Контроль и контроллинг в управлении организацией

1. Тема 6. Контроль и контроллинг в управлении организацией

Контроль – процесс, обеспечивающий достижение целей организации,
необходимый для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше,
чем они станут неразрешимыми
Осуществление контроля – это процесс проверки и сопоставления фактических
результатов с заданиями.
Процесс контроля состоит из установления стандартов, измерения фактически
достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые
результаты существенно отличаются от установленных стандартов.
Факторы, которые определяют необходимость контроля.
Неопределенность будущей ситуации. Запланированные цели и задачи – это сценарии
желаемого будущего. Но есть много разных обстоятельств и причин, которые могут
воспрепятствовать реализации подобных сценариев.
Контроль необходим для предупреждения возникновения кризисных ситуаций. Одна из
важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что любая
организация должна обладать возможностью и способностью вовремя фиксировать свои
ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.
Поддержание успеха организации является обязательным условием ее дальнейшего
развития. Но только сопоставляя реально достигнутые результаты с запланированными, можно
ответить на вопрос «Насколько мы продвинулись к поставленным целям?» Следовательно,
один из важных элементов контроля заключается в определении наиболее результативных
направлений организационной деятельности.

2. Тема 6. Контроль и контроллинг в управлении организацией

Управленческий контроль
Управленческий контроль это:
– процесс обеспечения достижения целей организации;
– деятельность по определению качества и корректировке выполняемых сотрудниками работ;
– процесс обратных связей в организации.
Главная цель управленческого контроля – обеспечить достижение целей организации или их
своевременное изменение. Цели устанавливаются в результате выполнения функции
планирования. Контроль обеспечивает их достижение, путем наблюдения за процессом их
выполнения, сбором необходимой информации, ее анализом и проведением корректировок
исполняемых действий. Но может случиться и так, что цели, в силу разных причин, окажутся
недостижимыми или уже достигнутыми. В этом случае контрольная информация является
основой для постановки новых целей и соответственно разработки нового плана, начала нового
управленческого цикла.
Для достижения главной своей цели контроль должен - предупреждать
возникновение кризисных ситуаций.
Контроль позволяет выявить проблемы и скорректировать организацию до того, как
возникнет кризис, до того как возникающие проблемы станут неразрешимыми.
Эффективный контроль - cпособность организации вовремя фиксировать и исправлять
свои ошибки;
- способствовать успешной работе в условиях неопределенности и риска.

3. Тема 6. Контроль и контроллинг в управлении организацией

Формы контроля
Предварительный контроль осуществляется до фактического начала какой-либо
деятельности. По своему содержанию он означает оценку соответствия поставленных
целей и возможностей их достижения. Объектами организационного контроля являются:
а) трудовые ресурсы, когда проводится глубокий анализ деловых и профессиональных знаний,
а также навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных
обязанностей со стороны работников.
б) материальные ресурсы как объект контроля должны соответствовать не только целям,
задачам, трудовым ресурсам и другим возможностям организации, но и установленным
внутренним, а также внешним нормам и нормативам.
в) финансовые ресурсы контролируются на этой стадии в такой специфической форме как
бюджет, т. е. сопоставление доходов и расходов.
Текущий контроль осуществляется непосредственно в процессе какой-либо
деятельности. Его объектом могут быть работники организации, материальные и
финансовые ресурсы, ход их использования, экономико-правовые и управленческие отношения,
возникающие при этом.
Заключительный контроль проводится после того, как завершена работа по
получению намеченного результата. Его главное назначение – упреждающий характер для
нежелательных явлений и процессов, которые выявлены. Большое значение заключительный
контроль имеет для мотивации труда работников.

4. Тема 6. Контроль и контроллинг в управлении организацией

Этапы реализации
Последовательность реализации функции контроля состоит из трех этапов и
выглядит следующим образом.
1.
Разработка количественно выраженных параметров контроля (стандартов, норм,
нормативов и других показателей). По своей сути это конкретные цели, вытекающие из
самого управленческого процесса. Все стандартизированные показатели для контроля
выбираются из многочисленных целей и стратегии развития организации.
2.
Сравнение полученных результатов с установленными стандартами. На этом этапе
контролирующий орган должен определить, насколько реальные результаты
соответствуют запланированным, и что не менее важно, насколько допустимы или
относительно безопасны обнаруженные установленные отклонения.
3.
Организация конкретных мер по результатам сопоставления. В данном случае возможны
три сценария действий:
–
оставить все без изменения, если нет существенных отклонений;
–
изыскать необходимые ресурсы для устранения выявленного отклонения;
–
при необходимости пересмотреть установленные контрольные показатели как в
сторону увеличения, так и в сторону уменьшения.

5. Тема 6. Контроль и контроллинг в управлении организацией

Содержание управленческого контроля
1.
Учет – это срез результатов процессов и состояний объекта управления на момент
наблюдения. Учетную информацию можно уподобить фотографическому снимку, который
фиксирует состояние объекта в конкретный момент времени. В настоящее время
сложилась и получила широкое распространение теория и практика ведения
хозяйственного учета, который количественно отражает и качественно характеризует
хозяйственную деятельность предприятия.
2.
Анализ – это комплексное изучение процессов, результатов деятельности, состояния
объекта управления, а также обоснование его ожидаемых изменений, тенденций и
возможностей развития. Анализ основан на учетной информации и включает ряд операций
по ее преобразованию. В составе аналитической информации можно выделить оценочную и
прогнозную.
3.
Мониторинг – система наблюдений за процессами, деятельностью и состоянием объекта
управления, включающая учет, анализ, оценку и прогноз. Мониторинг связан с оценкой и
прогнозом ожиданий развития объекта до свершения факта или завершения процесса.
Процесс мониторинга включает также оценку возможностей и рисков развития объекта
управления. Мониторинговая информация – это оценочно-прогнозная информация об
ожидаемых изменениях, тенденциях и рисках развития объекта. Она должна предварять
факты и процессы последующего развития.
4.
Регулирование – заключительный этап контроля в отдельно взятом управленческом
цикле. Его суть заключается в разработке мероприятий по достижению плановых целей и
воплощению разработанных мероприятий в практику.

