Бизнес-процессы: описание, оптимизация, регламентация

1.

[
Бизнес-процессы:
Описание, оптимизация, регламентация
]
Коршак Наталья
Эксперт регламентации деятельности на
основе оптимизации бизнес-процессов

2.

ПРОГРАММА КУРСА
Система регламентации
деятельности
1
Внедрение регламентирующих
документов и проблемы изменения
корпоративной культуры
Технологии описания
и оценки бизнес-процессов
базового уровня
2
Процессный подход
к организации деятельности
компании
3
4
Технология регламентации
деятельности компании
5

3.

1
[
СИСТЕМА РЕГЛАМЕНТАЦИИ
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
]

4.

1. ОБЩАЯ СТРУКТУРА ДОКУМЕНТОВ (ПРИМЕР)
Документы компании:
Регламентирующие
Распорядительные: решение, приказ (по
основной
деятельности),
распоряжение,
служебная записка с резолюцией
Организационные: положения о должностных
лицах,
положения
о
подразделениях,
должностные инструкции, структура и штатная
численность
Нормативные:
положения,
порядки,
инструкции,
концепции,
спецификации,
методики
Планово-учетные: планы и др.
Коммерческие
Коммерческое
предложение,
контракт/договор,
дополнительное
соглашение,
гарантийное
письмо,
претензия, ответ на претензию, исковое
заявление, доверенность, расписка
Финансовые
Первичные
учетные
документы,
сводные учетные документы (учетные
регистры), бухгалтерские отчеты
Информационно-справочные
Записка, сообщение, справка, протокол, акт
Кадровые
Производственные
Проектно-конструкторская документация
(технологические карты, чертежи т.п.)
Имущественные
На право владения недвижимостью,
Лицензии/Патенты, сертификаты
Система регламентации деятельности
1
2
3
4
5

5.

2. РЕГЛАМЕНТАЦИЯ ТРЕХ ГРУПП ОБЪЕКТОВ В КОМПАНИИ
Деятельность коммерческой организации
Что надо регламентировать
СУБЪЕКТЫ
деятельности
РЕСУРСЫ
деятельности
ПРОЦЕССЫ
деятельности
Система регламентации деятельности
1
2
3
4
5

6.

3. КАТЕГОРИИ РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ
Деятельность коммерческой организации
Способы регламентации
Плановые и учетные
документы
РЕСУРСЫ
деятельности
Организационные
документы
СУБЪЕКТЫ
деятельности
ПРОЦЕССЫ
деятельности
Распорядительные
документы
Нормативные
документы

7.

4. КАКИЕ ПРОБЛЕМЫ РЕШАЕТ РЕГЛАМЕНТАЦИЯ?
Для чего нужна регламентация?
Эффективность управления
Регламентация
деятельности
10
100
1000
10000
Управление по
отклонениям
100000
Количество (правила * исполнители)
Система регламентации деятельности
1
2
3
4
5

8.

4. КАКИЕ ПРОБЛЕМЫ РЕШАЕТ РЕГЛАМЕНТАЦИЯ?
Для чего нужна регламентация?
ПРАВИЛО
Действия сотрудника в
стандартной
ситуации по самостоятельному принятию
типового/стандартного решения и его
последующей реализации
Система регламентации деятельности
1
2
3
4
5

9.

2
[
ПРОЦЕССНЫЙ ПОДХОД
К ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОМПАНИИ
]

10.

1. ПРОБЛЕМЫ АНАЛИЗА И РЕГЛАМЕНТАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Фреймовая структура
деятельности
Субъектность
деятельности
Разнотипность
деятельности
Процессный подход к организации деятельности компании
1
2
3
4
5

11.

1. ПРОБЛЕМЫ АНАЛИЗА И РЕГЛАМЕНТАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
….
Бумага
…
Документ
…
…
…
…
…
Процессный подход к организации деятельности компании
1
2
3
4
5

12.

2. СИСТЕМА КООРДИНАТ ПРИ АНАЛИЗЕ И РЕГЛАМЕНТАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Точка отсчета и параметры деятельности:
субъект, объект, предмет, средство, результат
Субъект
Кто делает?
Объект
Что меняет?
Предмет
С чем работает?
Средство
Каким образом?
Результат
Что получается?
Процессный подход к организации деятельности компании
1
2
3
4
5

13.

2. СИСТЕМА КООРДИНАТ ПРИ АНАЛИЗЕ И РЕГЛАМЕНТАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Элементы Деятельности:
Простая сенсомоторная Деятельность
Субъект
Рабочий (сборка)
Объект
Шасси автомобиля
Предмет
Колесо, гайки
Средство
Гайковерт, подъемник
Результат
Шасси автомобиля с колесом
Процессный подход к организации деятельности компании
1
2
3
4
5

14.

2. СИСТЕМА КООРДИНАТ ПРИ АНАЛИЗЕ И РЕГЛАМЕНТАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Элементы Деятельности:
Сложная эвристическая деятельность
Субъект
Генеральный Директор
Объект
Предприятие
Предмет
Продукция и ресурсы
Средство
Управленческие технологии и кадры
Результат
Достижение целей собственников
по продукции/ресурсам
Процессный подход к организации деятельности компании
1
2
3
4
5

15.

2. СИСТЕМА КООРДИНАТ ПРИ АНАЛИЗЕ И РЕГЛАМЕНТАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Элементы Деятельности:
Инвестиционная деятельность
Субъект
Владелец коммерческой организации
Объект
Собственность владельца
(деньги, акции и т.п.)
Предмет
Коммерческая организация
Средство
Решения по управлению коммерческой организацией
Результат
Увеличение собственности
(прибыль, капитализация)
Процессный подход к организации деятельности компании
1
2
3
4
5

16.

2. СИСТЕМА КООРДИНАТ ПРИ АНАЛИЗЕ И РЕГЛАМЕНТАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Элементы Деятельности:
Коллективная рыночная деятельность
Субъект
Коммерческая организация
Объект
Потребители
Предмет
Платежеспособные потребности
Средство
Ресурсы предприятия
Результат
Потребитель, удовлетворивший платежеспособную
потребность (ПРОДУКТ)
Процессный подход к организации деятельности компании
1
2
3
4
5

17.

2. СИСТЕМА КООРДИНАТ ПРИ АНАЛИЗЕ И РЕГЛАМЕНТАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
ВНИМАНИЕ!
Продукт продукция
Продукт – это товар или услуга,
которую производит/оказывает
Коммерческая Организация
Процессный подход к организации деятельности компании
1
2
3
4
5

18.

2. СИСТЕМА КООРДИНАТ ПРИ АНАЛИЗЕ И РЕГЛАМЕНТАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Типы деятельности
Простота-сложность
Проект – однократно
выполняемая работа
многих исполнителей
за длительное время
Задача –
однократно
выполняемая
работа одного
исполнителя за
короткое время
ПРОЕКТЫ ПРОЦЕССЫ
ЗАДАЧИ
ФУНКЦИИ
Процесс – регулярно
выполняемая работа
многих исполнителей
по четко
зафиксированным
правилам
Функция
–
регулярная работа
исполнителя,
выполняемая
по
известным
ему
правилам
Новизна - повторяемость
Процессный подход к организации деятельности компании
1
2
3
4
5

19.

