Підготовка проєктів наказів. Складання протоколів (тема 16)

1.

Змістовий модуль 5.
Тема 16.

2.

Навчальні питання:
1. Підготовка проєктів наказів.
2. Складання протоколів.
3. Складання актів.
4. Правила
утворення
(виконання вправ).
імен
по
батькові

3.

Навчальна література:
1. Українська мова за професійним спрямуванням:
навч. посібник / Н.М. Баличева, І.В. Гавриш,
Н.А. Кудрявцева, В.Г. Рибалка. – Х. : ХУПС, 2011.
2. Глущик С.В. Сучасні ділові папери : навч. посіб. /
С.В.Глущик, О.В. Дияк, С.В. Шевчук. – К. : А.С.К, 2002.
3. Зубков М.Г. Сучасна українська
М.Г.Зубков. – Х. : Торсинг, 2003.
ділова
мова
/
4. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення : підручник /
С.В.Шевчук. – К. : Алерта, 2008.
5. Наказ
Начальника
Генерального
штабу
–
Головнокомандувач
Збройних
Сил
України
від16.09.2013 № 200 «Про затвердження Інструкції з
діловодства в Збройних Силах України».

4.

1. ПІДГОТОВКА ПРОЄКТІВ НАКАЗІВ
НАКАЗ –
основний розпорядчий документ
командира
(керівника)
військової
частини,
виданий на правах єдиноначальності, у межах
його компетенції і стосується організаційних та
кадрових питань.
Наказ
містить
норми,
обов’язкові
для
виконання підлеглими.
ВИДИ НАКАЗІВ:
бойовий наказ
по стройовій частині
по особовому складу
з адміністративно-господарської діяльності

5.

ОСОБЛИВОСТІ ПІДГОТОВКИ ПРОЄКТІВ НАКАЗІВ
1. Накази
оформляються
на
бланку
конкретного
виду
документа, на аркушах паперу формату А-4 та друкуються за
допомогою комп’ютерної техніки або пишуться від руки в
спеціально прошнурованих зошитах.
2. Заголовок наказу повинен бути лаконічним, стислим,
указувати на предмет правового регулювання та розміщуватися в
лівій частині бланка під датою документа.
3. Текст наказу з адміністративно-господарської діяльності
складається із констатуючої частини (преамбули) та розпорядчої
частини.
4.
Констатуюча частина має бути короткою (лаконічною).
У ній має бути зазначено підставу, обґрунтування або мету
видання наказу.

6.

ОСОБЛИВОСТІ ПІДГОТОВКИ ПРОЕКТІВ НАКАЗІВ
Констатуюча частина повинна висловлюватися розповідними
реченнями та починається зі слів “На виконання”, “З метою”.
Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого
документа, то в констатуючій частині зазначаються назва виду
цього документа, його автор, дата, номер та заголовок.
5. Констатуюча частина закінчується словом: “НАКАЗУЮ”, яке
друкується малими жирними літерами, після нього ставиться
двокрапка.
Якщо констатуючої частини немає, то слово “НАКАЗУЮ” не
пишеться.
6. Розпорядча частина поділяється на пункти, які нумеруються
арабськими цифрами.
У кожному пункті мають бути зазначені виконавці, конкретні
завдання (доручення) і строки їх виконання. Виконавці можуть
бути названі також узагальнено.

7.

ОСОБЛИВОСТІ ПІДГОТОВКИ ПРОЄКТІВ НАКАЗІВ
7. Скорочення в тексті наказу не допускаються, за винятком
загальноприйнятих.
Скорочення допускається використовувати тільки в додатках
до наказу, якщо вони повторюються більше двох разів, з
обов’язковою розшифровкою в тексті після першого згадування.
Якщо в додатку до наказу міститься більше п’яти
малорозповсюджених скорочень, то вони мають бути у вигляді
окремого переліку скорочень, який розміщується в кінці додатка
до наказу.
8. Вписувати у віддрукований текст наказу окремі букви, цифри,
слова не дозволяється
9. У разі видання наказу в кількох примірниках на кожному
примірнику наказу (у правому верхньому куті лицьового боку
першого аркуша наказу) ставиться штамп за такою формою:
“ОРИГІНАЛ
Прим. № ___”.
Усі примірники оригіналу нумеруються.

