Понятие документооборота. Формы организации делопроизводства

1. Понятие документооборота Формы организации делопроизводства

2.

Движение документов в организации с момента
их создания или получения до завершения
исполнения
или
отправления
называется
документооборотом.
Документопоток – это сложившееся или
организованное в пределах информационной
системы движение данных в определенном
направлении, при условии что у этих данных общий
источник и общий приемник.

3.

4. Все документы организации делятся на три документопотока:

Входящие (поступающие) документы содержат исходную,
первичную информацию для выполнения управленческих действий. Это
документы вышестоящих органов управления (постановления, решения,
приказы, инструктивные письма и т. д.) и документы подведомственных
организаций (письма, акты, решения и т. д.); предложения, заявления и
жалобы граждан и др.
Исходящие (отправляемые) документы (письма, распорядительные
документы, заключения, отчеты и т. д.) несут информацию,
выработанную при функционировании органа управления, в целях ее
передачи вышестоящим, подведомственным, общественным и другим
организациям и отдельным гражданам.
Внутренние (не выходящие за пределы организации) документы
(акты, докладные и объяснительные записки, распорядительные
документы и т. д.), обеспечивающие решение задач в пределах данного
органа управления без направления информации за его пределы.

5.

6.

7.

8. Основные этапы документооборота

В технологической цепочке обработки документов
можно выделить этапы:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
прием и первичная обработка поступающих документов;
предварительное рассмотрение и распределение документов;
регистрация документов;
информационно-справочная работа;
направление на исполнение;
исполнение документов;
контроль исполнения;
отправка документов адресатам;
формирование дел в соответствии с номенклатурой;
хранение и использование документов в текущей деятельности;
подготовка и передача дел в архив.

9. Рациональный документооборот должен отвечать следующим требованиям:

1.
2.
3.
4.
прохождение документов в организации должно
быть оперативным;
движение документов в организации должно
быть прямоточным, то есть желательно, чтобы
документ не проходил одну и ту же инстанцию
дважды;
движение
документов
должно
быть
целесообразным, документ должен проходить
только через те пункты, которые необходимы;
процесс обработки основных видов документов
должен быть максимально единообразным.

10. Различают:

11.

Общее количество документов за год составляет
объем документооборота организации.
Копии документов учитывают отдельно.
Объем документооборота выражается дробью,
где в числителе отражено количество основных
документов, а в знаменателе — число
экземпляров их копий.

12. Централизованная форма делопроизводства предполагает:

что все виды работ с документами проводятся в
одном
месте
(в
канцелярии,
в
службе
документационного обеспечения управления, у
секретаря);
эта форма наиболее эффективна в организациях с
небольшим документооборотом, так как она
позволяет
максимально
автоматизировать
и
механизировать трудоемкие операции по обработке
документов,
контролировать
весь
делопроизводственный процесс и создавать единую
справочно-информационную
систему
по
документам.

13. Децентрализованная форма делопроизводства

применяется в организациях, имеющих
территориально разобщенные структурные
подразделения,
с
большим
документооборотом.
Эта форма предполагает, что в каждом
структурном подразделении есть своя служба
ДОУ
или
один
работник,
который
самостоятельно выполняет все виды работ с
документами.

14. Смешанная форма делопроизводства

В крупных организациях с большим объемом
документооборота
чаще
всего
применяется
смешанная форма делопроизводства, при которой
одна часть делопроизводственных операций
осуществляется централизованно (например, прием
и первоначальная обработка документов, их
регистрация), а другая (например, текущее хранение
и подготовка к сдаче дел в архив) проводится в
структурных подразделениях.

15. Прием и первичная обработка входящих документов

В организациях прием и первичную
обработку документов могут осуществлять:
специальное подразделение службы ДОУ —
экспедиция
(при
значительном
объеме документооборота);
сотрудник
службы
ДОУ,
например
экспедитор;
секретарь
руководителя (при небольшом
объеме документооборота).
Документы могут быть получены по почте,
доставлены курьером, переданы по электронной
почте, факсу, телетайпу и т. д.

