2. Смартфон.
• 3. Гарнитура (наушники с микрофоном, благодаря которым вас
будет хорошо слышно по любой видеосвязи).
• 4. Планшет (опционально, можно использовать как замену
ноутбуку).
• 5. Принтер (опционально, для тех, кто много и тщательно
работает с текстовыми документами). Лучше МФУ
• 6. «Единый блокнот» для записей (всегда должен быть под
рукой и обязательно должен быть единым для всех записей во
время любых телефонных звонков, конференц-звонков,
видеоконференций и пр.).
• 7. Блок дополнительного питания или большая батарейка, от
которой можно зарядить ноутбук, если отключили
электричество в квартире.

8.

Главный принцип «эффективной
удаленки» – все удваиваем.
Удваиваем «железо», софт,
приложения.
• Идеальное решение – иметь запасной
ноутбук (пусть самый простенький, даже
«школьный») и обязательно – запасной
канал телефонной связи. Две зарядки к
ноутбуку, две зарядки к телефону и т. д.

9.

Наиболее важные условия
эффективной удаленной работы:
• 1. Иметь под рукой надежного
компьютерного или гаджетного мастера
или контору. Лучше недалеко от дома.
Таких заведений сейчас много, они имеют
довольно удобные сервисы: можно
отправить сломанную технику туда и
обратно с курьером. Но все же лучше иметь
проверенный вариант с приятными
мастерами, которые могут быстро и с
гарантией реанимировать вашу технику.

10.

Наиболее важные условия
эффективной удаленной работы:
• 2. Зачем нужен блокнот?
• Довольно часто при использовании всех видов связи – и
видеовещания, и быстрой пересылки документов на
ноутбуке и компьютере – в прямом смысле «все руки и
гаджеты заняты». Любые, даже самые хаотичные
заметки, в том числе «практически вслепую», помогают
лучше отработать результаты любого
онлайн-совещания, онлайн-мозгового штурма и даже
просто телефонного разговора.
• Единственное, что нужно делать, чтобы эти записи
работали на вас – использовать всегда один и тот же
блокнот. После завершения сессии «лихорадочного
записывания» аккуратно сделать заголовки: имя
собеседника, дата и время разговора, тема общения.

11.

Наиболее важные условия
эффективной удаленной работы:
• 4. Локация. Нередко существует техническая проблема с
Интернетом за городом. Даже не каждый коттеджный
поселок гарантирует наличие хорошей связи, не говоря
уже о стихийной застройке. Можно решить эту
проблему работой в кафе с Wi-Fi в ближайшем к
загородному дому городе. Однако в любом случае надо
иметь представление обо всех местах надежного
Интернет-сигнала рядом с местом, где вы собираетесь
работать. Для командировок имеет смысл использовать
проверенные брендовые отели. Например, в сети Accor
(бренды Ibis, Mercure, Adagio) всегда идеальный Wi-Fi и
в номерах, и в общественных пространствах, а в отелях
сети Marriott часто бывает довольно «ленивая»
Интернет-связь.

12.

Наиболее важные условия
эффективной удаленной работы:
• 3. Интернет-связь – основа основ удаленной работы. К
счастью, в России Интернет-провайдеры работают
исключительно хорошо и по очень разумным
расценкам. Однако всегда есть смысл иметь запасной
канал, хотя бы в виде мобильного Интернета на
смартфоне, который можно быстро раздавать на любые
работающие рядом гаджеты. Опции 3G Mobile и LTE
связи работают очень хорошо, тянут даже
видеоконференции, 5G Mobile уже на подходе. Если вы
настроены на эффективную удаленную работу,
тщательно перебрать и протестировать все
возможности Интернет-подключения очень важно. В
большом офисе это обеспечивает работодатель, а дома
все настройки придется делать самостоятельно.

13.

И еще…
• Если вы собираетесь работать из необычного для
вас, непроверенного места (из нового отеля, нового
дома, гостя у родственников и знакомых), никогда
не обещайте своим коллегам и партнерам, что вы
точно будете на связи. Лучше предупредить, что
могут быть незначительные перебои, чем
пообещать свое полное удаленное присутствие. Ну
и конечно, закладывайте время на настройку
оборудования в новой дислокации.
Только в телесериалах про шпионов все идеально и
мгновенно подключается в любой пустыне.

14.

