Понятие и виды документов по личному составу

1.

Понятие и виды документов
по личному составу

2.

Цели учебного занятия
Обучающая
цель: познакомить студентов с
документами по личному составу, назвать их
классификации, перечислить особенности.
Развивающая
цель:
научить
студентов
оформлению документации по личному составу.
Воспитательная цель: вызвать интерес к
изучению и составлению документов по личному
составу.

3.

Задачи учебного занятия
Познакомить
студентов с видами
документов по личному составу;
рассказать
об оформлении данных
документов;
проанализировать особенности работы с
ними.

4.

Структура лекции
1. Классификация документов по личному
составу.
2. Особенности оформления.
3. Особенности работы с документами по
личному составу.

5.

Работодатель
трудовые
правоотношения
Работник

6.

Кадровый документ имеет юридическую
и коммерческую ценность.
Кадровый документ фиксирует
юридически значимые факты, которые
являются основанием совокупности
корреспондирующих друг другу прав и
обязанностей работника и работодателя
Большинство кадровых документов
содержит информацию, обладающую
высокой социальной значимостью.

7.

Понятие кадрового делопроизводства
- совокупность форм
(документов), отражающих наличие и движение персонала.
- это деятельность,
обеспечивающая документирование и организацию работы с
кадровыми документами.
Документы и документированная информация лежат в основе
управленческих решений и являются их материальным
воплощением, обеспечивают юридической силой.
18.01.2024

8.

- одна из базисных категорий
управления персоналом, под которой, как правило,
понимают:
- прием на работу;
- перевод на другую работу;
- предоставление отпуска;
- увольнение.
18.01.2024

9.

Задачи кадрового делопроизводства
Документально оформить трудовые отношения, формализовать
кадровые процедуры у конкретного работодателя.
Построить стройную систему управления персоналом, отвечающую
стратегическим задачам управления.
Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя.
Создать организационно-правовые основы трудовых отношений, как
для работников, так и для работодателя.
Разрешить трудовые споры.
18.01.2024

10.

По Целевой
принадлежности
По учету личного
состава работников
Документы, связанные с
осуществлением
функций по управлению
персоналом и
организацией труда
18.01.2024

11.

1. Документация по приему на
работу:
• Заявление о приеме на работу;
• Контракт о назначении на должность;
• Приказ о приеме на работу;
• Протокол общего собрания трудового коллектива о
приеме на работу.
18.01.2024

12.

2. Документация по переводу на
другую работу:
• Заявление о переводе на другую работу;
• Представление о переводе на другую работу;
• Приказ о переводе на другую работу.
18.01.2024

13.

3. Документация по увольнению с
работы:
• Заявление об увольнении;
• Приказ об увольнении;
• Протокол общего собрания трудового коллектива об
увольнении.
18.01.2024

14.

4. Документация по оформлению
отпусков:
• График отпусков;
• Заявление о предоставлении отпуска;
• Приказ о предоставлении отпуска.
18.01.2024

15.

5. Документация по оформлению
поощрений:
• Представление о поощрении;
• Приказ о поощрении;
• Протокол общего собрания трудового коллектива о
поощрении.
18.01.2024

16.

6. Документация по оформлению
дисциплинарных взысканий:
• Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;
• Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;
• Приказ о наложении дисциплинарного взыскания;
• Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении
дисциплинарного взыскания.
18.01.2024

17.

Трудовой кодекс РФ
устанавливает необходимость
документирования трудовых
правоотношений:
- трудовой договор должен быть заключен в письменной форме (статья 67 ТК РФ);
- прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, с которым работник знакомится
под роспись (статья 68 ТК РФ);
- на всех работников ведутся трудовые книжки (статья 66 ТК РФ);
- по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи
этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на
работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой
книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на
обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое) (статья 62 ТК
РФ);
- обязательное издание приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания (статья 193 ТК
РФ);
- прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя (статья 84.1 ТК
РФ).
18.01.2024

18.

