Оформление отсутствий

1.

Оформление
Оформление
отсутствий
отсутствий

2.

ЧТО ОБСУДИМ?
Оформление командировок
+изменение и отмена
Оформление донорских дней
Оформление дополнительных дней по
уходу за ребенком-инвалидом
Оформление отпуска без сохранения
заработной платы
Оформление учебного отпуска
Оформление неявок
Оформление дистанционной работы

3.

КОМАНДИРОВКИ. Общая информация
Командировка
Согласование:
Индивидуальная
Групповая
Едет 1 сотрудник
Едет несколько сотрудников с одной
целью и одним местом назначения
Тип командировки
Индивидуальная
• Начальник управления округа места
назначения командирования;
• Непосредственный руководитель;
• Куратор по обучению (если цель
командировки Обучение);
• Руководитель направления работы
Обучение (если цель командировки
Обучение);
• Вышестоящий руководитель
непосредственного руководителя;
• Начальник отдела экономического
планирования.
Обучение
Иное(для групповой)
Если требуется аванс, то заявка должна быть согласована и подписана за 5 рабочих дней до даты начала командировки.
Без аванса заявку можно создавать за 1 рабочий день до даты начала.
ВАЖНО – заявка должна быть всеми согласована, а документы подписаны электронной подписью до убытия в командировку!

4.

КОМАНДИРОВКИ. Создание задачи.
1 Ввод начальных данных
o Сотрудник – выберите командируемого
сотрудника из списка;
o Дата начала – укажите дату начала
командировки;
o Тип командировки – выберите значение;
o Требуется аванс – выберите значение.
2 Заполнение данных командировки
o Компенсация проезда
o Компенсация проживания
o Назначение и расходы
После заполнения всех параметров нажмите кнопку
Добавить
и
Если не требуется компенсация проезда или проживания, то необходимо снять соответствующие чек-боксы на форме задачи.
В этом случае, в таблицу Назначения и расходы вносить данные в колонки Стоимость проезда и Стоимость проживания не нужно.
Дата начала командировки и Дата окончания командировки должны равняться дате отбытия и дате прибытия в приобретённом билете

5.

КОМАНДИРОВКИ. Создание задачи.
командировки(если период
3 Программа
командировки превышает 2 дня)
o Дата
o Время
o Место
о Событие
о Ожидаемый результат
4 Согласие на работу в выходной день
Выбрать дату отгула(в рамках месяца
после окончания командировки)

6.

КОМАНДИРОВКИ. Работа в выходной
Работа в выходной день
проставляется автоматически при
попадании дня выезда в
командировку/дня отъезда из
командировки на выходной день.
Отгул возможно выбрать в
течение месяца после
возвращения из командировки

7.

КОМАНДИРОВКИ. Процесс подписания
документов
После отправки заявки на согласование:
Согласие на работу в выходной день
После подписания заявки на командировку заместителем
генерального директора
Приказ на командировку
Заявление на аванс (если выбрано Требуется аванс – Да)
Акцептовать запрошенную ЭЦП можно только открыв задачу.
В тикере подписей кнопка Подписать будет неактивна
Если сотрудник не перешел на ЭДО – распечатывает, подписывает все документы вручную и вкладывает сканы в заявку
В заявлении на аванс и отгул необходима подпись не только сотрудника, но и его руководителя.

8.

КОМАНДИРОВКИ. Создание задачи на групповую
командировку.
Вводимые параметры
групповой командировки:
Инициаторами задачи могут быть:
Специалист отдела образования
Начальник управления по округу
Координатор округа
Сотрудник отдела кадров
• Федеральный округ
• Цель командировки
• Тип групповой командировки
• Дата начала мероприятия
• Дата окончания мероприятия
• Адрес места назначения
• Организация
Индивидуальные командировки в рамках групповой:
• Заполнить даты командировки с учетом дороги
• Проставить отгул(если необходимо)
• Вложить служебную записку с обоснованием ранней даты вылета/выезда

9.