2. СИСТЕМА КООРДИНАТ ПРИ АНАЛИЗЕ И РЕГЛАМЕНТАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Подготовить квартальный отчет
Задача, если отчет пишет один сотрудник впервые или
каждый раз отчет делается по новой форме
Функция, если это отчет одного сотрудника и он делает
данную работу ежеквартально по стандартной форме
Проект,
если отчет делает много
нестандартному формату и алгоритму
специалистов
по
Процесс, если отчет делает много специалистов по
заданному формату и алгоритму
Процессный подход к организации деятельности компании
1
2
3
4
5

20.

2. СИСТЕМА КООРДИНАТ ПРИ АНАЛИЗЕ И РЕГЛАМЕНТАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Часть работы называется…
Задача
– однократно выполняемая
исполнителя за короткое время
работа
одного
Функция – регулярная работа исполнителя, выполняемая по
известным ему правилам и слабо связанная с другими
исполнителями
Проект
– однократно выполняемая
исполнителей за длительное время
работа
многих
– регулярно выполняемая работа
исполнителей по четко зафиксированным правилам
многих
Процесс
Процессный подход к организации деятельности компании
1
2
3
4
5

21.

2. СИСТЕМА КООРДИНАТ ПРИ АНАЛИЗЕ И РЕГЛАМЕНТАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
ЗАВОД
IT КОМПАНИЯ
Процессы
Процессы
Проекты
Проекты
Функции
Функции
Задачи
Задачи
РЕКРУТИНГОВОЕ АГЕНТСТВО
МАГАЗИН САМООБСЛУЖИВАНИЯ
Процессы
Процессы
Проекты
Проекты
Функции
Функции
Задачи
Задачи
Процессный подход к организации деятельности компании
1
2
3
4
5

22.

Простота-сложность
2. СИСТЕМА КООРДИНАТ ПРИ АНАЛИЗЕ И РЕГЛАМЕНТАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Управление
проектами
MBO
(управление
по целям)
ПРОЕКТЫ ПРОЦЕССЫ
ЗАДАЧИ
Регламентация БП
Должностные
инструкции
ФУНКЦИИ
Новизна - повторяемость
Процессный подход к организации деятельности компании
1
2
3
4
5

23.

2. СИСТЕМА КООРДИНАТ ПРИ АНАЛИЗЕ И РЕГЛАМЕНТАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Уровни процессов деятельности:
необходимость и критерии их выделения, бизнеспроцессы базового уровня
Деятельность
компании
Направление деятельности (нефть,
финансы, персонал)
Бизнес-процесс
базового уровня
Процедура
Действие
Процессный подход к организации деятельности компании
1
2
3
4
5

24.

2. СИСТЕМА КООРДИНАТ ПРИ АНАЛИЗЕ И РЕГЛАМЕНТАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Элементы Деятельности:
Коллективная рыночная деятельность
Операция
минимальная для анализа часть деятельности отдельного сотрудника,
выполняемая им без проведения осознанного контроля за счет
«автоматизации» с помощью их многократного повторения
Действие
несколько последовательно выполняемых операций,
после
выполнения которых исполнитель осуществляет осознанный контроль
Процедура
несколько последовательно выполняемых действий выполняемых
конкретным исполнителем. У процедуры должен быть результат
Бизнес-процесс
(базового уровня)
последовательность взаимосвязанных процедур, выполняемых
различными исполнителями и приводящая к получению законченного
и значимого результата для организации
Направление
деятельности
укрупненная часть деятельности организации, состоящая из одной или
нескольких групп бизнес-процессов базового уровня
Процессный подход к организации деятельности компании
1
2
3
4
5

25.

3. СОСТАВ ТИПОВЫХ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОМПАНИИ
ТИПОВОЙ СОСТАВ ОСНОВНОГО БИЗНЕС-ПРОЦЕССА
Типовые процессы
Управление продуктом
Учет и оценка
результатов
Анализ
(мониторинг)
потребностей потребителя
Проектирование (изменение)
уникальных свойств продукта
Приобретение
материалов
Транспортировка
и хранение материалов
исходных
Создание продукта
Продвижение продукта
Реализация продукта
Обслуживание продукта
Процессный подход к организации деятельности компании
1
2
3
4
5

26.

3. СОСТАВ ТИПОВЫХ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОМПАНИИ
ОБЪЕКТЫ И ПРОЦЕДУРЫ ТАКТИЧЕСКОГО УРОВНЯ УПРАВЛЕНИЯ
Типовые процессы
Виды ресурсов
Материалы
Финансы
Оборудование
Информация
Помещения
Технологии
Партнеры
Персонал
Процессный подход к организации деятельности компании
1
2
3
4
5

27.

3. СОСТАВ ТИПОВЫХ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОМПАНИИ
Типовые процессы
Управление материалами
Анализ
потребности в
материалах
Планирование
закупок
Организация
закупок и
поставка
Учет
Типовые процессы
Управление финансами
Анализ ФХД
Организация
казначейского
исполнения
Составление
Бюджета
компании
Учет бух-й,
налоговый,
управленческий …
Процессный подход к организации деятельности компании
1
2
3
4
5

28.

3. ПРИНЦИПЫ РЕГЛАМЕНТАЦИИ ПРОЦЕССОВ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
("Политики", "Процедуры", "Рабочие инструкции")
Моделирование и регламентация процессов
Типовые ошибки
Отсутствие
единой структуры
Пропуски или
противоречия
Недостаточная
четкость
Разноуровневость
Нелогичность
Многословие
Процессный подход к организации деятельности компании
1
2
3
4
5

29.

4. ПРИНЦИПЫ И УРОВНИ АНАЛИЗА И МОДЕЛИРОВАНИЯ ПРОЦЕССОВ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Моделирование и регламентация процессов
Принципы
Регламентировать процесс только на основе модели (схемы)
Задать уровни Процессов
Определить структуру документа для каждого уровня
Зафиксировать требования к стилю регламентации
Процессный подход к организации деятельности компании
1
2
3
4
5

30.

5. ТРИ ТЕХНОЛОГИИ ОПТИМИЗАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
ТЕХНОЛОГИЯ ОПИСАНИЯ ПРОЦЕССОВ
Пример малоинформативной модели процесса
(простая, но часто встречающаяся схема)
Начало
Вопросы на которые данная схема не дает ответа:
После какого события или факта процесс начинается?
Создание проекта
договора
Согласование
проекта договора
Утверждение
проекта договора
Кто в нем участвует (является его исполнителем)?
Что делает каждый исполнитель?
Что является результатом выполнения всего процесса
и результатом работы каждого исполнителя?
Какие могут быть разветвления и в каких случаях?
Конец
Процессный подход к организации деятельности компании
1
2
3
4
5

31.

4. ПРИНЦИПЫ И УРОВНИ АНАЛИЗА И МОДЕЛИРОВАНИЯ ПРОЦЕССОВ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Моделирование и регламентация процессов
Требования к модели процесса (базового уровня)
1
2
3
Начало процесса
Требования к процедурам
Окончание процесса
Когда и при каких внешних
событиях начинается:
Документ, Сообщение,
Дата, Состояние данных…
Кто и после чего выполняет
Что делает: какие действия
совершает
Что является результатом
Возможные разветвления
Что является конечным
результатом при
правильном выполнении
Процессный подход к организации деятельности компании
1
2
3
4
5

32.