Документация по личному составу совокупность
взаимосвязанных
документов, в которых зафиксированы
этапы трудовой деятельности работника.

19.

Документы по личному составу документы,
отражающие
трудовые
отношения работника с работодателем.
Особенности:
требуют особой тщательности и аккуратности при
оформлении и обеспечении сохранности на протяжении
длительного срока;
• персональные данные в документах по личному составу по
закону отнесены к категории конфиденциальной информации.

20.

Классификация документов по
личному составу
Документы, фиксирующие трудовую деятельность
человека.
2) Документы, отражающие финансовую сторону трудовой
деятельности человека.
3) Документы,
фиксирующие производственно-трудовой
травматизм, а также удостоверяющие работу человека в
условиях вредного производства и дающие право на льготы,
получение льготной пенсии, в том числе и по инвалидности.
4) Документы, фиксирующие образование, повышение
квалификации.
5) Документы, фиксирующие должностные и иные заслуги
человека.
6) Учетные документы, фиксирующие факт совершившегося
события, создания документов или их выдачи.
7) Личные дела граждан.
1)

21.

1) Документы, фиксирующие
трудовую деятельность человека
приказы по личному составу
записки о приеме, увольнении, перемещении
списки работников
личные дела
личные карточки по форме
Т-2

22.

2) Документы, отражающие
финансовую сторону трудовой
деятельности человека
штатно-списочный состав;
штатное расписание;
лицевые
счета
(налоговые
карточки,
документы индивидуального учета);
ведомости на получение заработной платы;
единовременные трудовые соглашения.

23.

3) Документы, фиксирующие производственно-трудовой
травматизм, а также удостоверяющие работу человека в
условиях вредного производства и дающие право на льготы,
получение льготной пенсии, в том числе и по инвалидности
коллективный договор
документы о производственных авариях и несчастных
случаях (акты, заключения, протоколы)
акты расследования профессиональных
отравлений, заболеваний
списки работающих на
производстве с вредными
условиями труда
журналы инструктажа по
технике безопасности

24.

4) Документы, фиксирующие
образование, повышение
квалификации
списки работников с высшим и специальным
образованием ;
карточки их учета;
подлинные
личные
документы,
удостоверяющие
образование,
протоколы
заседаний государственных экзаменационных
комиссий,
заседаний
и
постановления
аттестационных и квалификационных комиссий.

25.

5) Документы, фиксирующие
должностные и иные заслуги
человека
списки
награжденных государственными и иными
наградами, удостоенных государственных и иных званий,
премий;
документы о представлении к государственным и
ведомственным
наградам
(характеристики,
автобиографии, выписки решений и др.) , присвоению
ученых степеней, званий, присуждению премий;
протоколы заседаний специализированных советов по
защите диссертаций и присуждению ученых степеней.

26.

6) Учетные документы, фиксирующие
факт совершившегося события,
создания документов или их выдачи
книги регистрации актов
гражданского
состояния
карточки, журналы учета
награжденных лиц
книги регистрации
несчастных случаев
книги прописки
(домовые книги)
книги регистрации
приказов по личному
составу, учета личных дел
книги учета аварий,
выдачи трудовых книжек,
дипломов, аттестатов,
свидетельств и т.д.

27.

7) Личные дела граждан
◦ личные дела работников;
◦ личные (наградные) дела;
◦ личные дела по аттестации (аттестационные дела);
◦ личные дела учащихся, студентов, аспирантов;
◦ личные дела по усыновлению детей;
◦ регистрационные дела безработных, получавших
пособие по безработице;
◦ личные (учетные) дела пострадавших;
◦ личные дела пенсионеров (пенсионные дела);
◦ персональные дела членов партии;
◦ выездные дела;
◦ судебно-следственные дела;
◦ истории болезней.

28.

Движение кадров на предприятии
прием
отпуск
перевод
увольнение
командирование

29.