КОМАНДИРОВКИ.
Изменение/отмена командировки
Выбрать сотрудника, командировку которого требуется
изменить/отменить
Выбрать командировку
Изменить командировку
Выбрать необходимое действие
Внести обоснование изменения/отмены
Отменить командировку
Внесенное обоснование изменений будет указано в приказе и служебной записке.
Согласование изменения/отмены командировки:
о Руководитель сотрудника;
o Вышестоящий руководитель сотрудника;
o Начальник отдела экономического планирования;
o Главный бухгалтер;
o Курирующий заместитель Генерального директора;
o Руководитель отдела образования (в случае, если тип командировки – Для обучения)
Изменение и отмена командировки возможны только до окончания отчетного периода
(закрытия табеля за полный месяц)

10.

КОМАНДИРОВКИ.
Отчетные документы по командировкам
Собрать все подтверждающие расходы документы (кассовые чеки,
билеты/маршрутные квитанции, посадочные талоны, счет на проживание,
договоры, акты);
Заполнить авансовый отчет по форме АО-1 (двухсторонняя печать);
Заполнить отчет о командировке (один город = один отчет);
Если получен аванс:
- Перерасход суммы аванса = заявление на компенсацию;
- Остаток от суммы аванса = заявление на удержание;
Передать комплект документов в бухгалтерию в течении 10 рабочих дней с даты
окончания командировки!
Оплачивайте проезд и проживание только за себя с использованием только своей банковской карты.
Расходы, не подтвержденные документами, компенсированы не будут.

11.

ПРОЕЗДНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
маршрутная квитанция электронного
билета (с указанием стоимости)
кассовый чек с QR кодом –
обязательно!
посадочный талон, содержащий штамп о
досмотре – обязательно!
электронный билет / контрольный купон
(с указанием стоимости)
кассовый чек с QR кодом – обязательно!
При отсутствии посадочного талона, в бухгалтерию предоставляется справка от перевозчика.
Не подлежит оплате:
приобретение багажа, отдельно от билета, смс-оповещение, выбор места, питание, страховка.
Подлежит
компенсации
проезд
классом
«Эконом»

12.

ПРОЖИВАНИЕ
Отчетные документы:
Счет гостиницы, ваучер по бронированию
Обязательные реквизиты документа:
• ФИО проживающего;
• период проживания (дата заезда/выезда);
• стоимость проживания за сутки;
• услуга раннего заезда/позднего выезда отдельной строкой с
указанием стоимости;
• сумма за весь период проживания;
• подпись и печать.
Расходы по проживанию
компенсируются в
зависимости от
должности
не более 5000 руб.
не более 7000 руб.
в сутки.
кассовый чек/кассовый чек с QR-кодом
Не подлежит оплате:
договоры с физ.лицами, расписки, документы не подтвержденные кассовыми или электронными чеками, а также завтраки, обеды
и ужины.

13.

ТАКСИ, ОБЩЕСТВЕННЫЙ ТРАНСПОРТ
Отчетные документы на общественный транспорт:
Отчетные документы на такси:
Кассовый или электронный чек об оплате
Электронный онлайн-чек с QR-кодом
Распечатка из интернет-приложения
с указанием маршрута следования
с 22:00 до 06:00
Услугой такси можно пользоваться только классом «Эконом»
Не подлежит оплате:
квитанции и бланки строгой отчетности без кассовых чеков!

14.

Вопросы по блоку
«Командировки»

15.

Дополнительные выходные дни донору.
Необходимые поля для заполнения:
Сотрудник – ФИО сотрудника на которого оформляется
отсутствие
Вид отсутствия – выберите «Дополнительные выходные дни в
связи со сдачей крови и её компонентов»
Дата сдачи крови – укажите дату сдачи крови
Выходной 1 – укажите первый день отдыха (может быть равен
дате сдачи крови, в случае если выходной берется в тот же
день сдачи крови)
Выходной 2 – укажите второй день отдыха

16.

Дополнительные выходные донору.
Создание заявки.
Дата сдачи крови – укажите
дату сдачи крови;
Серия и номер справки о сдаче
крови – укажите серию и номер
справки;
Справка о сдаче крови –
вложите скан справки.
Формировать
заявление
Оригинал справки необходимо отправить в Центральный офис

17.

Дополнительные выходные донору.
Заявления.
Если сотрудник отдыхает в день сдачи крови:
Если сотрудник работает в день сдачи крови:
Отправить на согласование

18.