8.

ОСОБЛИВОСТІ ПІДГОТОВКИ ПРОЄКТІВ НАКАЗІВ
10. Текст наказу (по стройовій частині) друкується через один
міжрядковий інтервал, малими літерами стандартним шрифтом
Times New Roman 13 – 14 кеглем, з вільними від тексту полями:
ліве – 35 мм, праве – 10 мм, верхнє і нижнє – 20 мм.
Абзаци друкуються з відступом 12,5 мм від межі лівого поля
тексту наказу.
11. Проєкти наказів візуються на зворотному боці останньої
сторінки працівником, який його підготував, начальником штабу
військової
частини
(заступником
керівника
установи),
працівниками юридичної та фінансової служби військової
частини.

9.

МІНІСТЕРСТВО ОБОРОНИ УКРАЇНИ
НАКАЗ
командира військової частини А0000
(по стройовій частині)
00.00.0000
м. Київ
№ 00
1. Відповідно до наказу Міністра оборони України (по особовому складу)
від ___ ________ 20___ року № ____ прибув та приступив до виконання
обов’язків командира військової частини А0000.
Підстава: витяг з наказу Міністра оборони України (по особовому складу)
від ____ ________ 20___ року № ____ (вх. № ___ від 00.00.0000), припис
військової частини А0000 № ___ від 00.00.0000.
Командир військової частини А0000
(військове звання)
М.П.
(підпис)
(Ім'я та ПРІЗВИЩЕ)

10.

МІНІСТЕРСТВО ОБОРОНИ УКРАЇНИ
НАКАЗ
командира військової частини А0000
(по стройовій частині)
00.00.0000
м. Харків
№____-НР
1. Добовий наряд на “___” _________ 20___ року призначити в складі:
1.1. Черговий частини – (займана посада, військове звання, прізвище та
ініціали).
1.2. Помічник чергового частини – (займана посада, військове звання, прізвище
та ініціали).
1.3. Начальник варти – (займана посада, військове звання, прізвище та ініціали).
1.4. Черговий парку – (займана посада, військове звання, прізвище та ініціали).
1.5. Черговий підрозділ – (назва підрозділу).
1.6. Добовий наряд від (назва підрозділу).
1.7. Наряд на роботи від (назва підрозділу) (у цьому пункті вказується також
тривалість роботи, на котру годину, куди та в чиє розпорядження має прибути
наряд).
1.8. Зброю і боєприпаси для несення служби видавати (вказується вид зброї,
кількість боєприпасів і посадові особи добового наряду, яким видається зброя).
Командир військової частини А0000
(військове звання)
(підпис)
(Ім'я та ПРІЗВИЩЕ)

11.

2. СКЛАДАННЯ ПРОТОКОЛІВ
ПРОТОКОЛ – документ, в якому записується хід
обговорення питань і прийняття рішень колегіальних органів
на зборах, нарадах, конференціях, засіданнях тощо.
ОСОБЛИВОСТІ СКЛАДАННЯ ПРОТОКОЛІВ
1.
Протоколи можуть складатися в повній або стислій формі.
У протоколах, складених у стислій формі, фіксуються лише
прийняті рішення, а не хід обговорення питання.
2. Протокол оформлюється на чистому аркуші паперу формату
А4 (210 х 297 міліметрів).
3.
Датою протоколу є дата проведення засідання.
Якщо засідання тривало кілька днів, то
зазначаються перший і останній дні засідання.
через
тире

12.

4. Номер протоколу повинен відповідати порядковому номеру
засідання.
Нумерація
протоколів
ведеться
в
межах
календарного року.
У
реквізиті
“місце
засідання”
зазначається
назва
населеного пункту, в якому відбулося засідання.
5. Заголовок до тексту протоколу повинен відображати вид
засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної
діяльності (комісія, рада, колегія, робоча група тощо) і
включати назву виду документа.
6.
Текст протоколу складається із вступної та основної частин.
У вступній частині протоколу зазначаються імена та
прізвища голови, секретаря, а також інших присутніх осіб.

