Информационные технологии в управлении проектами

1.

1
Информационные
технологии в
управлении
проектами

2. Определение ИТ

Информационная
технология
совокупность
процессов
сбора,
передачи, переработки, хранения и
доведения
до
пользователей
информации, реализуемых с помощью
современных программных средств.
2

3.

3
Под
информационной
технологией
подразумеваются
отдельные части компьютерной
информационной системы:
компьютерное оборудование,
программное обеспечение,
хранение данных
коммуникации.
и
средства

4. Информационная система и ее структура

Под
информационной
системой
(ИС)
понимается вся совокупность информации,
циркулирующая в организации, порождаемая в
процессе ее деятельности и оказывающая
влияние на результаты деятельности.
Информационная система включает в себя не
только сведения внутреннего характера, но всю
внешнюю
информацию,
оказывающую
влияние на деятельность фирмы.
4

5.

5
Информационная система отличается от
информации вообще.
Система не безгранична, она конечна.
К
информационной
системе
предприятия относится информация,
оказывающая
воздействие
на
деятельность организации.

6. Структура информационной системы

Контролируемая
информация
Информационная
система
Информация
компьютерной
информационной
системы
Невостребованная
информация
6

7.

7
Контролируемая
информация
часть
информационной системы, которая находится
под контролем управленческого персонала и
используется им для принятия решений.
Невостребованная
информация - часть
информационной системы, которая остается
вне поля зрения и не подвергается контролю
независимо от того, знает ли о ней кто-то и
обращает ли на нее внимание при принятии
решений.

8. Основные задачи, для решения которых используются системы управления проектами:

Основные задачи, для решения
которых используются системы
8
управления проектами:
разработка расписания
ограниченности ресурсов;
исполнения
проекта
без
учета
разработка расписания исполнения
ограниченности ресурсов (leveling);
проекта
с
учетом
определение критического пути и резервов времени исполнения
операций проекта;
определение распределения во времени загрузки возобновляемых
ресурсов;
анализ рисков и планирование расписания с учетом рисков;
учет исполнения проекта;
анализ отклонений хода работ от запланированного
прогнозирование основных параметров проекта.
и

9. Проектная информационная среда

Корпоративная информационная среда должна
обеспечивать два связанных между собой
механизма:
сбора и обработки содержания из внешних
источников,
рассылки и публикации содержания за пределы
предприятия различным получателям.
Для создания корпоративной информационной
среды поддержки проектно-ориентированного
бизнеса
применяются
системы
управления
содержанием (Enterprise Content Management
System - ECMS).
9

10. Автоматизация УП

Персональные компьютерные
системы для поддержки
принятия решения
Распределенные
интегрированные
системы
Internet / Intranet,
видеоконференции
10

11. ИС УП

Информационная
система
управления
проектом - организационно-технологический
комплекс
методических,
технических,
программных и информационных средств,
направленный на поддержку и повышение
эффективности
процессов
управления
проектом.
11

12. Функции персональных компьютерных систем

работа в многопроектной среде,
разработка календарно-сетевого графика выполнения
работ,
оптимизация распределения и учет ограниченных
ресурсов,
проведение анализа "что-если",
сбор и учет фактической информации о сроках,
ресурсах и затратах,
автоматизированная генерации отчетов,
планирование и контроль договорных обязательств,
централизованное
хранение
информации
по
реализуемым и завершенным проектам и т.д.
12

13. Инструменты распределенных интегрированных систем

архитектура клиент-сервер;
системы
телекоммуникаций
(передача
цифровых данных по оптико-волоконным
кабелям, локально-вычислительные сети и
т.д.);
портативные компьютеры;
программное
обеспечение
групповой работы
поддержки
13

14. Функции ПО поддержки групповой работы:

обмен электронной почтой,
документоооборот,
групповое планирование деятельности,
участие удаленных членов команды в
интерактивных дискуссиях средствами
поддержки и ведения обсуждения;
проведение "мозгового штурма", давая
возможность его участникам высказывать
свои мнения с помощью компьютеров,
подключенных к одному большому экрану.
14

15. Видеоконференции

Видеоконференции
позволяют
передавать
аудио-, видео-информацию по локальным
сетям и Internet. Применяются также
голосовые конференции для компьютерной
телефонии и Internet.
Видеоконференции незаменимы для
территориально-распределенных проектов
15

16. Оповещение участников проекта

Назначение сотрудников на задачи публикуются на
сервере
При
публикации
назначений
происходит
автоматическое оповещение участников проекта
Через Web-доступ
По почте
Участники могут
Согласиться с назначенными задачами
Отказаться
Делегировать исполнение своим
подчиненным/коллегам
16

17. Отчет участников проекта

При выполнении задачи участник проекта
отчитывается (согласно регламенту)
Способы: Через Web-доступ, Через Outlook
Отчет: В процентах выполненной работы, Во
времени
Руководитель проекта:
Утверждает/не утверждает отчет
Запрашивает отчет в свободной форме
17

18. Системы управления содержанием

Позволяют
управлять
объектами различных типов:
информационными
- традиционные документы (таблицы, контракты,
чертежи),
- Web ресурсы (HTML, SGML, WML, XML),
- мультимедийные данные (изображение, звук,
видео),
- структурные данные (отчеты, электронные
формы),
- обсуждения, журналы переговоров, “виртуальная
доска ” и т.п.
18

19.