Дополнительные выходные дни по
уходу за ребенком-инвалидом
Инициатор задачи:
Обязательные поля для заполнения:
Сотрудник – ФИО сотрудника на которого
оформляется отсутствие
Вид отсутствия – выберите «Дополнительные
выходные дни по уходу за ребенком-инвалидом»
Период с – укажите первый день отсутствия
Период по – укажите последний день отсутствия
Сведения о втором родителе – внесите
сведения о втором родителе, которые в
дальнейшем попадут в заявление
сотрудник отдела кадров - можно выбрать любого сотрудника
организации;
офис-менеджер или руководитель ЦУР – можно выбрать любого
сотрудника ЦУР;
сотрудник – можно выбрать только себя.
Дата указанная в поле Дата с должна быть не ранее чем через 1 день от текущей даты. Иначе при постановке появится
соответствующее уведомление

19.

Дополнительные выходные дни по
уходу за ребенком-инвалидом.
Создание заявки.
Период с – укажите первый день отсутствия;
Период по – укажите последний день
отсутствия
Сведения о втором родителе – внесите
сведения о втором родителе, которые в
дальнейшем попадут в заявление
Количество листов приложенных
документов – укажите общее количество
листов приложенных документов
Бухгалтер – ФИО бухгалтера, который будет
указан в приказе. По умолчанию указан
Начальник отдела по расчёту заработной платы
Ребенок – выберите ФИО ребенка

20.

Дополнительные выходные дни по
уходу за ребенком-инвалидом.
Документы.
Обязательные документы:
Справка МСЭ – вложите скан соответствующего документа;
Свидетельство о рождении ребёнка – вложите скан соответствующего документа;
Справка с места жительства – вложите скан соответствующего документа;
Справка с места работы другого родителя о неиспользовании им дополнительных выходных дней по уходу за
ребёнком-инвалидом – вложите скан соответствующего документа;
Основание для приказа – подсказка по его заполнению указана в верхней части карточки задачи.
Отправить на согласование

21.

Отпуск без сохранения заработной платы
Отпуск БЕЗ СОХРАНЕНИЯ
заработной платы:
-
Предоставление отпуска – право, а не
обязанность руководителя, за
исключением случаев, предусмотренных
законом
-
1Создать заявку в 1ф не менее, чем за 2
-
дня до начала отпуска.
2Подписать заявление на предоставление
отпуска ЭП
3Подписать приказ на предоставление
отпуска ЭП
-
работникам в случаях рождения ребенка,
регистрации брака, смерти близких
родственников - до пяти календарных дней
работающим инвалидам - до 60 календарных
дней в году;
работающим пенсионерам по старости (по
возрасту) - до 14 календарных дней в году
участникам Великой Отечественной войны - до
35 календарных дней в году
родителям и женам (мужьям) военнослужащих,
сотрудников органов внутренних дел,
федеральной противопожарной службы,
таможенных органов, сотрудников учреждений
и органов уголовно-исполнительной системы,
органов принудительного исполнения,
погибших или умерших вследствие ранения,
контузии или увечья, полученных при
исполнении обязанностей военной службы
(службы), либо вследствие заболевания,
связанного с прохождением военной службы
(службы), - до 14 календарных дней в году
в других случаях, предусмотренных
законодательством

22.

Учебный отпуск
Обязательные поля для заполнения:
Сотрудник – ФИО сотрудника на которого оформляется
отсутствие
Вид отсутствия – выберите «Учебный отпуск»
Полное название учебного заведения – внесите
название учебного заведения
Образовательная программа – выберите нужную
программу
Название специальности - введите название
учебного заведения
Номер курса - выберите номер курса
Период с – укажите первый день отсутствия
Период по – укажите последний день отсутствия
Форма обучения – выберите нужную программу
Аттестация – выберите нужную программу
Тип учебного отпуска – выберите нужную программу
Поставить задачу
Формировать заявление
Отправить на согласование
Дата указанная в поле Период с должна быть не позднее трёх дней до начала отпуска в связи с необходимостью расчета и
перечисления отпускных сотруднику.

23.

Отсутствие по невыясненной причине
Отсутствие
По болезни
Не приступил к работе
Сохранить

24.

