Основы управления проектами в образовании (лекция 2)

1.

Основы управления проектами в образовании
Лекция 2
Преподаватель: к.соц.н., доцент кафедры ИТМ
Вагин Дмитрий Юрьевич

2.

3.

Если ты сделал быстро, но плохо, все скоро забудут, что ты сделал быстро, но
зато долго будут помнить, что ты сделал плохо. Если ты что-то сделал
медленно,
но
хорошо,
то
будут
долго
помнить,
что
сделал
хорошо.
С.П. Королев
Технология проектирования

4.

Подготовка

5.

Шаг № 1. Замысел проекта
Вначале весь проект укладывается в какое-то
побуждение, некое стремление к созданию
чего-то своего, нового. Мы, конечно,
представляем, в какой области собираемся
действовать, но у нас нет ясности, что
конкретно надо делать.

6.

Шаг 1. Сформулировать замысел проекта
• записать замысел в той форме, в какой он возник, ничего не подправляя и
оставляя обработку сделанных заметок на дальнейшее
или
• обговорить его с близкими людьми
или
• проговорить заинтересованному слушателю

7.

Шаг № 2. Создание проектной группы
Секрет успеха не только информация, а,
прежде всего, люди.
Ли Якокка

8.

Шаг 2. Создание проектной группы
№
1
2
Основные задачи
Собрать проектную группу и
увлечь
предварительным
замыслом
Провести тренинг, направленный
на сплочение и формирование
творческого
командного
духа.
Изучение возможностей каждого
члена команды.
Ожидаемые результаты
Наличие
группы
людей,
готовых
заниматься социальными проектами.
Наличие творческой команды, нацеленной
на
позитивные
социальные
преобразования.
Понимание
каждым
участником своих возможностей и своего
вклада в общее дело.
3
Сформировать нормы и правила Навыки взаимодействия в процессе общей
общения и взаимодействия в деятельности
команде (далее в любой командной
деятельности
тренировать
их
соблюдение).
4
Обучить членов команды основам Понимание
специфики
социального
проектной деятельности
проектирования. Наличие необходимых
знаний и сформированных навыков

9.

Шаг № 3. Изучение
социальной ситуации
Если нет дальнейшего роста, значит,
близок закат.
Сенека

10.

Шаг 3. Изучение социальной ситуации
Шаг 3. Изучение социальной ситуации
№
Основные задачи
Ожидаемые результаты
1.
Собрать информацию о социальной, политической
и культурной жизни школы, района, региона …
Объективное представление о социальной ситуации в местном
сообществе, о реальных проблемах, о ресурсах для развития
2.
Проанализировать полученную информацию с
точки зрения проблематики
«Проблемное поле» (перечень проблем и нереализованных
потребностей, присущих разным социальным группам).
3.
Сделать прогнозы различных вариантов развития
ситуации:
а) при сохранении существующих тенденций,
б) в случае воздействий на них с целью
оптимизации
Прогнозы развития ситуации
4.
Составить подробный
исследовании
Систематизированные материалы отчета
отчет
о
проведенном

11.

Шаг № 4. Выделение приоритетной
социальной проблемы
Проблема заключается
в наличии несоответствия между
желаемым, необходимым, требуемым
состоянием какого-либо объекта
(процесса) и реально сложившимся
состоянием данного объекта
(процесса).

12.

Шаг 4. Выделение приоритетной социальной
Шаг 4 Выделение
приоритетной
прШаоблемы
социальной проблемы
№
1
2
Основные задачи
Расставить
проблемы
по
степени их значимости
Определить
"аудиторию"
проекта, т.е. ту социальную
группу,
которая
является
носителем
приоритетной
социальной проблемы и на
которую
будет
направлен
социальный проект
Ожидаемые результаты
Выделение приоритетной проблемы
Список лиц и организаций, носителей
проблемы, с которыми будет проходить
основное взаимодействие в рамках
реализации проекта
3.
Сформулировать
социальную Четкая формулировка проблемы (или
проблему (или проблемы)
нескольких проблем)
4.
Определить
причины Перечень причин появления проблемы
существования
данной
социальной проблемы

13.