Итак…
• 1. Целевая функция удаленной работы – предельная кристаллизация
результата каждого бизнес-движения.
• 2. Нужно научиться с помощью онлайн-технологий сочетать
бизнес-возможности крупного города и доступные ресурсы в
провинции.
• 3. Правильно организованная удаленная работа позволяет повысить
уровень свободы человека и предоставляет ему много новых
возможностей, но накладывает новые требования к самодисциплине.
• 4. Если вы работаете из дома – у вас обязательно должно быть очень
тщательно оборудовано и настроено под вас рабочее место.
• 5. Все техническое оборудование и все программы/приложения
нужно задублировать. Важно всегда в критические для ваших
партнеров/коллег/руководителей моменты быть на связи, и еще
важнее со связи не пропадать неожиданно.
• 6. Если вы живете в маленьком городе, современные коммуникации
позволяют повысить уровень включенности в «большую»
бизнес-среду. Это актуально и для наемных работников, и для
владельцев бизнеса.

15.

Степень близости контакта при
использовании различных
онлайн-инструментов по возрастанию
– электронное письмо – спокойный дистанцированный контакт, есть
возможность проигнорировать обращение;
– мессенджеры (WhatsApp, Telegram, Facebook и др.) – добавилась
«одновременность» контакта, есть возможность мгновенно реагировать и
видеть, прочел ли твое сообщение собеседник;
– телефонный разговор – добавился живой голос, интонации, энергия;
– видеоконференция (в простейшем варианте программа Skype, в более
сложных вариантах программа Zoom) – добавился визуальный контакт;
– вебинар (то есть онлайн-семинар) – добавились одновременная работа с
документами, голосование, возможность показать друг другу рабочий стол и
т. п.;
– личная встреча в офисе – добавился полноценный визуальный, звуковой,
телесный, энергетический и эмоциональный контакт;
– личная встреча в непринужденной обстановке – еще древние римляне,
проводившие в банях значительную часть рабочего дня, хорошо понимали,
что расслабленные и воспарившие душой над обыденностью деловые
партнеры способны на гораздо большую степень понимания и контакта, чем
одетые и настороженные.

16.

Технические способы
онлайн-контакта
• 1. Мессенджеры
• Самым популярным средством коммуникации в
настоящее время являются мессенджеры. Судя по
нашим наблюдениям, в деловой среде наибольшей
популярностью пользуется WhatsApp. Пишите
деловому человеку в WhatsApp – не ошибетесь.
Увидели его в Telegram, написали, он не отвечает –
весьма вероятно, что в Telegram он заходит только
изредка, чтобы прочитать пару-тройку каналов.
• Мессенджеры дают очень хороший контакт «в
моменте», но почти полностью отшибают память
после него.

17.

Технические способы
онлайн-контакта
• 2. Электронная почта
• Несмотря на модные тренды и веяния, электронная
почта была и остается главным каналом формальной
коммуникации. Любые значимые документы,
договоренности и материалы удобнее и эффективнее
передавать по этому каналу. Хорошо сохраняется
история переписки, письма можно группировать
удобными выборками, вложения не только
вкладываются, но и легко отыскиваются впоследствии.
Но главное – есть возможность написать внятное,
осмысленное, хорошо структурированное и
выверенное письмо. Идеальный канал для
программных заявлений, важных деловых и личных
писем, который подходит интеллектуально развитым и
хорошо образованным собеседникам.

18.

Технические способы
онлайн-контакта
• 3. Индивидуальная видеосвязь
• Самой удобной для онлайн-встреч
двух-трех человек «лицом к лицу»
традиционно считалась программа Skype
(Skype скачивается бесплатно на
skype.com), которой пользуются десятки
миллионов людей по всему миру. В
последние годы ее сильно потеснил Zoom.

19.

Skype позволяет:
– бесплатно делать аудио- и видеозвонки пользователям
Skype;
– платно (но заметно дешевле, чем по обычным тарифам
телефонных компаний) делать звонки на городские и
мобильные телефоны по всему миру. (Именно на этом
зарабатывает компания Skype, поскольку сама программа
бесплатна);
– организовывать небольшие (до десятка участников)
телефонные конференции;
– посылать короткие текстовые сообщения;
– в современных версиях – показывать рабочий стол
своего компьютера и, соответственно, рабочие окна
любых программ – с документами, слайдами,
интеллект-картами и т. п.

20.

Технические способы
онлайн-контакта
• 4. Групповая видеосвязь
• Есть и более профессиональные системы
онлайн-общения. В настоящее время
существуют два высоковостребованных и
хорошо апробированных пользователями
онлайн-сервиса: Webinar.ru (аналог
всемирно известного Webex.com) и
Zoom.com

21.

Webinar.ru позволяет:
• Показывать презентации и видео;
• Проводить тесты и голосования;
• Быстро создавать вебинары и подключаться без лишних кликов;
• Приглашать участников из адресной книги;
• Управлять файлами, так как есть собственный файловый менеджер;
• Отслеживать активность участников;
• Редактировать видео;
• Принимать платежи от участников;
• Интерактивно работать с аудиторией (есть доска на экране);
• Создавать landing page;
• Проводить видеосовещания с большим количеством спикеров;
• Подключать участников с любых устройств;
• Автоматически напоминать участникам, чтобы не пропустили встречу;
• Получить удобный доступ к записи встречи (по ссылке).

