Личное дело работника

1. Личное дело работника

2. Личное дело -

Личное дело совокупность
документов,
содержащих максимально полные
сведения о сотруднике и его
трудовой деятельности.

3. Неправильный вариант обложки личного дела

_____________________________________
(наименование организации)
индекс (номер) дела
Личное дело № _______
Гурова Ирина Павловна
Заместитель начальника управления образования
срок хранения

4. Образец обложки личного дела

_____________________________________
(наименование организации)
индекс (номер) дела
Личное дело № _______
срок хранения

5.

Первоначально в личное дело группируются
документы, отражающие процесс приема на работу:
внутренняя опись;
заявление о приеме на работу с визой руководителя и
отметкой о регистрации заявления;
копия приказа о приеме на работу;
экземпляр трудового договора;
копии документов об образовании;
справка об отсутствии судимости, выданную на
момент приема на работу;
медицинское заключение, выданную на момент
приема на работу;
автобиография;
анкета.

6.

НЕЛЬЗЯ ХРАНИТЬ В ЛИЧНОМ ДЕЛЕ РАБОТНИКА ДОКУМЕНТЫ,
СОДЕРЖАЩИЕ ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ РАБОТНИКА!!!
Судебная практика складывается не в пользу хранения копий документов, а
именно копии паспорта. Суды делают такой вывод: паспорт содержит
биометрические данные, а для идентификации личности при приеме на
работу достаточно фамилии, имени и отчества (при условии предъявления
лицом документа, удостоверяющего личность); хранение копии паспорта на
рабочем месте превышает объем обрабатываемых персональных данных
работников, действующим законодательством не предусмотрено, нарушает
права и свободы гражданина, снижает уровень прав и гарантий работника,
противоречит федеральному законодательству.
За нарушение норм в области личных данных установлено наказание по
ст. 13.11 КоАП РФ. За обработку личной информации в случаях, не
предусмотренных законодательством, равно как и за обработку,
несовместимую с установленными целями, должностных лиц могут
оштрафовать на 5 000 - 10 000 руб., а организацию - на 30 000 - 50 000 руб.

7.

Анкета является документом личного дела,
представляющим собой перечень вопросов о
биографических
данных
работника,
его
образовании, выполняемой работе с начала
трудовой деятельности, семейном положении и
др. На все вопросы анкеты он должен давать
полные ответы, не допускать сокращений,
прочерков, исправлений, помарок, в строгом
соответствии с теми записями, которые
содержатся в его личных документах.

8. В дальнейшем в личное дело в хронологическом порядке подшиваются документы, возникающие в процессе трудовой деятельности

В дальнейшем в личное дело в
хронологическом порядке подшиваются
документы, возникающие в процессе
трудовой деятельности работника:
приказы о переводе на другую должность;
дополнительные соглашения к трудовому
договору;
аттестационные листы по итогам аттестации;
другие характеризующие и дополнительные
материалы.

9.

Листы документов, подшитых в личное
дело, нумеруются.
Все документы, поступающие в личное
дело,
должны
располагаться
в
хронологическом порядке и отражаться
во внутренней описи.
В личные дела не должны входить
документы второстепенного значения,
имеющие временные (до 10 лет
включительно) сроки хранения.

10. Личные дела следует учитывать и регистрировать в книге (журнале) учета личных дел.

В журнале необходимо предусмотреть
следующие графы:
номер личного дела,
фамилия и инициалы работника,
дата приема и дата увольнения работника,
роспись работника, ответственного за ведение
личных дел.

11. В обязанности работника на которого возложено ведение личных дел работников(по приказу руководителя), входит:

В обязанности работника на которого возложено
ведение личных дел работников(по приказу
руководителя), входит:
приобщение документов к личным делам
работников;
обеспечение сохранности личных дел
работников;
обеспечение конфиденциальности сведений,
содержащихся в личных делах работников;
ознакомление работников с документами
своего личного дела.

12. Условия хранения

Хранение
личных
дел
сотрудников
предприятия организуется в несгораемых шкафах
(металлических сейфах), запирающихся на ключ
и имеющих приспособления для опечатывания.
Доступ к личным делам должен иметь только
сотрудник отдела кадров (иное уполномоченное
лицо), ответственный за работу с ними, и его
непосредственный начальник.

13.

Работники
кадровой
службы,
ответственные за ведение и хранение
личных дел работников организации, могут
привлекаться
в
соответствии
с
законодательством Российской Федерации
к дисциплинарной и иной ответственности
за разглашение персональных данных,
содержащихся в личных делах.