4. ПРИНЦИПЫ И УРОВНИ АНАЛИЗА И МОДЕЛИРОВАНИЯ ПРОЦЕССОВ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Пример процесс как есть:
«Разработка, согласование,
подписание Договора на закупку в
рамках выполнения ГКПЗ» - схема
Утвержденный ГКПЗ
1
Назначает Исполнителя по Договору
Задание на разработку
проекта Договора
2
Готовит проект Договора
Проект Договора и Лист
согласования
3
Согласовывает проект Договора
Куратор
договора
Исполните
ль
Копия закупочной документации
Куратор
договора
Без
замечаний?
нет
Замечания к проекту договора
4
Исполните
ль
Проект Договора
Лист согласования с визой
Проект Договора с
устраненными замечаниями
Вносит замечания в проект Договора
Количество циклов не ограничено
Информацио
нноаналитически
й отдел ДЭБ
5
Согласовывает проект Договора
Без
замечаний?
Проект Договора
нет
Служебная записка с
замечаниями
48 часов
Лист согласования с визой
Лист согласования с отметкой о
наличии замечаний
6
Исполните
ль
Проект Договора с
устраненными замечаниями
Вносит замечания в проект Договора
Количество циклов не ограничено
Должностн
ое лицо,
организую
щее работу
Куратора
7
Согласовывает проект Договора
Без
замечаний?
72 часа
Проект Договора
нет
Служебная записка с
замечаниями
Лист согласования с визой
Лист согласования с отметкой о
наличии замечаний
8
Проект Договора с
устраненными замечаниями
Вносит замечания в проект Договора
Исполните
ль
Количество циклов не ограничено
9
Зам. ПП по
вопросам
безопаснос
ти и спец.
программ
Согласовывает проект Договора
Без
замечаний?
Проект Договора
нет
Служебная записка с
замечаниями
72 часа
Лист согласования с визой
Лист согласования с отметкой о
наличии замечаний
10
Проект Договора с
устраненными замечаниями
Вносит замечания в проект Договора
Исполните
ль
Количество циклов не ограничено
11
Зам ПП по
финансам
и
экономике
Согласовывает проект Договора
Без
замечаний?
Проект Договора
нет
Служебная записка с
замечаниями
72 часа
Лист согласования с визой
Лист согласования с отметкой о
наличии замечаний
12
Исполните
ль
Проект Договора с
устраненными замечаниями
Вносит замечания в проект Договора
Количество циклов не ограничено
13
Директор
по
правовым
вопросам
Согласовывает проект Договора
Без
замечаний?
Проект Договора
нет
Служебная записка с
замечаниями
72 часа
Лист согласования с визой
Лист согласования с отметкой о
наличии замечаний
14
Проект Договора с
устраненными замечаниями
Вносит замечания в проект Договора
Исполните
ль
Количество циклов не ограничено
Куратор
договора
15
Принимает решение о повторном
согласовании проекта Договора со
всеми согласующими лицами
Не требуется
повторного
согласования?
16
ДКПУ
Проект Договора
Лист согласования с визой
нет
Задание Исполнителю повторно
согласовать проект договора со всеми
согласующими лицами
Оформленные в установленном
порядке 2 экземпляра Договора
Распечатывает проект Договора,
оформляет и передает на подписание
8 часов
Лист согласования со всеми
визами
17
Лицо,
уполномоченн
ое
подписывать
договора
Согласовывает проект Договора
Без
замечаний?
Исполните
ль
18
Подписанные 2 экземпляра
Договора
нет
Замечания к Догвору
Подписанный договор со
стороны Контрагента передан в
ДКПУ на хранение
Организует подписание Договора со
стороны контрагента и передает его в
ДКПУ на хранение
Условные обозначения
Исполнитель
Действия исполнителя
Бумажный
документ
Прямая логическая связь
Устная
информация
Возврат на несколько шагов в
процессе
Процессный подход к организации деятельности компании
1
2
3
4
5

33.

4. ПРИНЦИПЫ И УРОВНИ АНАЛИЗА И МОДЕЛИРОВАНИЯ ПРОЦЕССОВ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Деятельность
компании
Положение
о структуре
управления
Направление деятельности
(нефть, финансы, персонал)
Положение
о Направлении
Деятельности
Бизнес-процесс
базового уровня
Регламент
Административная
Инструкция
Процедура
Рабочая
Инструкция,
Методические
рекомендации
Действие
Процессный подход к организации деятельности компании
1
2
3
4
5

34.

4. ПРИНЦИПЫ И УРОВНИ АНАЛИЗА И МОДЕЛИРОВАНИЯ ПРОЦЕССОВ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Моделирование и регламентация процессов
Структура «Регламента» (базового уровня)
1
2
3
1. Общие
положения
2. Условия
и ограничения
3. Требования
к процедурам
1.1 назначение
документа
1.2 область применения
1.3 термины
и сокращения
2.1 предварительные
условия
2.2 требования к
конечному результату
2.3 ограничения
Наименование процедуры №
*
4
3.п.1 Кто и в каком случае
выполняет
3.п.2 Какие действия
совершает
3.п.3 Что является
результатом
выполнения процедуры
3.п.4 Требования к
процедуре
3.п.5 Возможные исключения
при выполнении
4. Контроль
и ответственность
Приложения
4.1 контроль за
исполнением
4.2 ответственность
за соблюдение
Схема процесса,
Формы документов,
Справочные данные
Процессный подход к организации деятельности компании
1
2
3
4
5

35.

3
[
ТЕХНОЛОГИИ ОПИСАНИЯ
И ОЦЕНКИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ БАЗОВОГО УРОВНЯ
]

36.

1. НОТАЦИИ (ЯЗЫКИ) ОПИСАНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ
НОТАЦИИ ОПИСАНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ
Кросс-функциональное
Эффективно для написания БП на
базовом уровне
IDEF0, IDEF3
Эффективно для целостного
моделирования
WAD, eEPC (ARIS)
Эффективно для последующего
создания ERP системы SAP R3
Технологии описания и оценки бизнес-процессов базового уровня
1
2
3
4
5

37.

1. НОТАЦИИ (ЯЗЫКИ) ОПИСАНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ
12
Должность
Или Роль
Имя процедуры:
─ действие п.1
─ действие п.2
Условие
Документ
нет
Материал
Другой
процесс
Технологии описания и оценки бизнес-процессов базового уровня
1
2
3
4
5

38.

1. НОТАЦИИ (ЯЗЫКИ) ОПИСАНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ
Нотации описания бизнес-процессов
IDEF0 (для описания основного пути процесса)
Integrated computer aided manufacturing DEFinition
Управляющее
воздействие
ПРОЦЕСС 1
Выход 1
Вход
Выход 2
ПРОЦЕСС 2
Ресурс,
средство
ПРОЦЕСС 3
Выход 3
Технологии описания и оценки бизнес-процессов базового уровня
1
2
3
4
5

39.