14.

15.

Шаг № 5. Определение целей
и задач
Цель — это мечта, которая должна
осуществиться к точно определенному сроку
П. Рутт
Задачи – шаги по достижению данной цели

16.

Шаг 5. Определение целей и задач проекта
Шаг 5. Определение целей и задач проекта
№
1
Основные задачи
Ожидаемые результаты
Сформулировать
основную Четкая формулировка цели проекта
цель социального проекта
2
Провести
процесс
поиска Проектное решение
методов и средств решения
социальной проблемы
3
Сформулировать конкретные Перечень конкретных задач, решение
задачи,
раскрывающие которых приведет к достижению
содержание
работы
по поставленной цели
решению
социальной
проблемы

17.

18.

Шаг № 6. Составление плана работы
Только тот, кто
планирует, и может
организовать.
Аксиома менеджмента

19.

Шаг 6. Составление плана работы
Шаг 6. Составление плана работы
№
1
Основные задачи
Ожидаемые результаты
Определить перечень основных Письменно оформленный документ —
мероприятий
по план работы
осуществлению цели и задач
проекта
2
Установить время проведения Точный график выполнения плана
как подготовительных, так и
основных мероприятий проекта
3
Определить ответственных за
каждый пункт плана
Указать необходимые ресурсы и
источники их получения
4
Список ответственных за реализацию
каждого пункта плана
Перечень необходимых ресурсов и
источников их получения.

20.

Диаграмма Гантта
Диаамма Ганта

21.

Диаграмма Ганта
Диаграмма Гантта

22.

Диаграмма Ганта
Диаграмма Ганта
преимущества
• Наглядность
• Простота
• способность отображать
как запланированное, так и
фактическое состояние
проекта
•Возможность
использования в
планировании и
распределении ресурсов
недостатки
Не может эффективно
применяться в проектах с
большим количеством
операций

23.

Диаграмма Ганта
Диаграмма Ганта
Источник: Драган З. Милошевич. Набор инструментов для управления проектами.
М.: Компания АйТи ДМК Пресс, 2008.

24.

Примерная схема плана работы
№ Что сделать?
1.
2.
Когда?
Кто
отвечает?
Что нужно?

25.

Шаг № 7. Составление рабочего
графика
Работай
с умом,
а не до ночи.
Э. Кроткий,
афорист

26.

Шаг 7. Составление рабочего графика
Шаг 7. Составление рабочего графика
№
Основные задачи
Ожидаемые результаты
1
Составить график выполнения Рабочий график
всех пунктов плана
2
Оформить график в виде
таблицы
Письменно оформленный график
работ

27.

График отсчета времени
№
Содержание мероприятия
Количество
оставшихся дней
(недель)
Точная дата
завершения
работы
1. Составление списка возможных
деловых партнеров.
5 недель
4 октября
2. Уточнение адресов и рабочих
телефонов партнеров.
4 недели
11 октября
3. Достижение договоренности о
предварительных встречах.
3 недели
18 октября
4. Составление плана беседы во время
переговоров.
2 недели
25 октября

28.

Диаграмма контрольных событий
Диаграмма контрольных событий

29.

Шаг № 8. Определение обязанностей и их
распределение в группе
Нельзя ошибаться в
людях!
Лозунг японских деловых
кругов

30.

Шаг 8. Определение обязанностей и их
Шаг 8. Определение
обязанностей
и
их
распределение в группе
распределение в группе
№
Основные задачи
1.
Продумать
обязанности, необходимые
для реализации плана
Ожидаемые результаты
Перечень обязанностей
2.
Описать основное
содержание каждой
обязанности
Описание обязанностей
3.
Распределить обязанности
между членами команды,
которые будут
непосредственно
заниматься реализацией
проекта
Список членов команды с
указанием обязанностей каждого

31.

Шаг № 9. Определение ресурсов и
источников их получения
Исход крупных дел
часто зависит от
мелочей.
П. Рутт, психолог

32.

