Ночной аудит в гостинице

1.

Ночной аудит

2.

Ночной аудитор - сотрудник гостиницы/отеля,
который в ночное время выполняет
бухгалтерские и управленческие обязанности в
отеле.

3.

В составе службы приема и размещения
имеется должность ночного аудитора
(ночного портье).
Он наделен широким кругом функций и
обязанностей, которые в два раза
превышают обязанности обычного
портье.
На службу ночного аудитора возлагается
подведение общих итогов дня.
Баланс счетов подводится каждый вечер.
Это процесс очень важен, он
осуществляется в то время, когда все
прочие службы уже не работают, а
именно: во время третьей смены ранним утром. В крупных отелях такая
должность может быть даже не
предусмотрена.

4.

Первым шагом в этом процессе являются
начисление на счета тех платежей, которые
не были в них внесены ранее.
Потом итоговые цифры на счетах в
компьютере сверяются с отчетами других
отделов для проверки правильности
начислений.
Затем проводятся начисления за
проживание в номерах, и итоговые цифры
заносятся в гостевой файл. Таким образом,
формируются окончательный отчет обо
всех суммах задолженности гостинице.

5.

Функциональные обязанности
ночного аудита:
• проверка счетов по оплате услуг, оказанных
гостям за день. Особое внимание уделяется
правильности применения прейскурантов
цен и услуг, обоснованности применения
скидок;
• проверка суточного отчета гостиницы,
выполняемого службой размещения;
• ведение параллельного учета на случай,
если компьютерная система выйдет из
строя;

6.

• проверка соответствия количества
освобождающихся мест в гостинице к
числу мест предварительного
бронирования следующих суток;
• проверка служб, участков, отдельных
объектов гостиницы, где возможны
хищения, кражи или другие негативные
проявления;
• проверка журнала регистрации
обращений клиентов отеля с пожеланиями
и подготовка отчета менеджеру службы
приема о состояние качества
обслуживания в отеле.

7.

Правила выполнения ночного аудита
Работа аудитора состоит в:
• проверке внесенных записей ;
• составлении баланса счетов;
• разрешении противоречий;
• мониторинге кредитных
организаций;
• подготовке оперативных
докладов.

8.

Описание системных процессов
ночного аудита:
1. Поиск и обработка невыездов
(гостей, дата выезда которых равна
текущей дате). Для невыехавших
гостей система предлагает либо их
выписать, либо изменить дату выезда
на следующую дату.

9.

2. Поиск и обработка незаездов (гостей, дата
заезда которых равна текущей дате).
Незаехавшим гостям система автоматически
меняет статус с Брони на Незаезд.
Отдельно контролируется факт незаезда гостей с
перерегистраций комнат. При создании
специальных настроек система автоматически
начисляет на счета незаехавших гостей с
гарантированной бронью штраф за незаезд.

10.

3. Обновление статуса комнат. Система
автоматически изменяет статус на
грязный для всех занятых комнат.

11.

4. Обработка освобождения от налогов. При
специальных настройках система автоматически
корректирует начисления налогов на
соответствующих счетах гостей.
5. Начисление дополнительных услуг. Система
автоматически начисляет ежедневные
дополнительные услуги на счета гостей, у которых
они определены.
6. Начисление тарифов и налогов. Система
автоматически начисляет на счета проживающих
гостей тарифы проживания и соответствующие
налоги.
7. Начисление деталей пакета. Система
автоматически начисляет детали пакета
проживающим гостям

12.

8. Сохранение данных. Система автоматически
рассчитывает статистические данные и
основные показатели гостиницы на текущую
дату (коэффициент загрузки, показатели
доходов проживания и дополнительных услуг,
средний отпускной тариф, количественные
показатели комнат и гостей) и сохраняет их для
последующего использования в отчетах.

13.

9. Обновление тарифов гостей. Система
автоматически изменяет на счетах проживающих
гостей тариф проживания на завтрашний день
согласно условиям, установленным
соответствующим тарифным планом.
10. Очистка старой информации. Система
автоматически удаляет старую информацию (записи
контроля за действиями пользователей, записи
сообщений гостям, таблицы наличия комнат до
указанной даты) согласно условиям, установленным
в модуле Настройки.

14.

Ночной аудитор резюмирует результаты
операций всех точек, приносят доход для
доклада руководству . Сама должность
ночного аудита говорит о том что в
настоящее время он собирает данные и
подводит баланс прошлого дня.

