Основные блоки работ. Выгрузка данных из систем SAP, 1C, Jira

1.

Объем работ:
основные блоки работ
Выгрузка
данных из
систем
SAP, 1C,
Jira
Предобработка
и консолидация
данных из
систем SAP,
1C, Jira
Расчет
консолидированных
данных в
однозначно
трактуемые
Показатели бизнеспроцесса Р2Р
Выверка
расчета с
бизнесэкспертами и
экспертами
ЦЭК SAP
Временной период, выбранный для анализа - 01.01.2022 – 31.05.2022
В основу анализа были взяты следующие данные:
• Выгрузка обращений в службу поддержки (~250 МБ)
• Выгрузка по этапам согласования документов в 1С СЭД (~2 ГБ)
• Выгрузка журналов регистрации и журналов статистики SAP (~500 ГБ)
• Выгрузка по документам процесса P2P из SAP (~9 ГБ)
Расчет
эффектов в
денежном
эквиваленте

2.

Общие показатели
В результате найдены следующие эффекты на сумму ~3 150 млн рублей.
Эффекты от:
• оптимизации складских операций
• внедрения процесса категорийного управления материалами
• перераспределения задач с малоактивных и низкоэффективных пользователей на
активных/эффективных
• увеличения объема типовых форм договорных документов
• консолидации закупки ТМЦ и услуг
• автоматизации обращений в службу поддержки
а также эффекты от снижения стоимости рисков на сумму ~356 млн рублей
Кроме того существуют дополнительные финансовые риски из-за превышения полномочий в
системе сотрудниками с избыточными ролями
В объем работ входит только оценка эффектов без учета стоимости достижения этих результатов
Временной период, выбранный для анализа - 01.01.2022 – 31.05.2022
2

3.

Р2Р: Риски и эффекты от оптимизации
складских операций
Потенциальные эффекты:
• Снижение рисков из-за несвоевременного отражения наличия ТМЦ на складах
• Снижение трудозатрат на операции сторно
~3800 - количество совершенных операций сторно (8% от общего числа операций)
~40% - количество несвоевременно созданных входящих поставок
Объем риска = (Снижение рисков от
несвоевременного создания входящих поставок)
679 млн руб.
167 млн
170,5 млн
121 млн
103 млн
117,5 млн
1-2 дня
3-5 дней
6-15 дней
16-30 дней
Более 30 дней
ЭФФЕКТ от снижения трудозатрат на 50%* = (Трудозатраты
на создание первичных документов * Трудозатраты на
операцию сторно * Кол-во операций сторно)
5,6 млн руб. в год
Дальнейшие шаги:
• Изменение и внедрение измененного регламента для кладовщиков. Проведение
мониторинга изменений (своевременное создание входящих поставок, корректное
планирование и своевременное отражение поступления материалов в системе)
• Создание и внедрение процесса контроля по соблюдению договорных обязательств со
стороны поставщиков
• Проведение повторного обучения для пользователей по процессу Р2Р, актуализация
инструкций пользователей
* Экспертная оценка, полученная от специалистов ЦЭК SAP, т.к. фактически процесс
сторно может занимать более 1 дня для выяснения причин возникновения ошибки

4.

P2P. Анализ складских операций
Поставок ТМЦ: 4960
Авторов: 257
Основные причины несоблюдения сроков:
Топ авторов по количеству несвоевременно созданных поставок
ФИО
Свизева Анна Алексеевна
Федотов Владимир
Леонидович
Мельникова Наталья
Юрьевна
Насирова Надежда
Николаевна
Акаева Ирина Степановна
Кириленко Андрей
Анатольевич
Кол-во поставок с
несоблюдением
сроков
324
137
Должность
Младший менеджер по логистике
Филиал
ООО "Файберсвязьстрой"
Ведущий специалист по логистике АО "ЭР-Телеком Холдинг"
108
Ведущий специалист
АО "ЭР-Телеком Холдинг"
68
Руководитель отдела логистики
ООО "Файберсвязьстрой"
113
Специалист по закупкам
АО "ЭР-Телеком Холдинг" Ростов-на-Дону
Руководитель группы
АО "ЭР-Телеком Холдинг" Томск
69
Отсутствие контроля за указанием верного срока поставки
в заказах
Нарушение сроков поставки поставщиком
Несвоевременная приемка складом
Несвоевременное предоставление документов от
поставщика, в том числе ЭДО
Уходит большое кол-во времени на согласование и
подписание договора
78% поставок созданы несвоевременно, это говорит либо о несоблюдении сроков поставки или о несвоевременном заведении
документов в систему, что в свою очередь несет в себе риски несвоевременного отражения материалов в системе.
4

5.

P2P. Анализ складских операций
В некоторых документах некорректно указаны
даты, это может повлиять на итоговую
отчетность. Также могут быть ошибки при
планировании запасов после внедрения
процесса управления ППМ.
5

6.

P2P. Анализ складских операций
317 пользователей создали более 15 тысяч документов, не создав ни одной операции сторно
99 пользователей создали более 15 тысяч документов, при этом создав 2375 (62%) операций сторно
ФИО
Должность
Филиал
101 102 309 310 ZBU ZBZ ZSP ZSU
Всего
операций
Сторно
Иликаев Алексей Ильич
Кладовщик
АО "ЭР-Телеком Холдинг" Екатеринбург
78
1 445 198 42
1
42
1
808
201
Драгула Елена Михайловна
Клиент менеджер
АО "ЭР-Телеком Холдинг" Пермь
0
0 569 148
0
0
0
0
717
148
Подалий Александр Валерьевич
Руководитель клиентской группы
АО "ЭР-Телеком Холдинг" Ростов-на-Дону
0
0
31 65
0
0
0
0
96
65
Волкова Айгуль Гузелевна
Специалист по расчетам
АО "ЭР-Телеком Холдинг" Казань
0
0
1
60
0
0
0
0
61
60
Суханов Павел Андреевич
Кладовщик
АО "ЭР-Телеком Холдинг" Екатеринбург
26
3 102 55
62
1
62
0
311
59
Круглов Игорь Сергеевич
Заведующий складом
АО "ЭР-Телеком Холдинг" Уфа
165 5
17 34
42
7
40
4
314
50
Ковальский Павел Александрович
Руководитель территории
ООО "С-Телеком"
0
0 104 49
0
0
0
0
153
49
Насонов Александр Викторович
Руководитель участка
АО "ЭР-Телеком Холдинг" Воронеж
19
0
2
48
1
0
1
0
71
48
Торопов Иван Александрович
Руководитель территории
АО "ЭР-Телеком Холдинг" Ульяновск
0
0
2
45
0
0
0
0
47
45
6

7.

