Ведомственные архивы. Роль ведомственных архивов в структуре архивной службы

1.

Ведомственные архивы

2.

Роль ведомственных архивов в структуре архивной
службы
Особое место в структуре архивов России занимают ведомственные
архивы государственных и муниципальных организаций.
После истечения установленных законом сроков ведомственного хранения
передают свои документы на постоянное хранение в соответствующие
федеральные, региональные и муниципальные архивы.

3.

Ведомственные архивы
Архивы создаются в:
органе государственной власти, местного самоуправления;
государственной или муниципальной организации, учреждении, предприятии.
Создаются для временного хранения документов, образовавшихся в их
деятельности.
После истечения сроков хранения (установлены законодательно) передаются на
постоянное хранение в государственный или муниципальных архив.

4.

Состав фондов ведомственных архивов
По состоянию на 01.12.2018 объем Архивного фонда Российской Федерации,
находящегося на временном и депозитарном хранении, составил 248 млн. ед.
хр.
Из общего количества:
61 млн. ед. хр. или 24,5% хранится в организациях - источниках
комплектования государственных и муниципальных архивов;
92 млн. ед. хр. или 37,2% – в архивах федеральных органов исполнительной
власти, осуществляющих депозитарное хранение;
95 млн. ед. хр. или 38,3% – в отраслевых фондах.

5.

Понятие «ведомственного архива»
В архивном законодательстве отсутствует определение ведомственного
архива.
В Федеральном законе «Об архивном деле» 2004 г. даны понятия временного
и депозитарного хранения архивных документов.
Временное хранение архивных
документов до их уничтожения
нормативными правовыми актами.
документов – хранение архивных
в течение сроков, установленных
Ведомственный архив (архив организации) – это структурное
подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет
и использование архивных документов. Под организацией понимается
государственное министерство, ведомство, учреждение, предприятие,
независимо от масштаба деятельности.

6.

Понятие «ведомственного архива»
Ведомственный архив (архив организации) – структурное подразделение
организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и
использование архивных документов.
Под организацией понимается: орган государственной власти, учреждение,
организация, предприятие независимо от масштаба деятельности.

7.

Отличия государственных и ведомственных архивов
Юридический статус
архива
• Ведомственные архивы в основном структурные
подразделения;
• Государственные
архивы
являются
самостоятельными юридическими лицами.
Сроки хранения
документов
• Ведомственный
архив
хранит
временно/депозитарно.
• Государственный архив – постоянно.
документы
Источники
комплектования
• Ведомственный архив: структурные подразделения
организации;
• Государственный
архив:
органы
власти,
учреждения, предприятия.

8.

История создания ведомственных архивов

9.

Дореволюционный период
С образованием Русского централизованного государства в XVI-XVII вв.
возникли первые приказы как органы центрального управления.
Наиболее значительные собрания в Посольском, Разрядном, Поместном
приказах.
Виды документов: указы, грамоты царя, приговоры Боярской думы.
Многие документы особенно XVI в. до нас не дошли. Лучше и больше
сохранилось документов по XVII в.

10.

Посольский приказ
Поместный приказ
Разрядный приказ
• Документы «Царского архива», грамоты, договоры
русских феодальных земель и княжеств, трактаты с
европейскими
и
азиатскими
государствами,
«титулярники», документы архивов Малороссийского,
Великороссийского,
Печатного,
Смоленского,
Литовского и других приказов.
• Ведал распределением земель среди служилых людей.
• Писцовые книги, переписные книги, дозорные книги,
платежные книги, межевые книги, отказные и
отдельные книги др.
• В его ведении военная и др. государственная служба.
• Именные списки бояр, окольничих, дворян в полках,
судей и личного состава приказов; разрядные книги со
сведениями о ежегодных назначениях на военную,
гражданскую и придворную службы.

11.

История создания ведомственных архивов
1720
г.
регламент:
–
Генеральный
глава 44 «О архивах»;
архивы учреждений отделены от
текущего делопроизводства. Во
главе архивариусы.
Создаются текущие архивы
коллегий
(Военной,
Адмиралтейств, Берг и др.).

12.