22.

Zoom.com позволяет:
• Проводить запланированные, повторяющиеся или оперативные онлайн-встречи;
• Организовывать конференции на сто и более человек до 40 минут (платная версия – до 24
часов);
• Писать в чат;
• «Поднимать руку» для привлечения внимания;
• Просить слова и выступать наравне с организатором конференции;
• Делать запись;
• Передавать качественную картинку (видео высокого разрешения);
• Организовать селекторные совещания в формате голосового обсуждения;
• Рисовать на интерактивном аналоге «школьной доски»;
• Организовывать обсуждение в нескольких небольших группах участников (делить участников на
пары, тройки и т. д.);
• Голосовать;
• Автоматически переключаться между докладчиками;
• Показывать экран;
• Подключаться через обычный телефонный звонок;
• Включать/выключать видео/микрофон у любого участника;
• Заменять однотонный задний фон на картинку;
• Не просто демонстрировать экран, но и передавать управление мышкой (то есть управлять
компьютером докладчика).

23.

Технические способы
онлайн-контакта
• 5. Индивидуальная и групповая
телефонная связь
Большинство мессенджеров позволяют
совершать аудиозвонок и передавать
голосовые сообщения. При междугородней и
международной связи это еще и стоит
значительно дешевле, чем обычная
телефонная или сотовая связь.

24.

Рекомендации профессиональной
онлайн-коммуникации
1. Будьте подчеркнуто вежливыми.
Между фразой: «ДОГОВОР СРОЧНО!!!» и «Пожалуйста, перешлите мне
договор с Горбластпластом апрельский. Если успеете до 11:00 – будет
здорово!» – разница существенная.
2. Берите паузу в сложные моменты.
Прелесть удаленной работы в том, что практически в любой момент
переписки можно взять паузу, хотя бы небольшую. Прервалась связь на
минуточку по тем или иным причинам – вы успели отдышаться, вот и не
сморозили резкость.
3. Будьте точны в вопросах временных договоренностей.
Нам часто кажется, что начальство или клиенты требуют невозможного,
например, присутствия на связи 24 часа в сутки. Но в большинстве случаев
всех вполне устраивает точная ориентация по временному диапазону. Если
вы кого-то держите в неведении: не отвечаете на реплику или просто
исчезаете с недовыполненным заданием на неопределенное время накануне
дедлайна, – вы приводите человека в сложное и напряженное
эмоциональное состояние, которое обязательно скажется на вас. Сообщение
вроде: «Два часа буду без связи, пришлю договор к 13:00», обычно решает
подобные проблемы на этапе зарождения.

25.

WhatsApp
1. Индивидуальную переписку стоит ограничить и свести до уровня sms: срочного
информирования или срочных вопросов, когда звонить неудобно.
2. Не нужно писать в общий чат задачи. Для контроля поручений лучше
использовать отдельный сервис. Самое лучшее применение WhatsApp –
оперативное информирование.
3. Отключать оповещения не рекомендуется.
4. Групповую переписку стоит использовать активнее, чем обычно. Создайте
группу своего подразделения, проекта или службы поддержки и направляйте
запросы в нужный канал. В канале должен как минимум находиться дежурный
(координатор), который сможет либо ответить сам, либо адресовать вопрос
более компетентному сотруднику. В мессенджере можно использовать функцию
ответа, чтобы было понятно, к чему относится ваша реплика.
Оповещения можно спокойно отключать на 8 часов, чтобы затем ознакомиться с
решением возникающих вопросов.
5. Рассылка в WhatsApp не допускает группового обсуждения и может быть
рекомендована как канал односторонней передачи информации от руководства.
В рассылку могут попадать как срочные сообщения, так и большие документы
для ознакомления, общезначимые для всей команды.

26.

WhatsApp
• 6. Голосовые вызовы в WhatsApp аналогичны обычным телефонным.
Однако есть нюанс. Тут гораздо проще организовать конференц-связь
на 3–4 человека. Если при звонке вы решили, что нужно подключить
коллегу, нажмите иконку плюс контакт и добавьте его к разговору.
После решения вопроса коллега может отключиться.
• 7. Описание и статус вашего профиля. Хорошая практика – указывать
имя/должность/город в описании. А в статус записывать оперативные
изменения, важные день в день. Например, тот факт, что вы сегодня
на больничном и кто вас замещает. То же касается командировок и
срочных встреч.
• 8. Прочие преимущества:
• • Дополнительные возможности дает бизнес-аккаунт. Если у вас есть
рабочий номер, смело переводите его туда.
• • Создайте чат для протоколов. Пусть ежедневный дежурный
ответственный записывает туда «саммари»: о чем договорились, что
решили, какие задачи поставлены, какие ресурсы кому доступны.
Чтобы коллегам не приходилось читать всю переписку, и они могли
быстро «въехать в тему».

