Схемы классификации документной информации. Выявление и отбор информации для каталогизации

1.

Схемы классификации
документной информации.
Выявление и отбор информации
для каталогизации
Подготовил Белоносов Д.

2.

Каталог - межфондовый архивный справочник, в котором
информация о содержании документов архива сгруппирована по
предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с
принятой для данного каталога схемой классификации
документной информации.

3.

Схемы классификации документной
информации
Схема классификации (организации) дел архивного фонда
представляет собой систематизированный список наименований структурных подразделений учрежденияфондообразователя, его функций или вопросов и направлений
его деятельности. Классификационная схема является
основанием для организации архивного фонда, для
распределения дел фонда по группам, отражающим наиболее
характерные стороны деятельности фондообразователя, его
функции или структуру, что и закрепляется описью.

4.

Схемы классификации документной
информации
К основным классификационным признакам относятся:
· структурный — в соответствии со структурными подразделениями;
· функциональный, отраслевой, тематический — с учетом
функций или отраслей деятельности учреждения, а также тех,
которых касается содержание документов;
· хронологический — по датам или периодам, к которым относятся документы.

5.

Схемы классификации документной
информации
К дополнительным классификационным признакам относятся:
· номинальный — по видам дел, видам и разновидностям документов;
· корреспондентский — по учреждениям и лицам, с которыми велась
переписка фондообразователем;
· авторский — по наименованиям учреждений или фамилиям лиц,
которые являются авторами документов;
· предметно-вопросный — по темам и вопросам, которые отражены в
документах;
· географический — по территориям, населенным пунктам и
географическим понятиям, с которыми связано содержание документов,
их авторы или корреспонденты;
· хронологический — по датам документов.

6.

Схемы классификации документной
информации

7.

Выявление информации для
каталогизации
В архивном фонде для каталогизации определяются следующие группы
документов:
- организационно-распорядительные, планово-отчетные и другие основные
документы учреждения-фондообразователя;
- руководящие документы вышестоящих органов, непосредственно относящиеся к
учреждению-фондообразователю;
- документы подведомственных учреждений, присланные для контроля,
обобщения, анализа;
- печатные издания, относящиеся к деятельности учрежденияфондообразователя;
- копии предложений, проектов постановлений, актов проверки и другие
документы, по своей ценности и трудности поиска заслуживающие каталогизации.

8.

Выявление информации для
каталогизации
При каталогизации особое внимание должно уделяться важным событиям, фактам
и явлениям, отражающим эпоху, определенный исторический период, событие
или характер отдельной местности, региона и т.д.
Отобранная для каталогизации документная информация описывается на
каталожных карточках дифференцированно, т.е. путем применения различных
приемов описания: подокументного; поединичного; группового.

9.

Выявление информации для
каталогизации
Цель отбора - выявить для описания такие сведения, которые в
совокупности дадут необходимую и достаточную информацию о
сущности событий, фактов, явлений, отраженных в
документальных материалах. При этом необходимо избегать
включения в каталог случайных сведений о событиях, фактах,
явлениях, не раскрывающих закономерности и х развития, не
показывающих индивидуальные, характерные особенности их
появления. Качество отбора сведений в конечном итоге
определяет полноту разделов каталога, степень освещенности
тех или иных исторических фактов и событий.

10.

Выявление информации для
каталогизации
Основным критерием при отборе сведений является критерий
оценки содержания, ценности документной информации с
учетом ее научно-исторического и практического значения.
Содержание необходимо рассматривать в целом и в деталях,
выделить главное и второстепенное и в зависимости от этого
решать, какое значение могут иметь сведения, отраженные в
документальных материалах, для освещения тех или иных
сторон жизни общества с позиций как настоящего, так и
будущего. Необходимо отбирать только такие информационные
сведения, которые показывают основное содержание
документа.

11.

Выявление информации для
каталогизации
Основное содержание документа (основная информация) - это
та целевая необходимая информация, которая вытекает из
формы и целевого назначения документа как средства
управления.