Р2Р: Эффекты от снижения запасов объема
МТР на складах и ценового управления
материалами
Потенциальные эффекты:
Оптимизация запасов и снижение объема МТР на складах
Снижение неликвидов и списаний
Снижение объема внеплановых закупок
Потенциальные эффекты:
Управление ценовой политикой
Эффект от снижения объема закупаемых МТР на 10%
49,1 млн руб. в год ****
Эффект от оптимизации запасов без движения
1781 млн руб.
Эффект от уменьшения средней цены на
закупку на 3% за счет регулирования
рекомендованной цены закупки
716 млн руб. в год
Дальнейшие шаги:
• Техническая разработка и внедрение процесса управления ППМ, мониторинг
эффективности внедрения
• Детальный анализ остатков на складах, находящихся без движения. Принятие
решения о реализации или утилизации материалов.
• Техническая разработка и внедрение процесса управления ценовой
политикой, рекомендованной закупочной цены. Мониторинг эффективности
внедрения.
• Проанализировать справочник номенклатур на наличие несоответствий.
271* млн руб.
88** млн руб.
356*** млн руб.
* Возможный эффект при введении рекомендованной цены для ТМЦ
** Возможный эффект при введении рекомендованной цены для Услуг, которые потенциально подлежат централизации
*** Возможный эффект при введении рекомендованной цены для прочих Услуг
**** В данный эффект не включены централизованные материалы
7

8.

Снижение объема МТР на складах: примеры
Период анализа: 01.01.2022 – 31.05.2022 *
Регион: Санкт-Петербург
Запасы на складах: 540 млн руб.
Материалы без движения:129 млн руб. (24%)
Закупка при наличии достаточного объема: 36 млн руб. (7%)
Регион: Нижний Новгород
Запасы на складах: 163 млн руб.
Материалы без движения: 44,8 млн руб. (27%)
Закупка при наличии достаточного объема: 7 млн руб. (4,3%)
Регион: Пермь
Запасы на складах: 2195 млн руб.
Материалы без движения: 353 млн руб. (16%)
Закупка при наличии достаточного объема: 17,5 млн руб. (7%)
Регион: Казань
Запасы на складах: 75 млн руб.
Материалы без движения: 15 млн руб. (20%)
Закупка при наличии достаточного объема: 3,7 млн руб. (5%)
* В анализ не входят централизованные номенклатуры
8

9.

Анализ стоимости закупаемых номенклатур:
примеры
На примерно одинаковые
объемы материала цена за
единицу отличается на 22%
Дата
Заказ
Договор
Поставщик
Кол-во
цена ВВ
Стоимость
Наименование материала
ФИО
ФИЛИАЛ
Регион централизации
27.04.2022
4500104607
4600016226
1000032269
5000,00
8,33 ₽
41 650,00 ₽ Кабель коаксиальный типа RG-6
Шелковая Ирина Борисовна
ООО "Новотелеком"
Не определен
27.04.2022
4500104607
4600016226
1000032269
20000,00
8,33 ₽
166 600,00 ₽ Кабель коаксиальный типа RG-6
Шелковая Ирина Борисовна
ООО "Новотелеком"
Не определен
27.04.2022
4500104679
4600068622
1000032269
1000,00
6,45 ₽
6 446,39 ₽ Кабель коаксиальный типа RG-6
Любимова Ольга Сергеевна
АО "ЭР-Телеком Холдинг" Тверь
Золотое кольцо
27.04.2022
4500104705
4600068622
1000032269
20000,00
6,38 ₽
127 531,41 ₽ Кабель коаксиальный типа RG-6
Бессольцева Татьяна Раулевна
АО "ЭР-Телеком Холдинг" Санкт-Петербург
Северов-Запад
16.05.2022
4500107650
4600068622
1000032269
30000,00
Еремин Вадим Михайлович
АО "ЭР-Телеком Холдинг" Волгоград
Юг
16.05.2022
4500107685
4600068622
1000032269
15000,00
Цена закупки материалов,
пользователем,
отвечающим
за
5,59 ₽
167 804,92 ₽ Кабельне
коаксиальный
типа RG-6
централизованную закупку ниже, чем
при
централизованной
закупке
6,04 ₽
90 557,57
₽ Кабель коаксиальный
типа RG-6
Любимова Ольга Сергеевна
АО "ЭР-Телеком Холдинг" Тверь
Золотое кольцо
07.02.2022
4500089481
4600071850
1000013769
4000,00
6,17 ₽
24 666,67 ₽ Кабель коаксиальный типа RG-11
Сушков Арсений Юрьевич
ООО "Файберсвязьстрой" Екатеринбург
Не определен
07.02.2022
4500089606
4600068622
1000032269
915,00
16,25 ₽
14 871,53 ₽ Кабель коаксиальный типа RG-11
Синельникова Анастасия Алексеевна
АО "ЭР-Телеком Холдинг" Самара
Нижнее Поволжье
28.02.2022
4500093458
4600073185
1000032269
1525,00
20,42 ₽
31 135,42 ₽ Кабель UTP 4 пары, кат. 5e, для внутр.
Федоров Алексей Викторович
АО "ЭР-Телеком Холдинг" Владивосток
Дальний Восток
28.02.2022
4500093386
4600016601
1000031838
15250,00
14,93 ₽
227 682,50 ₽ Кабель UTP 4 пары, кат. 5e, для внутр.
Шелковая Ирина Борисовна
ООО "Новотелеком"
Не определен
28.02.2022
4500093386
4600016601
1000031838
61000,00
19,13 ₽
1 166 930,00 ₽ Кабель UTP 4 пары, кат. 5e, для внутр.
Шелковая Ирина Борисовна
ООО "Новотелеком"
Не определен
28.02.2022
4500093446
4600069357
1000003617
400160,00
18,20 ₽
7 281 656,82 ₽ Кабель UTP 4 пары, кат. 5e, для внутр.
Разная
цена на один и тот же
материал, заказанный в один
день у одного поставщика
Бессольцева Татьяна Раулевна
АО "ЭР-Телеком Холдинг" Санкт-Петербург
Северов-Запад
9

10.