13.

7. У списку присутніх вказуються в алфавітному порядку
спочатку імена та прізвища присутніх постійних членів
колегіального органу без зазначення посад, потім –
запрошених осіб із зазначенням посад та в разі потреби
найменування структурних підрозділів.
Якщо
кількість
присутніх
перевищує
15
осіб,
то
зазначається їх загальна кількість із посиланням на список,
що додається до протоколу.
8. Вступна частина включає порядок денний – перелік питань,
розміщених у порядку їхньої значущості, із зазначенням
доповідача з кожного питання.
Порядок денний наводиться наприкінці вступної частини.
Слова “Порядок денний” друкуються від межі лівого поля.
Після них ставиться двокрапка.

14.

9. Основна частина протоколу складається з розділів, які
повинні відповідати пунктам порядку денного.
Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за
такою схемою:
СЛУХАЛИ – ВИСТУПИЛИ – ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).
Зазначені слова друкуються великими літерами без
відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.
10. Після слова “СЛУХАЛИ” наводиться текст виступу
основного доповідача. Імена та прізвище кожного доповідача
друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається в
третій особі однини.
Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі
документи, до тексту протоколу не включаються. Після
відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається:
“Текст доповіді (виступу) додається до протоколу”.

15.

11. Після слова “ВИСТУПИЛИ” фіксуються виступи тих осіб, які
взяли участь в обговоренні доповіді.
Виступи оформлюються у протоколі із зазначенням посад,
імен та прізвищ промовців у називному відмінку, а також із
викладенням змісту питання та відповідей на нього.
Зміст виступів викладається від третьої особи однини.
12. Після слова “ВИРІШИЛИ” (“УХВАЛИЛИ”, “ПОСТАНОВИЛИ”)
записується ухвалене рішення з обговорюваного питання
порядку денного.
Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що
відповідають на такі питання: “Кому?”, “Що зробити?” і “В який
строк?”.
З кожного питання порядку денного ухвалюється окреме
рішення. Рішення поділяють на пункти і підпункти, які
нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються
цифрами з дужкою.
13. Протокол підписується головою засідання колегіального
органу та секретарем.
Деякі протоколи засідань підлягають затвердженню. У
такому разі протокол повинен мати гриф затвердження.

16.

ПРОТОКОЛ №
Назва зборів
дата
місце проведення (назва міста)
Голова
Секретар
Присутні
Порядок денний
1. _________________________________________________________________
2. _________________________________________________________________
питання, які виносяться на розгляд

17.

СЛУХАЛИ: __________________________________________________________
посада, прізвище, ім’я, по батькові
______________________________________________________________________
зміст виступу
ВИСТУПИЛИ: _______________________________________________________
посада, прізвище, ім’я, по батькові
______________________________________________________________________
зміст виступу
УХВАЛИЛИ: ________________________________________________________
______________________________________________________________________
висновки
ДОДАТОК:__________________________________________________________
Голова
Секретар
(підпис)
(підпис)
розшифрування підпису
розшифрування підпису

18.

3. СКЛАДАННЯ АКТІВ (ВИКОНАННЯ ВПРАВ).
АКТ – документ, який підтверджує встановлені факти і
події. Акт складається кількома особами і підлягає
затвердженню посадовою особою в межах повноважень.
ОСОБЛИВОСТІ СКЛАДАННЯ АКТІВ
1. Акти складаються колегіально (повинно бути не менше двох
укладачів) та визначають фактичний стан справ.
2. Акт оформляється на загальному бланку організації або з
використанням уніфікованої форми акта.
Для актів з постійно повторюваною інформацією слід
використовувати бланки з трафаретним текстом.
3. Деякі форми актів передбачають запис точного часу їх
складання в годинах і хвилинах.

19.

4. У заголовку до тексту акта дається короткий зміст факту,
події.
5.
Акт заповнюється без виправлень, підчищень, закреслень.
6. Текст акта, як правило, складається з двох частин: вступної і
констатуючої.
7. Вступну частину будують за схемою:
Підстава:
(вказується
розпорядчий
розпорядження посадової особи);
Складений комісією в складі:
документ
або
усне
Голова:
Члени комісії:
Були присутні: (перераховуються посади, імена та прізвища (в
алфавітному порядку) осіб, які були свідками складання акта).

