Уніфікація та стандартизація організаційно-розпорядчої документації. Загальні вимоги до складання службових документів

1. Тема 3. Уніфікація та стандартизація організаційно-розпорядчої документації. Загальні вимоги до складання та оформлення

службових
документів.

2. План

1. Поняття «реквізит», «формуляр-зразок»
документа. Склад реквізитів організаційнорозпорядчих документів.
2. Оформлення змінних реквізитів
організаційно-розпорядчих документів
(реквізити 11-20, 22-32).
3. Уніфікація службових документів.
4. Вимоги до текстів службових документів.
Членування та нумерація частин тексту.

3. Реквізит

У
термінологічному словнику слово
«реквізит» подається як обов'язковий
елемент офіційного документа.
Реквізит службового документа за
Національним стандартом «Діловодство та аохівна
справа. Терміни та визначення понять: ДСТУ
2732:2004» — це інформація, яку
зафіксовано в службовому документі для
його ідентифікування, організування обліку
і (або) надання йому юридичної сили

4. Формуляр

Сукупність
розміщених на аркуші в
установленому порядку реквізиті
Формуляр-зразок
є основою створення формулярів та
бланків управлінських документів усіх
видів

5. Формуляр-зразок

Оформляють реквізити відповідно до формуляразразка згідно із ДСТУ «Державна уніфікована
система документації. Уніфікована система
ОРД. Вимоги до оформлення документів: ДСТУ
4163 - 2003».
Формуляр-зразок
документа — єдина
модель побудови комплексу документів, яка
встановлює галузь використання, формати,
розміри, вимоги до побудови конкретної
сітки та сукупність властивих їм реквізитів,
розташованих у сталій послідовності.

6. Схеми розташованості реквізитів документів Розташованість реквізитів і меж зон на форматі А4 кутового бланка

7. Розташованість реквізитів і меж зон на форматі А4 поздовжнього бланка

8.

Формуляр-зразок встановлює такий склад реквізитів:
01 - зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки
Крим
02 - зображення емблеми організації або товарного знака (знака
обслуговування)
03 - зображення нагород
04 - код організації
05 - код форми документа
06 - назва організації вищого рівня
07 - назва організації
08 - назва структурного підрозділу організації
09 - довідкові дані про організацію
10 - назва виду документа
11 - дата документа
12 - реєстраційний індекс документа
13 - посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають
відповідь
14 - місце складення або видання документа
15 - гриф обмеження доступу до документа
16 - адресат
17 - гриф затвердження документа
18 - резолюція
19 - заголовок до тексту документа
20 - відмітка про контроль
21 - текст документа
22 - відмітка про наявність додатків
23 - підпис
24 - гриф погодження документа
25 - візи документа
26 - відбиток печатки
27 - відмітка про засвідчення копії
28 - прізвище виконавця і номер його телефону
29 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи
30 - відмітка про наявність документа в електронній формі
31 - відмітка про надійдення документа до організації

9. 01 Державний герб України, герб АРК Кутове розміщення – на верхньому полі бланка над серединою рядків з назвою організації

Міністерство освіти
і науки Украіни
Повздовжнє розміщення
у центі верхнього поля
Міністерство освіти і науки Украіни

10. 09 Довідкові дані про організацію

ПрАТ “ВСЕСІТ-АВТО”
вул. Чигиринська, 1а,м.Київ,04321
тел. / afrc (044)231-03-03
Р/р №0000000000 В Укрсоцбанку м. Києва
МФО №0000000
Код за ЄДРПОУ 00000000000000
e-mail: vsesvitavto.com.ua
веб-сайт: www. vsesvitavto.com.ua
Медична лабораторія “”Крила”
вул. Подвійна, 19, м. Київ,Україна, 011103
тел.: (044)530 12 11,530 66 00
Ліцензія МОЗ України АВ №000000 від …
Свідоцтво про атестація № ПТ-0456/7 від …