Р2Р: Эффекты от перераспределения задач
с малоактивных и низкоэффективных на
активных пользователей
Потенциальные эффекты:
• Снижение затрат на создание документов за счет
перераспределения функции создания документов в системе и
дообучения низкоэффективных пользователей
Проводящиеся мероприятия:
Реализация АРМ закупщика. Отв.
2529 – общее количество пользователей SAP, принимавших участие в
процессах P2P
247 - количество низкоэффективных пользователей
188 – количество малоактивных пользователей
ЭФФЕКТ от централизации закупочной функции
ЭФФЕКТ от обучения низкоэффективных сотрудников
302 млн руб.*
5,9 млн руб.**
Дальнейшие шаги:
• Дополнительная централизация закупочной функции и перераспределение задач между пользователями,
вплоть до выделения определенной части функционала в ОЦО. Освобождение малоактивных
пользователей от работы в SAP по процессу Р2Р
• Проведение повторного обучения низкоэффективных пользователей процессу закупок
* Подробный расчет можно увидеть в финансовой модели, являющейся неотъемлемой частью данной презентации
** Расчет выполнен на основании анализа времени работы пользователей в системе SAP по транзакциям, участвующих в цепочке процесса
закупок.В стоимость минуты рабочего времени включены все налоги, а также стоимость обслуживания рабочего места сотрудника (30% от
оклада)

11.

Р2Р: Анализ ключевых пользователей
Число уникальных пользователей в системах (1С СЭД и SAP):
~ 2659
при этом:
• 6% пользователей (162 человека) участвуют во всех процессах (Заявка, заказ, поставка, документ
приемки, ТАП, документ счета, согласование в СЭД), при этом создали 21% документов.
Автор
Должность
Филиал
СЭД
Потребность Заявка на
закупку
Заказ на
поставку
Договор SAP
Входящая
поставка
Приёмка
ТАП
Счёт
Шкилева Екатерина Олеговна
АО "ЭР-Телеком Холдинг" Нижний
Специалист по документообороту Новгород
287
12
260
279
94
234
68
1
5
Загорская Елена Юрьевна
Специалист по документообороту АО "ЭР-Телеком Холдинг" Липецк
255
43
255
268
78
233
0
2
12
Галиаскарева Ирина Валиевна Специалист по документообороту АО "ЭР-Телеком Холдинг" Тюмень
271
22
227
264
79
167
0
5
9
Лукина Алёна Владимировна
145
27
162
173
105
113
54
4
13
90
115
116
125
17
105
5
20
4
42
47
55
179
76
155
19
1
9
9
21
77
163
8
135
53
36
2
27
34
108
122
13
100
70
7
7
35
9
48
59
38
46
109
1
3
Специалист по документообороту АО "ЭР-Телеком Холдинг" Барнаул
Мельникова Наталья Юрьевна Ведущий специалист
АО "ЭР-Телеком Холдинг"
Синельникова Анастасия
Алексеевна
Специалист по закупкам
АО "ЭР-Телеком Холдинг" Самара
Путилов Степан Валерьевич
Специалист по общим вопросам
АО "ЭР-Телеком Холдинг"
Анисов Артем Валерьевич
Ведущий специалист по общим
вопросам
АО "ЭР-Телеком Холдинг" Казань
Федоров Алексей Викторович
Руководитель группы
АО "ЭР-Телеком Холдинг" Владивосток
В бизнес процессе Р2Р существуют явные ключевые пользователи по сквозному процессу, выполняющие
все шаги.
Данных пользователей необходимо включать в процессы обучения, развития и поддержки системы.
Кроме того, данных пользователей рекомендуется проверить на наличие избыточных полномочий.
11

12.

Р2Р: Анализ малоэффективных
пользователей
Среднее значение * – 4 договора на пользователя (минимум – 1, максимум – 105)
265 (35%) пользователя создали 363 (5%) договора, в то время как 179 (24%) пользователей создали 4815 (70%)
договоров
Среднее значение * – 25 заявок на пользователя (минимум – 1, максимум – 3472)
430 (43%) Пользователей создали 972 (3%) заявок, в то время как 216 (22%) пользователей создали 24318 (82%)
заявку
Среднее значение * – 7 заказов на пользователя (минимум – 1, максимум - 954)
716 (42%) пользователей создали 1140 (3%) заказов, в то время как 501 (30%) пользователей создали 32223 (84%)
заказа
Операции создания договорных документов в подразделениях распределены неравномерно между пользователями.
* - здесь под средним значением подразумевается медиана (среднее значение за
исключением аномальных)
12

13.

Анализ должностей. Примеры
Период анализа: 01.01.2022 – 31.05.2022
Регион: Санкт Петербург
Администратор отдела продаж b2c:
Региональный менеджер по дилерам:
Специалист по документообороту:
Заявка на потребность/закупку
Заказ на поставку
Договор
Регион: Нижний Новгород
Администратор:
Главный энергетик:
Специалист по документообороту:
Входящая поставка
Поступление на склад
ТАП
Регион: Москва
Офис-менеджер:
Руководитель группы:
Специалист по документообороту:
Регион: Брянск
Заместитель директора по безопасности:
Главный энергетик:
Специалист по документообороту:
Регион: Барнаул
Директор офиса продаж:
Руководитель группы производства b2b:
Специалист по закупкам:
Одинаковые документы создаются сотрудниками на разных должностях и должностных уровнях
13

14.