Шаг 9. Определение ресурсов и источников
Шаг 9. Определение
ресурсов
и
их получения
источников их получения
№
Основные задачи
Ожидаемые результаты
1.
Составить список
Список необходимых ресурсов
необходимых ресурсов
(материальных, финансовых и
людских)
2.
Определить объем
необходимых ресурсов
Перечень ресурсов с указанием объема
3.
Составить список источников Список источников получения
получения ресурсов
каждого вида ресурса

33.

Шаг 10. Составление бюджета
Шаг 10. Составление бюджета
№
Основные задачи
Ожидаемые результаты
1
Определить источники
Конкретный перечень источников
поступления денежных средств доходов с указанием сумм по каждому
(доходов)
из них
2
Составить список
предстоящих расходов
Перечень предполагаемых расходов с
указанием их величины
3
Определить разницу между
доходами и расходами
Рассчитать величину дефицита
(недостатка денежных средств) или
профицита (превышение доходов над
расходами)

34.

Планирование ресурсов и
Планирование
ресурсов
составление
сметыи составление
сметы

35.

Статья расходов
координационный центр
0-6 месяц (тыс. руб.)
7-18 месяц (тыс. руб.)
19-30 месяц (тыс. руб.)
31-42 месяц (тыс. руб.)
7 013,96
14 748,96
18 551,20
19 623,20
833,00
0,00
0,00
0,00
подключение телефона, Internet
15,00
0,00
0,00
0,00
оргтехника
518,00
0,00
0,00
0,00
закупка лицензионного ПО
300,00
0,00
0,00
0,00
обеспечение текущей деятельности
6 180,96
14 748,96
18 551,20
19 623,20
ФОТ
4 140,00
8 640,00
10 800,00
10 800,00
начисления на ФОТ
1 092,96
2 280,96
2 851,20
2 851,20
аренда помещений
140,00
300,00
360,00
420,00
оплата услуги связи (телефон, Internet)
280,00
480,00
480,00
480,00
расходные материалы
21,00
36,00
48,00
60,00
канцелярские товары
7,00
12,00
12,00
12,00
500,00
3 000,00
4 000,00
5 000,00
создание координационного центра
командировочные
региональный клуб
3 839,40
20 046,40
32 464,00
31 044,00
создание регионального клуба
710,00
1 420,00
1 420,00
0,00
оргтехника
710,00
1 420,00
1 420,00
0,00
обеспечение текущей деятельности
3 129,40
18 626,40
31 044,00
31 044,00
ФОТ
2 100,00
12 600,00
21 000,00
21 000,00
начисления на ФОТ
554,40
3 326,40
5 544,00
5 544,00
оплата услуг связи (телефон, Internet)
175,00
900,00
1 500,00
1 500,00
PR-материалы
300,00
1 800,00
3 000,00
3 000,00
грантовый фонд
12 000,00
36 000,00
60 000,00
60 000,00
информационный портал
18 800,00
3 800,00
12 200,00
18 800,00
создание портала
1 000,00
0,00
0,00
0,00
поддержка портала
300,00
1 200,00
1 800,00
1 800,00
2 500,00
11 000,00
17 000,00
17 000,00
4 569,00
9 625,00
11 475,00
20 475,00
организация PR-акции на форуме "Селигер"
130,00
150,00
200,00
200,00
коучинговая программа для организаторов
220,00
660,00
1 100,00
1 100,00
мастер-класс предпринимателей
65,00
195,00
325,00
325,00
конкурс бизнес-планов
54,00
70,00
100,00
100,00
креативный класс (workshop)
350,00
1 050,00
1 750,00
1 750,00
продвижение портала
сетевые мероприятия
летняя школа
750,00
1 500,00
2 000,00
2 000,00
образовательные программы
1 500,00
3 000,00
3 000,00
7 500,00
программа семинаров для тренеров
1 500,00
3 000,00
3 000,00
7 500,00
разработка фирменного стиля сети
200,00
0,00
0,00
0,00
31 422,36
92 620,36
141 290,20
149 942,20
ИТОГО:
Всего по проекту
415 275,12

36.

