Подготовка внутренних аудиторов на основе требований стандарта

1.

ПОДГОТОВКА ВНУТРЕННИХ АУДИТОРОВ НА
ОСНОВЕ ТРЕБОВАНИЙ СТАНДАРТА
ISO 19011:2019

2.

ISO-International
Organization for
Standardization
Международная
Организация по
Стандартизации Учреждена
14 октября 1946 года в
Лондоне 25-ю странами (в
т.ч.СССР)
Включает в себя
более 165 стран
мира (вкл. страны
СНГ)
В настоящее время штабквартира ISO находится в
Женеве, (Швейцария)
Зарегистрировано более 19,5
тысяч международных
стандартов
2

3.

Основные отличия третьей версии:
добавление риск-ориентированного подхода к принципам аудита;
расширение руководства по управлению программой аудита, включая
риски по программе аудита;
расширение руководства по проведению аудита, в частности, раздел
планирования аудита;
расширение общих требований к компетентности аудиторов;
изменение терминологии, использование термина «процесс», а не
«объект» («thing»);
удаление приложения, содержавшего требования к компетентности для
проведения аудита конкретных систем менеджмента (в силу
значительного числа отдельных стандартов на системы менеджмента было
бы нецелесообразно включать требования к компетентности для всех
видов систем);
расширение Приложения А с целью дать рекомендации по аудиту
(новых) концепций, таких как контекст организации, лидерство и
обязательства, удаленные аудиты, соблюдение требований и цепочка
поставки.

4.

1. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ
• Стандарт содержит руководящие указания
по проведению аудита систем менеджмента,
также по оценке компетентности людей,
вовлеченных в процесс аудита.

5.

ПРОИСХОЖДЕНИЕ ПОНЯТИЯ «АУДИТ»
«audire» - (лат.) слушать
Аудиторами называли учеников духовных католических училищ,
назначавшихся учителем для выслушивания своих товарищей.
систематический,
независимый
и
«audit» - (англ.) проверка бухгалтерских счетов
документированный процесс для получения
объективного свидетельства (3.8) и его
объективной
оценки
для
определения
степени, с которой выполнены критерии
аудита (3.7)
5

6.

АУДИТ (AUDIT)
свидетельство аудита
записи, изложение фактов или иная
информация, которая существенна
с точки зрения критериев аудита
(3.7) и может быть проверена
объективное
свидетельство
данные,
подтверждающие
существование или
истинность чего-либо
Критерии аудита –
совокупность требований (3.23),
используемых как эталон, с
которым сравнивается
объективное свидетельство (3.8)
Наблюдения аудита –
результат оценки свидетельства
аудита в соответствии с
критериями аудита.
6

7.

•Заключение по результатам аудита – выходные
данные аудита, предоставленные аудиторской группой
после рассмотрения целей аудита и всех
наблюдений аудита.
Критерии
аудита
Наблюдение
аудита
Свидетельства
аудита
Заключение по
результатам
аудита

8.

Проверяемая
организация
подвергающаяся аудиту.
–
организация,
Заказчик аудита – организация или лицо, заказавшее
аудит.
Аудитор – лицо, обладающее компетентностью для
проведения аудита.
Аудиторская группа – один
или
несколько
аудиторов,
проводящих аудит, которым, при
необходимости, помогают технические эксперты.
Технический эксперт – лицо, предоставляющее
аудиторской группе специальные знания или опыт.

9.

•Программа аудита – совокупность одного или
нескольких аудитов, запланированных на конкретные
сроки и направленных на достижение определенной
цели.
•План
аудита – описание видов деятельности и
мероприятий аудита (план аудита составляется для
каждого конкретного аудита).
•Область аудита (audit scope) – содержание и границы
аудита. Примечание — Область аудита обычно включает
местонахождение, организационную структуру, виды
деятельности и процессов, а также охватываемый период
времени.
• Риск - результат неопределенности целей.

10.

КЛАССИФИКАЦИЯ АУДИТОВ

11.