Р2Р: Эффекты от увеличения объема
типовых форм договорных документов
Потенциальные эффекты:
• Сокращение времени обработки документов
• Снижение ошибок при формирование документов
• Снижение штрафных санкций
Проводящиеся мероприятия:
Проект по Электронному документообороту
Отв.
6332 - Всего документов (Договора, ДС, Бланки заказа (ТЗ)
2520 – документов по типовой форме
1 – средняя разница в количестве шагов согласования по
типовой и нетиповой формам документов
ЭФФЕКТ от перехода к типовым
формам по договорным документам *
42 млн руб.
ЭФФЕКТ от снижения рисков по уплате штрафов
за несоблюдение условий договоров **
14,5 млн руб
Дальнейшие шаги:
• Разработка типовых форм договоров и перевод договорных документов к типовой форме
• Внедрение технологий OCR для минимизации человеческого фактора при внесении данных документов в
систему
• Доработка регламента и процесса согласования договоров в части типологизации и автоконтролей на
некоторые виды документов для ускорения процессов согласования. Например, контроль по наличию
остатка бюджета. Кроме того возможно создание автоматических рассылок («напоминалок») при
изменении статуса документа или при получении документа на проверку.
* Расчет выполнен с условием полного перехода на
типовые формы договорных документов (Договор,
Бланк заказа, Доп. Соглашения)
** Эффектом является снижение рисков по
выставлению штрафов со стороны контрагентов за
несоблюдение условий договора, связанными с
задержками при согласовании документов
14

15.

Р2Р: Анализ договорных документов
Вид документа Договор по Кол-во
шаблону
док-ов
Среднее
кол-во
задач
Среднее время
выполнения
задачи, раб. ч.
Среднее время
согласования
объекта, раб. ч.
Среднее
Среднее
Кол-во
время по
время до
документов
задачам
этапа
на автора
автора, раб. ч. подписания,
раб. ч.
8
10
9
Бланк заказа/
Техническое
задание
0
1906
244
5
6
28
1
1080
98
4
7
55
46
9
11
Договор
0
1
0
968
1385
938
353
164
304
8
4
5
6
6
6
81
54
54
55
39
40
29
9
9
3
8
3
1
55
22
4
6
56
47
8
3
Дополнительное
соглашение
Кол-во
авторов
Пользователи создающие большее количество документов допускают меньше ошибок и не задерживают процесс
В подразделениях существуют пользователи, дублирующие функции, нагрузка по документам на сотрудника распределена
неравномерно
Договорные документы, созданные по шаблону в среднем согласуются быстрее
15

16.

Р2Р: Анализ договорных документов по
типовой форме
Всего документов по типовой форме
~2520, это 40% от общего числа
договорных документов
Резолюция для договорных документов
Среднее число задач по согласованию
договорных документов P2P
6
НЕ согласовать и вернуть на корректировку
5
НЕ согласовать, НО отправить дальше по маршруту
(обозначить риски)
4
3
2
Согласовать и отправить дальше по маршруту
1
0%
типовой, %
10%
20%
не типовой, %
30%
40%
50%
60%
70%
0
Не типовой
Типовой
16

17.

Эффект от внедрение процесса
управления поставщиками
Потенциальные эффекты:
• Выставление штрафов поставщикам за несоблюдение условий договоров
«7.1. В случае нарушения Поставщиком срока поставки Товара, поставки некачественного/некомплектного
Товара, указанного в Приложении №1 к настоящему Договору, Покупатель вправе взыскать с Поставщика, а
Поставщик обязан оплатить пени в размере 0,1% (Ноль целых одна десятая процента) от стоимости не
поставленного/недопоставленного Товара за каждый день просрочки выполнения обязательства по
поставке, но не более 10% (Десяти) от этой суммы, в течение 5 (Пяти) рабочих дней с момента получения
письменного мотивированного требования Покупателя.»
Согласно данным системы за период с 01.01.2022 по 31.05.2022, 78% поставок были с
нарушением сроков.
ЭФФЕКТ от выставления штрафов поставщикам за нарушение договорных отношений
209 млн руб. *
Дальнейшие шаги:
• Разработка и внедрение процесса отслеживания выполнения условий договора (в том числе сроков
поставки) поставщиками. Мониторинг данного процесса и внедрения изменений.
* При условии 100% выставления штрафов поставщикам при нарушении условий договора.
17

18.

Р2Р: Эффекты от консолидации закупки
ТМЦ и Услуг.
Потенциальные эффекты:
• Дополнительная скидка
• Оптимизация запасов и снижение объема
МТР на складах
• Снижение неликвидов и списаний
• Снижение объема внеплановых закупок
ЭФФЕКТ ОТ ДОПОЛНИТЕЛЬНОЙ СКИДКИ
41,7 млн руб. в год
26,9 млн руб. *
14,8 млн руб. **
Возможная скидка за объем***, %
5,00%
Возможный % централизации***
10,00%
Дальнейшие шаги.
• Некоторые услуги, которые оказываются дистанционно передать
на исполнение меньшему количеству поставщиков, чем сейчас,
что приведет к дополнительной скидке
• Проведение централизации закупочной функции вплоть до
внедрения категорийного управления
* Эффект от дополнительной скидки на закупку ТМЦ у поставщика при условии централизованной закупки у данного поставщика. Расчет
индикативный и основан на данных по стоимостям заказов на поставку.
** В оценку взять только услуги, которые объективно можно централизовать
*** Экспертная оценка компании ОСМ Консалтинг. Процент скидки может быть увеличен до 15%
18

19.

Р2Р: Анализ закупки услуг
Распределение заказов между поставщиками на
примере Услуг по подбору персонала
1000244319
1000355270
Пример Услуг по подбору персонала показывает, что
некоторые услуги (которые могут оказываться
дистанционно), такие как обучение, консалтинг, аудит и
др.*, могут закупаться централизованно и иметь
экономический эффект от скидки за объем
оказываемых услуг.
1000024598
Не определен
1200217511
1200216095
1000001370
1000023348
1000018552
1200217710
1000347517
1200173242
1000014760
1200212975
1200212815
1200186736
1200191589
* Полный список услуг, подлежащих централизации можно найти в приложении к данной презентации
19

20.