ПРИЕМ НА РАБОТУ
Фиксируются основные анкетно-биографические
работника, условия его приема и оплаты труда
данные
Прием на работу не допускается без предъявления трудовой
книжки и паспорта. Для военнообязанных - предъявление
военного билета.
Основание приема на работу является заключенный
письменно трудовой договор.

30.

Прием на работу
Сопровождается созданием документов:
заявление;
анкета;
трудовой договор (контракт);
приказ о приеме на работу;
личная карточка.

31.

Заявление
Форма написания:
от руки (чаще);
заранее
разработанная и
тиражированная трафаретная
форма.
Указываются:
• должность;
• структурное подразделение;
• куда просит принять на
работу заявитель;
• условия приема.

32.

Заявление
На заявлении о приеме
на работу проставляются
визы лиц, участвующих в
рассмотрении вопроса о
приеме
работника
на
данную должность.

33.

Трудовой договор
При положительном
решении вопроса с
поступающим на работу
заключается трудовой
договор,
издается
приказ о приеме на
работу.

34.

Трудовой договор
Условия
Основные
работа по одной или нескольким
специальностям (должностям);
соответствующая квалификация;
место работы (предприятие, его
структурное
подразделение,
их
местонахождение);
срок действия и вид трудового
договора (контракта);
условия оплаты труда.
Дополнительные
Могут касаться любых иных
вопросов
труда,
а
также
социально-бытового
обслуживания работника.
В обязанности работника
могут быть включены, например,
соблюдение коммерческой тайны,
достижение
определенных
результатов труда.

35.

Трудовой договор
Срок
заключения
На
неопределенный
срок (постоянная
работа)
На
определенный
срок (не более 5
лет)
На время
выполнения
определенной
работы

36.

Срочный трудовой договор
Заключается в случае, когда трудовые отношения не могут
быть установлены на неопределенный срок с учетом
характера предстоящей работы или условий её выполнения,
или интересов работника.
Заключаются прежде всего в тех случаях, когда работа не
имеет постоянного характера.
Например, для замещения работников, находящихся в
отпуске по уходу за ребенком, в декретном отпуске и т.д.
День выхода такого работника на работу и будет
считаться днем окончания срочного трудового договора
замещающим работником.

37.

Приказы по личному составу
Приказами оформляются:
прием,
перевод
и
увольнение работников;
предоставление
им
отпусков и командирование;
изменение
условий
и
оплаты труда, присвоение
разрядов
и
изменение
анкетно-биографических
данных;
поощрения и наложение
взысканий.

38.

Приказы по личному составу
Основания для оформления приказа:
личное заявление работника;
контракт;
докладная
записка руководителя структурного
подразделения (например, о переводе работника или о
направлении его в командировку);
акт (например, о нарушении дисциплины);
служебное письмо другой организации с запросом
на перевод работника;
свидетельство о браке, отражающее факт изменения
фамилии работника.

39.

Приказы по личному составу
Особенности текста:
большинство приказов не
имеют констатирующей части и
глагола «ПРИКАЗЫВАЮ»;
начинаются
с
распорядительного
действия:
"ПРИНЯТЬ", "НАЗНАЧИТЬ",
"ПЕРЕВЕСТИ", "УВОЛИТЬ",
"ИЗМЕНИТЬ
ФАМИЛИЮ",
"ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК",
"КОМАНДИРОВАТЬ".

40.

Приказы по личному составу
Виды приказов
Простые (индивидуальные)
Содержится информация только об
одном сотруднике.
Сложные (сводные)
Содержится информация
о
нескольких
сотрудниках
независимо от того, под какие
управленческие действия они
подпадают.

41.

Приказы по личному составу
При составлении сводных приказов следует учитывать,
что в едином документе не должно содержаться информации
с разными сроками хранения.
ПОЭТОМУ
Рекомендуется выделять приказы о предоставлении
отпусков и командировании сотрудников, которые имеют
краткий (3 года) срок хранения в отличие от других
кадровых приказов, хранящихся 75 лет.