4. ПРИНЦИПЫ АУДИТА
g) Рискориентированный
подход
f) Подход,
основанный на
свидетельствах
:
e) Независимость
a) Безупречность:
основа
профессионализма
Руководящие
указания
основаны на
семи
принципах
b) Объективное
представление
c) Надлежащее
профессиональное
усердие
d) Конфиденциальность

12.

СТРУКТУРА СТАНДАРТА
5. Управление программой аудита
5.1 Общие положения
5.2 Определение целей программы аудита
5.3 Определение и оценка рисков и возможностей, связанных с программой аудита
5.4 Разработка программы аудита
5.4.1 Роли и ответственность лица управляющего программой аудита
5.4.2 Компетентность лица управляющего программой аудита
5.4.3 Определение объема программы аудитов
5.4.4. Определение ресурсов программы аудита
5.5 Выполнение программы аудита
5.5.1 Общие положения
5.5.2 Определение целей, области и критериев для конкретного
аудита
5.5.3 Выбор и определение методов аудита
5.5.4 Выбор членов группы по аудиту
5.5.5 Назначение обязанностей руководителя группы по аудиту
для конкретного аудита
5.5.6 Управление результатами выполнения программы аудита
5.5.7 Управление записями по программе аудита
5.6Мониторинг программы аудита
5.7 Пересмотр и улучшение программы
аудита
6.
Компетентность
и оценка
аудиторов
7. Проведение
аудита

13.

5. УПРАВЛЕНИЕ ПРОГРАММОЙ АУДИТА

14.

5.1 Общие положения
Должна быть разработана программа аудита, которая может
включать в себя аудиты, ориентированные на один или несколько
стандартов на системы менеджмента, проводимых либо по
отдельности, либо в комбинации (комбинированный аудит).
Объем программы аудита должен зависеть от размера и характера
проверяемой организации, а также от характера, функционального
назначения, сложности, типа рисков и возможностей и уровня зрелости
систем(ы) менеджмента, подлежащих проверке.
В случае нескольких мест нахождения/площадок (например, в
разных странах) или где важные функции передаются на аутсорсинг и
управляются под руководством другой организации, особое внимание
следует уделять разработке, планированию и подтверждению
программы аудита.

15.

5.2 ОПРЕДЕЛЕНИЕ ЦЕЛЕЙ ПРОГРАММЫ
АУДИТА
анализ соответствия требованиям
стандарта, нормативным,
законодательным и внутренним
требованиям организации
анализ соответствия запланированным
мероприятиям
определение результативности и
эффективности
поиск потенциала улучшения
15

16.

5.2 РАЗРАБОТКА ЦЕЛЕЙ ПРОГРАММЫ АУДИТА
Цели должны быть согласованы с
политикой и целями СМК
Должны отражать направленность всех
аудитов в программе.
Различные основания для
формирования целей аудита

17.

5.3 ОПРЕДЕЛЕНИЕ И ОЦЕНКА РИСКОВ
ПРОГРАММЫ АУДИТА
Риски могут быть в следующих областях:
Планирование
Обеспечение ресурсами
Группа аудиторов
Записи
Коммуникации
Мониторинг
Доступность

18.

5.4 РАЗРАБОТКА ПРОГРАММЫ АУДИТА
Ответственный за менеджмент программы
аудита должен определить:
объем и масштаб программы аудита;
определить внешние и внутренние факторы;
обеспечить формирование группы по аудиту
риски программы аудита;
ответственность;
процедуры для программы аудита;
необходимые ресурсы;
реализацию программы аудита, включая разработку целей аудита,
области аудита и критериев по отдельным аудитам, определение
методов аудита, выбор аудиторской группы и оценку аудиторов;
ведение соответствующих записей по программе аудита;
мониторинг, анализ и улучшение программы аудита.

19.

5.4.2 КОМПЕТЕНТНОСТЬ ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА
МЕНЕДЖМЕНТ ПРОГРАММЫ АУДИТА:
принципы, процедуры и методы аудита;
стандарты систем менеджмента и
справочные документы;
деятельность, продукция и процессы
проверяемого объекта;
законодательные и другие требования,
применяемые к деятельности и продукции
проверяемого объекта;
потребители, поставщики и другие стороны,
заинтересованные в аудитируемом объекте,
если применимо.