Р2Р: Эффекты от роботизации обращений в
службу поддержки и управления знаниями
Потенциальные эффекты:
• Снижение нагрузки на службу поддержки
• Сокращение времени на решение обращений в формате консультации
• Сокращение затрат на адаптацию персонала
~25%* – обращения в службу поддержки, которые решаются простой консультацией
~17%** - объем обращений на службу поддержки от малоактивных пользователей
~15% - средняя текучка персонала в крупной компании
ЭФФЕКТ от роботизации процесса адаптации персонала ***
348 млн руб. в год
ЭФФЕКТ от роботизации рутинных операций службы поддержки ****
Дальнейшие шаги
• Роботизация рутинных операций, таких как поиск ответов на
вопросы, поиск инструкций и т.д.
• Роботизация процесса адаптации сотрудников, а также
роботизация обращений на службу поддержки в формате
консультации
6,5 млн руб. в год
* Экспертная оценка ОСМ Консалтинг, основанная на многолетнем опыте работы в поддержке пользователей SAP
** Экспертная оценка ОСМ Консалтинг, основанная на анализе обращений Р2Р
*** Эффект рассчитан с учетом средней текучки в 15% и стоимостью оплаты труда 100 тыс. рублей
**** Эффект рассчитан с предположением, что все обращения в формате консультации по всем модулям SAP будут роботизированы
20

21.

Р2Р: Анализ малоактивных пользователей
Автор
Должность
Филиал
Количество
инцидентов JIRA
7
6
Количество
документов СЭД
0
2
Количество
документов SAP
1
2
5
1
14
4
0
20
Акжигитова Виктория Ряшитевна
Иванова Алёна Игоревна
Специалист по расчетам
Ведущий клиент менеджер M&A
АО "ЭР-Телеком Холдинг"
АО "ЭР-Телеком Холдинг"
Корытина Виктория Петровна
Демешко Иван Александрович
IR-менеджер
Кладовщик
Бригиня Дарья Романовна
АО "ЭР-Телеком Холдинг" Москва
АО "Деловая Сеть-Иркутск"
АО "ЭР-Телеком Холдинг" СанктПетербург
3
0
3
2
1
8
2
0
6
2
0
4
Васильев Василий Юрьевич
Специалист по финансовому аудиту
Специалист по установлению причин компьютерных
инцидентов
АО "ЭР-Телеком Холдинг"
Руководитель направления
АО "ЭР-Телеком Холдинг"
Специалист по организации предоставления услуг
пользователям
АО "ЭР-Телеком Холдинг"
АО "ЭР-Телеком Холдинг" СанктРуководитель кросс-функциональной группы
Петербург
2
0
4
Касприк Мария Михайловна
Дьяченко Андрей Михайлович
Ведущий клиент менеджер
Руководитель территориального отдела
АО "ЭР-Телеком Холдинг" Волгоград
ООО "С-Телеком"
2
0
4
2
0
2
Гусарова Елена Владимировна
Лугинина Наталья Александровна
Руководитель группы
Финансовый контролер МРГ Восток
АО "ЭР-Телеком Холдинг" Новосибирск
АО "ЭР-Телеком Холдинг" Омск
2
0
1
2
0
1
Маринина Мария Александровна
Колчанова Юлия Владимировна
Базанов Николай Андреевич
830 пользователей хотя бы раз обращались в службу поддержки.
94 (3% от всех пользователей) из них обращались более 3х раз и создали 40% всех инцидентов
Пользователи, создающие мало документов чаще обращаются в службу поддержки.
21

22.

Дальнейшие шаги
• Разработка карты и плана трансформации по каждому эффекту.
Назначение ответственных и сроков внедрения. Внедрение
инструмента отслеживания эффективности изменений, например,
ОСМ Аналитика.
• Анализ процесса Аренды и поиск эффектов при помощи
ОСМ Аналитики.
• Анализ ролей и полномочий, кластеризация пользовательского
опыта. Презентация результатов HR департаменту.
22

23.

Р2Р: ПРИЛОЖЕНИЯ

24.

Р2Р: Базовый анализ. Январь – Май 2022 год.
Число уникальных пользователей в системах (1С СЭД и SAP):
~ 2659
при этом:
4680 пользователей в системе SAP имеют роли «Закупщик» или «Инициатор закупки»,
55% из них не создали ни одного документа процесса Закупок в 2022 году.
Согласуют договорные
документы в СЭД
749
1679
1004
306
749
Создают заказы на
поставку
Создают заявки на
закупку
Создают
договорные
документы в СЭД
Создают договора
В системе SAP существуют пользователи, которым присвоены лишние
полномочия. Данная ситуация несет в себе риски совершения
ошибочных операций и превышения полномочий в системе
пользователями.
Рекомендуется провести аудит ролей и полномочий и исключить
избыточные полномочия.
Проводящиеся мероприятия:
Проект по Ролям и полномочиям. Отв. Самойлов П.
24

25.

Уникальные
роли *
Инициаторы
процесса
Основные
функции
P2Р: Общая статистика. Январь – Май 2022 год
152 авторов
749 авторов
998 авторов
1680 авторов
1301 авторов
437 авторов
1068 авторов
659 авторов
312 авторов
1902 документов
6905 документов
29774 документов
37040 документов
27253 документов
18866 документов
7492 документов
28165 документов
28165 документов
Заявка на
потребность
Тендер (если
применимо)
Договор
Заявка на
закупку
Заказ на
поставку
Входящая
поставка
Поступление
материала на
склад
Заявка на
аванс. платеж
(если
применимо)
Регистрация
документа
счета
Проводка
документа
счета
Специалист
по
потребности
Закупщик
Закупщик
Инициатор
закупки
Закупщик /
Инициатор
закупки
Закупщик
Кладовщик
Закупщик
Закупщик /
Инициатор
закупки
Бухгалтер
Инициатор закупки
Руководитель ЦФО
Фин. Контроль
* Список участников зависит от конкретного бизнес-процесса
Финансовый
Инициатор закупки
Закупщик
Закупщик
контролер
Руководитель ЦФО
Руководитель ЦФО
Бухгалтер
Легенда:
Юридический отдел Фин. Контроль
Фин. Контроль, центр
Служба по правовым Закупщик
Рук-ль структ подр-я
- Функция
вопросам
Рук-ль структ подр-я
предполагает
Бухгалтер УО
Фин. Контроль
согласование
Бухгалтер ССО
Специалист по год.
СЭБ
план-ю
Совет директоров
Руководитель отдела
Плановозакупок
экономический отдел Логист
Служба составления
отчетности
Финансово
Опираясь на полученные данные видно, что процесс управления потребностью в материалах
экономический отдел
практически не работает. Это влечет за собой следующие риски:
И др.
Отсутствие централизованного процесса ППМ и плана закупок снижает возможности
консолидации закупок и использования ТМЦ уже в наличии
Отсутствие категорийного управления – нет прозрачной схемы определения альтернативных
материалов, а также закупка централизованной номенклатуры может вестись не централизованно
Отсутствие контроля управления и планирования бюджета

26.