42.

Приказы по личному составу
КАЖДЫЙ ПУНКТ ПРИКАЗА ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ ДОЛЖЕН
БЫТЬ СФОРМУЛИРОВАН В СТРОГОМ СООТВЕТСТВИИ С
ТРЕБОВАНИЯМИ ТРУДОВОГО КОДЕКСА РФ.
Постоянная информация для любого кадрового приказа:
указание
распорядительного
действия
(уволить,
премировать,
перевести);
фамилии и инициалы работника (имени и отчества полностью - при
приеме на работу);
должности и структурного подразделения (если предприятие имеет
структурные подразделения);
даты вступления в силу данного пункта приказа (если она не совпадает с
датой регистрации приказа).

43.

Приказы по личному составу
Состав других сведений в пунктах приказа по личному составу
определяется спецификой распорядительного действия.
Прием на работу: установленный размер оплаты труда (оклад, надбавка,
индексация) и условия приема: временно (с ... по ...), с испытательным сроком
(его продолжительностью).
Перевод на другую работу: новая должность и подразделение, вид
перевода, причина перевода, изменение оплаты труда (если оно возникает).
Увольнение: причина увольнения, согласно статьям ТК РФ.
Предоставление отпуска: его вид, продолжительность, даты начала и
окончания.
Командирование: дата и продолжительность командировок, место
направления, наименование предприятия.
Поощрения и наказания: причина и вид поощрения или высказывания.
Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться
ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.

44.

Приказы по личному составу
Особенности работы с приказами:
Доводятся до сведения работников под расписку.
Проект приказа согласовывается с: главным бухгалтером, юрисконсультом,
руководителями структурных подразделений, работники которых упоминаются в
приказе.
Обязательно регистрируются (отдельно от приказов по основной деятельности).
Регистрационная форма: книга (журнал) регистрации / регистрационные
карточки.
В регистрационной форме указываются: дата и номер приказа, содержание, кем
подписан приказ.
Рекомендуется нумеровать приказы по правилу: к порядковому номеру приказу
добавляется буквенное обозначение.
Разные буквенные обозначения для разных по содержанию кадровых приказов,
например:
№ 28/к - приказ о движении кадров,(прием, перевод, увольнение, изменение
кадровой информации), № 12/км - о командировании, № 45/о - об отпуске,
№ 32/п - о поощрении.
Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе
и поощрениях) фиксируется в трудовых книжках.

45.

Личная карточка
Личная карточка работника –
это документ, который заводит
кадровая служба на каждого
сотрудника
при
его
трудоустройстве.
Личная карточка
оформляется
работником кадровой службы на всех
лиц, принимаемых на работу по
трудовому договору, и ведется на
протяжении всего периода их работы у
конкретного работодателя.
При оформлении на работу
работника,
используется
унифицированная форма № Т-2
"Личная карточка работника".

46.

Личная карточка
Заполняется работником кадровой службы на основании :
приказа (распоряжения) о приеме на работу;
паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой
стаж;
страхового
свидетельства
обязательного
пенсионного
страхования;
документов воинского учета (для военнообязанных и лиц,
подлежащих призыву на военную службу);
документа об образовании, о квалификации или наличии
специальных знаний (при поступлении на работу, требующую
специальных знаний или специальной подготовки).

47.

Личная карточка
Разделы:
I. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ
II. СВЕДЕНИЯ О ВОИНСКОМ УЧЕТЕ
III. ПРИЕМ НА РАБОТУ И ПЕРЕВОДЫ
НА ДРУГУЮ РАБОТУ
IV. АТТЕСТАЦИЯ
V. ПОВЫШЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ
VI.
ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ
ПЕРЕПОДГОТОВКА
VII. НАГРАДЫ (ПООЩРЕНИЯ) ,
ПОЧЕТНЫЕ ЗВАНИЯ
VIII. ОТПУСК
IX. СОЦИАЛЬНЫЕ ЛЬГОТЫ, на
которые
работник имеет право в
соответствии с законодательством
X. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ
XI. Основание прекращения трудового
договора (увольнения)

48.