20.

5.4.3 ОПРЕДЕЛЕНИЕ ОХВАТА ПРОГРАММЫ АУДИТА
!!!!! Масштаб программы аудита
может меняться в зависимости от:
Размеров и особенностей проверяемого
объекта;
Особенностей системы менеджмента
(сложность, степень разработки и т.д.)

21.

5.4.4 ОПРЕДЕЛЕНИЕ РЕСУРСОВ ПРОГРАММЫ АУДИТА
При определении ресурсов для программы аудита, лицу(ам),
управляющему(им) программой аудита, следует принять во
внимание:
a)
финансовые и временны́е ресурсы, необходимые для разработки, выполнения,
управления и улучшения мероприятий по аудиту;
b) методы аудита (см. раздел А.1);
c) наличие вообще или конкретных аудиторов и технических экспертов, обладающих
компетентностью, соответствующей конкретным целям программы аудита;
d) объем программы аудита (см. 5.4.3), риски и возможности, связанные с программой
аудита (см. 5.3);
e) время на проезд и стоимость, проживание и другие потребности, связанные с
аудитом;
f) влияние разницы во времени;
g) наличие информационно-коммуникационных технологий (например, технических
ресурсов, необходимых для проведения дистанционного аудита с использованием
технологий, обеспечивающих удаленную совместную работу);
h) наличие любого требуемого инструментария, технологий и оборудования;
i) наличие необходимой документированной информации, определенной на этапе
разработки программы аудита (см. А.5);
j) ребования, связанные с условиями на объекте аудита, включая любые допуски и
оснащение (например, проверка анкетных данных, индивидуальные средства
защиты, умение пользоваться специальной одеждой для соблюдения режима чистой
комнаты).

22.

5.5.3 Выбор и определение методов аудита
!!!!!!!!!!!!Если две или более аудиторских организации проводят
совместный аудит одной и той же организации, лица, управляющие
различными программами аудита, должны согласовать методы
аудита и рассмотреть последствия с точки зрения обеспечения
ресурсами и планирования аудита.
Если проверяемая организация применяет две или более
различных систем менеджмента, то в программу аудита могут быть
включены комбинированные аудиты.

23.

5.5.4 Выбор членов группы по аудиту
Лицо(а), управляющее(ие) программой аудита, должно
назначить членов группы по аудиту, включая руководителя
группы и любых технических экспертов, необходимых для
конкретного аудита.

24.

5.5.6 Управление результатами выполнения программы
аудита
Лицо, управляющее программой аудита, должно учитывать, в
зависимости от обстоятельств:
информирование частей организации, не вошедших в область
аудита, о результатах аудита и лучших практиках;
последствия для других процессов.
5.5.7 Управление записями по программе
аудита
записи по аудиту создаются и управляются, чтобы
продемонстрировать выполнение программы
аудита. Должны быть разработаны процессы,
гарантирующие, что любые потребности в
информационной безопасности и
конфиденциальности, связанные с записями по
аудиту, удовлетворяются.

25.

5.6 Мониторинг программы аудита
Лицо(а), управляющее(ие) программой аудита, должно гарантировать
оценку:
a) того, что был ли выдержан график и достигнуты цели аудита;
b) работы членов группы по аудиту, в том числе руководителя группы по
аудиту и технических экспертов;
c) способности группы по аудиту выполнять план аудита;
d) обратной связи от заказчиков аудита, проверяемых организаций,
аудиторов, технических экспертов и других соответствующих сторон;
e) достаточности и адекватности документированной информации по
процессу аудита в целом.
5.7 Пересмотр и улучшение программы аудита
Лицо(а), управляющее(ие) программой аудита, и заказчик аудита должны
анализировать программу аудита для оценки того, были ли достигнуты ее
цели.

26.

6. ПРОВЕДЕНИЕ АУДИТА

27.

6.2. ИНИЦИАЦИЯ АУДИТА
6.2.1 Ответственность:
руководитель аудиторской
группы.
6.2.2 Взаимодействие с
проверяемым объектом.
6.2.3 Определение возможности
проведения аудита

28.

