Ведомственные архивы

1.

Спичак А.В., к.и.н.

2.

Для хранения документов АФ РФ и
документов длительного
практического значения (в том числе
документов по личному составу), их
учета, использования, отбора и
подготовки документов к передаче на
государственное хранение
организации образуют ведомственные
архивы или возлагают их функции на
другие структурные подразделения.
Если в штатное расписание
организации не введена должность
заведующего архивом, то приказом
руководителя организации из числа ее
работников назначается лицо,
ответственное за архив.
Организация
Штатное
расписание
Заведующий
архивом
Приказ
Назначение
лица,
ответственн
ого за архив
По
л/с
Долго
вр. хр.
Ведомственный
архив
Пост.
хр.
ЭЦД
Государственный
/муниципальный
архивы

3.

«Основные правила работы
ведомственных архивов» от
05 сентября 1985 г. № 263
ФЗ от 22 октября 2004 г. №
125-ФЗ «Об архивном деле в
Российской Федерации»
Временное хранение
архивных документов –
хранение архивных документов
до их уничтожения в течение
сроков, установленных
нормативными правовыми
актами
Временное хранение
документов АФ РФ –
хранение документов АФ РФ
до их передачи на постоянное
хранение в порядке,
установленном статьей 21 ФЗ.

4.

10
• документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов
РФ и т.д.
• документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов РФ
и организаций субъектов РФ
5
• документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций
15
100 • записей актов гражданского состояния
• записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации
75
жилищного фонда документов
20
• проектной документации по капитальному строительству
20
• технологической и конструкторской документации
20
• патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец
15
• научной документации
5
• кино- и фотодокументов
3
• видео- и фонодокументов

5.

Законченные
делопроизводство
м до 1 января 2003
года
хранятся 75
лет
После 1
января 2003
года
50 лет
Государственная
не гражданская
служба
75 лет
ЭЦД
?
Государственный
/муниципальный
архивы

6.

Виды ведомственных архивов
Архив
организации
• хранит
документы
только данной
организации
Центральный архив
министерства,
ведомства,
центрального органа
общественной
организации
• центрального
аппарата
министерства,
ведомства,
центрального органа
общественной
организации, а также
документы
организаций
непосредственного
подчинения, и, при
необходимости,
других организаций
в соответствии со
списком
организаций источников
комплектования
архива
Центральный
отраслевой архив
министерства,
ведомства,
центрального органа
общественной
организации
• организаций
отрасли (системы)
всех уровней
подчиненности
(независимо от их
территориальной
расположенности)
в соответствии со
списком
организаций источников
комплектования
архива
Объединенный
ведомственный
архив
• нескольких
организаций
министерства
(ведомства),
связанных
определенной
системой
соподчиненнос
ти или
однотипных по
профилю
деятельности
Объединенный
междуведомствен
ный архив
• организаций
нескольких
отраслей
(систем)

7.

Главные задачи
ведомственного
архива
комплектование архива
документами, состав
которых предусмотрен
положением об архиве
обеспечение сохранности,
учета, качества обработки,
отбора и использования
документов, хранящихся в
архиве, а также подготовка и
передача документов АФ РФ
на государственное хранение,
в соответствии с
требованиями,
установленными Росархивом
осуществление
методического руководства
и проверок состояния
организации документов в
делопроизводстве
организации, а также
архивного дела и
организации документов в
делопроизводстве в
подведомственных
организациях

8.

1) Комплектование
архива
Принимают на хранение
Составляют и ведут
списки организаций –
источников
комплектования
• документы структурных
подразделений организации
• других организаций, являющихся
источниками комплектования
архива
• по согласованию с
соответствующим учреждением
государственной архивной службы
– документы личного
происхождения
• центральный (центральный
отраслевой)
• объединенный ведомственный
• междуведомственный архивы
• Список, одобренный ЦЭК (ЭК)
организации и согласованный с
ЭПК соответствующего архивного
учреждения, утверждается
руководителем организации.

9.

21) Учитывает и
обеспечивает
сохранность
принятых в архив
дел и документов
3) Осуществляет
фондирование
принятых в архив
дел и документов
4) Составляет НСА
5) Проводят ЭЦД

10.

6) Подготавливает передает на
государственное хранение документы
АФ РФ и страховой фонд копий
особо ценных документов АФ РФ
ежегодное
составление и
представление
годовых разделов
сводных описей дел
постоянного
хранения на
рассмотрение ЦЭК
(ЭК) организации и
ЭПК архивного
учреждения
выявление и учет
особо ценных
документов,
организует создание и
хранение страхового
фонда копий этих
документов, ведет учет
данных копий
оказывает
методическую и
практическую помощь
службе ДОУ в
розыске дел,
заведенных в
соответствии с
номенклатурой дел, но
своевременно не
поступивших в
ведомственный архив

11.

7) Использование архивных
документов
Информирует
руководство и
работников
организации о
составе и
содержании
документов
архива
По поручению
руководства
организации
осуществляет
выявление
документов
Выдает
документы или
копии
организациям во
временное
пользование,
а также для
работы
исследователям
в читальном
зале
Исполняет
запросы
организаций
и заявления
граждан
Ведет учет
использован
ия документов

12.

Представляет
ежегодно в
государственный
архив сведения о
составе и объеме
фондов
Осуществляет
проверку
сохранности,
правильности
формирования и
оформления дел
Участвует в
разработке
нормативно методических
документов
Участвует в проведении
мероприятий по
повышению
квалификации
работников архива и
службы
делопроизводства
Центральный (центральный отраслевой) архив участвует в
организации и осуществлении ведомственного контроля за
работой архивов и организацией документов в
делопроизводстве организаций отрасли (системы); вносит
предложения руководству министерства (ведомства) о
совершенствовании архивного дела и делопроизводства в
отрасли (системе).

13.

Права ведомственного
архива
Давать в установленном
порядке указания
структурным
подразделениям
организации и архивам
соответствующих
подведомственных
организаций по вопросам,
входящим в компетенцию
архива
Запрашивать от
структурных
подразделений
организации и от архивов
соответствующих
подведомственных
организаций сведения,
необходимые для работы
архива

14.

1. «Основные правила работы ведомственных архивов» от 05
сентября 1985 г. № 263
2. ФЗ от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в
Российской Федерации»