16.

При
обработке
поступающей
корреспонденции
проверяется
правильность
доставки корреспонденции и цельность упаковки
(конверта, бандероли).
Ошибочно доставленная корреспонденция
возвращается отправителю.
Производится сортировка корреспонденции на
вскрываемую и невскрываемую.
Вскрывается почти вся корреспонденция.

17. Не вскрываются:

конверты с надписью «Лично»;
документы, адресованные общественным
организациям;
упаковки,
содержащие документы на
машинных носителях.
На невскрываемых документах отметка о
поступлении делается на упаковке, далее они
поступают на сортировку.

18.

19. Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения управления:

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
Письма, присланные в копии для сведения.
Телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков.
Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.
Графики, наряды, заявки, разнарядки.
Сводки и информации, присланные для сведения.
Учебные планы, программы.
Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций и
т. п.
Прейскуранты.
Нормы расхода материалов.
Поздравительные письма и пригласительные билеты.
Бухгалтерские документы.
Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).
Научные отчеты по темам.
Месячные, квартальные, полугодовые отчеты.
Формы статистической отчетности.

20.

Документы, перечисленные в пп. 4,6,11-15,
подлежат специальному учету в
соответствующих службах учреждения
(бухгалтерии, отделе снабжения, отделе
кадров, библиотеке, отделе научнотехнической информации).
Регистрация должна быть однократной!

21.

22.

23.

24.

25.

Индексация документов — присвоение документам регистрационных
номеров (порядковых номеров и условных обозначений) при регистрации.
При регистрации каждой группы документов должны применяться единые
унифицированные способы присвоения номеров (индексов).
Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в
пределах каждой регистрационной группы.
Внутренние документы регистрируются отдельно по видам (наименованиям)
документов: приказы по основной деятельности отдельно от приказов по
личному составу, протоколов и др.
Индексами распорядительных документов, протоколов, актов являются
порядковые номера, которые присваиваются документам в пределах каждой
регистрируемой группы, начиная с № 1 с первого января и заканчивая
нумерацией 31 декабря каждого года.
Например, номер документа № 01-12/32 состоит из:
01 — индекс (условное обозначение) структурного подразделения;
12 — номер дела по номенклатуре, в которое будет подшит документ;
32 — индивидуальный порядковый номер, полученный при регистрации.
Последовательность может быть обратная.

26.

Затем производится предварительное
рассмотрение и распределение
документов.
На этапе предварительного рассмотрения
документов сотрудник службы ДОУ или
секретарь распределяет корреспонденцию
между руководством организации и
структурными подразделениями.

27.

ИСПОЛНЕНИЕ И КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ
ДОКУМЕНТОВ
Документы, направляемые в структурные подразделения и
требующие резолюции руководства:
Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля
документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в
систему электронного документооборота.

28.

Документы, направляемые в структурные
подразделения
и
не
требующие
резолюции руководства:
Не передают на просмотр руководителю
организации документы, не требующие принятия
решения на уровне руководителя.
Это документы, адресованные в структурные
подразделения, конкретным исполнителям в
соответствии с их функциями и компетенцией.

29.

30.

Контроль по существу осуществляет
руководитель или специально
уполномоченное лицо. Контроль по существу
– это оценка, насколько правильно, удачно,
полно решен вопрос.
Контроль за сроками исполнения
(сроковый контроль) ведет служба
документационного обеспечения управления
или секретарь.

31. Технология контроля за сроками исполнения документов

Фиксация всех поставленных на контроль документов.
Проверка своевременного доведения документа до
исполнителя.
Корректировка данных о контролируемых документах
при изменении сроков исполнения документов.
Напоминание исполнителям и руководителям о
наличии неисполненных документов.
Информирование руководителей о состоянии и ходе
исполнения документов.
Внесение данных об исполнении документов.
Анализ состояния дел и уровня исполнительской
дисциплины по организации.

32.

Снятие документа с контроля
осуществляется только после полного
исполнения документа.
Результат исполнения должен быть записан
в регистрационной карточке.