11. 12 Реєстраційний індекс документа

№04-12/42
№92
Порядковий номер документа
04- шифр структурного підрозділу
в межах одного календарного
12- номер справи, де зберігається
документ
року
42- порядковий реєстраційний номер
документа
НАКАЗ від 18.10.2013 №34/67/78
Порядкові реєстраційні
номери, присвоєні у кількох
організаціях, що спільно
прийняли документ

12. 15 Гриф обмеження доступу до документа

Таємно
Прим.2
ДСК
Прим.3
Цілком таємно
Прим.4

13. 16 Адресат

У разі адресування документа
організації або її структурному
підрозділові без зазначення посадової
особи їхні назви подають у називному
відмінку.
Приклад
Міністерство юстиції України
Міністерство освіти і науки України

14.

У разі адресування документа керівникові установи або його заступникові
назва установи входить до складу назви посади адресата.
Приклад:
Голові Державного комітету
статистики України
Прізвище, ініціал(и)
Якщо документ надсилають посадовій особі, назву установи зазначають у
називному відмінку, а посаду і прізвище адресата - у давальному.
Приклад:
Державний комітет архівів України
Відділ формування Національного
архівного фонду і діловодства
Провідному спеціалістові
Прізвище, ініціал(и)
Якщо документ адресують багатьом однорідним організаціям, адресата
зазначають узагальнено.
Приклад:
Директорам центральних
державних архівів України

15.

До реквізиту "Адресат" входить поштова адреса. Порядок і
форма запису відомостей про поштову адресу установи
мають відповідати Правилам надання послуг поштового
зв'язку
Приклад
Міністерство охорони здоров'я
України,
вул. Грушевського, 7,
м. Київ, 01021
Якщо документ надсилають фізичній особі, то у називному
відмінку зазначають прізвище, ім'я, по батькові (або
ініціали) адресата, вулицю, номер будинку і квартири,
населений пункт, район, область, поштовий індекс.
Приклад
Іванченко Петро Семенович
вул. Садова, буд. 7, кв. 24,
м. Вінниця, 21003

16. 17 Гриф затвердження - надає чинності окремій групі документів, що потребують затвердження організацією вищого рівня,

керівником організації чи її структурного
підрозділу
1.
2.
3.
4.
5.
Елементи:
Слово ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок)
Назва посади
Підпис
Ініціали і прізвище особи, яка затвердила
Дата затвердження
ЗАТВЕРДЖУЮ
Міністр економіки України
Підпис
А. П. Вєрхов
17.09.2013
або
17 вересня 2013

17. Документ затверджено постановою, рішенням, наказом, протоколом:

1.
2.
3.
4.
Елементи:
ЗАТВЕРЖЕНО (без лапок)
Назва документа (у називному відмінку)
Дата
Номер затверджувального документа
ЗАТЕРДЖЕНО
Постанова Кабінету Міністрів
17 вересня 2013 р. №1153
або
17.09.2013 №1153

18. 18 Резолюція- містить вказівку на спосіб виконання документа

Проставляється керівником організації чи керівником структурного
підрозділу
Пишеться від руки і проставляється нижче реквізиту “адресат”
паралельно до основного тексту
Елементи:
1. Прізвище та ініціали виконавця (-ів), якому надіслано документ (у
давальному відмінку)
2. Вказівки на порядок виконання документа (зміст доручення)
3. Термін виконання
4. Особистий підпис посадової особи (кервника)
5. Дата
Засєкіній М. А.
Прошу підготувати пропозиції щодо замовлення підручників з
діловодствта до 25.09.2013
Підпис
15.09.2013

19. 19 Заголовок до тексту документа повинен бути узгоджений з назвою документа і містити короткий виклад його основного смислового

документа
повинен бути узгоджений з
назвою документа і містити короткий виклад
його основного смислового аспекту
Заголовок відповідає на питання "про
що?", "кого?", "чого?".
Наприклад:
наказ (про що?) про створення установи;
посадова інструкція (кого?) секретаря-референта;
протокол (чого?) засідання правління.
Від межі лівого берега без абзацу
Крапка вкінці заголовка не ставиться
Текст документа, надрукований на папері
формату А5, дозволено подавати без
заголовка.