Ведомственные архивы в XVIII в.
Архивы высших
госучреждений
Архивы коллегий
• Концентрировались многие важные политические
документы (архивы Сената, Синода и др.).
• Документы периода империи, откладывавшиеся в
архивах действовавших учреждений (коллегий).
• Архивные фонды и документы Московского
государства, превращавшиеся в исторические
архивы (Московский архив коллегии иностранных
дел).

13.

История ведомственных архивов в России
На местном уровне в XVIII-XIX вв. в создается множество местных
ведомственных архивов.
МВД: архивы губернских учреждений.
Министерство финансов: горнозаводские архивы на Урале.
Многие архивы в неудовлетворительном состоянии, без штатных
работников.

14.

Ведомственные архивы в XIX – начале XX вв.
Создание министерств
ведомственных архивов.
положило
начало
множественности
и
дробности
При министерствах создавались департаменты, при каждом из них - свой архив.
В 1827 г. был учрежден центральный архив Морского министерства.
Вторая половина XIX века - 1917 г. - создан ряд новых учреждений, в архивах
которых отлагались документы об их деятельности. В 1860-70-е годы были созданы
единые архивы в большинстве министерств.
Документы закрыты для публичного использования.

15.

Декрет СНК РСФСР «О реорганизации и централизации
архивного дела в РСФСР» от 1 июня 1918 г.
Архивы правительственных учреждений
ликвидируются
как
ведомственные
учреждения, хранящиеся в них дела
образуют ЕГАФ.
Дела необходимые для повседневной
деятельности ведомств оставались в их
распоряжении.
В определенные сроки ведомства должны
были расстаться с
вышедшими
из
употребления бумагами.

16.

Декрет СНК РСФСР 31.03.1919 «О хранении и
уничтожении архивных дел»
Все оконченные дела советских учреждений
сохраняются при них не более пяти лет. По
истечении установленного срока оконченные
дела поступают в соответствующий архив.
Разбор архивных фондов, подлежащих
сохранению, и выделение из них дел к
уничтожению, производятся комиссиями.
Постановление комиссии с описями дел,
намеченных к уничтожению, представляется
в поверочную комиссию при Главном
управлении архивным делом.
Учреждениям запрещалось уничтожать
какие-либо
документы
без
санкции
Главархива.

17.

18.

Положения декретов 1918-1919 гг. получили развитие в
нормативных документах
В 1925 г. утверждены «Правила постановки архивной части делопроизводства
в учреждениях и предприятиях РСФСР».
Ряд наркоматов разрабатывает свои инструкции и правила постановки
архивного дела.
1929 г. – Положение об архивном управлении РСФСР предусматривало:
Новый порядок ЭЦД: создано несколько поверочных комиссий (при ЦАУ
РСФСР, краях, областях, автономных республиках);
в учреждениях, предприятиях, организациях создавались разборочные
комиссии с участием представителя архивных органов;
Увеличились сроки ведомственного хранения (с до 10 лет). Исключения –
документы ЗАГС хранились 75 лет и др.

19.

Проблемы ведомственных архивов в 1920-30-е
В конце 1920-х гг. состояние архивного дела на местах было
неудовлетворительное.
Отсутствие контроля со стороны Центрального архивного управления.
Акты обследования состояния ведомственных архивов сводились только к
констатации недостатков.
В первой половине 1930-х гг. архивные учреждения РСФСР приняли меры
для налаживания ведомственного хранения документов низовых
организаций, особенно колхозов и совхозов:
1930-34 гг. изданы указы, постановления об упорядочении архивов
колхозов, совхозов и МТС.
1935 г. – при ЦАУ СССР создается отдел ведомственных архивов.

20.

Ведомственное хранение в 1930-е гг.
Постановление ЦИК И СНК СССР "Об упорядочении архивного дела в народных
комиссариатах и других центральных учреждениях СССР" (05.02.1936 г.)
состав документов: обязательному отбору на гос. хранение документы отражающие существенные
стороны работы, основные условия труда и быта рабочих и служащих; имеющие научноисторическое и практическое значение для оперативной работы наркомата, справочные материалы
для обслуживания населения и др. ведомств;
определялось правовое положение ведомственных архивов: на правах отделов наркомата.
все ведомства должны были в обязательном порядке разработать перечни со сроками хранения,
оснастить архивы техническими средствами, помещениями, пересмотреть состав работников.
на ЦАУ СССР и РСФСР возложены функции контроля и инструктажа по работе архивов
организаций.
Постановление окончательно определило статус ведомственного архива, заложило основы
советской системы ведомственного хранения документов.