6.3 ПОДГОТОВКА К АУДИТУ
• 6.3.1 Анализ документации;
• 6.3.2 План аудита;
•6.3.3 Распределение заданий в группе
по аудиту
• Рабочие документы (вопросники, чеклисты, аудио информация, планы
выборки и т.д.).

29.

ПРОГРАММА ВНУТРЕННЕГО АУДИТА
Дата проведения аудита, по месяцам 2021года
№
п/
п
Структурные
подразделения
Критерии аудита
(Разделы
ISО 9001:2015)
Ф.И.О. и
должность
старшего
аудитора
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
29

30.

6.4. ПРОВЕДЕНИЕ АУДИТА
1.
Назначение ролей и обязанностей сопровождающих и наблюдателей (6.4.2)
2.
Вступительное собрание (6.4.3);
3.
Обмен информацией в ходе аудита (6.4.4);
4.
Анализ документированной информации в ходе аудита (6.4.6)
5.
Сбор и проверка информации (6.4.7)
6.
Формирование выводов аудита (6.4.8)
7.
Заключения по аудиту (6.4.9);
8.
Заключительное собрание (6.4.10).

31.

6.4.2 Назначение ролей и обязанностей
сопровождающих и наблюдателей
Сопровождающие и наблюдатели могут сопровождать группу по
аудиту при наличии соответствующих согласований от руководителя
группы по аудиту, заказчика аудита и/или проверяемой
организации.
!!!!Они не должны влиять или вмешиваться в проведение аудита.
Если это не может быть гарантировано, то руководитель группы по
аудиту должен иметь право запретить присутствие наблюдателей в
ходе определенных мероприятий аудита.
!!! В отношении наблюдателей должны выполняться все меры
обеспечения доступа, охраны здоровья и безопасности, меры
экологического характера, обеспечения секретности и
конфиденциальности, согласованные между заказчиком аудита и
проверяемой организацией.

32.

6.4.3 ВСТУПИТЕЛЬНОЕ СОВЕЩАНИЕ
В подразделениях проводится вступительное
совещание, чтобы:
Познакомиться,
Согласовать (подтвердить) план аудита,
Заявление о конфиденциальности,
Подтвердить область аудита,
Представить цели аудита,
Определить часы работы и доступность персонала
Обсудить программу аудита,
Объяснить метода проведения аудита и
выявления несоответствий

33.

В подразделениях проводится
вступительное совещание, чтобы:
Уточнить месторасположение помещений и т.д.,
Проверить наличие мер по технике безопасности,
Подтвердить время, место и состав
участников заключительной встречи,
Определить, что требуется от персонала
подразделения во время проведения аудита,
Убедиться, что для аудиторов
назначены сопровождающие лица,
Пригласить к обсуждению неясных моментов, ответить
на вопросы со стороны проверяемого подразделения.

34.

6.4.4 Обмен информацией в ходе аудита
Во время аудита руководитель группы по аудиту должен
периодически информировать о ходе аудита, существенных выводах и
любых затруднениях проверяемую организацию и заказчика аудита,
в зависимости от ситуации.
Свидетельства, собранные в ходе аудита, которые указывают на
возможность непосредственного и значительного риска, должны быть
немедленно доведены до сведения проверяемой организации и, в
случае необходимости, заказчика аудита.

35.

6.4.6 Анализ документированной информации в ходе
аудита
Если соответствующая документированная информация не может быть
предоставлена в сроки, указанные в плане аудита, руководитель группы
по аудиту должен информировать об этом как лицо(а), управляющее(ие)
программой аудита, так и проверяемую организацию.
В зависимости от целей и области аудита, должно быть принято решение,
следует ли аудит продолжать или он должен быть приостановлен до тех
пор, пока проблемы с предоставлением документированной информации
не будут решены.

36.