20. 21 Текст документа

1.
2.
3.
Складається:
Вступ
Основна частина
Закінчення
Друкується чи пишеться від руки на
всю робочу площу документа, з
абзацами

21. 22 Відмітка про наявність додатка

1.
2.
3.
Три види додатків:
додатки, що є самостійними
документами, і надсилаються із
спровідним листом
Додатка, що пояснюють, або
доповнюють зміст основного
документа
Додатки, що затверджуються, або
водяться в дію, розпорядчими
документами

22.

Відмітку про наявність додатків розміщують під текстом документа.
Наявність додатків, повну назву яких наводять у тексті, фіксують за
такою формою:
Додаток: на 5 арк. у 2 прим.
Якщо документ має додатки, повних назв яких немає у тексті, то ці
назви треба подати після тексту, зазначивши кількість аркушів у
кожному додатку та кількість їхніх примірників.
Приклад
Додатки:
1. Довідка про виконання плану ремонтних робіт за I квартал 2000 р. на 5 арк. в 1
прим.
2. Графік ремонтних робіт на II квартал 2000 р. на 2 арк. в 1 прим.
Якщо до документа додають інший документ, що має додатки, то
відмітку про наявність додатків оформлюють так:
Додаток:
лист Державного комітету архівів України від 27.04.2000 N 171/01-04 і додаток
до нього, всього на 7 арк. в 1 прим.
Якщо додатки зброшуровані, то кількість їхніх аркушів не зазначають.
Приклад
Додаток: Методичні рекомендації в 3 прим.
На велику кількість додатків складають опис, а в самому документі
після тексту зазначають:
Додатки: згідно з описом на 67 арк.

23. Додаток до розпорядчого документа повинен мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер. Відмітку роблять у

верхньому правому куті першого аркуша
додатка.
Приклад:
Додаток 1
до наказу Міністерства охорони
здоров'я України
20.01.2001 N 25

24. 23 Підпис

1.
2.
3.
До складу підпису входять:
Найменування посади (від межі лівого берега)
Підпис (на вільному місці)
Ініціали і прізвище особи, що підписала документ
(рівновіддаленого між двома попередніми елементами); друкують на рівні
останнього рядка назви посади)
Реквізит розміщують під текстом документа або під відміткою
про наявність додатків.
Підпис складається з назви посади особи, яка підписує
документ (повної, якщо документ надруковано не на бланку,
скороченої - на документі, надрукованому на бланку),
особистого підпису, ініціалу(-ів) і прізвища.
Приклади
1.Голова Державного комітету
статистики України
Підпис Ініціал(и), прізвище
2. Голова
Підпис Ініціал(и), прізвище

25.

Якщо документ підписують кілька (дві або більше) осіб, то їхні
підписи розташовують один під одним відповідно до
підпорядкованості посадових осіб.
Приклад
Директор
Підпис
Ініціал(и), прізвище
Головний бухгалтер Підпис
Ініціал(и), прізвище
Якщо документ підписують кілька осіб однакових посад, то їхні
підписи розташовують на одному рівні.
Приклад
Заступник Міністра юстиції України
Підпис
Ініціал(и), прізвище
Заступник Міністра фінансів України
Підпис
Ініціал(и), прізвище
Документи колегіальних органів підписують голова колегіального
органу і секретар.
Приклад
Голова дирекції
Підпис
Ініціал(и), прізвище
Секретар дирекції
Підпис
Ініціал(и), прізвище
У разі відсутності посадової особи, підпис якої зазначено в документі,
документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. У цьому
випадку обов'язково зазначають посаду і прізвище особи, яка підписала
документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом),
наприклад: "Виконувач обов'язків", "Заступник".
Підписувати документ із прийменником "за" або ставити правобіжну
похилу риску перед назвою посади не дозволено.

26. 24 Гриф погодження

1.
2.
3.
4.
5.
Складається:
Слова ПОГОДЖЕНО (без лапок),
Назви посади особи, яка погоджує документ та назви
установи, з якою узгоджується документ
Особистого підпису
Ініціалу(-ів) і прізвища
Дати погодження.
ПОГОДЖЕНО
Заступник Міністра оборони України
Підпис Ініціал(и), прізвище
05.02.2001

27.