21.

Ведомственное хранение в 1930-е гг.
в 1936 г. развернулась работа по проверке состояния ведомственных
архивов. Были приведены в порядок документы в архивах секретариатов
ЦИК СССР И ВЦИК, управления делами СНКА, большинства наркоматов.
Проведена работа с кадрами архивов:
В 1936 г. организованы курсы подготовки и переподготовки работников
архивов при Историко-архивном интситуте - окончили 59 человек.
Всего взято на учет 289 ведомственных архивов, составлено 19 перечней
документов со сроками хранения.

22.

Система ведомственных архивов в 1920-30-е гг.
Ноябрь 1917 г. – архив Наркомата иностранных дел.
В 1919-1920 гг. в некоторых учреждениях Москвы существовали архивы типа
«общих»: Московский губ. совет, Московское потребительское общество.
В 1920 г. общие архивы образованы в наркоматах по делам национальностей и
просвещения.
В 1924 г. центральный (общий) архив ВСНХ.
в 1922 г. создан единый архив Академии наук.
В середине 1930-х создаются объединенные ведомственные архивы: включали
дела не только структурных подразделений но и подведомственных организаций.

23.

Положение о ГАФ СССР 1941 г.
Виды ведомственных архивов зафиксированы в Положении о ГАФ СССР
от 29.03.1941:
1. архивы учреждений (действовали на правах отделов);
2. объединенный архив.
Объединенные архивы наделены функцией контроля за состоянием
делопроизводства и постановкой архивного дела в учреждении и
подведомственных организациях.
Установлены сроки временного хранения: союзных, республиканских,
областных учреждениях – 10 лет; местных – 5 лет; сельсоветов – 3 года.

24.

Ведомственные архивы в годы Великой Отечественной
войны
Многие ведомства, получив приказ об
эвакуации избавлялись от своих
архивов.
К апрелю 1942 г. из более чем 8
миллионов единиц хранения 70-ти
наркоматов и центральных учреждений
уничтожена примерно половина, то
есть более 4,5 миллионов единиц
хранения, а эвакуировано всего 2
миллиона.
Архивы наркоматов и др. учреждений
эвакуированы на Урал: хранились в
неприспособленных помещениях и
гибли.

25.

Ведомственное хранение архивных документов в 1950-60е годы
Постановление СМ СССР «О мерах по упорядочению режима хранения и
лучшему использованию архивных материалов министерств и ведомств»
(1956);
Положение о ГАФ СССР и сети центральных гос. архивов (1958);
Постановление СМ СССР от 25.07.1963 «О мерах по улучшению
архивного дела в СССР» требовало от ведомств закончить приведение в
порядок фондов, обеспечить архивы кадрами и помещениями.

26.

Изменения в комплектовании госархивов (конец
1950-х – начало 1960-х гг.)
Переход от периодических проверок (1 раз в несколько лет) к курированию, установлению
постоянных контактов госархивов с учреждениями ИК.
В госархивах организованы отделы ведомственных архивов, отделы комплектования.
Др. формы взаимосвязи: подготовка нормативно-методических документов по постановке
делопроизводства; постоянное консультирование работников служб делопроизводства и
ведомственных архивов со стороны госархивов; совещания и семинары; упорядочение документов.
Сократилось в несколько раз число учреждений и предприятий включенных в списки ИК госархивов.
Работа с остальными усилилась: не только архивный отдел но и госархивы получили функции
контроля за ведомтственными архивами.
Перестройка работы ЭПК: рассматривали не документы предназначенные к уничтожению, а на
постоянное хранение.

27.