Личная карточка
Особенности работы:
Хранится карточка длительно - 75 лет. На предприятии
обязаны вести архив личных карточек работников.
Личные карточки формируются отдельно на работающих
и уволенных сотрудников.
Личные карточки работающих хранятся у лица,
ответственного за кадровую документацию, до увольнения
работника. Они систематизируются по структурным
подразделениям, а внутри - по алфавиту фамилий.
Личные карточки уволенных хранятся у ответственного за
кадровую документацию в течение года. Внутри дела они
располагаются строго по алфавиту фамилий, и после
окончания текущего года должны быть подготовлены к
передаче на архивное хранение

49.

Личное дело
Личное
дело
совокупность документов,
содержащих необходимые
сведения о работнике и его
трудовом стаже.
Каждое
личное
дело
формируется в отдельной папке.
Оформление
обложки
включает:
• № дела;
• фамилию, имя, отчество
работника;
дату поступления на работу.

50.

Личное дело
Для удобства ведения личного дела можно
документы включать в дело в следующей
последовательности:
внутренняя опись документов дела;
дополнение к анкете;
заявление о приеме на работу;
анкета с фотокарточкой;
трудовой договор;
приказ о приеме на работу (копия);
документы об образовании (копия);
характеристики или рекомендательные письма.

51.

Личное дело
На документы личного дела составляется внутренняя опись.
Каждый документ личного дела заносится в опись отдельно.
Опись составляется и подписывается работником, ведущим
кадровую документацию, с указанием даты формирования
личного дела. Начальной датой личного дела является дата
заявления о приеме на работу, а конечной - дата увольнения.

52.

Личное дело
Работник, ответственный за ведение кадровой документации,
обязан своевременно:
вносить записи в личное дело об изменениях в служебном положении
работника, биографических данных, семейном положении, месте
жительства и т.п.;
приобщать к делу полученные документы.
Основания для внесения изменений и дополнений в личное дело :
о служебном положении - приказ руководителя организации о
переводе;
об образовании - документы учебных заведений (диплом, аттестат,
удостоверение, свидетельство);
об изменении фамилии, имени, отчества - приказ по личному составу
изданный на основании документов органов ЗАГС.
Внесение в документы личного дела изменений и дополнений со слов
сотрудника не допускается.

53.

Личное дело
Особенности работы:
Изъятие документов из личного дела может быть проведено лишь
с разрешения руководства организации.
При увольнении работника в личное дело помещается заявление
об увольнении и копия приказа об увольнении.
Личные дела учитываются в журнале учета личных дел.
Раз в год проводится проверка наличия и состояния личных дел.
Личное дело может быть выдано во временное пользование по
запросу государственных органов сроком до 15 суток с разрешения
руководства организации.
Для хранения личных дел отводятся специальные шкафы.
Личные дела уволенных сотрудников в конце года сдаются на
хранение в архив учреждения или междуведомственный архив по
личному составу, о чем делается отметка в журнале учета личных
дел.

54.

Трудовая книжка
Трудовая книжка - основной документ о
трудовой деятельности работника.
Трудовые книжки ведутся на:
всех
работников,
проработавших свыше 5 дней;
• нештатных работников при
условии, если они подлежат
государственному и социальному
страхованию.

55.

Трудовая книжка
Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией
предприятия в присутствии работника не позднее недельного срока со
дня приема на работу.
Трудовая книжка должна оформляться в точном соответствии с
правилами, изложенными в «Инструкции о порядке ведения трудовых
книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях».
В соответствии с «Инструкцией» в трудовую книжку вносятся:
сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения,
образование, профессия, специальность;
сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную
работу, увольнение;
сведения о награждениях и поощрениях;
сведения об открытиях.
Взыскания в трудовую книжку не записываются.