Р2Р: Анализ присвоения избыточных ролей
пользователям
LOGIN SAP
Дата присвоения
роли
Дата действия
роли
ФИО
Роль
VSMAI
15.01.2021
31.12.9999
Май Вера Сергеевна
FIORI. Закупщик
VSMAI
20.01.2021
31.12.9999
Май Вера Сергеевна
FIORI. Закупщик
VSMAI
24.04.2021
31.12.9999
Май Вера Сергеевна
FIORI. Ответственный за согласование
заказа на поставку
VSMAI
20.01.2021
31.12.9999
Май Вера Сергеевна
Закупщик.Омск.ЭРТХ.Все группы закупок
VSMAI
15.01.2021
31.12.9999
Май Вера Сергеевна
Закупщик.Омск.ЭРТХ.Развитие сети
VSMAI
15.01.2021
31.12.9999
Май Вера Сергеевна
Закупщик.Омск.ЭРТХ.Управление сетью
VSMAI
15.01.2021
31.12.9999
Май Вера Сергеевна
Закупщик.Омск.ЭРТХ.Эксплуатация сети
VSMAI
15.01.2021
31.12.9999
Май Вера Сергеевна
Закупщик.Омск.ЭРТХ.Подкл и тех сервис
B2B
VNZOLINA
26.01.2021
31.12.9999
VNZOLINA
25.12.2020
31.12.9999
VNZOLINA
26.01.2021
31.12.9999
Золина Валентина
Николаевна
Золина Валентина
Николаевна
Золина Валентина
Николаевна
FIORI. Закупщик
FIORI. Ответственный за согласование
заказа на поставку
Закупщик.Все заводы БЕ1000.ЭРТХ.Все
группы закупок
Должность
Филиал
Финансовый контролер МРГ
Восток
Финансовый контролер МРГ
Восток
Финансовый контролер МРГ
Восток
Финансовый контролер МРГ
Восток
Финансовый контролер МРГ
Восток
Финансовый контролер МРГ
Восток
Финансовый контролер МРГ
Восток
Финансовый контролер МРГ
Восток
Финансовый контролер МРГ
Центр
Финансовый контролер МРГ
Центр
Финансовый контролер МРГ
Центр
АО "ЭР-Телеком
Холдинг" Омск
АО "ЭР-Телеком
Холдинг" Омск
АО "ЭР-Телеком
Холдинг" Омск
АО "ЭР-Телеком
Холдинг" Омск
АО "ЭР-Телеком
Холдинг" Омск
АО "ЭР-Телеком
Холдинг" Омск
АО "ЭР-Телеком
Холдинг" Омск
АО "ЭР-Телеком
Холдинг" Омск
АО "ЭР-Телеком
Холдинг" Казань
АО "ЭР-Телеком
Холдинг" Казань
АО "ЭР-Телеком
Холдинг" Казань
В системе присутствуют пользователи, у которых имеются избыточные роли, например
одновременно роли для создания и согласования заказов на поставку. Данная ситуация несет в себе
риски совершения ошибочных операций и превышения полномочий в системе пользователями.
Рекомендуется провести аудит ролей и полномочий и исключить избыточные полномочия,
рекомендуется внедрить матрицу предотвращения SOD-конфликтов.

27.

Р2Р: Кластеризация пользователей
Чем ближе точки расположены
друг к другу, тем более вероятно,
что пользователи выполняют
схожие функции. При этом могут
иметь разные должности.
Разный цвет точек показывает,
что пользователи относятся к
разным кластерам, т.е. скорее
всего выполняют разные
функции. При этом могут иметь
одинаковые должности.
Размер точек показывает
количество запущенных
транзакций данным
пользователем. Чем больше
точка, тем больше транзакций
было выполнено.
Кластеризация пользователей показывает наличие неравномерного распределения функций
между сотрудниками. Кроме того удалось выделить кластеры (группы пользователей),
выполняющих одинаковый функционал. Причем оказалось, что в одном кластере находятся
разные должности, что может говорить о несовершенстве текущей ролевой модели или орг
структуры.

28.

Р2Р: Кластеризация материалов
Кластеризация материалов по признаку «срок поставки» показала, что материалы одной
группы доставляются с совершенно разными сроками поставки, что в конечном итоге оказывает
негативный эффект на планирование бюджета закупок.

29.

Р2Р: Расчет времени выполнения операций
в системе SAP
Расчет времени произведен по результатам анализа времени выполнения транзакций в системе SAP из
выгрузки Журналов регистрации пользователей и Журналов статистики.
Расчет производился
автоматически с
использованием
функционала Python и
алгоритмов машинного
обучения
Среднее время выполнения Среднее время выполнения транзакции
транзакции, мин
низкоэффективными пользвоателями Разница, мин
Код транзакции
Название транзакции
ME21N
Создание заказа на поставку
2,09
3,89
1,79
ME22N
Изменение заказа на поставку
2,11
12,17
10,06
ME23N
Просмотр заказа на поставку
2,14
3,18
1,05
ME31K
Создание договора
2,30
3,55
1,24
ME32K
Изменение договора
1,45
3,89
2,44
ME33K
Просмотр договора
2,16
1,95
-0,21
ME51N
Создание заявки на закупку
1,41
3,11
1,70
ME52N
Изменение заявки на закупку
1,29
1,70
0,42
ME53N
Просмоттр заявки на закупку
2,14
1,76
-0,37
MIGO
Движение материала
2,19
1,81
-0,38
MIR7
Создание документа счета
2,11
3,36
1,25
MIRO
Создание документа счета
1,38
1,31
-0,07
MR8M
Сторно документа счета
3,33
Vl31N
Создание входящей поставки
5,31
Vl32N
Изменение входящей поставки
3,82
Vl33N
Просмотр входящей поставки
4,53
-3,33
4,57
-0,74
-3,82
10,02
5,49

30.