Изменения в сети ведомственных архивов в 1960-80-е гг.
В 1960-70-е активно создаются объединенные архивы в сферах здравоохранения,
образования, торговли.
Должны были содержаться за счет средств полученных по договорам от
учреждений и предприятий за хранение документов.
К 1971 г. количество объединенных архивов увеличилось с 30 до 190.
Создаются объединенные междуведомственные архивы: хранили документы
нескольких ведомств (сельское и лесное хозяйство).

28.

Положение о ГАФ СССР и Главархиве СССР 1980 г.
Учреждения являются источниками комплектования новыми документами
архивов как нац. достояния советского народа.
Архивные органы осуществляют:
организационно-методическое руководство за работой ведомственных архивов и
организацией документов в делопроизводстве;
проверяют работу ведомственных архивов;
организуют повышение квалификации работников ведомственных архивов;
право получать от министерств и ведомств сведения о ведомственных архивах.
В приложении дан перечень отраслевых фондов хранящих документы ГАФ СССР

29.

Отраслевые фонды в Положении ГАФ СССР и Главархиве СССР
1980 г.
Музеи и библиотеки
Министерства культуры
СССР
МИД
Всесоюзный геологический фонд;
Гос. фонд данных о состоянии
окружающей природной среды;
Центр. картографо-геодезический
фонд
Всесоюзный гос. фонд
кинофильмов
Всесоюзный гос. фонд
стандартов и
технических условий

30.

Основные правила работы ведомственных архивов 1986 г.
Конкретизированы вопросы работы ведомственных архивов, ЭЦД, учета
документов.
Отразили изменения в ведомственном хранении за 20 лет.
Включены разделы классификации документов в пределах АФ, работа с
документами по личному составу; планирование, учет, организация труда в
ведомственном архиве.
Перечислены виды ведомственных архивов.

31.

Основные виды ведомственных архивов:
Архив учреждения, организации, предприятия
Хранит
документы
только
своего
профиля
(управленческую
документацию, по согласованию с соответствующим учреждением ГАС
документы по ЛС – временно до передачи в госархив).
Если у организации сдается специальная документация могут создаваться
архивы для ее хранения:
для НТД (отделы, бюро, службы);
КФФД (фильмотеки, фонотека, фототеки);
машиночитаемые документы (архивы вычислительных центров).

32.

Центральный архив министерства, ведомства
Хранит документы:
центрального аппарата министерства;
документы организаций непосредственного подчинения;
при необходимости др. организаций в соответствии со списком ИК
утвержденным руководителем министерства.

33.

Центральный отраслевой архив министерства, ведомства
Хранит документы:
организаций отрасли всех уровней подчиненности, независимо от
территориальной расположенности (в соответствии со списком ИК
утвержденным руководителем).
Источники комплектования делятся на 3 группы:
головное учреждение и его организации;
учреждения в местах нахождения отраслевого архива;
учреждения в др. областях.

34.

Объединенный ведомственный архив
Хранит документы нескольких организаций министерства (ведомства)
связанных соподчиненностью или одного профиля деятельности.
Сосредоточены все документы головного учреждения, документы по ЛС
подведомственных учреждений.
Подобные архивы действовали в системах министерств угольной, цветной
металлургии, ВЦСПС и др.
В начале 1980-х действовало более 700 архивов.

35.

Объединенный междуведомственный архив
Хранит документы пол личному составу организаций нескольких отраслей.
Создаются с середины 1970-х годов для хранения документов районного звена.
В СССР действовало в начале 1980-х более 200 архивов. Хранилось более 6 млн. ед.
хр. от 31 тыс. учреждений.
Причины создания: неудовлетворительные условия хранения в организациях,
утраты документов по личному составу.

36.

Отраслевые государственные фонды
К ним относятся архивы силовых ведомств, МИД, музеев и библиотек
Министерства культуры имеющие рукописные отделы, архивы академий наук
РФ
В состав АФ РФ включаются постановлением Правительства РФ.
Положение утверждается руководителем ведомства по согласованию с
Росархивом.

37.