Отсутствие по невыясненной причине.
Лист нетрудоспособности
Сотрудник заболел и будет
работать УДАЛЁННО:
1
Накануне или в первый день
болезни сотрудник составляет
заявку на удалённую работу
Сотрудник заболел и
ОФОРМЛЯЕТ БОЛЬНИЧНЫЙ:
1
заявление на
2 подписывает
удаленную работу ЭП
3
контролирует своевременное
согласование всеми
ответственными лицами
4
Подписывает доп.соглашение ЭП
(не позднее чем в первый день
отсутствия)
Сотрудник не оформляет
больничный
2
3
В первый день отсутствия завести
заявку в 1ф (Вид «Отсутствие по
невыясненной причине», причина
«По болезни») на весь период
отсутствия
Проследить, чтобы при закрытии
табеля у сотрудника стояли НН или
Б – больничный (если он уже
закрыт).
Если видите явки – обязательно
сообщить в отдел кадров.
После выхода сотрудника на работу
– предоставить номер или квиток
листа нетрудоспособности в
бухгалтерию

25.

Отсутствие по невыясненной причине.
Не приступил к работе/прогул
Создать заявку в 1ф с причиной «Не приступил к работе»
Сообщить в отдел кадров о невыходе сотрудника
Составить акт об отсутствии на рабочем месте
Составить служебную записку об отсутствии на рабочем месте
Отправить документы на проверку в отдела кадров
Оставлять заявку на отсутствие без закрывающих документов нельзя

26.

Отсутствие по невыясненной причине.
Не приступил к работе/прогул
Акт об отсутствии. Содержание.
Время и место составления
Перечень лиц, присутствующих при составлении акта
Фактические обстоятельства, определяющие отсутствие
Подписи лиц, участвующих в составлении акта
Служебная записка.
В свободной форме
На имя заместителя генерального директора
Обстоятельства отсутствия
Оба документа составляет начальник ЦУР

27.

Дистанционная работа
Обязательные поля для заполнения:
o Дата начала;
o Дата окончания;
o Причина;
o Фактический адрес.
Адрес заполняется полностью (Область/город/улица/дом/квартира)
Сформировать заявление
Оформление дистанционной работы на длительный срок (до 6 месяцев) возможно при наличии веских аргументов, не позволяющих
работнику исполнять функционал в офисе и не позволяющих найти ему замену, и согласования Аблец Юлии в почте

28.

Отсутствия. Закрытие табеля
изменения по командировкам или отпускам, отгулам и больничным
отражаем в табеле в месяце этого события
создаем заявку на изменения в 1Форме в день события
максимально внимательно проверяем подписываемый табель
Если табель подписан, внесение изменений в него задним числом не принимается
В случае несвоевременного заведения или согласования командировки, командировочные
расходы нельзя будет принять и оплатить. Это означает, что сотрудник оплатит за свой счет билеты
или проживание
В случае отражения явок в табеле при отсутствии работника на рабочем месте без оформленной
дистанционной работы (подписанного дополнительного соглашения) вопрос по излишне
выплаченной заработной плате работнику решает руководитель

29.

Документы на ЭЦП:
Доп.выходные дни донора
Доп.выходные дни по уходу за ребенкоминвалидом
Отпуск без сохранения зп
Учебный отпуск
Ежегодный оплачиваемый отпуск
Командировки
Дистанционная работа
Переводы (кроме ДИ и мат. ответственности)
Увольнение (кроме приказа)
Табель

30.

Контакты HR специалистов и отдела
кадров
Округ
Управление по работе с персоналом
Отдел кадров
СФО и ДФО
Екатерина Молокова
@Molokova_Ekaterina
Степанов Наталья-@Stepanova_NN
Милюсева Елена @@Miluseova (СФО)
Наталья Филиппова @Natttfil (ДФО)
ПФО и УФО
Александра Молева @egavegav
Ирина Дорошенко @Iris_os
Батуева Евгения @BATUEVA_Z (ПФО)
Милюсева Елена @@Miluseova (УФО)
СКФО и
ЮФО
Татьяна Медведева @Lessa_26
Вера Луцева @Veralutseva (СКФО)
Наталья Филиппова @Natttfil (ЮФО)
ЦФО и
СЗФО
Варнин Александр @VarninAA
Дуксин Александр @DuksinAE
Ксения Пылаева @PylaevaKsu (ЦФО)
Вера Луцева @Veralutseva (СЗФО)