1. НОТАЦИИ (ЯЗЫКИ) ОПИСАНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ
Нотации описания бизнес-процессов
IDEF3 (для описания разветвлений/слияний процесса)
ПРОЦЕСС 4
ПРОЦЕСС 2
Х
Вход
Выход 2
ПРОЦЕСС 3
Технологии описания и оценки бизнес-процессов базового уровня
1
2
3
4
5

40.

1. НОТАЦИИ (ЯЗЫКИ) ОПИСАНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ
Нотации описания бизнес-процессов
П/О ARIS Toolset
VAD – Диаграмма добавленной стоимости
Файл Excel
Производственные
Номенклатура
возможности
изделий
Сопроводительное
письмо
Номенклатура
изделий
Заявка
клиента
Поступил
заказ
клиента
Заявка
клиента
Выполнить
Выполнить
анализ на
учет заказа
соответствие
в системе
номенклатуре
Заявка
клиента
Нормативы
Производство
возможно
Экономист
ПЭО
Условия
выполнения
заказа
согласованы
Рассчитать ну,
це
Согласовать
сумму и сроки условия поставки
выполнения заказа с клиентом
Экономист
ПЭО
Заказ
Согласовать
соответствует
заявку с ПЭО
номенклатуре
Менеджер
Отдела Сбыта
Плановая
калькуляция
на заказ
Заявка
клиента
Менеджер
Отдела Сбыта
Условия
выполнения
заказа
несогласованы
Внести клиента
в статистику Конец
неудовлетворенного
процесса
спроса
Производство
не возможно
Менеджер Менеджер
Отдела Сбыта
Отдела Сбыта
Система
учета
заказов
Заказ не
соответствует
номенклатуре
eEPC
Система
учета
заказов
Уведомить
клиента о
невозможности
выполнения
заказа
Менеджер
Отдела Сбыта
Технологии описания и оценки бизнес-процессов базового уровня
1
2
3
4
5

41.

1. НОТАЦИИ (ЯЗЫКИ) ОПИСАНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ
УП-08 Организация обучения и развития персонала
Пример схемы процесса базового уровня
в кросфункциональной нотации
Организация обучения и
развития персонала
УП-01-4 Сводный план по
работе с персоналом
УП-01 Анализ потребностей в работе с
персоналом
УП-07 Оценка уровня квалификации
УП-01-6 Анкета для
выявления потребностей
УП-07-4 Индивидуальные
программы развития
Приказы,
Распоряжения,
Указания и т.п.
БД: Описание
курсов обучения
Запрос о
потребности в
курсе
Учебное
заведение
Бухгалтерия
Инженер по
обучению
(филиалы/ИА)
Систематизирует
потребности в обучении
Курс есть
?
БД: Потребности в
обучении
УП-08-0 Предложения о
проведении обучения
Нет
Линейный
руководитель
Определяет оперативную
потребность в обучении
сотрудников
Куратор
подразделения
Оценивает
целесообразность обучения
Начальник
Отдела кадров
Планирует проведение
учебного мероприятия
Инженер по
обучению
Организует проведение
учебного мероприятия
УП-08-1 Заявка на
проведение на обучения
УП-08-1 Заявка на
проведение на обучения
+ решение
План-график учебных
мероприятий
УП-08-1 Заявка на
проведение на обучения
+ решение + даты
Внутреннее
?
УП-08-2 Направление на
обучение
УП-08-3 Анкета для
оценки курса обучения
Нет
Распоряжение о
направлении на
обучение,
Договор, Счет,
Акт...
Организует заказ и оплату
учебного мероприятия
Сотрудник
Проходит обучение
Инженер по
обучению
Учитывает результаты
проведения учебного
мероприятия
Линейный
руководитель
Оценивает изменения в
работе сотрудника после
прохождения обучения
Инженер по
обучению
Учитывает результаты
проведения учебного
мероприятия
УП-08-2 Направление на
обучение
УП-08-3 Анкета для
оценки курса обучения
Документ о
квалификации
БД: Общая оценка
курса обучения
УП-08-2 Направление на
обучение
Копия Документа о
квалификации
УП-08-3 Анкета для
оценки курса обучения
УП-08-4 Оценка
сотрудника после
обучения
УП-08-4 Оценка
сотрудника после
обучения
БД: Оценка курсов
обучения
Рекомендации по
улучшению курса
Технологии описания и оценки бизнес-процессов базового уровня
1
2
3
4
5

42.

1. НОТАЦИИ (ЯЗЫКИ) ОПИСАНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ
Пример схемы процесса базового уровня
в нотации IDEF0
USED AT:
AUTH OR: Г орде ев Миха ил
DATE: 23.07.2002
WORKING
PROJECT: Ре гла ме нта ция БП
REV:
DRAF T
03.09.2002
READER
DATE CONTEXT:
RECOMMENDED
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
PUBLICATION
A0
C1
План разработки нормативных документов
I1
Данные о
процесс е
Предваритель ное
описание схемы
процесс а
A2.1
Сх ем а
предв арительного
описания процесс а
Пров ерка
правиль нос ти
описания процесс а
A2.2
Перечень зон
неоптималь нос ти
Сх ем а
оптимизиров анного
Оптимизация с хем ы процесс а
процесс а
A2.3
Пров ерка
правиль нос ти
описания
оптимизированной
с хемы
A2.4
Специалис ты с тр. подр.
(отв . за СК)
Согласование
оптимизированной
с хемы
A2.5
ОСК
Сх ем а процес са
O1
Началь ник отдела/Директор по направ лению
NOD E:
TITLE:
A2
Разработка модели процесса
NUMBER:
Технологии описания и оценки бизнес-процессов базового уровня
1
2
3
4
5

43.

1. НОТАЦИИ (ЯЗЫКИ) ОПИСАНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ
Пример схемы процесса уровня
«Направление деятельности» компании в нотации IDEF0
USED AT:
AUTH OR: Г орде ев Миха ил
DATE: 22.07.2002
PROJECT: Ре гла ме нта ция БП
REV:
28.07.2002
DATE CONTEXT:
READER
WORKING
DRAF T
RECOMMENDED
Данные о
дея тель ности
ком пании
I1
I2 Сроч ная
A-0
PUBLICATION
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Распоря дитель ный доку мент
Оценка
процесс ов
потребнос ть
в НД
I3
Данные о процесс е
O1
План разработки нормативных документов
A1
Разработка
модели процес са
A2
Сх ем а
процесс а
Разработка
текс та
документа
A3
Проект текста
доку мента (с
титу ль ным
лис том )
Приказ/Распоря жение
о внедрении
доку мента ???
Согласование и
утверждение
документа
A4
Утверж денный
Внедрение
доку мент
документа
(опытная
э кс плуатация)
График проверок
Апробиров анный
норматив ный
доку мент
A5
Сл. записка о мерах стиму лиров ания /наказания
Решение о непринципиальных
изм енения х в процес с е
Отч ет об оконч ании
опытной экс плу атации
O3
Контроль
использования
A6
Выв едение
документа
A7
Предложения по коррекции
TITLE:
NOD E:
A0
Процед уры регламентации бизнес-процессов на этапе
нормального функционирования
Архивная копия
у старев шего
Документа
NUMBER:
Технологии описания и оценки бизнес-процессов базового уровня
1
2
3
4
5
O2

44.

