Документооборот, методы повышения его эффективности

1. Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Поступающие (входящие) документы
Исходящие документы
Внутренние документы

2. Принципы организации документооборота:

Централизация операций по приему и
отправке документов;
Распределение документов на
документопотоки, имеющие одинаковый
маршрут;
Организация предварительного рассмотрения
поступающих документов;
Однократность регистрации документов.

3. Производственный цикл документооборота

Производственн
ый цикл
документооборо
та

4. Порядок обработки входящих документов

1. Прием и первичная обработка
2. Предварительное рассмотрение и
распределение документов
3. Проставление регистрационного номера
4. Рассмотрение документов руководством
5. Передача документов на исполнение

5. 1. Прием и первичная обработка

Проверка правильности доставки и целостности
вложений;
Сортировка на регистрируемые и нерегистрируемые, в
соответствии с Перечнем документов, не подлежащих
регистрации;
Выделение документов, адресованных в структурные
подразделения, для передачи в эти структурные
подразделения;
Вскрытие документов (не вскрываются : «лично», «в
адрес общественных организаций»)
Уничтожение конвертов;
Проставление штампа с датой поступления.

6.

Электронные сообщения, поступившие по
электронной почте или по факсу,
исполняются аналогично документам на
бумажном носителе

7. 2. Предварительное рассмотрение и распределение документов

Документы, адресованные руководителю или без указания
конкретного должностного лица, предварительно рассматриваются
работником службы ДОУ;
Выделение из всего массива поступивших документов, требующих
обязательного рассмотрения руководителя или заместителя
руководителя организации, в соответствии с распределением
обязанностей между заместителями;
Основанием для принятия решения является содержание документа;
Документы, не требующие рассмотрения руководителя, направляются
напрямую в структурные подразделения или конкретным
исполнителям.

8.

Корреспонденция, поступающая в организацию по каналам почтовой
связи обязательно вскрывается.
Не вскрываются конверты: при указании на конверте «лично», «в адрес
общественных организаций». Такие документы и корреспонденция
направляются сразу тем, кому она и предназначалась.
Необходимо отметить, что в последнее время всё чаще в организациях
придерживаются правила запрещения личной переписки сотрудников. Это
необходимо учитывать при разработке правил внутрикорпоративной
культуры и инструкции по делопроизводству.
Уничтожение конвертов – сохранение конвертов рекомендовано только
в определенных случаях: если обратный адрес можно узнать только лишь с
конверта (на документе отсутствует) и если письмо пришло с опозданием
более 10 дней (сроки исполнения документа, вложенного в конверт,
истекли). Следовательно, корректировка данных сроков возможна при
сохранении доказательства более позднего получения информации.
Остальные конверты не хранятся и не передаются исполнителям, а
подлежат уничтожению.

9. Требование к работнику:

высокая квалификация,
достаточный опыт работы,
знание структуры организации
(подразделения),
знание полномочий руководителя
(заместителей),
доверие руководителя

10. 3. Проставление регистрационного номера

Регистрируются документы только после
предварительного рассмотрения;
На бумажных документах в нижнем правом углу
проставляется отметка о поступлении с указанием даты
поступления и входящего регистрационного номера;
Соответствующие сведения вносятся в регистрационную
форму.

11.

•Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации
в службе документационного обеспечения управления
•Письма, присланные для сведения (копии).
•Телеграммы и письма о разрешении отпусков и командировок.
•Технические задания на командирование специалистов за рубеж и сметы по командированию.
•Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.
•Графики, наряды, заявки.
•Сводки и информация, присланные для сведения.
•Учебные планы, программы.
•Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций, пребывания и т.д.
•Прейскуранты, прайс-листы.
•Технические условия.
•Нормы и нормативы расходов материалов.
•Поздравительные письма.
•Пригласительные билеты.
•Печатные издания (книги, журналы, бюллетени, каталоги).
•Бухгалтерские документы.
•Планово-финансовые документы.
•Формы статистической отчетности.
•Корреспонденция, адресованная работникам предприятия с пометкой «Лично».
•Объяснительные записки.
•Арбитражные и исковые документы.
Примечание: этот перечень может быть конкретизирован с учетом специфики предприятия и доведен до
работников, ведущих журналы регистрации, в качестве справочного пособия.

12. Пример заполнения журнала входящей документации

13. 4. Рассмотрение документов руководством 5. Передача документов на исполнение

Документы передаются на рассмотрение только после регистрации;
После рассмотрения руководством документы возвращаются в
службу делопроизводства для перенесения указаний по исполнению
(резолюций) в регистрационную форму (или в АСЭД*);
В соответствии с указаниями по исполнению подлинник документа
направляется ответственному исполнителю, соисполнителям
направляются копии документов.
* АСЭД – автоматизированная система электронного документооборота

14. Порядок обработки исходящих документов

1. Составление проекта документа
2. Согласование документа
3. Подписание документа
4. Регистрация документов
5. Отправка документов

15. 1. Составление проекта документа 2. Согласование документа 3. Подписание документа

Ответственность за составление и оформление документа,
согласование документа с должностными лицами возлагается на
исполнителя документа;

16. 4. Регистрация документов

Документы, подписанные руководителем, регистрируются в службе
делопроизводства;
Документы, подписанные руководителями структурных
подразделений, регистрируются в структурных подразделениях;
Сведения о регистрируемых документах вносятся в регистрационную
форму, используемой для учета, поиска, хранения и использования
документов.