20.

8. Якщо акт складений комісією, то першим указують голову
комісії, його посаду, військове звання, ім'я й прізвище.
Прізвища членів комісії розташовують за військовими
званнями та алфавітному порядку, нумерують арабськими
цифрами.
9. У констатуючій частині викладаються мета і завдання акта,
сутність і характер, методи та терміни проведеної роботи,
установлені факти, а також пропозиції та висновки.
10. У разі потреби в кінці акта (перед додатками, якщо вони є),
повідомляється про кількість його примірників, куди їх буде по
надіслано й місце їх зберігання.
11. Дата акта повинна відповідати дню його складання або
факту (події), що фіксується. Якщо складанню акта передували
будь-які заходи (перевірка, службове розслідування, ревізія), в
тексті акта вказується дата або період часу, протягом якого
проводився захід.

21.

12. Після складення акта комісія повинна ознайомити з його
змістом осіб, згаданих в акті, під розпис.
13. Акт підписується всіма особами, які брали участь у його
складенні, без зазначення посад.
14. За наявності окремих думок у складачів акта або присутніх
під час його складання їх слід викладати нижче підписів на
першому примірнику акта або спеціальному аркуші.
15. У необхідних випадках акти затверджуються командиром
(керівником) організації, за розпорядженням якої проводилися
дії, що завершилися складенням акта.
У разі затвердження акта керівником оформляється гриф
затвердження.

22.

Найменування структурного підрозділу
АКТ
№
(місце складення)
Про відсутність вкладень у
конверті (упакуванні)
Цей акт складений__________________________________________________________________
(найменування посади керівника служби діловодства )
_____________________________________________________________________________________________
(прізвище та ініціали)
у присутності__________________________________________________________________________
(посади, прізвища, ініціали посадових осіб)
_____________________________________________________________________________________________
про те, що під час розкриття конверта (упакування), надісланого з
_____________________________________________________________________________________________
(найменування установи, що надіслала документи)
не виявлено такі вкладення
_____________________________________________________________________________________________
(назви і реєстраційні індекси документів, які не виявлено)
_____________________________________________________________________________________________
Посада керівника служби
діловодства
_____________
(підпис)
___________________________
(Ім'я, ПРІЗВИЩЕ)

23.

МІНІСТЕРСТВО ОБОРОНИ УКРАЇНИ
ХАРКІВСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ ПОВІТРЯНИХ СИЛ
ІМЕНІ ІВАНА КОЖЕДУБА
ЗАТВЕРДЖУЮ
Начальник служби озброєння
полковник
(підпис) Ігор ЖИХАР
11.12.2020
АКТ № 2
10.11.2020
м. Харків
списання зброї з особового складу 4 курсу 5 факультету на сховище
Підстава: наказ начальника служби озброєння полковника Ігоря Жихаря
Голова комісії: майор Тарас Соловей
Члени комісії: начальник 54 курсу майор Дмитро Підипригора, командир
542н/г старшина Семен Воловик.

24.

У період з 9 по 10 листопада 2002 р. комісія провела ревізію озброєння
особового складу 54 курсу. Установлено, що автомати АК-74 у комплекті зі
знаряддям у кількості 70 (сімдесят) штук стали непридатними і підлягають
списанню. Пропонується їх списати і передати на сховище артозброєння.
Акт складено у трьох примірниках, які мають однакову юридичну силу:
1-й примірник – начальнику служби озброєння;
2-й примірник – начальнику 54 курсу;
3-й примірник ‒ до справи.
Голова комісії:
М.П.
(підпис)
Тарас СОЛОВЕЙ
Члени комісії:
(підпис)
Дмитро ПІДИПРИГОРА
(підпис)
Семен ВОЛОВИК

25.

Завдання на самопідготовку
1. Вивчити теоретичний матеріал.
2. Написати зразок наказу.
3. Виконати вправу 4 с. 157.