Р2Р: Анализ процесса согласования в СЭД
Документов: 9390
Авторов: 749
Среднее время выполнения задач автором по объекту: 36 раб. ч
16% документов были отправлены на корректировку
У 24% авторов документов в СЭД процесс согласования превышает среднее значение, при этом
среднее количество документов на пользователя меньше, чем у пользователей, у которых документы
согласуются быстрее. Это говорит о том, что чем больше пользователь создает документов, тем
быстрее они согласуются.
Дальнейшие шаги:
Вариант 1. Дообучить пользователей процессу создания договорных документов, для того, чтобы привести сроки
согласования к среднему значению. В процесс отслеживания нормативных значений по итогу обучения включить
ключевых пользователей
Вариант 2. Перераспределить обязанности по созданию и согласованию договоров с Малоактивных
пользователей на активных
30

31.

Р2Р: Анализ процесса согласования в СЭД
Автор
Должность автора
Филиал автора
Кол-во корректировок по
объекту
Время по задачам автора по
объекту, раб. ч.
Объект
Галиаскарева Ирина Валиевна
Специалист по документообороту
АО "ЭР-Телеком Холдинг" Тюмень
0
42
210
Загорская Елена Юрьевна
Специалист по документообороту
АО "ЭР-Телеком Холдинг" Липецк
Шкилева Екатерина Олеговна
0
11
192
Специалист по документообороту
АО "ЭР-Телеком Холдинг" Нижний
Новгород
0
46
192
Баркова Татьяна Петровна
Инженер по строительству сети
АО "ЭР-Телеком Холдинг"
0
191
125
Кокошвили Анастасия Александровна
Специалист по документообороту
АО "ЭР-Телеком Холдинг"
Ярославль
0
45
114
4
288
1
Серопол Вера Владимировна
АО "ЭР-Телеком Холдинг"
Свизева Анастасия Владимировна
Ведущий специалист по сопровождению
договоров
Экономист
ООО "Файберсвязьстрой"
2
146
1
Щербинина Юлия Васильевна
Специалист по документообороту
АО "ЭР-Телеком Холдинг"
0
99
1
Чуйкин Сергей Андреевич
Проект-инженер
АО "ЭР-Телеком Холдинг"
3
137
1
Харченко Эдуард Эдуардович
Главный энергетик
АО "ЭР-Телеком Холдинг" Иркутск
1
72
1
286 (38%) – авторов создали 4% документов
119 (16%) – авторов создали 69% документов
31

32.

Р2Р: Анализ обращений в службу
поддержки
Автор
Тищенко Светлана Владимировна
Должность
Специалист по закупкам
Синельникова Анастасия Алексеевна Специалист по закупкам
Филиал
АО "ЭР-Телеком Холдинг"
Воронеж
АО "ЭР-Телеком Холдинг"
Самара
АО "ЭР-Телеком Холдинг"
Чебоксары
АО "ЭР-Телеком
Холдинг" Ростов-наДону
Количество инцидентов Количество документов Количество документов
JIRA
СЭД
SAP
0
125
461
0
42
541
0
49
363
7
50
271
2
34
280
1
60
251
2
0
46
Егоров Эдуард Вячеславович
Специалист по закупкам
Акаева Ирина Степановна
Специалист по закупкам
Спиглазова Елена Андреевна
Специалист по закупкам
Ухандеева Марина Борисовна
Специалист по закупкам
Серикова Ольга Васильевна
Специалист по закупкам
АО "ЭР-Телеком Холдинг"
Екатеринбург
АО "ЭР-Телеком Холдинг"
Казань
АО "ЭР-Телеком Холдинг"
Воронеж
Кадина Алёна Сергеевна
Специалист по закупкам
ООО "Новотелеком"
7
17
0
Тудвасев Денис Алексеевич
Ведущий специалист по закупкам
АО "ЭР-Телеком Холдинг"
0
1
6
1
13
97
Шибанова Полина Григорьевна
Ведущий специалист по закупкам
АО "ЭР-Телеком Холдинг"
Городищ Антон Олегович
Специалист по закупкам
0
0
6
Брагина Ксения Петровна
Специалист по закупкам
АО "ЭР-Телеком Холдинг"
АО "ЭР-Телеком
Холдинг" Москва
9
24
119
Анализ должности «Специалист по закупкам» подтверждает, что пользователи, создающие много документов реже
обращаются в службу поддержки.
32

33.

Структура поддержки (P2P, MDG, Basis)
P2P
• 22%
378 шт
• 54%
Списание оборудования, списание остатков
Поставки
429 шт
4800
Предоставление доступа, проблемы со входом
в систему, система запрашивает пароль
MDG
Оплата
169 шт
2000 шт
Проблемы с оплатой, согласованием, ошибки
при создании документов, интеграция с сэд
Basis
Списания
• 24%
Оплата счета, инструкция по оплате
Структура поддержки (P2P/Basis/MDG)
Сторно поставки, изменения поставок
Согласование
201 шт
(2200 шт)
Изменение основных данных в справочниках,
расширение на БЕ, завод, склад
Отменить деблокирование заявки, пустые поля
при деблокировании, не активна кнопка
деблокирования
P2P
Basis
MDG
Основные обращения связаны с ошибками при согласовании документов, списании оборудования и создании счетов на оплату.
Дальнейшие шаги.
Проработать процесс предоставления доступа при онбординге сотрудника (а лучше - при подготовке рабочего места перед выходом
нового сотрудника). Автоматизация процесса (шагов процесса) выдачи доступа.

34.

Р2Р: Структура службы поддержки: Бизнес
пользователи vs консультанты ЦК SAP
• Всего было кластеризовано ~2000 обращений
• Выделено 375 кластеров, из них 72% пересекаются между
специалистами ЦЭК и Бизнес-пользователями
• Доля решения инцидентов бизнес-пользователей в среднем 36% (от 4%
до 100%)
• Среднее время выполнения обращения (среди пересекающихся):
• Сотрудником ЦЭК – 15,6 часов (~800 обращений)
• Бизнес пользователем – 9 час (~650 обращений)
Вывод.
Очевидно, бизнес пользователи принимают активное участие в обработке обращений, что показывает наличие
самоорганизованного института ключевых пользователей. При этом время на решение инцидента у бизнес
пользователей даже меньше, чем у специалистов ЦК.
34

35.

