Похожие презентации:
Справочно-информационные документы. Протокол, акт, справка, докладная записка, служебное письмо, телеграмма и др
1. Справочно-информационные документы
Протокол, акт, справка,докладная записка,
служебное письмо,
телеграмма и др.
2. Служебное письмо
Служебное письмо — обобщенноеназвание различных по содержанию
документов, служащих средством
общения между организациями в
процессе осуществления их
деятельности.
3. Служебное письмо. Разновидности
ИнформационноеСопроводительное
Гарантийное
Претензионное
Письмо-напоминание
Письмо-просьба
Письмо-извещение и др.
4. ТЕЛЕГРАММА
ТОМСК 25 ОБЪЕДИНЕНИЕ ОКСИДПРОСИМ УСКОРИТЬ ОТГРУЗКУ
ПИЛОМАТЕРИАЛОВ тчк ДИРЕКТОР ПРЕДПРИЯТИЯ
АДРОН ПЕТРОВ
ул. Крылова, 5, Новосибирск-12,630012.
тел. 24-02-83. Р/счет_
Директор Печать Личная подпись Н.И. Петров
Исх. №_
Дата_
5. ТЕЛЕФОНОГРАММА
6. Протоколы
Протокол — документ, в которомфиксируется последовательность и
содержание обсуждаемых
коллегиальным органом
(совещанием, конференцией, советом
и т. д.) поставленных вопросов и
принятых решений
7. Протоколы
Реквизитыпротокола: наименование
организации - автора; наименование
вида
документа
(протокол);
дата
(заседания); регистрационный номер;
место (заседания); гриф утверждения (в
том случае, если протокол подлежит
утверждению); заголовок к тексту; текст;
подписи.
8. Протоколы
Первая страницапротокола
оформляется как
правило, на общем
бланке
организации
формата А4.
9. Структура протокола
10. Протоколы
Текстпротокола
состоит из
вводной
и
основной
частей.
11. Пример оформления вводной части протокола
Пример оформленияповестки дня в протоколе
12. Пример оформления подписей к протоколу
13. Акты
Актом называют документ,составленный несколькими
лицами (комиссией),
подтверждающий установленные
факты, события или действия.
14. Акты
Реквизиты акта: наименованиеорганизации; наименование вида
документа; дата; регистрационный
номер; место составления; гриф
утверждения; заголовок к тексту; текст;
отметка о наличии приложения; подпись.
15. Акты
Текст акта состоитиз вводной и
констатирующей
части
16. Акты
Текст акта состоитиз двух частей —
вводной и
констатирующей
.
17. Примеры оформления некоторых частей акта
18. Пример оформления текста акта
19. Докладные записки
Докладная записка — документ,адресованный вышестоящему
руководителю, содержащий
обстоятельное изложение какоголибо вопроса с выводами и
предложениями составителя.
20. Докладные записки
В зависимости от содержания иназначения докладные записки делятся на
информационные, отчетные,
инициативные.
В зависимости от адресата докладные
записки бывают внутренние
(направленные непосредственному
руководителю) и внешние (направленные
в вышестоящие организации).
21. Докладные записки
Реквизитыдокладной
записки:
наименование
организации;
наименование вида документа; дата;
регистрационный
номер;
место
составления или издания; заголовок;
адресат; текст; подпись.
22. Докладные записки
Внутренниезаписки пишут на
листе бумаги
(допускается
рукописный способ)
формата А4 с угловым
расположением
постоянных
реквизитов.
23. Докладные записки
Внешниезаписки
оформляют на
общем бланке
формата А4.
Подписывает их
руководитель
организации
24. Справки
Справка документ информационногохарактера, содержащий описание
производственной деятельности организации
и подтверждение каких-либо фактов,
событий.
25. Справки
Реквизиты справки: наименованиеорганизации; наименование вида
документа; дата; регистрационный
номер; место составления; адресат;
заголовок; текст; подпись; оттиск печати.