27.

Итак…
1. Основная онлайн-коммуникация сейчас происходит в мессенджерах.
2. Профессиональное общение в мессенджере можно и нужно грамотно
организовывать (см. советы гаджет-эксперта Владимира Боднарюка).
3. Основные технические средства онлайн-контакта: электронная почта,
мессенджеры, видеосвязь по Skype, Zoom, Webinar.ru
4. Разные средства онлайн-контакта провоцируют людей на разные
коммуникационные стили. Имеет смысл работать на той площадке, где
нужный вам человек находится в максимально подходящем состоянии
для ваших задач.
5. Личный контакт онлайн имеет определенные искажения. Следуя
простым правилам и развивая «эмпатию на удаленке» вы сможете
избежать многих конфликтов и добиться поставленных целей с
максимальной эффективностью.
6. Во всех сложных ситуациях профессиональной коммуникации следует
руководствоваться здравым смыслом и бизнес-логикой. Всегда идите на
технические уступки тому, чей социальный и финансовый статус выше
вашего.
7. Не забывайте о классических средствах онлайн-коммуникации таких
как переписка по электронной почте.

28.

Совещание?
• – Оперативка – краткое совещание, ежедневное или еженедельное,
цель которого – выслушать отчеты об исполнении задач, поставить
новые цели, произвести управленческие воздействия, ускоряющие
работу (похвалу или предупреждение, благодарность или выговор и
т. п.), придать заряд бодрости команде на период до следующей
оперативки.
• – Планерка – более продолжительное совещание, еженедельное или
ежемесячное, на котором контролируются и ставятся долгосрочные
задачи, проверяются ключевые показатели эффективности, в том
числе финансовые, доводится до сведения сотрудников новая
информация, принимаются решения о выделении тех или иных
ресурсов, о расстановке текущих приоритетов.
• К планеркам можно отнести также рабочие встречи по проектам. Их
задача такая же, как у планерки, но по отношению к рабочей группе
проекта, а не к функциональному подразделению.

29.

Затраты времени на совещания
• совещания должны быть краткими,
отнимающими минимум рабочего
времени: ежедневная оперативка – не
более 10–15 минут, еженедельная планерка
– не более часа. Но проводиться они
должны обязательно.

30.

Затраты времени на совещания
• Ритмичное проведение оперативок и планерок
позволяет, инвестируя пятнадцать минут времени в
день и один час в неделю – то есть в совокупности 2
часа 15 минут еженедельно, – экономить до
четырех-пяти часов времени на каждого сотрудника в
неделю за счет на устранения организационных
нестыковок, более оперативного выполнения задач,
более высокой мотивации на работу.
• Итоговая экономия в расчете на подразделение средних
размеров (десять-пятнадцать человек) составляет до
40–75 часов в неделю. Нетрудно заметить, что
эффективное применение онлайн-инструментов
позволяет «добавить» подразделению
дополнительного работника, а то и двоих!

31.

Совещания для принятия решений
позволяет
1. Существенно ускорить продвижение
различных проектов, поскольку одним из самых
тормозящих процесс факторов является
невозможность собрать «в одно время в одном
месте» кворум ключевых лиц, необходимых для
принятия решения.
2. Подключить к принятию решения людей,
находящихся в момент проведения совещания в
других регионах, филиалах и т. п.
3. Обеспечить более качественную
визуализацию информации в ходе совещания.

32.

Затраты времени
• Время реализации крупного проекта, в ходе
которого для принятия ключевых решений
используются онлайн-совещания, сокращается в
среднем на 10–15 %.
• Онлайн-инструменты обеспечивают возможность
более взвешенного принятия решений, вовлечения
более широкого круга внутренних экспертов,
возврата к прошлому опыту и устранения прошлых
ошибок, что позволяет снизить прямые финансовые
затраты по проекту вследствие неоптимальных
решений на 15–25 %.

33.

Мозговые штурмы
• Важный и полезный тип корпоративной коммуникации –
мозговой штурм. В отличие от «совещания для принятия
решения» его можно назвать «совещанием для поиска
вариантов». Мозговой штурм – это способ определить
возможные направления действий и методы решения той или
иной проблемы, например, как снизить расходы в условиях
кризиса, как увеличить продажи продуктовой линейки, как
добиться более высокого процента повторных продаж и т. д.
• Постановка мозговых штурмов на онлайн-платформу позволит
вашей компании проводить их более эффективно, вовлекая
людей из разных филиалов, находящихся в командировках или
работающих из дома. Что особенно важно, в мозговые штурмы,
касающиеся клиентов или поставщиков, вы можете включить
тех представителей, которые вряд ли приедут в ваш офис, но
вполне могут поучаствовать онлайн.