Якщо документ погоджують листом,
протоколом, актом тощо, то гриф погодження
оформлюють так:
ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання Правління
Національного банку України
23.01.2001 N 2

28. 25 Віза – це внутрішнє погодження проекту документа керівниками структурних підрозділі чи певними посадовими особами

(юристконсульт,
бухгалтер)
1.
2.
3.
4.
Складається:
Назва посади
Особистий підпис
Ініціали та прізвище особи, яка візує документ
Дата візування
Візу розміщують нижче реквізиту 23, як на лицьовому,
так і на зворотному боці останнього аркуша документа.
Приклад
Начальник юридичного відділу
Підпис Ініціал(и), прізвище
18.09.2001

29. 26 Печатка

Відбитком печатки організації засвідчують на
документі підпис відповідальної особи.
Перелік документів, на які ставлять відбиток
печатки, визначає організація на підставі
нормативно-правових актів. Його подають в
інструкції з діловодства організації.
Відбиток печатки ставлять так, щоб він
охоплював останні кілька літер назви посади
особи, яка підписала документ.

30. 27 Відмітку про засвідчення копії

Складають зі
1.Слів "Згідно з оригіналом",
2. Назви посади,
3. Особистого підпису особи, яка засвідчує копію,
4. Її ініціалів та прізвища,
5. Дати засвідчення копії
Проставляють нижче реквізиту 23.
Приклад:
Згідно з оригіналом
Секретар
Підпис
26.06.2001
М.П.
Ініціал(и), прізвище

31. 28 Прізвище виконавця і номер його телефону – вказує на виконавця, яки готував проекти документа

Зазначають на лицьовому боці в нижньому
лівому куті останнього аркуша документа.
Скадається:
1. Прізвище виконавця або прізвище ім’я та по
батькові виконавця
2. Номер його службового телефону
Приклади
1. Іваненко
2. Іваненко Петро Михайлович
556 07 24
556 07 24

32. 29 Відмітку про виконання документа і направлення його до справи

1.
2.
3.
4.
5.
6.
Cтавлять у лівому куті нижнього берега лицьового боку
першого аркуша документа.
Містить такі дані:
Слова "До справи",
Номер справи, в якій документ буде зберігатися,
Посилання на дату і номер документа про його виконання або коротку
довідку про виконання,
Назву посади, ініціали і прізвище
Підпис виконавця (особи, відповідальної за формування документів у
справі)
Дату направлення документа до справи
Відмітка “до справи” свідчить про те, що роботу над
документом завершено
Приклад:
До справи № 03-4
Відповідь надіслано 13.05.2001 № 03-12/113
Посада підпис
Ініціал(и), прізвище
14.05.2001

33. 30 Відмітка про наявність документа в електронній формі

1.
2.
3.
Містить такий запис: “Інформація перенесена на
машинний носій”
Містить такі дані:
Повне ім’я файла і місце його зберігання
Ко оператора
Інші пошукові відомості
Використовуються для пошуку документа в
електронній формі
Розміщується у центрі нижнього берег лицьового
боку, першого аркуша документа

34. 31 Відмітка про надійдення (зареєстрування) документа до організації

1.
2.
3.
4.
Містить такі дані:
Скорочену назву організації, яка отримала документ
Дату (за потреби - годину і хвилину) надійдення
документа
Реєстраційний індекс документа,
Підпис особи, яка реєструвала документ
Ставлять у правому куті нижнього берега лицьового
боку першого аркуша документа.
Відмітку про надійдення документа до організації
доцільно ставити за допомогою штампа.

35. Реквізити на документі можуть бути:

постійні
Постійні реквізити
наносять тоді, коли
виготовляють уніфіковану
форму чи бланк
документа.
У процесі підготовки і
оформлення документів
обов'язкові реквізити
можуть бути доповнені
змінними, якщо того
вимагає призначення
документа, його обробка
тощо
змінні
Змінні реквізити
наносяться на той чи
інший документ під
час його складання.