6.4.7 СБОР И ВЕРИФИКАЦИЯ ИНФОРМАЦИИ
Проверка наличия документов ИСМ
(перечень документов ИСМ,
условия хранения, поддержание
в рабочем состоянии)
Проверка соответствия документов
установленным требованиям
(правильность оформления,
идентификация,
актуализация, полнота…)
Проверка выполнения требований
документов в практической
деятельности
(ознакомление с данными ,
беседы,
визуальное ознакомление…)
Фиксация несоответствий
(обнаружение, идентификация,
регистрация, классификация,
протоколирование
несоответствий )
Составление отчета об аудите
(сбор, обработка материалов,
принятие заключения по аудиту,
составление и утверждение
отчета)

37.

6.4.8 ФОРМИРОВАНИЕ НАБЛЮДЕНИЙ
АУДИТА
• Наблюдения аудита должны быть документированы и
доведены до сведения персонала, ответственного за
проверяемую область деятельности;
• Если аудитор определит наличие несоответствия, он
должен его зафиксировать;
• Исходить только из обнаруженных фактов и отнести их к
определенному пункту требований;
• Разрешить все разногласия относительно свидетельств
и/или наблюдений аудита.

38.

6.4.9 Подготовка заключений аудита
6.4.9.1 Подготовка к заключительному
совещанию
6.4.9.2 Содержание заключений по
аудиту
6.4.10 Проведение
заключительного совещания

39.

ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНАЯ БЕСЕДА
благодарность за сотрудничество
и сопровождение
подведение итогов
обсуждение отклонений
обсуждение корректирующих
действий
Определение необходимости
дополнительного аудита и
назначение времени его
проведения
разъяснения по дальнейшим
действиям

40.

Окончание аудита
Подготовка отчета (6.5.1);
Рассылка отчета (6.5.2);
Завершение аудита (6.6);
Последующие действия (6.7).

41.

СОДЕРЖАНИЕ ОТЧЕТА
Отчет может содержать:
• цели, объём и критерии аудита;
• даты и места, где проводился аудит, имена участников
аудита;
• описания несоответствий или ссылки на соответствующие
акты, приложенные к отчету;
• заключение по результатам аудита.
Дополнительно в отчете могут быть представлены:
• краткое описание хода выполнения аудита;
• рекомендации по улучшению;
• предложения по срокам проведения следующих аудитов.

42.

ОТЧЕТ ОБ АУДИТЕ
1. Область аудита:
2. Критерии аудита:
3. Время проведения аудита:
4. Состав группы по аудиту:
5. Результаты аудита:
(Здесь же фиксируется информация о проверке
выполнения КД)
7. Рекомендации по улучшению:
8. Адреса рассылки:
9. Руководитель группы по аудиту

43.

7. КОМПЕТЕНТНОСТЬ И ОЦЕНКА
АУДИТОРОВ
• определение компетентности
персонала, вовлеченного в аудит, для
выполнения требований программы
аудита;
• установление критериев оценки;
• выбор подходящего метода оценки;
• проведение оценки.

44.

ЛИЧНОСТНОЕ ПОВЕДЕНИЕ
Аудитор должен быть:
• решительным,
• открытым для улучшения;
• внимательным к культурным
особенностям,;
• готовым к сотрудничеству,

45.

ЛИЧНЫЕ КАЧЕСТВА
открытость
дипломатичность
наблюдательность
восприимчивость
непоколебимость
решительность
уверенность
нравственность

46.

ПРИНЦИПЫ ПРОВЕДЕНИЯ АУДИТА, ОТНОСЯЩИЕСЯ
К АУДИТОРАМ
Этичное
поведение
Этичное поведениеоснова
профессионализма.
Доверие, честность,
конфиденциальность
и рассудительность
(осмотрительность,
благоразумие)
неотъемлемы
(обязательны) при
Проведении
аудита
Беспристрастность
Беспристрастное предоставление
результатов – обязательство
предоставлять правдивые и точные
отчеты.
Результаты аудита, заключения по
аудиту и отчеты об аудите должны
правдиво и точно отражать
деятельность по аудиту.
Существенные препятствия,
встретившиеся в ходе аудита, а
также неразрешенные
расходящиеся мнения (разногласия)
между командой по аудиту и
аудитируемым подразделением
должны быть отражены в отчете
Профессиональная
тщательность
Надлежащая профессиональная
тщательность – применение
усердия (прилежания) и
рассудительности при проведении
аудита.
Проявление аудиторами
тщательности должно
соответствовать важности
выполняемого ими задания и
доверию, оказываемому им.
Наличие (у аудиторов)
необходимой компетентности
является важным фактором.
46

47.