34.

Настрой на работу при отсутствии
руководителя
• 1. Ритмичное проведение планерок. Когда вас физически нет рядом,
этот принцип должен соблюдаться гораздо более жестко. Иногда
стоит увеличить плотность информационного контакта с
сотрудниками, например, прибегая к помощи дополнительных
телефонных звонков в офис. Кроме того, очень удобно для усиления
контакта использовать мини-отчеты по sms («назначил презентацию
для Нефтегазбанка на послезавтра!») или в избранном для командной
коммуникации мессенджере.
• 2. Абсолютная прозрачность времени, планов и задач сотрудников.
• Обычно это требует серьезной работы с информационной
инфраструктурой предприятия и корпоративными стандартами
тайм-менеджмента. В «боевых условиях», когда полный переход на
удаленку происходит стремительно, для начала вернитесь хотя бы к
простым чек-листам «что сделать» для каждого члена команды. В
любой удобной для вас форме, чем проще, тем лучше.

35.

Настрой на работу при отсутствии
руководителя
• 3. Построение внятной связи мотивации сотрудника, причем не
обязательно материальной, с его эффективностью.
• 4. Это важно для любого управления, не только удаленного, но
на удаленке приобретает особое значение. Когда вы не стоите у
сотрудника над душой, контролировать процесс становится все
труднее, а значит контроль результата становится очень
важным.
• 5. Выборочные контрольные мероприятия, такие как
видеонаблюдение, анализ интенсивности работы. Например,
фиксация количества исходящих звонков, которые делают
менеджеры отдела продаж, офисной АТС. Учет рабочего
времени. Например, запущенных на компьютере сотрудника
программ и т. п. Только не переусердствуйте с этим, прибегайте
к подобным методам контроля лишь изредка.

36.

Настрой на работу при отсутствии
руководителя
• 6. Создайте внешние стимулы начала рабочего дня,
например, краткие утренние созвоны с ключевыми
сотрудниками.
• 7. Во время видеосвязи с сотрудниками подавайте
им пример. Будьте максимально собранным,
соблюдайте деловой или адекватный ситуации
дресс-код, не демонстрируйте «домашнюю
расслабленность». Живой пример заразителен.
• 8. В вашей команде должны быть выработаны
правила «стыковок по времени», то есть
сформулированы четкие договоренности, по каким
именно вопросам и по каким каналам связи
предусмотрена та или иная оперативность ответа.

37.

Trello
Онлайн-сервис наглядного
управления задачами. Это самый
удобный и понятный инструмент
для постановки и контроля
выполнения задач.

38.

Trello
1. Сервис является электронным аналогом канбан-досок, когда
задачи-стикеры перемещаются по спискам-статусам.
2. Доска может создаваться для управления потоком задач в проекте или
подразделений и вообще в любой небольшой команде.
3. Элементами доски являются карточки-задачи.
4. На карточку можно подписаться, назначить ответственного, выбрать срок,
добавить чек-листы, файлы, комментарий.
5. Карточки двигаются по готовности из списка в список. Типовые: «Сделать»,
«Делается», «Согласование», «Исполнено».
6. В процессе работы цель исполнителя: как можно быстрее передвинуть
карточку в следующий список.
7. Задачи на доске могут появляться автоматически из поступающих писем.
8. Благодаря меткам вы сможете сгруппировать задачи по типам (документ,
звонок, продукт) или ответственным.
9. В любой момент можно проверить все изменения, посмотрев историю
доски или отдельной карточки

39.

Trello

40.

Итак…
1. Чтобы руководитель мог позволить себе достаточно долго находиться без
прямого живого контакта с сотрудниками в условиях «полной удаленки», на
важных встречах с ключевыми партнерами или в командировках, и при этом
не терять контроль над организацией, необходимо усилить его
«энергетическое присутствие» в компании с помощью онлайн-технологий.
2. Ритмичное проведение планерок и оперативок онлайн становится
критически важным.
3. Информационные собрания, если их транслировать онлайн и сохранять
записи, позволяют сократить на 10–15 % затраты времени сотрудников и
финансовые риски, связанные с плохим знанием процедур.
4. Совещания для принятия решений и мозговые штурмы при использовании
онлайн-инструментов (в том числе тонких: голосований, опросов,
интеллект-карт) сокращают время реализации проектов в среднем на 10–15 %
и снижают прямые финансовые затраты из-за неоптимальных решений на
15–25 %.
5. В работе формальных коллегиальных органов (совет директоров,
правление, тендерный комитет и т. п.) онлайн-инструменты делают работу
компании более прозрачной и улучшают ее имидж, сокращают расходы
дорогостоящего времени топ-менеджеров на поездки в среднем до 25–35 %,
командировочные расходы – в среднем на 40 %.
6. Управление в условиях удаленной работы переориентируется с процесса на
результаты работы сотрудников.