26. Пример оформления справки о наличии документов
27. Объяснительные записки
Объяснительная записка —документ, объясняющий
вышестоящему непосредственному
руководителю причины
невыполнения какого-либо
поручения, нарушения трудовой или
технологической дисциплины.
28. Объяснительные записки
МУ «Кемеровская служба спасения»ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
__________
№ ________
Заместителю Главы города,
начальнику управления
жилищно-коммунального
хозяйства
И.О.Ф.
О причинах аварии при ремонте
теплотрассы
При ремонте теплотрассы в микрорайоне № 11 в ночь на 11 января 2009 года в результате
выброса горячей воды произошли размыв почвы и обрушение двух железобетонных блоков, образующих
кожух коллектора. В случившейся аварии моей вины как руководителя нет, так как при выполнении работ
моими работниками были соблюдены все предусмотренные технической документацией меры
предосторожности.
Авария не вызвала серьезных разрушений, и ее последствия будут устранены в течение одного
рабочего дня.
Директор
личная подпись
И.О.Ф.
29. Пример оформления объяснительной записки
30. ИТОГИ:
докладныеслужебные
объяснительные
пояснительные
наименование вида документа
ЗАПИСКИ
ИТОГИ:
Позитивные/негативные
факты. В конце предложение, просьба
Внутренняя переписка о
выполнении работы (мат.-техн.,
информ., организ., хоз. вопросы
Объясняет причины к-л
события, действия, факта и т.
д.
Поясняет содержание
основного документа, без
бланка
31. ИТОГИ:
СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО – различные посодержанию документы, используют для
коммуникации между организациями,
физическими лицами.
Отсутствует наименование вида
документа!
Могут заверяться печатью
32.
Виды служебных писемПисьма
Информационное письмо
информационного Письмо-сообщение
характера
Сопроводительное письмо
Письмо-напоминание
Письмо-извещение
Письмо-уведомление
Рекламное письмо
Письмо-просьба
Письмо-запрос
Письмо,
содержащее
просьбу/предложе
Письмо-предложение
ние
Письмо-заявка
Письмо-заказ
Письмо-приглашение
33.
Виды служебных писемПисьмо,
содержащее
требование
Письма-ответы
Письмо-требование
Письмо-претензия
Письмо-согласие
Письмо-отказ
Письмо,
содержащее
обязательства
Гарантийное письмо
Этикетные письма
Письмо-соболезнование
Письмо-подтверждение
Рекомендательное письмо
Письмо-поздравление
Письмо-благодарность
Письмо-извинение
34. ИТОГИ:
ПОВЕСТКА – план проведенияпротоколируемого мероприятия
Без бланка;
М.б. с реквизитом утверждения;
Пункты повестки нумеруются арабскими
цифрами;
Вопросы формулируются в П. п.;
35. ИТОГИ:
ПРОТОКОЛ – ход коллегиальногообсуждения вопросов и принятия решений
М. б. на общем бланке, на бланке конкретного
вида документа, без бланка;
М.б. с реквизитом утверждения;
Дата - дата проведения мероприятия;
Более 15 чел. Присутствующих – (список
прилагается);
СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-ПОСТАНОВИЛИ
(РЕШИЛИ)
Срок оформления протокола не должен
пре6вышать 5-ти дней со дня заседания
36. ИТОГИ:
АКТ - фиксация фактического состояниядел.
М.б. с реквизитом утверждения;
Не менее 2-х составителей;
М.б. на общем бланке, бланке
структурного подразделения; без бланка;
Дата акта – дата актируемого события;
37. ИТОГИ:
СПРАВКА – описание/подтверждение какихлибо фактов
Служебного характера – сведения по основной
деятельности организации (виды:
информационные, аналитические, отчетные);
Личного характера – удостоверение каких либо
юридических фактов в отношении физ. Лиц
(текст начинается с указания ФИО в И. п.);
Может заверяться печатью