37.

Шаг № 11. Разработка
системы оценки проекта
Нет систем оценки и
поддержки — нет и
энтузиастов.
Нет энтузиастов — нет
успехов.
Т. Питерс, менеджер

38.

Шаг 11. Разработка системы оценки проекта
Шаг 11. Разработка системы оценки
проекта
№
Основные задачи
Ожидаемые результаты
1
Определить основные критерии, Перечень основных оцениваемых
подлежащие оценке
критериев
2
Описать показатели оценки
каждого критерия
3
Описать способы оценки каждого Перечень способов оценки
показателя
Перечень показателей

39.

Система оценки проекта
Система оценки проекта

40.

Система оценки проекта
Система оценки проекта
Количественный результат (что будет сделано?) - фиксирует количество
оказанных услуг, участников мероприятий, получателей конкретной помощи,
количества выпущенных книг и т.д.
Качественный результат (что изменится?) –отражает позитивные
изменения, которые произойдут в результате проведения мероприятий,
оказания услуги и т.д.
Опишите все результаты, но выберите самые значимые. Помните, что
результаты должны быть измеряемыми! Попытайтесь ответить насколько
лучше/больше/меньше/сильнее и т.д. Лучше несколько хороших и
конкретных результатов, чем множество неясных и расплывчатых. Если при
описании проблемы вы указали какие-то данные существующие «до
проекта», вы сможете продемонстрировать, как, благодаря проекту,
изменилась ситуация.

41.

Система оценки проекта
Система оценки проекта

42.

Система оценки проекта
Система оценки проекта

43.

Шаг № 12. Обучение членов проектной
группы
Изучай и развивай работников
и подбирай для них наиболее
приемлемую работу.
Принцип японского
менеджмента

44.

Шаг 12. Обучение проектной команды
Шаг 12. Обучение проектной команды
№
Основные задачи
Ожидаемые результаты
1
Разъяснить обязанности
каждого участника проекта
Понимание своих обязанностей
каждым участником проекта
2
Обучить членов команды,
Наличие необходимых знаний и
работающих над реализацией сформированных навыков
проекта

45.

Рукодительа
Руководитель проекта
Роль руководителя проекта - обеспечить достижение целей проекта. Для этого он:
• Планирует проект;
• Контролирует его выполнение;
• Упорядочивает сложность;
• Снижает уровень неопределенности;
• Организует обмен необходимой информацией;
• Обеспечивает проект ресурсами;
• Распределяет ресурсы между задачами;
• Прогнозирует, управляет планированием и решением проблем.

46.

Руководитель проекта
Руководитель проекта должен обладать пятью основными качествами:
• Иметь опыт в сфере реализации проекта;
Быть лидером и обладать стратегическим видением, позволяющим ему при работе над деталями видеть проект и
его среду в целом;
• Обладать техническими знаниями, необходимыми для принятия решений по проекту;
• Умение работать с людьми, общаться, поощрять, мотивировать, возглавлять, улаживать споры и решать
политические вопросы;
• Иметь за плечами опыт реализации проектов.

47.

Когда решения лучше принимать командой:
Когда решения лучше принимать командой:
• Когда необходимо творческое решение проблемы
Когда данными для решения вопроса располагает только вся команда
• Когда важно принять решение всей командой
• Когда важно понимание решения членами команды
• Когда проблема сложна и необходимы разносторонние знания для ее решения
• Когда менеджер желает, чтобы члены команды почувствовали себя частью демократического процесса или хочет
получить их доверие
• Когда команда идет на риск при принятии решения
• Когда членам команды необходимо получше узнать друг друга
• Когда только команда несет ответственность за принятое решение
• Когда менеджер хочет узнать мнение команды по поводу своих идей и планов
• Когда у команды есть время на обсуждение
• Когда членам команды нравится быть ее частью

48.

