Основні правила та вимоги до складання та оформлення службових документів ( частина 2)

1.

Основні правила та вимоги до
складання та оформлення
службових документів
( частина 2)

2. Текст документа

• містить інформацію, заради якої його
створено,
• викладається грамотно, стисло, зрозуміло, без
повторів.
• оформляється у вигляді
суцільного зв’язного тексту
анкети
таблиці
шляхом поєднання цих форм.

3. Тема 1

На персональному
комп’ютері документи, як
правило, набирають і роздруковують у текстовому редакторі
Word (шрифт Times New Roman) з такими параметрами:
- формат аркуша – А4;
- розмір шрифту основного тексту – 14 кегль;
- абзацний відступ – 1,25 см;
-міжрядковий інтервал – одинарний;
- вирівнювання тексту – по ширині.
Опцію „Автоматична розстановка переносів” не
використовують.

4.

У листах використовують такі форми
викладу:
• від першої особи множини („просимо
надіслати”, „надсилаємо на розгляд”);
• від першої особи однини („вважаю за
необхідне”, „прошу виділити”);
• від третьої особи однини („Міністерство не
заперечує”, „Міністерство вважає за
можливе”).

5. Офіційно-діловий стиль

це стиль, який обслуговує сферу
офіційних ділових відносин переважно в
письмовій формі.
-
Ділові папери бувають різноманітні за
жанром і змістом, за обсягом і мовним
вираженням.
У мові і стилі документа індивідуальноособистий аспект не відображається.

6.

Особливості писемної форми
порівняно з усною :
• відсутність співрозмовника в момент висловлювання думки,
відсутність мовної ситуації;
• не завжди відома кількість співрозмовників, якісний склад
аудиторії;
• писемна форма є вторинною щодо усної і спирається на
усну як на своє джерело;
• наявність закріплення текстів за формами існування (не всі
письмові тексти можуть озвучуватись, наприклад, паспорт);
• монологічний характер писемних текстів, потенційно
необмежена кількість копій;
• наявність системи графічних знаків, властивих тільки
писемній формі;
• спілкування не пряме, а опосередковане, що в свою чергу
зумовлює ретельну роботу над добором засобів, їх
уточнення, поліпшення, а звідси й сувора регламентація
засобів та структури тексту, традиційність і консерватизм у
структуруванні, доборі засобів.

7.

Особливості ділового стилю
точність, послідовність і лаконічність
викладу фактів
гранична чіткість у висловленні
позбавлений образності емоційності та
індивідуальних авторських рис
наявність мовних зворотів
певна стандартизація початків і закінчень
документів.
кліше

8.

КЛІШЕ
Кліше - це мовні конструкції, яким властиві
постійний склад компонентів, їх порядок та
усталене звучання.
Прості кліше - це мовні конструкції, що
складаються з двох слів: згідно з, відповідно до,
вжити заходів, оголосити подяку, винести догану,
брати участь тощо.

9.

КЛІШЕ
Ускладнені - що мають більше двох слів: брати до
уваги, згідно з оригіналом, брати активну участь,
вжити суворих заходів, винести сувору догану
тощо.
Складні - мають у своїй структурі два простих кліше,
які поєднані в один блок: відділ боротьби з
організованою злочинністю, контроль за
виконанням наказу залишаю за собою, наказ
оголосити особовому складу академії тощо.

10. Правила оформлення документів

Визначаються :
•Національним стандартом України ДСТУ 4163 –
2003 „Уніфікована система організаційно-розпорядчої
документації. Вимоги до оформлювання документів”
•Інструкцією затвердженою наказом від 27.07.2012
року № 650

11. службові документи

• папір форматів A3 , А4, А5, А6
• Укладання відомостей, схем, графіків, діаграм, таблиць тощо
допускається на папері інших форматів.
• густина не менше 80 г/м²
• з кутовим або поздовжнім розміщенням реквізитів
• береги: лівий – 30 мм, верхній та нижній – 20 мм,
правий – 10 мм.

12. види бланків документів

• бланки листів :
• кутовий із зображенням Державного Герба
України,
• кутовий із зображенням емблеми організації та
• поздовжній;
• бланки листів для листування із закордонними кореспондентами

13. БЛАНКИ

• З зображенням Державного Герба України :
• проекти документів, що подають на підпис
Міністрові, першому заступникові і заступникам Міністра,
начальникам і заступникам начальників ГУНП в областях,
місті Києві, керівникам і заступникам керівників
навчальних закладів, підприємств, установ і організацій.
• Без зображення Державного Герба України
• Службове листування структурних підрозділів МВС, ГУНП,
інших органів і підрозділів

14. БЛАНКИ НЕ ВИКОРИСТОВУЮТЬСЯ

• Для листування між структурними
підрозділами апарату МВС, ГУНП і
підпорядкованими їм органами
• У разі підготовки документів від імені двох і більше
міністерств, установ, органів тощо
• Для звернення до громадських установ з приватних
питань