Итоги развития ведомственного хранения в СССР
К началу 1990-х годов сложилась и в целом успешно стала работать система
ведомственных архивов.
Определены задачи и основные функции ведомственных архивов, а именно:
отбор на гос. хранение управленческой документации (экспертиза);
передача документов в гос. архивы согласно утвержденных перечней, типовых
инструкций министерств и ведомств, правил работы ведомственных архивов,
утвержденных номенклатур дел.

38.

Современное состояние ведомственных архивов
После распада СССР ликвидированы союзные министерства и ведомства.
1991 г. – распоряжение Правительства РСФСР об обеспечении
сохранности документов ликвидированных министерств и ведомств.
Распад командно-административной системы привел к изменению
взаимоотношений с подведомственными организациями. Ликвидирована
подведомственная сеть во многих министерства и ведомствах.
Сократилось количество ведомственных архивов : на 20 % число
объединенных архивов.
На основе государственных создаются негосударственные организации.

39.

Современное состояние ведомственных архивов
Увеличилась угроза гибели документов, особенно документов по личному
составу.
По инициативе Росархива Правительство РФ 23 апреля 1992 г. издало
распоряжение, в котором рекомендовало органам исполнительной власти
рассмотреть вопросы создания архивов для хранения документов по
личному составу.
В начале 1990-х в учреждениях более 80 млн. дел по личному составу.
В 1992-1993 гг. создано более 700 архивов документов по личному
составу.

40.

Положение об Архивном фонде РФ 1994 г.
ст. 6 о временном хранении документов в ведомственном архиве с
указанием сроков хранения.
Понятие «депозитарное хранение».
Сроки хранения и использования документов 11 министерств и ведомств и
архивных фондов (на основе соглашения между федеральным органом
исполнительной власти, организацией, предприятием и ГАС России).
Порядок передачи документов после истечения предельных сроков
временного хранения на постоянное.

41.

ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» 2004 г.
Определения временного, депозитарного хранения архивного хранения.
В ст. 16 раздела 3 контроль за соблюдением законодательства об АФ РФ
осуществляется органами гос. власти, органами гос. власти субъекта РФ.
Обязанность хранения документов в течении сроков их хранения.
Порядок использования документов ведомственных архивов.
Ответственность за нарушение архивного законодательства должностных лиц и
граждан.

42.

Проблемы ведомственного хранения
Проблемы обеспечения сохранности:
Резкое увеличение объемов дел находящихся на ведомственном хранении; в
результате поступления документов реорганизованных и ликвидированных
министерств и ведомств;
Увеличилось количество документов, находящихся на ведомственном хранении
сверх установленных сроков. Сверх установленных сроков находится более 4 млн.
дел.
Нехватка и неприспособленность помещений, отвечающих нормативным
требованиям ОСД или их отсутствие.

43.

Проблемы ведомственного хранения
Кадровые проблемы:
В ряде министерств, ведомств, учреждений идет сокращение штатных
архивных работников.
Лишь 6 % архивов располагают штатными архивными работниками
(данные по УрФО).
Отсутствуют специальные знания у работников ведомственных архивов.
Частая сменяемость работников в ведомственных архивах.

44.

Проблемы ведомственного хранения
Не всегда четкое определение правопреемника архивных документов в
случае ликвидации, реорганизации министерства, ведомства.
Слабая организация работы по созданию НСА во многих ВА.
Слабая
обеспеченность
ведомственных
архивов
нормативнометодическими документами (номенклатурами дел, инструкциями по
делопроизводству).

45.

Совершенствование работы ведомственных архивов

46.

Совершенствование работы ведомственных архивов

47.

48.

Совершенствование работы ведомственных архивов
Проводятся проверки состояния делопроизводства и архивного дела в
организациях - источниках комплектования;
Создаются подразделения по работе с ведомственными архивами в регионах:
на полатной основе осуществляют упорядочение документов, разработку
нормативных документов.
Проводятся семинары и совещания с участием работников ведомственных
архивов;
Паспортизация ведомственных архивов
Оказание методической помощи.

49.

Совершенствование работы ведомственных архивов

50.

Отраслевые государственные
фонды РФ

51.