19
Целью
управления
знаниями
является
повышение корпоративного IQ за счет
широкого доступа сотрудников к текущей
информации и к данным прошлых проектов.

20. ЕДИНОЕ ИНФОРМАЦИОННОЕ ПРОСТРАНСТВО

20
Единые регламенты и процедуры работы с
корпоративной системой управления проектами;
Единый порядок доступа к информации
разграничение прав пользователей;
Единые пользовательские настройки: в т.ч. единые
формы ввода информации;
Единый пул ресурсов корпорации;
Единое хранение информации по работам проекта;
Единые формы отчетов;
Возможность доступа к данным через веб интерфейсы.
и

21. Средства коллективной работы

Для каждого проекта формируется рабочая область
с возможностями:
Хранения документов, вопросов и рисков
Организации списков (клиентов, поставщиков и
т.д.)
Оповещения об изменениях в ходе проекта
Формируется такая же рабочая область для всех
пользователей сервера
Документы/вопросы/риски возможно
«прикреплять» к отдельным задачам проекта
При работе с проектами используется защищенный
режим
21

22. Workflow

Workflow - технология организации процессов,
согласно которой документы и данные могут
быстро и эффективно перемещаться из одного
места в другое.
Основная цель - направлять информационные
потоки
проектного
содержания
требуемым
участникам текущей фазы проекта.
При этом каждая система обеспечивает решение
трех следующих задач:
· разработка описания бизнес-процесса;
· управление выполнением бизнес-процесса;
·
интеграция используемых в процессе
приложений.
22

23. Проектный портал

Для обеспечения участников проекта такой
пользовательской средой, которая должна стать
"окном" доступа ко всем знаниям и ресурсам
проекта,
к
функциям
взаимодействия
проектной
команды,
многие
компании
предлагают
специализированный
тип
приложений, который называют "проектный
портал"
или
системами
управления
коллективной работой (Collaboration Systems).
23

24. Проектный портал

Главная цель проектного портала –
предоставить всем участникам проекта (от
топ-менеджеров до исполнителей) предметно
адаптированную под их роль и актуальную
информацию о текущей структуре и состоянии
проекта, включая доступ к проектному
содержанию,
функциям
управления,
и
механизмам
взаимодействия
со
всеми
участниками проекта.
24

25. Проектный портал

Проектный портал поддерживает данный
процесс с помощью механизмом Workflow.
Он позволяет передавать созданный
документ по исполнителям, которые имею
возможность добавлять свои комментарии
в виде журнала, либо в виде “клеящихся”
аннотаций
прямо
на
изображение
документа.
После чего, авторами в документ будут
внесены соответствующие изменения.
25

26. Проектный портал

Так как проектный портал имеет прямую
взаимосвязь с системой управления
содержанием, в его состав включены
основные
функции
по
управлению
документами
(регистрация,
выписка,
поиск, навигация по архиву, просмотр
атрибут, и т.д.).
26

27. Особенности проектно-ориентированной деятельности

Особенности проектноориентированной
деятельности
1) интеллектуалоемкий характер работы, связанной с
коллективным
использованием
больших
объемов
справочной информации;
2)
многоуровневая иерархическая структура системы
проектной документации, создаваемая в соответствии с
требованиями различных стандартов;
3) непосредственная зависимость сроков реализации
проектов от эффективности управления сложными
процессами создания, утверждения и согласования
проектной документации, которые могут включать
параллельные и последовательные этапы, внесение
замечаний, возврат на доработку с последующим
повторным согласованием и утверждением;
27

28. Особенности проектно-ориентированной деятельности

Особенности проектноориентированной
деятельности
4) безопасность и обеспечение доступа к функциям
управления
содержанием
проекта
участников
географически распределенных проектных команд;
5) обеспечение хранения разработанной документации в
соответствии с заданными правилами регистрации,
учета, внесения изменений и выпуска комплектов
документации в печатном и электронном виде;
6) высокий уровень повторяемости разработок и
необходимость сохранения корпоративного опыта для
ускорения выполнения последующих проектов.
28