17. Пример заполнения журнала регистрации исходящей документации

18. 5. Отправка документов

Отправку исходящих документов осуществляет служба делопроизводства;
Проверяется правильность оформления документов
Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного
характера возвращаются в подразделение;
Решение о способе доставки документа, а также о необходимости досылки
адресату подлинника (в случае отправки по факсу или электронной почте)
принимает исполнитель;
При направлении документа более, чем в 4 адреса исполнителем
составляется список рассылки;
Документы, направляемые в один адрес, вкладываются в один конверт;
Документы, предназначенные отправки по факсу, передаются в службу
делопроизводства с указанием номера факса адресата;
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется
службой делопроизводства в соответствии с Правилами оказания услуг
почтовой связи (Постановление Правительства РФ от 15.04.2005 № 221)

19. Регистрация документов

-
Регистрация – запись учетных данных о документе
по установленной форме, фиксирующей факт его
создания, отправления или получения.
Цели регистрации:
Учет документов;
Контроль за их исполнением;
Справочная работа по документам
Процесс регистрации – перенос с документа
реквизитов и занесение в определенную
регистрационную форму

20. Принципы регистрации

Регистрации подлежат все документы, независимо от способа
получения (за исключением нерегистрируемых).
2.
Регистрация производится в пределах групп, в зависимости от
названия вида документа.
3.
Регистрационный номер 22 – 132, где
22 – индекс структурного подразделения;
132 – порядковый номер по журналу регистрации
1.

21. Регистрационные формы

Журнальная форма регистрации
Карточная форма регистрации
Автоматизированные системы регистрации

22. Учет и анализ объемов документооборота

Ведется в целях
- совершенствования организации работы с документами и расчета
оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве;
- рационального распределения документопотоков, повышения
исполнительской дисциплины, качества и эффективности
принимаемых решений;
Под объемом документооборота понимается количество документов,
поступивших в организацию и созданных в организации за
определенный период времени (год, месяц).
За единицу учета количества документов принимается экземпляр
документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр
документа). Экземпляры документа, получаемые в результате
копирования или тиражирования, в объеме документооборота не
учитываются.

23. Методы повышения эффективности документооборота

Основное направление совершенствования состава и форм документов
– работа по унификации и стандартизации.
Унификация – уменьшение многообразия типов и видов документов,
подготовительная стадия стандартизации.
Стандартизация – форма юридического закрепления результатов
унификации.
Закрепление результатов унификации осуществляется в табеле или
альбоме форм документов, как на государственном уровне, так и на
каждом предприятии. Выбор конкретной формы табеля зависит от
задач, стоящих перед разработчиками. Разработка табеля форм
включает несколько этапов:
– предпроектное обследование;
– выбор формы табеля;
– формирование структуры;
– отбор документов для включения в табель.

24.

Предпроектное обследование для составления табеля форм включает:
–изучение документов, составляющих правовую базу деятельности
организации;
– изучение организационно-правовой документации;
– изучение распорядительной документации;
–изучение
комплекса
документов,
составляющих
нормативнометодическую базу документационного обеспечения деятельности
организации (инструкции, правила);
– изучение документации организации за 3 последних года ее
деятельности.
Результаты анализа составляют основу табеля форм документа. Разделами
табеля могут быть наименование структурного подразделения,
наименование управленческой функции и задачи.
Табель унифицированных форм документов – это перечень
установленных к применению унифицированных форм документов.
Табель формируется в форме книги. В настоящее время наиболее
целесообразной является электронная форма табеля.
Альбом форм документации – это сборник установленных к
применению унифицированных форм документов с указаниями по их
заполнению. Может разрабатываться одновременно с подготовкой табеля.

25.

Для оптимизации документооборота в организации строят
технологические инструкции, карты, графики, оперограммы и т.п.
Оперограмма — графическая интерпретация процесса составления
документа. На схемах могут указываться альтернативные решения,
местонахождение должностных лиц и часы их приема.
Например – подготовка приказа по основной деятельности:

26.

Чтобы разработать схему рационального документооборота,
документационный
поток
организации
следует
подвергать
периодическому анализу (примерно 1 раз в 3 года). Определяют, сколько
вошло документов или было создано на предприятии; сколько было
исполнено и качество этого исполнения (в срок, с нарушением сроков и
т.д.). Во время анализа выделяют точки риска – места, где возможна
утечка закрытой информации, места, где документ «залежался» и не был
исполнен в установленный срок, и т.д. Такая внутренняя проверка
позволяет усовершенствовать работу с документами и принять меры к
повышению внутренней исполнительской дисциплины трудового
коллектива. Основные цели анализа:
повышение эффективности управленческой деятельности;
ускорение движения документов;
уменьшение трудоемкости обработки документов;
исключение или ограничение возвратного движения документов;
обусловленность пребывания документа только необходимостью его
обработки;
соблюдение параллелизации движения документов;
централизованность сведений о движении и исполнении документа;
предусмотрение различных вариантов движения документов.

27. ЗАДАНИЕ

Составьте оперограмму (схему создания и
движения документа) – приказа по
основной деятельности вуза.