15.

Процедура Ночного аудита.
Процедура Ночного аудита состоит из нескольких
задач, запускаемых автоматически и
контролируемых системой. Система запускает
новую задачу сразу после проведения предыдущей
без вмешательства пользователя в процедуру.
Обновление даты в гостинице происходит
вследствие проведения ночного аудита.
Перед запуском процедуры Ночного аудита
система проводит ряд проверок для того, чтобы
убедиться в том, что нет никаких условий,
препятствующих процедуре Ночного аудита. Если
такие условия существуют, то на экране
появляется соответствующая предупреждающая
надпись.

16.

Примеры типовых задач перед
закрытием дня:
• проверка оставшихся броней на заезде: отменить
или оставить для автоматического перевода в
статус Незаезд во время ночного аудита
• проверка невыехавших гостей в списке Выезда на
текущий день: продлить проживание или
оформить выезд
• проверка корректности закрытия счетов
безналичным кодом оплаты для передачи в
бухгалтерию
• балансирование смены кассиров, закрытие кассы,
• проверка правильного применения тарифов
проживания
• печать резервных отчетов.

17.

Типы отчетов ночного аудита
Отчет о размещении в ночном аудите - в нем представлены снимки дней, в которые занято жилье, дней,
когда жилье доступно, регистрации, выезда, незаезда и отмены. В этом отчете может быть показана
дополнительная информация по любому из пунктов, перечисленных выше.
Счетчик ночного аудита - содержит подробную информацию о получении и снятии наличных и кредитных
карт.
Отчет о доходах от ночного аудита - предоставляет информацию о доходах от размещения,
аннулировании и выручке за показ, а также о других доходах от торговых точек. Доход генерируется через
различные агентства и организации, такие как турагенты, корпоративные организации, интернетбронирование, также указан в этом отчете.
Отчет о налоговом аудите в ночное время - содержит всю налоговую информацию о доходах от
бронирования и других доходах от продаж, таких как НДС, налог на обслуживание.
Отчет кассира - это подробный список кассира операций с притоком и выводом денежных средств,
кредитных карт и итоговых сумм PMS. Отчет кассира является очень важной частью системы финансового
контроля отеля. Менеджер фронт-офиса проверяет ночной аудит и ищет любые расхождения между
фактической суммой и итоговой суммой PMS.
Отчет менеджера - это статистический список занятости предыдущего дня. Он включает в себя
информацию о доступных номерах, занятых номерах, проданных и освобожденных номерах, тарифах
стойки, количестве гостей в отеле, количестве неявок и так далее.
Отчет генерального директора - каждый отдел отеля должен ежедневно отправлять отчет о продажах в
фронт-офис. Используя их информацию, создается общий ведомственный отчет для оценки генерального
директора. Генеральный директор определяет прибыльные отделы и оценивает успех продаж и
маркетинга.
Отчет о высоком балансе - это подробный отчет о гостях, которые превысили кредитный лимит,
установленный администрацией отеля.
Аудиторский отчет о стоимости номера - в нем перечислены все тарифы, которые применяются к

18.

Методы осуществления ночного аудита
• Ручной
• Полуавтоматический
• Полностью автоматизированный

19.

Обязанности Ночного аудитора по
закрытию бизнес-дня
• Ночной аудитор обязан в 02:00 часа ночи закрыть бизнес-день.
• Снять Х-отчет с кассы
• Сравнить сумму выемки с суммой по Х-отчету и по программе Отеля; в случае возникновения
излишка или недостачи выясняются причины отклонений; излишки приходуются, недостачи
погашаются за счет средств ответственного сотрудника отдела приема и размещения
• Снять Z-отчет с кассы
• Произвести выемку наличных средств; наличные деньги, Z-отчет и отчет кредитного терминала
вкладываются в конверт, конверт запечатывается; на конверте проставляется дата, время
вложения, сумма вложения и подпись сотрудника, осуществившего вложение; заполняется
журнал кассира-операциониста
• Подписанный конверт с деньгами кладется в сейф.
• Ночной аудитор несет ответственность за
• Невыполнение своих функциональных обязанностей
• Недостоверную информацию о состоянии выполнения полученных заданий и поручений;
нарушение сроков их исполнения
• Невыполнение приказов, распоряжений руководства
• Нарушение правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных на
предприятии.