1. НОТАЦИИ (ЯЗЫКИ) ОПИСАНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ
Потребность в заполнении
вакансии выявлена
Схема бизнес-процесса базового уровня в
формате еЕРС (нотация Aris Toolset).
Р
Формулировка потребности
заполнения должности
Заявка (А)
Схема процесса «Подбор персонала»
Заявка на подбор
персонала оформлена
Заявка (А)
Проверка
наличия в штатном
расписании
Начальник
Отдела кадров
Заявка (В)
Выявлено отсутствие
должности в штатном
расписании
Выявлено наличие
должности в
штатном расписании
Заявка (А)
Оценка РМ
Проверка
соответствия ДИ
Начальник
Отдела кадров
Заявка (В)
Выявлено
противоречие с ДИ
Выявлено
соответствие с ДИ
Заявка (А)
Оценка РМ
Проверка
наличия пер. ПВК
Начальник
Отдела кадров
Заявка (В)
Выявлено
наличие пер. ПВК
Выявлено
отсутствие пер. ПВК
Оценка ПВК
Заместитель
Генерального
директора
Заявка (В)
Рассмотрение
необходимости заполнения
вакантной должности
Заявка с визой
Необходимость заполнения
вакантной должности
признана
Необходимость заполнения
вакантной должности
отклонена
Заявка с визой
Поиск соискателей по
базе данных / Создание
списка соискателей
Сотрудник
отдела кадров
Список экспертов
Список соискателей
создан
Технологии описания и оценки бизнес-процессов базового уровня
1
2
3
4
5

45.

2. ПРАВИЛА ОПИСАНИЯ СУЩЕСТВУЮЩЕГО БПБУ В КРОСС-ФУНКЦИОНАЛЬНОЙ НОТАЦИИ
12
Должность
или Роль
Имя процедуры:
─ действие п.1
─ действие п.2
Условие
Документ
нет
Материал
Другой
процесс
Технологии описания и оценки бизнес-процессов базового уровня
1
2
3
4
5

46.

2. ПРАВИЛА ОПИСАНИЯ СУЩЕСТВУЮЩЕГО БПБУ В КРОСС-ФУНКЦИОНАЛЬНОЙ НОТАЦИИ
Устный запрос
клиента
Менеджер
Рук-ль
Разрабатывает проект
договора
Проверяет проект договора
Устные замечания к
проекту договора
Менеджер
Юрист
Проект договора в1
Без
замечаний?
нет
Исправляет замечания, так как
их понял
Проверяет проект договора
Устные замечания к
проекту договора
Проект договора с
визой Руководителя
Проект договора вN
Без
замечаний?
Проект договора с
визой Юриста
нет
…………разрыв схемы…………….
Технологии описания и оценки бизнес-процессов базового уровня
1
2
3
4
5

47.

1. ПОТЕРЯ РЕЗУЛЬТАТОВ
Технологии описания и оценки бизнес-процессов базового уровня
1
2
3
4
5

48.

2. ПЕРЕХОД НА СЛЕДУЮЩИЙ УРОВЕНЬ АНАЛИЗА
Экспортный заказ (запрос на
производство от клиента)
Директор по
экспорту
Технолог
Технолог
3.1. Обработка запроса на экспортною
продукцию
Запрос о возможности
производства с желаемыми
сроками и объемами
3.2. Определение сроков исполнения
экспортного заказа
3.3. Согласование с Заказчиком условий
договора и установление даты производства
(сумма сроков пр-ва и даты подачи заявки)
Запрос с информацией о сроках
производства
Заключен Договор с
Заказчиком
Клиент
согласен?
нет
Заявка на производство
Причины отказа
Технолог
Начальник ПЭО
3.4. Окончательная проверка и Заказ СМ,
ВМ и т.п.
3.5. Включение Заявки на производство в
план производство на месяц
Утвержденная заявка на
производства
Заявка включена в План
производства на след.
месяц
Включаем на
следующий
месяц?
Технологии описания и оценки бизнес-процессов базового уровня
1
2
3
4
5

49.

3. ОШИБКИ ПЕРИОДИЗАЦИИ
Аналитик
ЗГД Эк
Уведомление начальника
Уведомление
начальника
отдела
о полученной
отдела
о
полученной
заявке
заявке
1. Уведомление о получении заявки
2. Проверка остатков готовой продукции
3. Разработка ПП долгосрочного (глубиной 3 месяца)
4. Разработка ПП (глубиной месяц)
Предварительный ПП (3 мес, 1
Предварительный ПП (3 мес, 1
мес)
мес)
ПП 1 месяц
ПП 1 месяц
Проверка предварительного ПП
Утвержд
ПП 3 месяца
ПП 3 месяца
нет
ПП 1 месяц
ПП 1 месяц
Аналитик
Исправление ПП и согласование исправленного ПП с
начальником отдела
ПП 3 месяца
ПП 3 месяца
Все-таки процесс планирования производства на квартал или
на месяц? Процесс стартует ежемесячно или ежеквартально?
Технологии описания и оценки бизнес-процессов базового уровня
1
2
3
4
5

50.

4. ПРОЦЕСС, КАК НАБОР ФУНКЦИЙ (ОШИБКА ДЕТАЛИЗАЦИИ ИЛИ ВЫДЕЛЕНИЯ)
Не позднее 8.30 и 20.10
Технологи
варочного
отделения
Прием смены
Информация в Журнале передачи смены о:
- санитарном состоянии своего производственного участка (отделение засыпки,
пастеризации и т.д.). Если санитарное состояние неудовлетворительное, технолог
варочного отделения ставит в известность начальника смены;
- готовности оборудования к производственному процессу, согласно плана производства;
- количестве и готовности промпереработки согласно плана производства;
- фактических остатках сырья (сухое молоко, кокосовое масло, сахар и т.д.)
Не позднее 8.30 и 20.10
Бригадиры
наладчико
в цеха
мороженог
о
Прием смены
Информация в Журнале передачи смены о:
- готовности оборудования к производственному процессу, согласно плана производства;
- исправности оборудования;
- температурных режимах в закалочных тоннелях;
- температурных режимах и давлении сервисных сред (холодное водоснабжение, горячее
водоснабжение, оборотная вода, ледяная вода, пар, сжатый воздух)
- наличии и исправности рабочего инструмента и станков
Технологии описания и оценки бизнес-процессов базового уровня
1
2
3
4
5

51.

2. ПРАВИЛА ОПИСАНИЯ СУЩЕСТВУЮЩЕГО БПБУ В КРОСС-ФУНКЦИОНАЛЬНОЙ НОТАЦИИ
Правила перевода схемы процесса базового уровня
из кросс-функциональной нотации в нотацию IDEF0
Заявка на
закупку
сырья
I3
C1
Распределить
работы
I1
И5.2.1
Рекомендации по выбору поставщика и сырья
Заявка на
закупку сырья
Выбрать
поставщика и
подготовить
проект
Договора
Заявка на
экстренную
закупку
I2
Клиентская
база
Ï ðî öåäóðà
Проект Договора
со
спецификацией
И5.2.2
Проверить
юридическую
корректность
Проект Договора со
спецификацией согл.
Юр.
Задание
сертифицировать
Ðåçóë üòàò
И5.2.3
Проверить сроки и Проект Договора со
спецификацией согл. Фин. Согласованный и
услов ия оплаты
И5.2.4
Заключить
Договор
подписанный договор на
поставку
График платежей
O3
O2
График доставки
И5.2.5
Личный
график
поставок
I4
I6
I5
Решение о
доставке
Подтвердить
поставку
O1
Подтверждение поставки
И5.2.6
Сертифицировать
Сертификаты
сырье
O4
Документы на сертификацию сырья
Образцы сырья
И5.2.7
Начальник отдела снабжения
NODE:
юрист фирмы
È ñï î ë í è òåë ü
TITLE:
И5.2
менеджер по
закупкам
начальник
финансовой
группы
менеджер по
закупкам
Закупка сырья
Менеджер
по
таможне
менеджер по
закупкам
NUMBER:
Технологии описания и оценки бизнес-процессов базового уровня
1
2
3
4
5

52.

