Похожие презентации:
1С:Архив. Новое решение для долговременного хранения документов
1.
1С:АрхивНовое решение для долговременного хранения документов
Федай Александр
Разработчик
1
2. 1С:Архив 1.0
Бета-версия вышла 16 мая 2022
Финальная запланирована на октябрь 2022
Цена коробки 90 тыс. руб.
Поддерживается интеграция с ДО 3.0
2
3. 1С:Архив 1.0
• Решение для долговременного хранения документов• Позволяет организовать единое хранилище всех бумажных и
электронных документов
• Позволяет вести архивный учет в соответствии с требованиями
Росархива:
• Ведение списка фондов
• Формирование описей дел, печать годовых разделов
• Отображение документов в виде иерархии
«Фонд – Годовой раздел описи – Дело – Документ»
• И т.д.
3
4. 1С:Архив 1.0
• Обеспечивает хранение электронных документов в видеконтейнеров в соответствии с требованиями Росархива
• Дополняет переданные ЭП до формата архивного хранения,
продлевает их актуальность на любой срок
• Содержит удобные механизмы поиска документов, в т.ч
полнотекстовый поиск, в т.ч. по распознанному тексту
• Позволяет снизить нагрузку на учетные системы
4
5. Потребности
• Объем электронных документов растет,есть запрос на обеспечение их хранения
5
6. Потребности
• НПА по архивному делу, требующие оформлениядокументов, сопровождающих архивное хранение
6
7. Потребности
• Единое хранилище всех документов организации7
8. Потребности
• Снижение нагрузки с учетных систем за счетпереноса части документов
8
9. Нормативные документы
ФЗ «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ
ФЗ "Об электронной подписи" от 06.04.2011 № 63-ФЗ
ФЗ "О персональных данных" от 27.07.2006 № 152-ФЗ
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования
документов архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных
органах, органах местного самоуправления и организациях (2015)
• Методические рекомендации по применению Правил (2016)
• Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота
и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов
(утверждены приказом Росархива от 15 июня 2020 г. № 69)
• Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного
самоуправления (2019)
9
10. Контейнер документа
• НПА предписывают передачу ЭД в видеконтейнеров, содержащих:
• Контент и метаданные электронного документа
• Файлы электронных подписей
• Визуализированную копию текстового электронного
документа в формате PDF/A
10
11. Контейнер документа
Файл метаданныхНомер, дата, вид, организация, …
Визы, резолюции
Связи
Файлы документа
Хеш-суммы, роли
Подписи
УКЭП, УНЭП, ПЭП
Файлы визуализации
PDF/A со штампами подписей
11
12. Контейнер документа
1213. Карточка документа
1314. Карточка документа
1415. Поддержка актуальности ЭП
• Срок действия сертификата обычносоставляет 12-15 месяцев
• По истечении срока подпись обычного формата
невозможно проверить, т.к. нет подтвержденной
информации о дате подписания документа
• Для решения этой проблемы нужно использовать
подписи усовершенствованных форматов
15
16. Поддержка актуальности ЭП
• Для архивного хранения подходит формат CAdES-A v3,который позволяет продлевать проверяемость подписи
на неограниченное время
16
17. Поддержка актуальности ЭП
Усовершенствование подписи до формата CAdES-Av3 при приеме документов в Архив
Добавление в подписи новых архивных меток по мере истечения срока действия сертификата
предыдущей метки
Регулярно (по умолчанию 1 раз в неделю):
поиск ЭП, сертификат метки времени
которых истекает менее чем через 12
месяцев, добавление новых меток в такие
подписи
При проверке контейнеров наличие ЭП,
сертификат
последней
метки
которой
истекает менее чем через 11 месяцев,
фиксируется как найденная ошибка
17
18. Выгрузка из Документооборота
1819. Выгрузка из Документооборота - НСИ
• Что выгружается:Организации
Подразделения
Проекты
Должности
Виды документов
Контрагенты
Физ. лица
Сотрудники
Номенклатура дел
Грифы доступа
Валюты
• Элементы выгружаются в файлы json
• При включении интеграции выгружаются все элементы НСИ,
далее – все измененные элементы
19
20. Выгрузка из Документооборота
Документы – в составе дел20
21. Варианты выгрузки документов
Произвольный пакетДокумент
Документ
Сдаточная опись
1С:Архив
Дело
Оперативный контур
Документ
Документ
…
…
Дело
Документ
Архивный контур
Документ
…
…
21
22. Загрузка в Архив
2223. Загрузка в Архив
Поиск файлов выгрузки в каталоге обмена
Загрузка НСИ
Проверка электронных подписей документов
Усовершенствование подписей до формата архивного хранения
CAdES-Av3
Проверка хеш-сумм файлов
Создание документов «Передача дел в архив»
Создание номенклатуры дел и дел (томов)
Создание карточек документов с прикрепленными файлами
контейнера и визуализации
Создание файлов визуализации, если они отсутствуют
Отправка ответа об успешном приеме описи, либо об обнаруженных
ошибках
23
24. Загрузка в Архив
2425. Загрузка в Архив
2526. Загрузка в Архив
2627. Ведение списка фондов
• Печатные формы «Лист фонда», «Список фондов»27
28. Формирование сводных описей
• Правила хранения 2015 года предписываютведение сводных описей и их годовых разделов
28
29. Формирование сводных описей
• Печатные формы «Годовой раздел описи» и «Реестр описей дел»29
30. Распределение дел по описям
• Формирование состава сводных описей• Присвоение делам и документам
архивных шифров, состоящих из
• Для дел: номера электронного дела по описи
электронных дел, номера описи, номера
фонда
• Для документов: номера документа по
внутренней описи дела и архивного шифра
дела
30
31. Распределение дел по описям
3132. Регулярная проверка контейнеров
• Периодичность проверки задается в настройках• Что проверяется:
• Электронные подписи
• Целостность файлов через сверку хеш-сумм
• Соответствие реквизитов карточки записанным
в контейнере метаданным
• Реестры электронных документов в делах
соответствуют документам, которые фактически
лежат в деле
32
33. Регулярная проверка контейнеров
3334. Уничтожение дел
• Оформляется в Архиве по аналогии с Документооборотом• Информация отправляется в систему-источник
• ДО при получении такого сообщения записывает
документ Уничтожение дел у себя и проводит его
• Файлы уничтоженных документов удаляются,
в карточку добавляется отметка о том,
что документ уничтожен
34
35. Уничтожение дел
3536. Планы
Библиотека интеграции с Архивом, ее внедрение в типовые конфигурации
Более широкие возможности использования архивного фонда
Передача в гос. архив
Гибкая настройка прав доступа
Обработка запросов на предоставление архивных копий,
справок, выписок
Читальный зал
(когда будут определены форматы и требования)
Задачи для архивиста: принять опись, ознакомиться
с результатами проверки документов и т.д.
Уведомления
Доработка под новые пользовательские сценарии,
выявленные на пилотах
И многое другое…
36
37.
1С:АрхивНовое решение для долговременного хранения документов
Спасибо за внимание!
Федай Александр
Разработчик
37