41.

Работа с аутсорсерами онлайн
• Аутсорсеры – внешние исполнители, которые работают
сдельно, нанимаются с целью решения определенной задачи и
не состоят в штате предприятия. Использовать труд таких
вольных специалистов, так называемых фрилансеров, может
быть весьма выгодным для бизнеса, но персональный отбор и
управление процессом взаимодействия являют собой
серьезный вызов для руководителя.
• Существуют целые онлайн-биржи «краткосрочного труда на
результат», где можно нанять специалиста практически под
любую задачу. Например, на сайт youdo.com можно быстро
выбрать и вызвать как простых мастеров типа клинеров,
сантехников, электриков и курьеров, так и людей
интеллектуального труда: дизайнеров, фотографов,
видеомонтажеров, онлайн-секретарей и пр.

42.

Критерии отбора
Внимательность к требованиям
• Ждите тех, кто будет готов работать в вашем
коридоре возможностей.
• Не тратьте время на дискуссии по тем
поводам, которые не будут изменены ни при
каких обстоятельствах. Любой человек,
который не выполняет ваши рамочные
требования, – потенциальный
«трабл-мейкер», который усложнит, а не
ускорит ведение вашего онлайн-проекта.

43.

Критерии отбора
Вежливость во взаимодействии
• Обратите внимание, насколько этот человек удобен
в коммуникациях с самого начала. Называет ли он
вас по имени, указанному в вашем объявлении (или
даже по имени отчеству, если вы указали именно
так), демонстрирует ли он реальную
заинтересованность в выполнении именно вашего
задания в поставленные сроки. То есть при прочих
равных в первую очередь выбирайте самого
вежливого и самого заинтересованного в вашем
заказе фрилансера.

44.

Критерии отбора
Кристально точный результат
Есть довольно жесткий и прагматичный
способ получать оптимальный результат. Он
состоит в том, чтобы нанимать больше одного
исполнителя для решения одной и той же
задачи.
Такая
система
называется
«голливудской».

45.

Итак…
1. Использование труда внешних специалистов, аутсорсеров может быть очень
выгодно для бизнеса, но требуют больших компетенций и профессионализма от
менеджера проекта, чем работа со штатными сотрудниками.
2. При отборе внешних исполнителей значение имеют не их личностные качества, а
качество того результата, который они могут предоставить, и эффективность в
онлайн-коммуникациях.
3. Несмотря на то, что качество результата работы абсолютно приоритетно, менеджер
по реализации проекта на удаленке должен оценивать внимательность, вежливость и
заинтересованность в сотрудничестве возможных исполнителей заказа. В противном
случае реализация проекта будет сильно затруднена.
4. Формулировка задач для внешних исполнителей должна быть короткой и четкой.
Максимально точно описывать то, что нужно сделать. В этом, как правило, помогают
образцы-аналоги того, что вы заказываете.
5. Цена за быстрое выполнение задачи онлайн-аутсорсерами должна быть оговорена
на старте, до начала работ, и не меняться в процессе. После принятия результата
работы необходимо максимально оперативно расплатиться с исполнителями.
6. У каждого эффективного менеджера онлайн-проектов должна быть под рукой
постоянно обновляющаяся база проверенных аутсорсеров под типовые задачи, с
которыми он часто сталкивается на своих проектах.
7. При одновременной работе сразу со многими исполнителями-аутсорсерами и/или
штатными сотрудниками становится критичным умение применять системы контроля
и управления задачами.

46.

Работа из дома
• Правило: чем больше денег человек
приносит в семью, тем удобнее должно
быть его место для работы, тем вежливее
и внимательнее должны с ним обходиться
остальные родственники, тем тише ходить
вокруг него дети и домашние животные.

47.

Ответим на вопросы
• Что делать с детьми?
• Что делать, если не хватает техники?
• Смена контекста в ограниченном
пространстве. Как это сделать?

48.