ТИПОВЫЕ ОШИБКИ ОПТИМИЗАЦИИ
концентрация
на
несущественных,
но психологически значимых деталях
использование интуиции вместо технологий (часто
просто из-за недостаточного понимания)
использование технологии оптимизации процессов,
не по назначению
личное
участие
в непосредственной работе
топ-менеджеров
Технологии описания и оценки бизнес-процессов базового уровня
1
2
3
4
5

53.

ПРИНЦИПЫ ОПТИМИЗАЦИИ
у оптимизации должна быть основа
при оптимизации «рыбу чистят с хвоста», хотя
гниет она «с головы»
оптимизационные решения никогда не бывают
однозначными
сотрудники не любят оптимальные процессы
Технологии описания и оценки бизнес-процессов базового уровня
1
2
3
4
5

54.

3. ПРАВИЛА ОЦЕНКИ ОПТИМАЛЬНОСТИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА БАЗОВОГО УРОВНЯ
Устный запрос
клиента
Удовлетворенность
конечным результатом
Менеджер
Разрабатывает проект
договора
Рук-ль
Проверяет проект договора
Проект договора в1
Оптимальность схемы
Бизнес-процесса
Удовлетворенность
промежуточными
результатами
Без
замечаний?
Устные замечания к
проекту договора
Менеджер
Исправляет замечания, так как
их понял
Юрист
Проверяет проект договора
Проект договора с
визой Руководителя
нет
Проект договора вN
Оптимальность
промежуточного шага
Оптимальность
управления БП
Без
замечаний?
Устные замечания к
проекту договора
Проект договора с
визой Юриста
нет
…………разрыв схемы…………….
Технологии описания и оценки бизнес-процессов базового уровня
1
2
3
4
5

55.

3. ПРАВИЛА ОЦЕНКИ ОПТИМАЛЬНОСТИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА БАЗОВОГО УРОВНЯ
Удовлетворенность конечным результатом
Рекламации/жалобы от клиента
Замечания/выговоры Руководства
Технологии описания и оценки бизнес-процессов базового уровня
1
2
3
4
5

56.

3. ПРАВИЛА ОЦЕНКИ ОПТИМАЛЬНОСТИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА БАЗОВОГО УРОВНЯ
Оптимальность схемы Бизнес-процесса
Количество входов
Количество выходов
Количество разветвлений
Количество промежуточных шагов
Возможность параллельных работ
Технологии описания и оценки бизнес-процессов базового уровня
1
2
3
4
5

57.

3. ПРАВИЛА ОЦЕНКИ ОПТИМАЛЬНОСТИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА БАЗОВОГО УРОВНЯ
Удовлетворенность промежуточными
результатами
Замечания/выговоры Руководства
Рекламации/жалобы от получателя
Жалобы исполнителей
Технологии описания и оценки бизнес-процессов базового уровня
1
2
3
4
5

58.

3. ПРАВИЛА ОЦЕНКИ ОПТИМАЛЬНОСТИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА БАЗОВОГО УРОВНЯ
Оптимальность промежуточного шага
Продолжительность
Реальная нагрузка
Уровень автоматизации
Частота нестандартных ситуаций
Частота ошибок
Технологии описания и оценки бизнес-процессов базового уровня
1
2
3
4
5

59.

3. ПРАВИЛА ОЦЕНКИ ОПТИМАЛЬНОСТИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА БАЗОВОГО УРОВНЯ
Оптимальность управления БП
Наличие единого менеджера для БП
Достаточность полномочий м-ра БП
Информированность м-ра БП
Технологии описания и оценки бизнес-процессов базового уровня
1
2
3
4
5

60.

3. ПРАВИЛА ОЦЕНКИ ОПТИМАЛЬНОСТИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА БАЗОВОГО УРОВНЯ
Оптимизация процесса
Усовершенствование/разработка форм
Фиксация оснований для принятия
управленческих решений
Изменение состава и последовательности
процедур
Определение областей ответственности за
процедуры
Изменение требований к конечному
результату
Технологии описания и оценки бизнес-процессов базового уровня
1
2
3
4
5

61.

3. ПРАВИЛА ОЦЕНКИ ОПТИМАЛЬНОСТИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА БАЗОВОГО УРОВНЯ
Оптимизация процесса
Фиксация оснований для принятия управленческих решений
Основание для принятия решения - это исходные
данные с учетом возможных альтернатив
Выявление типовых решений в ходе процесса
(поставка в кредит, с предоплатой…)
Определение вариантов исходных данных
(дебиторская задолженность, условия оплаты…)
Определение
типовых
правил
и
зон
ответственности (до 5 000 – менеджер, после - ..)
Документирование как самого решения, так
и оснований
Технологии описания и оценки бизнес-процессов базового уровня
1
2
3
4
5

62.

3. ПРАВИЛА ОЦЕНКИ ОПТИМАЛЬНОСТИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА БАЗОВОГО УРОВНЯ
Оптимизация процесса
Изменение состава и последовательности процедур
Линейное построение процесса
(все ответвления — как исключения или выход)
Выведение нестандартных вариантов в Проекты
Сокращение вторичных процедур
(типа "учет", "сверка")
Сокращение числа ненужных действий
Технологии описания и оценки бизнес-процессов базового уровня
1
2
3
4
5

63.

3. ПРАВИЛА ОЦЕНКИ ОПТИМАЛЬНОСТИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА БАЗОВОГО УРОВНЯ
Оптимизация процесса
Определение областей ответственности за процедуры
Фиксация ответственности
Нормирование затрат на выполнение процедуры
Введение контроля за качеством и количеством
Документирование результатов
Принятие решений по результатам контроля
Технологии описания и оценки бизнес-процессов базового уровня
1
2
3
4
5

64.

4. ОПТИМИЗАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА БАЗОВОГО УРОВНЯ
Оптимизация процесса
Изменение требований к конечному результату
Конкретизация требований
(разложение на измеряемые составляющие)
Измерение составляющих и документирование
результатов измерений
Определение норм
Доведение до исполнителей
Технологии описания и оценки бизнес-процессов базового уровня
1
2
3
4
5

65.

4
[
ТЕХНОЛОГИЯ РЕГЛАМЕНТАЦИИ
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОМПАНИИ
]

66.