Шаг 13. Формирование общеШмнения
Шаг 13 формирование общественного
мнения
№
Основные задачи
Ожидаемые результаты
1.
Продумать систему
мероприятий по созданию
благоприятной среды для
реализации социального
проекта.
Продуманная система мероприятий.
2.
Информирование
общественности о предстоящем
проекте всеми доступными
способами.
Понимание общественностью и
соответствующими органами сути
предлагаемого проекта.

49.

Последовательность шагов
1 и 13 —
это разработка социального
проекта, его подготовка
к практической реализации

50.

Реализация
Нужно отказаться от добрых
слов и заниматься добрыми делами.
Гуань-цзы, философ
Кто начал, половину сделал.
Гораций

51.

Шаг 4. Составление предложений по
Шаг 14. Составление
предложений
по
проекту
проекту
№
Основные задачи
Ожидаемые результаты
1
Пересмотр составленного плана с учетом Окончательная
редакция
социальной ситуации.
плана реализации проекта.
2
Составление краткого резюме о проекте.
3
Составление предложений по совместной Варианты предложений о
реализации
проекта
различным совместной деятельности.
организациям.
4
Составление текста договора о совместной Варианты договора.
деятельности.
Текст резюме о проекте.

52.

Шаг 15. Поиск деловых партнеров
Шаг 15 Поиск деловых партнеров
№
Основные задачи
Ожидаемые результаты
1
Определение списка организаций и Список организаций и
лиц, способных помочь в реализации лиц.
проекта.
2
Сбор информации о предполагаемых Информация о деловых
деловых партнерах.
партнерах.
3
Установление
адресов, телефонов, Подробная информация.
предполагаемой даты переговоров.

53.

Шаг 16. Проведение официальных
Шаг 16. Проведение
официальных
переговоров
переговоров
№
Основные задачи
Ожидаемые результаты
1.
Определение
долевого Текст договора
участия каждого партнера в договоренность).
реализации проекта.
2.
Подписать
договор
сотрудничестве.
о Подписанный
договора.
(устная
текст

54.

Шаг 17. Получение необходимых
ресурсов необходимых ресурсов
Шаг 17 Получение
№
1.
Основные задачи
Своевременно получить
необходимых для реализации
проекта ресурсы
Ожидаемые результаты
Наличие необходимых ресурсов в
нужном количестве и указанное в
плане время

55.

Шаг 18. Проведение плановых мероприятий
Шаг 18 Проведение плановых
мероприятий
№
1.
Основные задачи
Проведение указанных в
рабочем плане
мероприятиях
по
реализации проекта
Ожидаемые результаты
Точное и полное выполнение плана
всех пунктов плана. Подготовить
фото, видео отчет.

56.

Шаг № 19. Контроль и оценка
выполнения плана
Если какое-то дело
предоставляется самому
себе,
то можно с уверенностью
сказать, что оно развалится.
Правило Мерфи

57.

Шаг 20. Корректировка хода реализации
Шаг 20 Корректировка
хода
реализации
проекта
проекта
№
1
Основные задачи
Ожидаемые результаты
Изменение плана по итогам Новая (откорректированная) версия плана
оценки и контроля выполнения
плановых мероприятий

58.

Подведение итогов работы
Человек не река, чтобы
не оглядываться назад.
Сервантес

59.

Шаг 21. Анализ результатов работы над
Шаг 21 Анализ
результатов
работы
над
проектом
проектом
№
Основные задачи
1.
Проанализировать
поставленных задач
2.
Соотнести
результаты
поставленной целью
Ожидаемые результаты
выполнение Аналитические материалы
с Отчет о работе над проектом

60.

Шаг 22. Информирование
Шаг 22 Информирование
общественности
общественности о результатах проекта
о результатах проекта
№
Основные задачи
1.
Сообщение с помощью
СМИ общественности и
государственных органов об
итогах социального проекта
Ожидаемые результаты
Представление жителей местного
сообщества о деятельности в
рамках проекта, выступление на
конференциях, публикации и т.п.

61.