Смена контекста в ограниченном
пространстве
во-первых, примите за правило выключать смартфон, когда садитесь ужинать
или делать гимнастику. Выдерживайте «гаджет-карантин» за час до сна. Не
смотрите на экран сразу после пробуждения. Небольшие буферные зоны
«без гаджетов» дадут вам возможность сбалансировать психическое
состояние.
Во-вторых, попробуйте зонировать домашнее пространство. Разделите свое
жилище на взрослую и детскую половины, или, как вариант, на мужскую и
женскую. На зону «идеального порядка» и всеобщего бардака. Подумайте и
определите, в каких местах квартиры вы чувствуете себя расслабленно, а в
каких – собранно. Главный принцип – контраст состояний, чтобы вы могли
по-настоящему переключаться, заходя в то или иное помещение.
В-третьих, чередуйте интеллектуальную и сидячую работу с доступной
физической активностью, будь это простая гимнастика с легкими гантелями
или бурные игры с детьми на полу. Если вы пару часов сидели за ноутбуком
или документами – разомнитесь в любом из видов домашних работ.
Прибейте полки, помойте посуду, приведите в порядок кладовку. Это нужно
делать не «по потребностям», а строго по часам. Помните, что ваш организм
не заточен под то, чтобы сигнализировать вам, как компенсировать
естественную прогулку по улице домашними делами. Просто ставьте таймер,
15 минут энергичной «физкультминутки» – и можно возвращаться к делам.

49.

Хронометраж
• Хронометраж – классическая базовая техника
тайм-менеджмента, которая представляет собой тотальную
запись, полный учет своего времени в течение суток. В режим
«здесь и сейчас» вы записываете все, что делаете, в простую
табличку.
• С помощью хронометража вы сможете реально оценить то,
сколько именно времени вам требуется на то или иное
действие, сколько времени вы реально тратите на ту или иную
работу.
• Самое главное – не делайте в дни хронометража и его анализ.
Сначала все запишите и только через пару дней
проанализируйте.
• Оптимальный срок ведения хронометража – 2–3 недели, но для
первых результатов хватит данных и за несколько дней.
• Научите своих детей вести хронометраж, для них это может
стать веселой познавательной игрой.

50.

Календари для семьи

51.

Итак…
• 1. Режим кризиса, неудобств и ограничений – прекрасный
способ прокачать «мышцы» онлайн-работы. Когда ограничения
будут отменены, вы обнаружите, что приобрели за это время
множество дополнительных навыков и умений.
• 2. В режиме тотальной удаленки, распространяющейся на всех
членов семьи, вы все равно не сможете сделать все, что хотели
бы, поэтому расставляйте приоритеты.
• 3. Расставляя приоритеты внутрисемейного уклада во время
трудностей и ограничений, руководствуйтесь экономическим
здравым смыслом. Самый удобный режим жизни и работы
надо предоставить тем, кто больше всех приносит денег в
семью.
• 4. Не надейтесь заменить детям школьных педагогов,
творческие кружки и спортивные школы. Ограничьтесь
разумным минимумом учебных активностей.

52.

И еще…
• 5. Главная задача детей – не мешать родителям работать и
зарабатывать деньги. Старшие дети могут следить за
младшими.
• 6. Дефицит пространства и оборудования для онлайн-работы
регулируйте, руководствуясь экономическим здравым
смыслом.
• 7. Меняйте контекст существования внутри своей квартиры.
Чередуйте интеллектуальную работу с физической, уединение –
с активным общением, обязательно устраивайте паузы для
отдыха каждый час.
• 8. Компенсируйте изобилие онлайн-активностей большими и
жестко выдержанными паузами без гаджетов.
• 9. Используйте хронометраж как способ разобраться в
происходящем и снизить свою тревожность.

53.

Обучение онлайн: виды
• 1. Самостоятельное обучение (второе высшее
образование и т. п.), как связанное, так и не
связанное напрямую с задачами компании.
• 2. Участие сотрудников компании в открытых
семинарах и тренингах.
• 3. Внутрикорпоративные тренинги,
проводимые тренинговой или консалтинговой
компанией.
• 4. Внутрикорпоративные тренинги,
проводимые своими силами.

54.

Эффективность обучения онлайн
1. При самостоятельном обучении, которое подразумевает второе высшее
образование или получение профессионального сертификата,
онлайн-инструменты помогают за счет «командной работы» сделать
самостоятельное обучение более эффективным и планомерным, а также
экономить на дороге и прочих непроизводительных сопутствующих расходах
до 30 % времени обучения (то есть около 25 дней чистого рабочего времени
на год обучения).
2. При посещении краткосрочных курсов, открытых семинаров и тренингов
целесообразно интересоваться наличием онлайн-презентаций этих курсов,
которые дадут возможность познакомиться с программой, задать вопросы
тренеру и принять решение о своем участии.
3. Отправляя сотрудника на открытый семинар, стоит озадачить его
проведением небольшой онлайн-презентации по его итогам для других
сотрудников компании. Запись этой презентации можно использовать в
корпоративной практике или при полном онлайн-обучении.
4. При организации внутрикорпоративного тренинга онлайн-технологии
полезно применить как в ходе самого тренинга, дав возможность участвовать
сотрудникам из других городов, так и на стадии посттренингового
сопровождения.