29. Documentum

29
ПОДДЕРЖКА РАЗЛИЧНЫХ ФОРМАТОВ
ВВОД И ОБРАБОТКА
ДОКУМЕНТОВ
ОБРАЗОВ
ИНТЕГРАЦИЯ
С
ПРИЛОЖЕНИЯМИ
ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКИМИ
УПРАВЛЕНИЕ ВЕРСИЯМИ И АТРИБУТАМИ
УПРАВЛЕНИЕ
КОМПЛЕКТАМИ
ДОКУМЕНТАЦИИ
ВИРТУАЛЬНЫЕ (СОСТАВНЫЕ ) ДОКУМЕНТЫ
УПРАВЛЕНИЕ ЭТАПАМИ ЖИЗНЕННОГО ЦИКЛА
ДОКУМЕНТА
БУМАЖНЫХ
ПРОЕКТНОЙ

30.

30
Внедрение систем
управления проектами
СУП

31. ФАКТОРЫ, ВЛИЯЮЩИЕ НА ОБЪЕМ И ПОДХОД К ПРОВЕДЕНИЮ ВНЕДРЕНИЯ СУП

ФАКТОРЫ, ВЛИЯЮЩИЕ
НА ОБЪЕМ И ПОДХОД К
ПРОВЕДЕНИЮ
• наличие в организации формализованных и
задокументированных бизнес -процессов;
ВНЕДРЕНИЯ
• квалифицированность СУП
персонала организации;
• диверсифицированность организации;
• состав участников проектов, реализуемых в
организации,
их
территориальная
распределенность (участников);
• наличие в организации базы знаний в виде
наработок
по
предыдущим
проектами,
классификаторов информации, статистических
банков данных и т.д.;
• другие факторы.
31

32. Степень участия внешней консалтинговой фирмы в процессе внедрения

32
Высокая степень
Невысокая степень
В
данном
консалтинговая
выполняет:
случае
фирма
- поставку ПО;
обучение
сотрудников
организации и представителей
команды проекта внедрения.
В данном случае
фирма выполняет:
консалтинговая
обследование
организации
и
разработку технического задания на
СУП;
разработку
функционирования СУП;
модели
- формирование основных структур
кодирования СУП, в том числе
структуры проектов предприятия и т.д.;
- поставку программного обеспечения;
- обучение сотрудников организации и
представителей
команды
проекта
внедрения;
- разработку пилотного проекта;
разработку
регламентов
функционирования СУП и инструкций
для персонала СУП.

33. Виды внедрения

33

34. Внедрение Microsoft Project

34
Внедрение Microsoft Project

35. Внедрение MS Project

Первичная регламентация деятельности
Обязательно обучение менеджеров проектов,
администраторов, членов команд
Консультирование при развертывании
Поддержка, аудит
Внедрение инструментов без методологии
IT-отдел устанавливает Microsoft Project на
компьютеры менеджеров и считает, что система
внедрена…
… менеджеры продолжают работать как раньше
35

36. Методология и инструменты

36
Методология
Требования
Процесс управления
проектом
Инструменты
Продукт

37. Внедрение

Уровень
компании
37
Возможности
системы
Риск
5
4
1
2
3
Сложность проектов
Начальный
• Отсутствие
системного
подхода
• Отчетность без
базового плана
Базовый
Координация
• Системный подход к
управлению
проектами
• Видение портфеля
проектов
• Отслеживание по
базовому плану
• Простые индикаторы
• Накопление опыта:
нормирование и
метрики
• Детальное ресурсное
планирование
• Управление связями
проектов
• Управление
изменениями
Интеграция
Оптимизация
• Координация
распределения
ресурсов между
проектами
• Планирование затрат
• Управление портфелем
проектов, соотнесение
портфеля проекта и
бизнес-целей
• Офис управления
проектами
• Координация управления
портфелем проектов и
стратегических целей
• Полное описание типов
проектов
• Библиотеки лучших
примеров

38. Критерии анализа программного обеспечения.

-
общая информация о ПО,
- системная архитектура и пользовательский интерфейс:
архитектура
системы,
простота
освоения
и
использования, оценка руководства пользователя и
системы помощи,
-
функциональность,
- ограничения: существующие пределы по элементам,
поддерживаемые системой, таким как количество работ,
ресурсов в одном проекте и т.д.,
-
маркетинговая информация: ценовая политика,
техническая поддержка, обучение, пользовательская
база, информация о фирме производители.
38

39. Процесс выбора программного обеспечения

39
1. Определение необходимых данных. Для этого
нужно ответить на следующие вопросы:
- каковы ожидаемые характеристики проектов?
-
какое количество ресурсов потребуется для их
выполнения?
- сколько организаций будет участвовать в проекте?
2. Анализ типов принимаемых решений, которые
должно поддерживать ПО.
3. Формирование списка критериев для выбора
наиболее подходящего ПО.