Создание отраслевых фондов в СССР
С первых лет советской власти ведомства не торопились расстаться со своими
документами, всячески пытаясь себе присвоить право на постоянное их
хранение. Создавались специальные государственные фонды при ведомствах.
К 1929 г. окончательно оформилась самостоятельная система партийных
архивов во главе с Центральным партийным архивом.
Согласно «Положению о Государственном архивном фонде СССР» 1980 г.
правом постоянного (государственного) хранения архивных документов
официально обладали отраслевые государственные фонды.

52.

Отраслевые фонды в Положении ГАФ СССР и Главархиве СССР
1980 г.
Музеи и библиотеки
Министерства культуры
СССР
МИД
Всесоюзный геологический фонд;
Гос. фонд данных о состоянии
окружающей природной среды;
Центр. картографо-геодезический
фонд
Всесоюзный гос. фонд
кинофильмов
Всесоюзный гос. фонд
стандартов и
технических условий

53.

Новые отраслевые фонды СССР
1979 г. - КГБ СССР;
1984 г. - МВД СССР;
1987 г. - Минсредмаш СССР.
1979 г. - предельный срок хранения документов (75 лет) был установлен для
Министерства обороны СССР.
Право постоянного (и долговременного) хранения документов ГАФ СССР
предоставлено по согласованию с Главархивом СССР, распространялось не
только на сами ОГФ, министерства, ведомства и организации СССР, но и на все
подведомственные организации.

54.

Отраслевые фонды РФ
МВД, ФСБ,
Минобороны,
Росгвардия, ФСИН,
ФСО
МИД
Российская академия
художеств, Российская
академия архитектуры и
строительных наук
Росатом, Роскосмос
Российский федеральный
геологический фонд,
Федеральный научнотехнический центр геодезии,
картографи; Российский
научно-технический центр
информации по
стандартизации, метрологии
Всероссийская
государственная
телевизионная и
радиовещательная
компания

55.

Создание Центрального архива Наркомата/Министерства
обороны
Образован в 1936 г. в составе
Управления делами Наркомата обороны
СССР как самостоятельный отдел
архивов.
1939 г. – создается система архивов
Наркомата обороны: архивы военных
округов, частей и соединений.
В 1944 г. документы перевезены в
военный городок г. Подольск МО.
С 1975 г. получил статус центрального
архива военного ведомства и название
ЦАМО СССР, затем РФ.

56.

Архивы Министерства обороны
Архивная служба Вооружённых сил Российской Федерации.
Функции:
организация и руководство архивным делом в Вооруженных Силах
Российской Федерации,
обеспечение проведения работ по экспертизе архивных документов,
осуществление методического руководства и координации деятельности
Центрального архива Министерства обороны Российской Федерации,
архивов Вооруженных Сил Российской Федерации,
рассекречивание архивных документов.

57.

Центральный архив Министерств обороны
Доступ: с разрешения зам. начальника
Генштаба по письменному отношению
учреждения или личному заявлению
пользователя.
Читальный зал: работают историки
Великой
Отечественной
войны,
ветераны войны, поисковики (прежде
всего погибших или пропавших без
вести родственников).

58.

Центральный архив Министерства обороны РФ
Архив ежемесячно даёт ответы на 22 тысячи
писем и запросов.
Пополняются БД: Память
народа, ОБД Мемориал.
народа,
Подвиг
Многие архивные фонды 1941—1945 гг. попрежнему недоступны и остаются на секретном
хранении.
8 мая 2007 г. министр обороны России Анатолий
Сердюков подписал приказ № 181, касающийся
рассекречивания архивных документов Красной
армии и Военно-морского флота за период 1941—
1945 гг.

59.

Центральный архив МО РФ
Состав фондов:
20 млн. ед. хр. 1941-1982 гг., 60 млн.. единиц хранения военно-медицинских
документов, из них 10 млн. архивных дел периода Великой Отечественной
войны.
Хранит документы штабов и управлений, частей и соединений, военноучебных заведений МО с 1941 по конец 1980-х годов. Отдельные документы за
1920-30-е годы.
Хранятся также Главного разведывательного управления (ГРУ), воинских
частей и соединений.
Более ранние документы КА за 1918-1940 гг. в РГВА. Современная
документация Генштаба за последние 30 лет хранится в специальном
ведомственном архиве.