Документи внутрішньо-відомчого листування

1. Документи внутрішньовідомчого листування

2. Дипломатичні документи

Документи
Документи
дипломатичного
внутрішньовідомчого
(зовнішньодиплома
листування.
тичного) листування

3.

• Документи внутрішньовідомчого
листування - це документи, що
стосуються зв’язку закордонних
дипломатичних представництв з
Центром і включають у себе листування
з МЗС та іншими державними, рідше
недержавними, структурами з
конкретними проблемними відносинами
з країною перебування або у
багатосторонніх міжнародних відносинах.

4.

• Службова записка — це форма службового
документа, яким дипломат інформує
керівництво дипломатичної установи про події
та факти, що мали місце або відбудуться у
найближчому майбутньому і матимуть
безпосередній або опосередкований вплив на
діяльність закордонної установи, і вносить
відповідні пропозиції.
• Доповідна записка — це форма службового
документа, в якому дипломат інформує про
виконану роботу чи про ситуацію, що
склалася у зв’язку з виконанням дорученого
завдання.

5. Внутрішні дип.документи

• — інформаційно-довідкові матеріали;
• — звітна документація;
• — листування з консульських питань;
• — листування з приводу планування роботи
та кадрових питань;
• — листування з адміністративногосподарських та фінансових питань;
• — листування з МЗС та іншими відомствами
й установами України стосовно запитів цих
установ та окремих громадян.

6. Біографічна довідка

• Біографічні довідки про політичних і
державних діячів країни перебування
містять, як правило, хронологічні дані
щодо основних подій в їх житті,
службовій кар'єрі, участі у виборних
органах. Тут же міститься інформація
про вчений ступінь, сімейний стан,
володіння мовами, про особисті
уподобання та хобі.

7.

• «Хороший дипломат повинен володіти
проникливістю, яка допоможе йому
розгадувати думки співрозмовника і за
найменшими рухами його обличчя
судити про його почуття. Дипломат
повинен володіти гострим і
врівноваженим розумом, вміти добре
слухати, бути ввічливим і привітним.
Перш за все хороший дипломат
повинен мати достатню витримку,
щоб придушувати в собі бажання
висловитись до того, як сам обдумав,
що йому варто сказати».

8. Огляд преси

• Оперативний, в якому дається Інформація
про всі виступи місцевих ЗМІ щодо України, її
внутрішньої і зовнішньої політики,
відображають ставлення до керівництва
держави;
• Тематичний, який направляється для
використання в територіальних управліннях і
висвітлює певну тему публікацій і передач
місцевих ЗМІ у певному часовому відрізку;
• «Країна на сторінках і в передачах ЗМІ» —
інформаційно-аналітична довідка
узагальнюючого плану (готується, як правило,
не менше двох разів на рік).

9. Зовнішня документація

• річний і піврічні політичні звіти;
• політичні листи;
• звіти дипломатів про поїздки країною
перебування;
• консульські звіти;
• звіти інших українських представництв
за кордоном.

10. Вимоги до політичного звіту

• 1) має бути дана оцінка виконання пріоритетних
завдань двосторонніх відносин по стратегічних
напрямах зовнішньополітичної діяльності України;
• 2) викладаються лише фактичні матеріали, лаконічно і
без зайвих коментарів та роздумів;
• 3) повинен бути чітко структурованим згідно з
інструкцією та вимогами МЗС, складатися з цільних
блоків, які мають подаватися, виходячи зі значущості
подій чи заходів та їхнього хронологічного порядку;
• 4) між планом роботи за звітний рік, самим звітом і
планом роботи на наступний період повинен існувати
органічний зв’язок, оскільки в цьому полягає
послідовність і спадковість у діяльності та реалізації
зовнішньої політики України.

11. Додатки до річного звіту посольства

результати виконання плану роботи (у формі
спеціальної таблиці);
хроніка двосторонніх контактів з країною перебування
за звітний період (дата й основна мета зустрічей глав
держав, урядів, парламентів, міністрів закордонних
справ, назви і дати укладених документів);
перелік чинних міжнародних угод між Україною і
країною перебування в хронологічному порядку
відповідно до дати набуття чинності;
"облікова картка" забезпеченості умов роботи кадрів
дипломатичних представництв і консульських установ
України за кордоном;
відомості про звільнення диппредставництва України
від сплати податку на додану вартість у звітному році.

12. Інші документи

• Політичні листи та політичні записки.
• Звіти по роботі з кадрами.
• Звіти дипломатів (насамперед,
керівного складу) про поїздки по країні
перебування.
• Окремі звіти, які складають
представники інших відомств (МВС,
Держмитслужби, Міноборони).
• Звіти за підсумками візитів глави
держави.

13. Звіт за підсумками візиту

• — оцінки вибраної дати і терміну візиту,
хронології зустрічей, загальної оцінки візиту,
виходячи з реалізації його концепції;
• — ґрунтовного аналізу виконання кожного з
розділів візиту: ділової частини,
інформаційного та протокольного
забезпечення, організаційних заходів;
• — висновків і пропозицій щодо активізації
двосторонніх відносин і підвищення їхньої
ефективності.

14. Додаткові документи

• Листування з консульських питань: візової
підтримки, громадянства, витребування і
легалізації документів громадянського стану,
захисту прав громадян України тощо.
• Листування з Центром щодо перспективного
і поточного планування роботи.
• Листування між дипломатичним
представництвом і Центром з питань
адміністративно-господарської та фінансової
діяльності.
• Листування з іншими відомствами й
установами України.