56.

Трудовая книжка
Особенности заполнения:
Записи производятся аккуратно,
перьевой или
чернилами.
шариковой
ручкой,
ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ
Фамилия, имя, отчество полностью,
без сокращения, и дата рождения
указываются на основании паспорта
или свидетельства о рождении.
Образование – среднее, среднее
специальное и высшее указывается на
основании
документов/аттестата,
удостоверения, диплома.
Профессия
или
специальность
указывается в трудовой книжке на
основании записи в документе о
полученной специальности, профессии.
Титульный лист трудовой книжки
подписывает лицо, ответственное за
выдачу трудовых книжек, затем
ставится печать предприятия (или
печать кадровой службы).

57.

Трудовая книжка
Особенности работы:
Когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов,
трудовая книжка дополняется вкладышем. Вкладыш без трудовой книжки не
действителен.
В случае необходимости администрация предприятия выдает работникам по их
просьбе заверенные выписки сведений о работе из трудовых книжек.
При увольнении работника все записи о работе, награждениях и поощрениях,
внесенные в трудовую книжку за время его работы на предприятии, заверяются
подписью руководителя предприятия и печатью предприятия..
Администрация обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения
с внесенной в нее записью об увольнении.
Если работник отсутствует на работе в день увольнения, то администрация
предприятия в этот же день направляет ему почтовое уведомление с указанием о
необходимости получения трудовой книжки.
В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки его ближайшим
родственникам под расписку или высылается по почте по их требованию.

58.

ПЕРЕВОД
Перемещение и перевод фиксируются в:
заявлении;
докладной записке;
приказе о переводе.

59.

ПЕРЕВОД
Личное дело после помещения в него
приказа об увольнении закрывается и
обрабатывается для передачи в архив на
долговременное хранение.
В трудовой книжке делается запись о
прекращении трудовой деятельности с
указанием даты и причины увольнения и
книжка выдается на руки увольняющемуся.
На
основании
соответствующая
карточке.
приказа
запись
в
делается
личной
Увольняющийся расписывается в журнале
регистрации трудовых книжек о её
получении. В журнале фиксируется дата
выдачи трудовой книжки и основание её
выдачи.

60.

ПЕРЕВОД
Анкета кандидата
Служба персонала организации при наличии
вакансии составляет анкету кандидата,
которая заполняется кандидатом до или в
процессе собеседования.
Характеристика
Характеристика - официальный документ,
составляемый руководством предприятия
или подразделения, для предоставления во
внешние организации.
Командировочное удостоверение
Командировочное удостоверение - документ,
который удостоверяет полномочия сотрудника,
направляемого на временную работу в
стороннюю организацию.

61.

УВОЛЬНЕНИЕ
ЗАЯВЛЕНИЕ
Заявление составляется в произвольной форме, с указанием:
должности и ФИО руководителя;
даты последнего дня работы;
причины увольнения;
даты написания;
подписи сотрудника.

62.

УВОЛЬНЕНИЕ
ПРИКАЗ ОБ УВОЛЬНЕНИИ
Приказ составляется по
унифицированной форме № Т-8.
Причина
прекращения
трудовых отношений должна в
точности
соответствовать
формулировке статьи ТК РФ, по
которой трудовое соглашение
расторгается.

63.

Приказ об увольнении
Основания
для
издания
приказа:
личное
заявление
трудящегося;
заключение
медучреждения;
- повестка на прохождение службы в армии;
- докладная записка руководителя и др.
-
При прекращении трудовых отношений по инициативе руководства к
приказу об увольнении прилагается протокол заседания профсоюзного
комитета предприятия, составленный в письменном виде.
В день сотруднику обязательно выдается трудовая книжка и ксерокопии
различных документов, связанных с работой.

64.

Спасибо за внимание!