ПРИНЦИПЫ ПРОВЕДЕНИЯ АУДИТА, ОТНОСЯЩИЕСЯ К
АУДИТОРАМ
Независимость
Независимость – основа
беспристрастности аудита и
объективности заключений по аудиту.
Аудиторы должны быть независимы от
деятельности, которая будет
подвергнута аудиту, и свободны от
предвзятости и конфликта интересов.
Аудиторы должны сохранять
объективность своих взглядов
(суждений) во время процесса аудита
для обеспечения того, чтобы результаты
аудита и заключения по аудиту были
основаны только на свидетельствах
аудита
Подход, основанный
на свидетельствах
Подход, основанный на свидетельствах
(доказательствах)- разумный способ получения
надежных и воспроизводимых заключений по
аудиту в систематическом процессе аудита.
Свидетельства аудита должны быть
проверяемыми. Они должны основываться на
выборках доступной (имеющейся в
распоряжении) информации, поскольку аудит
проводится в ограниченный период времени и с
ограниченными ресурсами. Соответствующее
(уместное) использование (таких) выборок очень
сильно влияет на доверие, с которыми могут
быть восприняты заключения по аудиту.
47

48.

ЗНАНИЯ И НАВЫКИ
Система качества
принципы СМ
законодательные и
нормативные требования
требования стандартов,
рекомендации ISO,
инструменты и методы
аудита.

49.

ЗНАНИЯ И НАВЫКИ
Законы и нормы
контракты
условия труда
безопасность
продукция и услуги
международные
конвенции
экология

50.

ЗНАНИЯ И НАВЫКИ
Организационные
структуры
функции и
взаимоотношения в
организации,
технологические
процессы организации,
терминология
организации (отрасли),
культура и социальные
обычаи организации
(отрасли).

51.

ЖИЗНЕННЫЕ ПОЗИЦИИ
М. ВУДКОК, Д. ФРЕНСИС. «РАСКРЕПОЩЕННЫЙ МЕНЕДЖЕР. ДЛЯ РУКОВОДИТЕЛЕЙ - ПРАКТИКА». ИЗД.
«ДЕЛО», 1991.
Позиция
Я в порядке - Вы в порядке
«СЧАСТЛИВЫЙ ПРИНЦ»
Я в порядке - Вы не в порядке
«КОРИЧНЕВАЯ ЛЯГУШКА»
Я не в порядке - Вы в порядке
«СЕРАЯ ЛЯГУШКА»
Я не в порядке - Вы не в порядке
«ЗЕЛЕНАЯ ЛЯГУШКА»
Те, кто придерживается такой позиции
• Уверены в себе
• Отзывчивы
• Поддерживают добрые отношения с окружающими
• Вызывают доверие
• Спокойны
• Чувствительны к изменению ситуации
• Имеют раздутое самомнение
• Трудны в общении
• Выглядят надменными
• Подавляют других
• Преувеличивают свою роль в работе
• Недостаточно уверены в себе
• Склонны к отступлению
• Не имеют достаточной убежденности
• Не способны взять на себя инициативу
• Недооценивают свою роль в работе
• Поддаются стрессам
• Недостаточно энергичны
• Склонны к подавленности
• Не способны проявлять настойчивость
• Свыклись с неудачами
• Недостаточно творчески относятся к работе
• Вызывает отрицательную реакцию
51

52.

ОЦЕНКА И ПОДДЕРЖАНИЕ КОМПЕТЕНТНОСТИ
АУДИТОРОВ
Дополнительно руководитель аудиторской группы
должен уметь:
- планировать аудит и результативно использовать ресурсы в
процессе аудита;
- организовывать работу аудиторской группы;
- обеспечивать руководство и контроль за аудиторамистажерами;
- предупреждать и разрешать конфликты;
- свести воедино и произвести анализ свидетельств аудита,
собранных командой, так, чтобы получился материал
существенный, важный и достаточный для составления
выводов по результатам аудита, и довести его до сведения
проверяемой стороны;
- подготавливать отчет по аудиту.