55.

Эффективность обучения онлайн
5. Если в группу для обучения набираются люди из разных городов, что
предполагает серьезные командировочные расходы, целесообразно
провести тренинг полностью в онлайн-формате. Для этого необходимы
грамотная режиссура и технология проведения, позволяющие не потерять
интерактивность и вовлеченность участников. Экономия в зависимости от
размера группы может составлять десятки тысяч рублей.
6. Внутрикорпоративные процедуры, регламенты и памятки необходимо
внедрять в практику, а затем регулярно освежать их в памяти сотрудников с
помощью корпоративных мини-тренингов. Онлайн-трансляция позволит
существенно снизить непроизводительные расходы времени на проведение,
а также сохранить видеозаписи для обучения новых сотрудников.
7. В последовательности «аудит исполнения стандарта
доработка/актуализация стандарта тренинг на основе стандарта аттестация,
проверка правильности исполнения стандарта» онлайн-технологии
позволяют на 20–25 % сократить непроизводительные сопутствующие
расходы времени и существенно повысить качество исполнения процедур и
управляемость предприятия.

56.

Онлайн-мероприятие: типы
• 1. Чистый онлайн. Общение происходит только в удаленном
режиме, никто не собирается в переговорных,
конференц-залах, никто никуда не ездит.
• 2. Смешанные. Значительная часть участников собрана вместе
офлайн. Как вариант, в учебном классе проходит тренинг с
трансляцией: менеджер по продажам из Москвы делает
онлайн-презентацию для группы топ-менеджеров клиента в
Томске.
• Специфика организации онлайн-мероприятия зависит и от
числа участников. По этому признаку можно выделить три типа
мероприятий:
• 1. Малые - до трех – пяти участников.
• 2. Средние - до 10–15 участников.
• 3. Большие - десятки, сотни, а иногда и тысячи участников.

57.

58.

59.

60.

ИНСТРУМЕНТЫ ДЛЯ УДАЛЕННОЙ РАБОТЫ

61.

Календари – позволяют организовать
координацию планов в группе сотрудников
• calendar.google.com. Используется чаще всего (даже
у пользователей iPhone часто есть учетная запись
Google)
• outlook.com. Аналогичен корпоративному решению
для работы с почтой и календарями.
• Битрикс24. В портал можно подключить любые
внешние календари, а также создавать
собственные.
• calendar.yandex.ru. Расширение яндекс. почты.
Подойдет под требования использования только
российских программных инструментов.

62.

Мессенджеры – для оперативного общения и
быстрой передачи небольших кусочков важной
информации
• WhatsApp. Лидер рынка, и этим все сказано.
Есть почти у всех.
• Viber. Активно используется в регионах, в том
числе для звонков.
• Telegram. Один из самых продвинутых. Любят
IT-компании. Каналы на тысячи подписчиков.
Много ботов.
• Facebook Messenger. Активно используется для
деловой переписки (т. к. в России Facebook
практически аналог LinkedIn)

63.

Онлайн-совещания – для проведения планерок,
оперативок, лекций и обучения
• zoom.us. Огромная популярность во всем мире. На
бесплатном тарифе у вас будет только 40 минут на
каждую трансляцию.
• webinar.ru. Активно используется в России, работает
в браузере, для подключения достаточно ссылки.
• pruffme.com. Можно рекомендовать как запасную
платформу. Возможности все те же: спикеры
говорят и показывают презентацию, участники
слушают и задают вопросы.
• skype.com. Традиционно используется в малых и
средних компаниях для видеоконференц-связи.

64.

Управление списками
• Microsoft ToDo. Пришел на замену
Wunderlist. Хорошо синхронизируется с
Outlook.
• Todoist. Позволяет делать вложенные
проекты и несколько уровней подзадач.
• TickTick. Один из самых красивых и
продуманных сервисов.

65.

Канбан-доски – электронные аналоги доски со
стикерами, хороши для визуализации процессов
• Trello. Наверное, самый популярный
сервис. Есть множество расширений.
• MeisterTask. Простой сервис для тех, кто
строит интеллект-карты в mindmeister.
• Kaiten. Продвинутый инструмент для
опытных пользователей.
• Realtimeboard. Оправдывает название.
Можно визуализировать не только задачи,
но и процессы, запросы, схемы.

66.

Порталы – решения «Все в одном»: клиенты,
задачи, информация и многое другое
• Битрикс24. Один из самых популярных в
России.
• BaseCamp. Очень простой и популярный в
мире сервис управления проектами. Только на
английском.
• Planfix. Позволяет пользователю настроить,
какие блоки он будет видеть в первую
очередь.
• Мегаплан. Старожил на рынке. Есть все
необходимое.