Как правильно оформлять письмо-приглашение

1.

Как правильно оформлять
письмо-приглашение
Выполнил студент группы ГИБО-02-20 Замятина Злата

2.

История
История «открытки» начинается с 16
века. В России она появилась чуть
позже – в 18 веке. Когда-то открытки
изготавливались исключительно
вручную и только по конкретному
случаю. Старинная открытка
предназначалась не только для
поздравления с праздником.
Назначение открыток было разным.
Первоначально считалось, что
открытка – это знак уважения. И чем
богаче она была украшена, тем
большее уважение она
демонстрировала. Деловые открытки
оформлялись с особым усердием и
изыском.

3.

Функции письма-приглашения
Письменное приглашение позволяет решить такие задачи, как:
• сообщение адресату о каком-либо событии или мероприятии;
• подтверждение, что лицо действительно приглашено на то или иное
мероприятие;
• напоминание о месте и времени мероприятия, указание точного адреса;
• оказание знаков внимания, а это важно, если компании нужно оставить о
себе хорошее впечатление у потенциального контрагента.

4.

Особенности составления
При написании письма-приглашения пользуются стандартными правилами деловой переписки. Нужно применять
официально-деловой стиль речи, не включать в текст разговорные выражения. Особое внимание требуется уделить
грамотности. Важно также проверить текст на наличие двусмысленных конструкций. Бланки письма-приглашения компания
может разработать самостоятельно для различных ситуаций. Законодательно утвержденных форм не существует.
В письме нужно указать такие сведения:
1. Об отправителе письма: ФИО, должность, адрес, наименование организации (если отправитель — юридическое лицо), ее
реквизиты. Если письмо составляют на фирменном бланке компании, то в шапку уже будет включена такая информация.
2. Кому предназначено письмо. Здесь указывают ФИО, должность, название организации и ее реквизиты.
3. Заголовок письма: «Приглашение». Располагается по центру.
4. Обращение к адресату. Оно также должно находиться по центру. Как правило, используют стандартное обращение по
имени и отчеству: «Уважаемый (ая) …!»
5. Информация о событии или мероприятии, на которое приглашается адресат. Нужно указать дату, время и место
мероприятия. Можно обозначить и дополнительные данные: форма одежды, контакты ответственного за мероприятие или
встречу гостей лица, необходимая документация и др.
6. Если необходимо подтвердить участие приглашаемого лица, то в тексте нужно разместить просьбу об этом. Также нужно
предупредить об организационном взносе или об оплате за участие.

5.

Письмо-приглашение на собеседование
Особенности письма: конкретика в
изложении, уважительное обращение,
официально-деловой стиль речи.
Обязательно указывают наименование
компании, наименование вакансии,
адрес, контакты работника отдела
кадров, перечень документов, которые
соискатель должен взять с собой.
В теме электронного письма нужно
написать, что это письмо-приглашение,
указать вакансию и наименование
организации. Отправку письма лучше
сопроводить телефонным звонком,
чтобы убедиться, что соискатель
получил электронное сообщение.
Подписать может сотрудник отдела
кадров.

6.

Письмо-приглашение на мероприятие
Под мероприятием можно понимать
конференции, круглые столы,
встречи, форумы, презентации,
съезды, то есть разного рода деловые
встречи. Особенностями письмаприглашения в данном случае будут:
описание мероприятия, адрес,
программа мероприятия, требования
к гардеробу (при необходимости).
Письмо должен подписать
руководитель организации, если
приглашается также руководящее
лицо. Если сообщение адресовано
топ-менеджерам или другим
работникам, то поставить подпись на
письме могут и работники,
замещающие руководство.

7.

Письмо-приглашение на семинар
Данное письмо-приглашение
копирует по своей структуре другие
письма. В тексте нужно указать тему
семинара, вопросы, которые будут
разобраны во время мероприятия,
что даст приглашенному участие на
семинаре.
Также если адресат перед участием
должен выслать какие-либо
анкетные данные, то об этом нужно
обязательно предупредить.
Регистрационную форму можно
прикрепить к письму. Также можно
указать ориентировочное время
семинара.

8.

Письмо-приглашение на участие в тендере
Организацию можно пригласить
поучаствовать в тендере. В
письме для этого важно отметить
сроки подачи заявки на участие,
объект тендера, адрес для
отправки заявки, поскольку для
оформления заявки необходимо
соблюсти особый порядок.
Формы для заполнения (анкету,
заявку, тендерное предложение
и др.) необходимо приложить к
письму.