36. 3. Уніфікація службових документів.

Уніфікація
— встановлення єдиного
комплексу видів і різновидів документів для
аналогічних управлінських ситуацій, єдиних
форм та правил їх складання та
оформлення
За допомогою уніфікації впорядковується
процес створення документів,
скорочується їх обсяг, підвищується
культура документування.

37. Стандартизація

Уніфікація
документів включає їх
стандартизацію, зменшення кількості
видів та різновидів, встановлення
певного кола ділових паперів за
допомогою яких здійснюються
управлінська діяльність, виявлення
зайвих документів тощо.

38. Трафаретизація

Трафаретизація
— складання текстів
службових документів із застосування
трафаретів та мовних кліше.
Трафаретизація дає змогу включити
якомога більший обсяг постійної інформації
в типовий бланк й побудоване на поєднанні
усталених текстів або їх частин, що часто
вживаються, зі змінними частинами.

39. Службові документи за мірою стандартизації поділяються на:

Документи, які відповідають установленим стандартам; якщо
один із стандартів не дотримується, документ не матиме
юридичної сили. Такі документи, зазвичай, готуються заздале
гідь (потрібна інформація вписується від руки) і
виготовляються спеціальними державними установами на
папері з водяними знаками (свідоцтво про народження,
диплом, заповіт, посвідчення особи).
Документи, в яких відсутня така суворість, але для зручності
й швидкості їх використання та обробки, загальна частина ін
формації готується заздалегідь (трудова книжка, службове
посвідчення тощо).
Документи з довільною формою побудови, загальними прин
ципами укладання; текст, де мовні засоби автор чи укладач
добирає сам (характеристика, рапорт, автобіографія,
службовий лист тощо).

40. Стандартизація трафаретизація

На
відміну від інших рис ділового стилю, які
закріплені традицією, стандартизація й
трафаретизація закріплені ще й законом —
оформлення службової документації
визначене стандартами, затвердженими
Державним комітетом споживчої
політики та технічного регулювання.

41. Вимоги до текстів службових документів.

ТЕКСТ (реквізит 21) належить до
основних реквізитів документа.

42. Бажано, щоб тексти службових документів складалися з двох частин:

основної
вступної
В
У
вступній
основній частині
частині-викладають
рішення, підстави для
виготовлення документа
розпорядження,
висновки, пропозиції,
прохання.

43. Якщо документ створюється на підставі іншого документа, то це зазначають, наприклад, так:

«Відповідно
до Указу президента
України від 12.09.97 № 123 "Про...”.
“У зв’язку з…..”

44. Якщо текст документа має великий обсяг або містить кілька рішень, висновків, то його слід поділяти на розділи, підрозділи,

пункти, підпункти, які нумеруються
арабськими цифрами. Крапка між номером і назвою, а
також у кінці назви не ставиться, наприклад:
1 Назва розділу .
1.1 Назва підрозділу
1.1.1 Назва пункту
1.1.1.1 Назва підпункту

45. Трафаретизація

Текст,
який становить зразок, що його
надто часто наслідують, оформляють у
вигляді трафарету. У трафаретних
документах постійну частину тексту
виготовляють друкарським способом або
за допомогою ПК (друкарської машини), а
змінну — вписують від руки або
вдруковують.

46. Рубрикація

— це членування тексту на складові
частини, графічне відділення однієї
частини від іншої, а також використання
заголовків, нумерації тощо.
Найпростіша рубрикація — поділ на
абзаци.

47. Нумерація— це числове чи за допомогою літер позначення послідовності розташування його складових частин. Нумерація підкреслює

необхідність самостійного
розгляду кожного з нумерованих елементів тексту.
Існує дві системи нумерації:
комбінована
грунтується на використанні
різних типів позначок —
римських та арабських цифр,
великих літер, поєднуваних з
абзацними відступами.
суто цифрова
використовує лише
арабські цифри,
розміщені у певній
послідовності.

48.

Дякую за увагу
© ООО «МЕТИНВЕСТ ХОЛДИНГ» 2006-2013. Все права защищены