6. Тема 6. Контроль и контроллинг в управлении организацией

Внутренний и внешний контроль
Внешний контроль проводится, как правило, работниками, не входящими в
состав данного подразделения или организации. Он может осуществляться как
обычными специалистами, так и теми, для которых контроль основной вид
деятельности.
В рамках внутреннего контроля исполнители сами определяют механизм
сопоставления полученных результатов с запланированными и вносят по мере
необходимости корректировки в собственную деятельность. В принципе, это
есть самоконтроль.
Как внешний, так и внутренний контроль имеют свои преимущества и
недостатки. Поэтому для успешной реализации целей очень важно соблюдать
пропорцию между внутренним и внешним контролем, которая зависит от ряда
обстоятельств:
1.
от стиля руководства организацией;
2.
от личностных и профессиональных особенностей работников организации (возраста,
пола, уровня образования и др.);
3.
от микроклимата в организации;
4.
от принятой системы мотивации за результаты деятельности.

7. Тема 6. Контроль и контроллинг в управлении организацией

Правила контроля
Для того чтобы повысить эффективность контроля необходимо руководствоваться
следующими правилами:
1.
установленные стандарты, нормы и нормативы должны быть реальными, т. е.
достижимыми;
2.
эффективный контроль предполагает развитые коммуникации, чтобы в случае
сложностей можно было их решить в короткие сроки;
3.
контроль не должен быть чрезмерным и мелочным. Его объектом являются
основные стадии процесса и результат;
4.
в организации должны быть жесткие, но достижимые стандарты. Если
стандарт воспринимается как нереальный или несправедливо высокий,
мотивация работников становится минимальной;
5.
мотивация должна быть основным инструментом достижения установленных
стандартов.

8. Тема 6. Контроль и контроллинг в управлении организацией

Свойства контроля
Экономичность,
эффективность
Простота
Эластичность
Стратегический
характер
Контроль
Ориентация на
результаты
Конструктивность
Своевременность
• Контроль должен иметь стратегический характер.
• Любой контроль подразумевает получение результата.
• Контроль должен быть конструктивным, т. е. соответствовать делу.
• Для того чтобы быть эффективным, контроль должен быть своевременным.
• Контроль должен быть достаточно гибким, т. е. эластичным и приспосабливаться к
происходящим изменениям внешней и внутренней среды.
• Важнейшим свойством контроля является его простота, т. е. понятность и использование
простых и доступных методов.
• Экономичность и эффективность контроля предполагают рациональное соотношение
затрат результата для достижения целей организации.

9. Тема 6. Контроль и контроллинг в управлении организацией

Эффективный контроль
Выделяют следующие рекомендации по проведению эффективного контроля:
1.
устанавливайте осмысленные стандарты, воспринимаемые сотрудниками. Нереальные
стандарты игнорируются. И наоборот, когда работники сами непосредственно
участвуют в разработке целей организации, то установленные в процессе разработки
стандарты воспринимаются одобрительно;
2.
устанавливайте жесткие, но достижимые стандарты. Можно мотивировать на
достижение только тех целей, которые исполнители склонны считать реальными. Если
стандарт низок и достижим без труда, то он демотивирует людей с высоким уровнем
потребностей в серьезных результатах;
3.
устанавливайте симметричные отношения. Сотрудник должен иметь возможность
открыто обсудить свои проблемы со своим руководителем и наоборот. Такое общение
выявляет скрытые дефекты системы контроля;
4.
берегите сотрудников от чрезмерного контроля. Руководитель не должен сводить свою
работу к контролю, иначе это приведет к беспорядку и краху, потому что многочисленные
формы контроля вяжут инициативу и наказывают предприимчивость;
5.
вознаграждайте за достижение стандарта.

10. Тема 6. Контроль и контроллинг в управлении организацией

Управление по отклонениям
Суть управления по отклонениям состоит в том, что все цели, стоящие перед организацией
и ее подразделениями, содержащиеся в планах или существующие самостоятельно,
формализуются в систему нормативов, отклонения от которых служат основой принятия
управленческих решений
Причинами отклонения от нормативов могут быть различного рода непредвиденные
ситуации, возникающие в процессе выполнения плана.
Управление по отклонениям способствует установлению высокой трудовой и
исполнительской дисциплины, развитию профессионализма, высокой организационной
культуры.
В то же время управление по отклонениям связано с определенными сложностями и
возможными негативными последствиями. Прежде всего, оно культивирует у
руководителей и исполнителей слишком формализованный подход к делу. Такой метод
управления мало ориентирован на развитие творчества, мыслительных способностей,
интеллектуализации всего организационного процесса.
Внедрение управления по отклонениям требует создания специальной системы учета
отклонений, т. е. можно говорить о значительной доли консерватизма и бюрократизма в
управлении. Контроль как общую функцию управления осуществляет каждый
руководитель. Система контроля должна фиксировать внимание на отклонениях в
критических точках. Умение выбрать критические точки — это искусство управления.