ПРИМЕРЫ ДОКУМЕНТОВ
«… специалист ОМ оценивает прибыльность объекта. Если небольшой по
стоимости объект находится в большой отдаленности от расположения производственных
подразделений и требует значительных затрат на перебазировку – такой объект является не
прибыльным. Если же удаленный объект является крупным по стоимости и предполагает
длительные сроки строительства – такой объект является прибыльным. Прибыльными также
являются объекты, находящиеся в непосредственной близости от производственных
подразделений…»
«…специалист ОМ согласует с ЗамГенДиректора решение об участии в торгах и фиксирует в плане-графике конкурсной
работы (приложение 2) сроки конкурса по конкурсу, формирует пакет квалификационных документов с заявкой на
прохождение ПКО в соответствии с требованиями КК, изложенными в Инструкции участникам конкурса, который
организатор конкурса предоставляет участникам…»
Ш: «Мы, управление нашего дома, пришли к вам, после общего собрания жильцов нашего дома, на котором стоял
вопрос об уплотнении квартир дома».
П: «Кто на ком стоял? Потрудитесь излагать ваши мысли яснее»... «Боже... пропал дом. И что теперь будет с паровым
отоплением?» (М. Булгаков).
Регламенты, господа, шутка хитрая,
Заниматься регламентацией надо уметь!
Человеку без докУментов строго воспрещается существовать!
Интерпретация на тему произведения М. Булгакова «Собачье Сердце»
Технология регламентации деятельности компании
1
2
3
4
5

67.

1. ТРЕБОВАНИЯ К РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИМ ДОКУМЕНТАМ
Цель нормативных документов –
минимизация затрат времени руководителей на управление
стандартными ситуациями в повторяющихся бизнес-процессах, а
также своевременное выявление ситуаций нестандартных,
требующих оперативного вмешательства руководителя.
Задачи нормативных документов
АНАЛИЗ
Выявление
повторяющихся
бизнес-процессов
ОЦЕНКА
ПРОЕКТИРОВАНИЕ
Результатов
выполнения
бизнес-процессов
Обратная
связь
ВНЕДРЕНИЕ
Правил выполнение
работ
РАЗРАБОТКА
Нормативных
документов
Технология регламентации деятельности компании
1
2
3
4
5

68.

1. ТРЕБОВАНИЯ К РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИМ ДОКУМЕНТАМ
Требования к регламентирующим документам
ТОП-менеджеры
Менеджеры среднего
звена
Линейные руководители
Исполнители
Специалисты по
регламентации
«…подписано и с плеч долой» - инструмент делегирования
Инструмент управления «комплексно»
Инструмент планирования и контроля «без воды»
Рабочий инструмент «просто и понятно»
Технология «быстро и качественно»
Технология регламентации деятельности компании
1
2
3
4
5

69.

1. ТРЕБОВАНИЯ К РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИМ ДОКУМЕНТАМ
Регламентировать
модели (схемы)
процесс
только
на
основе
Задать уровни Процессов
Определить структуру документа для каждого уровня
Зафиксировать требования к стилю регламентации
Технология регламентации деятельности компании
1
2
3
4
5

70.

1. ТРЕБОВАНИЯ К РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИМ ДОКУМЕНТАМ
Простота-сложность
Структура регламентирующих документов
Управление
проектами
MBO
(управление
по целям)
ПРОЕКТЫ ПРОЦЕССЫ
ЗАДАЧИ
Регламентация БП
ФУНКЦИИ
СПДО
Новизна - повторяемость
Технология регламентации деятельности компании
1
2
3
4
5

71.

1. ТРЕБОВАНИЯ К РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИМ ДОКУМЕНТАМ
Для кого и зачем нужны регламентирующие документы
В каких случаях компании явно не нужны регламентирующие документы:
Когда компания очень маленькая (от 2 до 9 человек)
все модели могут быть на уровне норм и традиций
Когда компания очень "диффузная", т.е. является
не "организмом", а сообществом отдельных "клеток".
Когда компания является монополистом на рынке,
т.е. не имеет необходимости вступать в конкурентную борьбу и
консолидировать своих сотрудников для достижения единых
целей
Когда цели организации не могут быть официально заявлены
в силу их антиобщественного характера
Технология регламентации деятельности компании
1
2
3
4
5

72.

1. ТРЕБОВАНИЯ К РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИМ ДОКУМЕНТАМ
Для кого и зачем нужны регламентирующие документы
Для кого и зачем в компании нужны регламентирующие документы:
Новому сотруднику, чтобы он максимально быстро освоил
"правильные" модели поведения
Руководителям всех уровней, чтобы они знали какого
поведения требовать от подчиненных
Сотрудникам, чтобы они знали "правила игры", т.е. какие
поступки поощряются и какие пресекаются
Организации, чтобы внутри нее не было серьезных
противоречий в толковании адекватных моделей поведения
Высшим руководителям, чтобы они могли целостно осознать:
как должны вести себя сотрудники их организации для того,
чтобы максимально эффективно достигать цели, стоящие
перед ней
МП, чтобы он мог пользоваться ими как инструментами
воздействия на сотрудников организации
Технология регламентации деятельности компании
1
2
3
4
5

73.

КРИТЕРИИ ВЫБОРА ПРОЦЕССОВ ДЛЯ РЕГЛАМЕНТАЦИИ
Сложность процесса (оценивается по количеству этапов/операций, количеству
участников, временной продолжительности, количеству входов и выходов,
количеству данных используемых в процессе, частота повторения процесса)
Вероятность возникновения нестандартной ситуации (оценивается по числу
возможных разветвлений в алгоритме процесса)
«Цена ошибки» или стоимость неправильного выполнения процесса
Вероятность совершения ошибки персоналом
Требования
к
и организаций
процессу
со
стороны
внешних
органов
Требования/пожелания к процессу со стороны клиентов
Значимость процесса
возникновения ошибки
для
менеджеров,
как
оценка
допустимости
Технология регламентации деятельности компании
1
2
3
4
5

74.

1. ТРЕБОВАНИЯ К РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИМ ДОКУМЕНТАМ
Структура регламентирующих документов
1
2
3
4
Распорядительные
документы
Организационные
документы
Нормативные
документы
Плановые и
учетные документы
Приказ
Распоряжение
Решение
Указание
Положение о структуре управления
Стратегия
Положение
о должностном лице
Положение о
направлении
деятельности
Бизнес-планы
Положение
о подразделении
Регламент
Планы проектов
Должностная
инструкция
Бюджет
Рабочая
инструкция
Методические
рекомендации
Технология регламентации деятельности компании
1
2
3
4
5

75.

1. ТРЕБОВАНИЯ К РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИМ ДОКУМЕНТАМ
Требования к системообразующим документам
Положение о структуре управления
Положение
о должностном лице
Положение о направлении
деятельности
Положение
о ДОУ
Положение
о регламентации
Давать ориентировку сотрудникам:
─ во всей структуре управления
─ в конкретном направлении деятельности
─ в системе регламентации деятельности
Задавать общие принципы (правила)
Фиксировать ответственность
Содержать ссылки на более детальные документы
Технология регламентации деятельности компании
1
2
3
4
5

76.