Приоритетные задачи 2022 г. (ревизия проекта ERP)
№ Направление
Задача
Эффекты
Срок/ресурс
1
Выработка методологии учета доходов,
расходов, затрат по МВЗ/МВП с учетом
специфики производства (технические
места, адреса, каталог продуктов и т.д.)
Выравнивание выручки между BSS и SAP
для целей отчетности и планирования
Перенос биллинговых данных из BW в S/4
Учет операционных проектов
Q2-Q4 2022
ЦЭК SAP
Корректная финансовая и управленческая отчётность
Повышение точности процессов учета в разных системах
Снижение риска нехватки объёма памяти во время
биллингового цикла
Отказ от покупки новых серверов
Оптимизация договоров аренды
Оптимизация используемого оборудования
на сети
Оптимизация архитектуры решения по БП
Сокращение TCO и эксплуатации сети
Q2-Q4 2022
ЦЭК SAP
Оптимизация БП
Оптимизация работы с многопозиционными
заказами
Реализация учета ГСМ
Оптимизация запасов
Учет прослеживаемых товаров
Снижение объема МТР на складах
Снижение неликвидов и списаний
Снижение трудозатрат на закупочную функцию
Снижение объема внеплановых закупок
Недопущение штрафов в части прослеживаемых товаров
Q2-Q4 2022
ЦЭК SAP
Доработка учетной политики
Автоматизация рутинных операций
Автоматизация отчетности
Оптимизация БП
Раздельный учет при государственном
оборонном заказе (ГОЗ)
Сокращение времени обработки первичных бухгалтерских
документов
Сокращение времени на закрытие книг и финансового
периода
Повышение эффективности аналитики бизнеса и
отчетности
Прирост свободных денежных средств за счет унификации
политики и договорных условий в работе с контрагентами
Недопущение штрафов в части ГОЗ
Q2-Q4 2022
ЦЭК SAP
Повышение эффективности реализации инвестиционных
проектов
Повышение качества процесса планирования инвестиций
(корректный план/факт в системе, достоверная отчетность)
Q2-Q4 2022
ЦЭК SAP
O2C.
От заказа до
клиента
2
EAM.
Эксплуатация сети
(ТОИР)
3
4
P2P.
Управление
закупками и
запасами
R2R.
Финансы
5
I2D.
Инвестиции
Выработка методологии формирования и
контроля инвестиционной деятельности
Автоматизация отчетности
35

36.

Р2Р: Рекомендации
• При наличии высокого потока документооборота
возможно:
• создание отдела по оформлению и работе с
договорами, функционал которых будет включать
предложения по оптимизации и улучшению систем
• рассмотреть целесообразность создания ОЦО
(общий центр обслуживания) – вынесение
регулярных и рутинных бизнес-процессов (в т.ч.
бухгалтерия, кадровый учет, частично функционал
закупок, HR, ИТ) в отдельный централизованный
орган, который позволит сократить опер. затраты за
счет размещения в регионе с низкой ставкой аренды
недвижимости и невысокой величиной дохода на
душу населения, повышение эффективности
операций за счет эффекта масштаба.
36

37.

P2P: Общие предварительные выводы
Необходимо перераспределение дублирующих функций между сотрудниками в рамках подразделений
Необходимо ускорить и снизить количество ошибок при работе с типовыми документами (предложение: OCR и централизация
функции)
Стоит рассмотреть официальное внедрение института ключевых пользователей
Необходимо дополнительно актуализировать процесс ролей и полномочий
Необходимо настроить процесс регулярного обучения низкопроизводительных сотрудников (проблематика: несколько мест
хранения информации, устаревание знаний)
37

38.

P2P: Сверка эффектов с бизнесом
Встреча
Участники
Результат
Валидация результатов Р2Р.
04.08.2022
Савичев М, ОСМ Консалтинг
Основной вывод после встречи – нужна централизация закупочной процедуры
вплоть до внедрения процесса категорийного управления номенклатурой.
Поиск эффектов от несоблюдения
условий договора поставщиками.
05.08.2022
Савичев М, Носкова М, Мартынов
А, Батуева М, ОСМ Консалтинг
Основные выводы после встречи:
Отсутствует возможность ведения многосторонних договоров.
Отсутствуют важные контроли и проверки в SAP
Валидация результатов Р2Р. 11.08.2022
Ипатов С, Шибанова П, Савичев М,
Мартынов А, ОСМ Консалтинг
Основные выводы после встречи:
Есть несоответствия в номенклатурном справочнике SAP – отсюда вытекает
ряд проблем.
Поиск эффектов от несоблюдения
условий договора поставщиками.
15.08.2022
Савичев М, Меньшикова И, Ипатов
С, Носкова М, Мартынов А, Батуева
М, ОСМ Консалтинг
Основные выводы после встречи:
Процесса по контролю соблюдения условий договора поставщиками нет
Принято решение обсчитать эффект как 0,1% за день просрочки, но не более
10%
Анализ несоблюдения сроков поставки
Ипатов С., Елтышева К, ОСМ
Консалтинг
Получен список основных причин нарушения сроков поставки
Анализ ролей
Самойлов П, ОСМ Консалтинг
Проведен анализ и кластеризация пользователей ЭРТХ в разрезе выполненных
операций за 2021-2022 год с использованием функционала машинного
обучения.
Кластеризация бюджета закупок
Дударская К, Елтышева К, Королев
А, Савичев М, Самойлов П, ОСМ
Консалтинг
Проведена кластеризация материалов по лидтайму и оборачиваемости
38

39.

Методология расчетов
В качестве основной метрики в большинстве расчетов использовано медианное
значение.
Медиа́на (от лат. mediāna «середина») или серединное значение набора чисел
— число, которое находится в середине этого набора, если его упорядочить по
возрастанию, то есть такое число, что половина из элементов набора не
меньше него, а другая половина не больше.
39

40.

Преимущества процесса анализа
пользовательского опыта и
интеллектуального анализа бизнес
процессов
Преимущества
Эффекты
Обнаружение as-is бизнес-процессов
Поиск узких мест в бизнес-процессах
Повышение операционной эффективности
Ускорение бизнес процессов
Выявление отклонений в бизнес-процессах
Экономия
Поиск оптимальных путей выполнения бизнеспроцессов
Снижение трудозатрат
Прогнозирование проблем в бизнес-процессах
Повышение операционной эффективности
Выявление низкопроизводительных и
малоактивных пользователей
Повышение эффективности работы персонала
40