Типичные ошибки:
Провозглашение идеи без
дальнейших усилий по ее
реализации;
Отсутствие реальных источников
материально-технического
обеспечения и финансирования
проекта.

62.

Типичные ошибки:
Переоценка своих сил и
возможностей организации;
Отсутствие информации о
реализованных социальных
проектах.

63.

64.

65.

ВНЫЕ ПРИНОСНОВНЫЕОСНОВНЫЕ
ПРИНЦИПЫ ПРИНЦИПЫ
ПРОЕКТАЛИЗУЕМЫЕ
В ЖИЗНЕННОМ
ЦИКЛЕ ПРОЕКТА
РЕАЛИЗУЕМЫЕ
В ЖИЗНЕННОМ
ЦИКЛЕ ПРОЕКТА
• ВСЕОБЪЕМЛЮЩЕЕ ПЛАНИРОВАНИЕ:
Все, что может быть спланировано, должно быть тщательно спланировано.
• ИНТЕГРАЦИЯ И КООРДИНАЦИЯ ПРОЕКТА:
это основная роль руководителя проекта.
• НАКОПЛЕНИЕ ОПЫТА:
Весь опыт, приобретенный в ходе проекта, должен фиксироваться и передаваться для
использования в других проектах компании.
• КОНТРОЛЬ И ИЗМЕНЕНИЯ В ПРОЕКТЕ:
Все процессы должны тщательно контролироваться. Все изменения должны
происходить в соответствии с принятой системой контроля изменений.

66.

Оценка проектных
предложений
Три компонента оценки:
Уместность
Выполнимость
Устойчивость

67.

Анали уместности проекта
Анализ уместности проекта
• Определите кто нуждается в изменениях.
• На решение каких проблем направлен проект.
• Какие цели поставлены.
• Какие действия предполагается осуществить для достижения
цели.

68.

Анализ выполнимости проекта
Анализ выполнимости проекта
• Определение и оценка внешних факторов влияния.
• Анализ логической структуры проекта.
• Четкие представления о результатах и возможностях их проверки
(измерения).
• Анализ влияния полученных результатов на решение заявленной
в проекте проблемы.
• Анализ достаточности и качества ресурсов для реализации
проекта.

69.

Анализ устойчивости
проекта
Анализ устойчивости проекта
• Какие деятельности и результаты будут сохранены и продолжены
после завершения сроков проекта
• Из каких источников будет поддержано продолжение
деятельности и сохранение результатов
• Будет ли обеспечено адекватное поведение пользователей
результатами проекта
• Будет ли обеспечено «место» новой деятельности и результатам в
среде

70.

ФАКТОРЫ, СПОСОБСТВУЮЩИЕ
УСПЕШНОЙ
РЕАЛИЗАЦИИ
ПРОЕКТА успешной реализации проекта
Факторы,
способствующие
• Четко поставленные цели. Начиная уже с философии проекта (или его миссии). Приверженность проектной группы
заявленным целям.
• Компетентный руководитель проекта. Грамотный, коммуникабельный руководитель, имеющий необходимый
технический и административный опыт.
• Поддержка со стороны руководителей высшего звена. Все заинтересованные стороны должны знать об этой
поддержке и ее чувствовать.
• Компетентные члены проектной группы. Успех проекту обеспечивает грамотная и подготовленная группа
исполнителей.
• Ресурсное обеспечение. Финансовые, кадровые, материальные и другие ресурсы в достаточном количестве.
• Адекватное информационное сопровождение. Наличие необходимой для реализации проекта информации о его
целях, статусе, изменениях, организационных условиях.
• Механизмы управления. Механизмы управления происходящими событиями и выявления отклонений от плана.
Обратная связь. Все заинтересованные стороны по проекту должны иметь возможность изучать положение дел и
вносить соответствующие предложения и коррективы.
• Неизменность состава участников проекта. Кадровая составляющая проекта на весь срок его реализации должна в
максимально возможной степени оставаться постоянной. Частая смена кадров может привести к распылению
накопленного группой опыта.

71.

Взаимодействие частей проекта