53.

7.5. ОЦЕНКА И ПОДДЕРЖАНИЕ КОМПЕТЕНТНОСТИ
АУДИТОРОВ
Оценка:
формальное
образование
и
опыт
работы,
подтверждающие
развитие знаний и навыков по
системам менеджмента или производственного сектора,
в области которого будет проводиться аудит;
обучающие программы, охватывающие общие знания и
навыки аудиторов;
опыт
работы на технических, управленческих или
профессиональных
должностях,
предусматривающий
принятие решений, разрешение проблем и общение с
управленцами,
профессионалами,
подчиненными,
заказчиками и другими заинтересованными сторонами;
опыт проведения аудитов, полученный под надзором
аудитора по данной системе.

54.

ОЦЕНКА И ПОДДЕРЖАНИЕ КОМПЕТЕНТНОСТИ
АУДИТОРОВ
Метод оценки
Цели
Примеры
Проверить квалификацию аудитора
Анализ записей об образовании,
подготовке, стаже, профессиональной
квалификации и опыте аудитов
Обратная связь
Предоставить информацию о том, как
воспринимается деятельность аудитора
Опросы, анкеты, личные рекомендации,
отзывы, претензии, оценка результатов
работы, экспертная оценка
Собеседование
Оценить личные качества и навыки
общения, проверить информацию,
протестировать знания, получить
дополнительную информацию
Личные интервью
Наблюдение
Оценить личные качества и
возможность применить знания и
навыки
Ролевые игры, наблюдение в ходе
аудита, фактическое качество работы
Тестирование
Оценить личные качества, знания,
навыки и их применение
Устные или письменные экзамены,
психометрическое тестирование
Анализ после проведения
аудита
Предоставить информацию о том,
насколько профессионально вел аудит,
определить сильные и слабые стороны
Анализ отчета об аудите, интервью с
руководителем группы по аудиту, Стр.
36
группой по аудиту и, при
необходимости, анализ мнения
проверяемой организации
© NQA Training 2011
Анализ записей

55.

???
Во время аудита третьей стороной при проверке
склада материалов сопровождающий аудитора
вступает в спор с заведующим складом по
вопросу, который, как полагает
сопровождающий, не соответствует требованиям
процедур компании. Сопровождающий
обращается к аудитору за поддержкой. Как
должен реагировать аудитор?
55

56.

ПОРЯДОК ЧТЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Просмотр
Заметки
Отбор и установление
очередности
Детальное изучение
Вопросы
Решение
Отчет
56

57.

ТИПЫ ВОПРОСОВ, КОТОРЫЕ МОГУТ ВОЗНИКНУТЬ В
ПРАКТИКЕ АУДИТОРА, И ПРИМЕРЫ ИХ ФОРМУЛИРОВАНИЯ
Тип вопроса
Закрытый
Открытый
Определение и примеры
Вопрос, на который ответ предполагает только «да» или «нет» (В
Вашей работе Вы используете этот документ (метод)?)
Вопрос, на который собеседнику предоставляется возможность
Сформулировать свой ответ подробно. (Какие, кроме этого,
документы (методы) Вы используете в своей работе?)
Разъясняющий
Вопрос, требующий разъяснения, подтверждения? (Не могли
бы Вы пояснить, что Вы имеете в виду?)
Наводящий
Вопрос, наводящий на ответ или содержащий готовый ответ (Вы,
очевидно, регулярно проводите анализ, не так ли?)
Альтернативный
Вопрос, ответом на который может быть один из двух
противоположных вариантов (Причина данного несоответствия
в том или этом?)
Утверждающий
Утверждение (Разве в этом случае могло бы быть иначе?)
Затрудняющий общение
Вопрос, создающий барьер в общении (Разве Вас не
предупреждали, что этого делать нельзя? Разве я Вам не
Говорил, что именно это и будет здесь обнаружено?)
57

58.

ПОЛУЧЕНИЕ СВИДЕТЕЛЬСТВ АУДИТА
Наблюдение
Опрос
Интервью
Анализ документации, записей
Соблюдение времени аудита
Объективные свидетельства
58

59.