1. ТРЕБОВАНИЯ К РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИМ ДОКУМЕНТАМ
Требования к регламенту
1
2
3
1. Общие
положения
2. Условия
и ограничения
3. Требования
к процедурам
1.1 назначение
документа
1.2 область применения
1.3 термины
и сокращения
2.1 предварительные
условия
2.2 требования к
конечному результату
2.3 ограничения
Наименование процедуры №
*
4
3.п.1 Кто и в каком случае
выполняет
3.п.2 Какие действия
совершает
3.п.3 Что является
результатом
выполнения процедуры
3.п.4 Требования к
процедуре
3.п.5 Возможные исключения
при выполнении
4. Контроль
и ответственность
Приложения
4.1 контроль за
исполнением
4.2 ответственность
за соблюдение
Схема процесса,
Формы документов,
Справочные данные
Технология регламентации деятельности компании
1
2
3
4
5

77.

2. РАЗРАБОТКА АДМИНИСТРАТИВНОЙ ИНСТРУКЦИИ (РЕГЛАМЕНТА)
Регламентация процессов:
Требования к нумерации
Каждый абзац - пронумерован
Нумерация сквозная и многоуровневая
Уровней вложенности — 4
На первом уровне — заголовок раздела
На втором — заголовок подраздела
На третьем — текст пункта
На четвертом — текст перечня (если нужно)
Технология регламентации деятельности компании
1
2
3
4
5

78.

2. РАЗРАБОТКА АДМИНИСТРАТИВНОЙ ИНСТРУКЦИИ (РЕГЛАМЕНТА)
Регламентация процессов:
Требования к языку изложения
Прямой порядок слов
Кто, Что, Когда, Как
Простые предложения
Сложносочиненные/подчиненные
разбивать на части
Короткие предложения
Если надо перечислить документы, действия,
требования и т.п. использовать перечень, или
вводить обобщающие термины, или выносить в
приложения
Однозначность
Ресурсы предприятия
Ассоциации,
демонстрацию излишних
знаний и прочую «игру ума»
не использовать!!!
Неоднозначные термины либо определяются
либо
не
используются.
Многозначные
предложения переформулируются
предложения
Технология регламентации деятельности компании
1
2
3
4
5

79.

5
[
ВНЕДРЕНИЕ РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ
И ПРОБЛЕМЫ ИЗМЕНЕНИЯ КОРПОРАТИВНОЙ КУЛЬТУРЫ
]

80.

ВНЕДРЕНИЕ
Процессы регламентации на базе моделирования
Внедрение
Приказ о сроках опытной
эксплуатации
3.1
УТВЕРДИТЬ
Подписи сотрудников
Замечания
3.2
Модели «Как будет»
Регламентирующие
документы (РД)
ОБУЧИТЬ
(ИНСТРУКТАЖ)
3.3
Обратная связь
ПРОВЕРИТЬ
В РАБОТЕ
(ОПЫТНАЯ
ЭКСПЛУАТАЦИЯ)
3.4
ИСПРАВИТЬ
НЕДОСТАТКИ
Скорректированные
Регламентирующие
документы
Внедрение регламентирующих документов и проблемы изменения корпоративной культуры
1
2
3
4
5

81.

СОПРОВОЖДЕНИЕ
Процессы регламентации на базе моделирования
Сопровождение
Приказ о вводе РД в действие
4.1
УТВЕРДИТЬ
Не хочет
4.2
КОНТРОЛИРОВАТЬ
Модели «Как будет»
Регламентирующие
документы (РД)
Записи о
качестве
4.3
МОТИВИРОВАТЬ
Не умеет
4.4
ДООБУЧАТЬ
Не может
4.5
ИСПРАВИТЬ
ПРОЦЕСС
Внедрение регламентирующих документов и проблемы изменения корпоративной культуры
1
2
3
4
5

82.

ВНЕДРЕНИЕ РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ
Варианты внедрения
Если
Модели поведения
меняются незначительно,
удобны и привычны
Достаточно подписать приказ
и проинформировать о нем
Если
Модели поведения
меняются значительно,
требуют обучения,
изменения привычных
стереотипов и т.п. …
Надо:
провести инструктажи и обучение,
организовать опытную эксплуатацию,
дать стимулы для этапа внедрения
Внедрение регламентирующих документов и проблемы изменения корпоративной культуры
1
2
3
4
5

83.

ВНЕДРЕНИЕ – ТИПОВЫЕ ОШИБКИ
Непонимание
сути
и
значимости
изменений
руководителями: недостаточное внимание внедрению
Недостаточная мотивация у работников: игнорирование,
невыполнение, саботаж, сидячая забастовка…
Внедрение
без
учета
сути
изменений
и выбора адекватных способов изменений
Внедрение регламентирующих документов и проблемы изменения корпоративной культуры
1
2
3
4
5

84.

КОРПОРАТИВНАЯ КУЛЬТУРА
Что меняется при внедрении регламентирующих документов
(немного о Корпоративной Культуре)
Модели
межличностного
общения
Модели делового
взаимодействия
Модели выполнения
работы
Внедрение регламентирующих документов и проблемы изменения корпоративной культуры
1
2
3
4
5

85.

КОРПОРАТИВНАЯ КУЛЬТУРА
Как задаются модели поведения
(в Корпоративной Культуре)
Через официальные
документы
Правила
Нормы
Через
отношения
окружающих
Традиции
Через
внутренние
эталоны
Внедрение регламентирующих документов и проблемы изменения корпоративной культуры
1
2
3
4
5

86.

КОРПОРАТИВНАЯ КУЛЬТУРА
Обзор типовых изменений в моделях поведения,
мероприятий по их изменению и формированию мотивации
Вид мероприятия
Условие проведения
Вводный инструктаж
Всегда
Самоподготовка
по документу
Почти всегда. Можно не проводить, если документ с небольшими
изменениями (переработка имеющегося)
Групповой инструктаж
Часто. Надо проводить, если:
a)много участников
b)много значительных изменений
c)много сложных действий
Разбор ситуаций
Не очень часто. Проводим, если могут быть проблемные ситуации
(разветвления) и/или есть сложные действия у исполнителей
Тестирование
Редко. Проводим, если есть массовые участники
(исполнители)
Мониторинг исполнения
Всегда

87.

КОРПОРАТИВНАЯ КУЛЬТУРА
Задачи по внедрению регламентов
Оценить
кардинальность
изменений моделей поведения
Предварительная подготовка
Сформировать мотив выполнять
новые модели
Вводный инструктаж
Объяснить
детали:
последовательность и содержание
процедур
Самоподготовка по документам
Научить выполнять действия по
сложным правилам
Разбор ситуаций
Проверить поняли ли работники
новые правила и действия
Тестирование после инструктажа
Групповой
инструктаж
(вопросы, ответы, обсуждение)
Детальный мониторинг за работой
Внедрение регламентирующих документов и проблемы изменения корпоративной культуры
1
2
3
4
5

88.

КОРПОРАТИВНАЯ КУЛЬТУРА
Составление предварительного плана мероприятий
(под менеджера процесса)
01.02.2012
Предварительная подготовка
Вводный инструктаж
Самоподготовка по документам
Групповой
инструктаж
(вопросы, ответы, обсуждение)
Разбор ситуаций
Тестирование после инструктажа
Детальный мониторинг за работой
01.03.2012
01.04.2012
01.05.2012
01.06.2012
01.07.2012

89.

Спасибо
за внимание!