ЧТО ТАКОЕ НЕСООТВЕТСТВИЕ?
• 3.21
несоответствие (nonconformity)
невыполнение требования (3.23)
59

60.

ФОРМУЛИРОВКА НЕСООТВЕТСТВИЯ
1. Место (подразделение, участок, рабочее
место) и время (при необходимости),
проведения аудита и установления
несоответствия
2. Четкое описание несоответствия
(свидетельства аудита)
3. Ссылка на внутренний или внешний
документ, регламентирующий
выполнение свидетельства аудита
4. Указание раздела (пункта, подпункта)
критерия аудита
60

61.

ПРИМЕРЫ СИТУАЦИЙ
В ходе аудита процесса анализа СМК со стороны
руководства аудитор замечает в некоторых протоколах
совещаний, что на них не присутствовал ни один член из
команды высшего руководства. Объясняя эту ситуацию,
представитель руководства сообщает, что анализ СМК со
стороны руководства стал со временем двухуровневым,
поскольку было очень трудно собрать одновременно всех
руководителей отделов и высшее руководство. Теперь
процесс строится так: на совещании начальников
отделов проводится первый уровень анализа СМК со
стороны руководства, после чего представитель
руководства готовит резюмирующий отчет, включая
необходимые действия и рекомендации. Отчет обходит
всех членов высшего руководства, которые вносят в него
61
свои комментарии, после чего управляющий
окончательно утверждает план действий.

62.

ПРИМЕРЫ СИТУАЦИЙ
В отделе закупок проверяемой организации аудитор
спрашивает, как был выбран новый поставщик для деталей ТМХ
101. Сотрудник отдела закупок объяснил, что их обычный
поставщик не смог обеспечить требуемый срок поставки, и
поэтому заказ был размещен у поставщика, которого до этого
они не использовали, потому что он предложил неимоверно
низкую цену. Сотрудник так же сообщил, что никакой другой
оценки поставщика не проводилось.
В ходе аудита того, как в организации проводятся внутренние
аудиты, аудитору показали аудиторские отчеты, составленные в
ходе последнего аудита. Там был акт о несоответствии, где
говорилось о том, что 3 сотрудника отдела закупок не были
обучены процедуре оценки и выбора поставщиков. Было
проведено корректирующее действие по обучению этих 3
сотрудников, после чего акт о несоответствии был закрыт.
Представитель руководства сообщил, что никакого дальнейшего
действия не проводилось, т.к. корректирующее действие было
очевидным. Перед закрытием акта аудитор проверил записи
относительно обучения вышеупомянутых сотрудников.
62

63.

ОТЧЕТ О НЕСООТВЕТСТВИИ
1. Структурное подразделение
2. Руководитель структурного
подразделения
3. Руководитель группы аудиторов
4. Формулировка несоответствия
5. Коррекция (сроки, ответственность)
6. Корректирующие действия (сроки,
ответственность, ресурсы)

64.

СУЩЕСТВЕННОЕ НЕСООТВЕТСТВИЕ
один раздел стандарта не реализован в
требуемом объеме
на основании полученных объективных
свидетельств, есть основания полагать, что
продукция организации может с большой
вероятностью негативно влиять на здоровье
человека
сбой в системе, который может привести к
производству не качесивенной продукции
Невыполнение законодательных и нормативных
требований
имеется несколько несущественных
несоответствий по одному разделу стандарта,
которые ставят под вопрос эффективность всей
64
системы

65.

НЕСУЩЕСТВЕННОЕ
НЕСООТВЕТСТВИЕ
Отдельные случаи невыполнения требований
критериев аудита
выявлена недостаточность части
документации системы менеджмента
безопасности пищевой продукции
приведены слабые доказательства
выполнения требований отдельного раздела
стандарта
65

66.

Польза от проведения аудитов системы
Проверка выполнения
требований
Выявление
несоответствий
Реализация
Корректирующих
действий
Совершенствование
СМК

67.

И в заключении...
У слаженной команды специалистов
непременно все получится, нужно только
поверить, что у всего нового должно
быть будущее…
67