Тайм - менеджмент. Чувство времени

1. Эффективный Тайм - менеджмент

ЭФФЕКТИВНЫЙ
ТАЙМ - МЕНЕДЖМЕНТ
Шпитонков Сергей Викторович
Директор программ- преподаватель РАНХ и ГС
при президенте РФ
2021 г

2. ВремЯ в жизни

ВРЕМЯ В ЖИЗНИ
«Те люди, которые умеют делать
больше вещей за меньшее
количество времени, получают от
жизни больше:
у них больше достижений,
больше успеха,
и больше времени для реализации
своей мечты
и для того, чтобы получать
удовольствие от жизни»
Б. Трейси
2

3. Чувство времени

ЧУВСТВО ВРЕМЕНИ
Если больше ошибок с «+» - время для
такого человека замедляется
Причина – усталость, утомление, плохое
настроение, неуверенность, низкая
активность к деятельности
Если больше ошибок с «–» - это ускорение
времени, высокая мотивация, хорошее
настроение, желание активной
деятельности
Оценки:
+- 3 сек – отличное чувство времени
+- 3 - 5 сек хорошо
>5 – удовлетворительно
«….я просто чувствую движение времени,
выработалось такое качество. Знаю,
сколько «стоит» та или иная работа.
Чувствую полезную загруженность
времени, и если она мала – это
воспринимается как состояние физического
дискомфорта…» Г.С.Альтшуллера,
основателя движения ТРИЗ
3

4. Тайм- Менеджмент

ТАЙМ- МЕНЕДЖМЕНТ
Управление временем, организация
времени (англ. time management) — это
технологии организации времени и
повышения эффективности его
использования.
4

5. Мифы о тайм - менеджменте

МИФЫ О ТАЙМ - МЕНЕДЖМЕНТЕ
Миф 1. Основная проблема тайм
менеджмента заключается в том, что не
хватает времени на выполнение того, что
нужно сделать
Миф 2 Чем больше человек работает, тем
продуктивнее он трудится и лучше его
результаты
Миф 3 Планирование времени отбирает
больше времени
Миф 4 Чем больше человек занят, тем
эффективнее он использует свое время.
Миф 5 Если человек постоянно находится в
спешке, он все время занят, то у него,
скорее всего, проблемы с тайм
менеджментом
5

6. Причины дефицита времени

ПРИЧИНЫ ДЕФИЦИТА ВРЕМЕНИ
Отсутствие ЗУН
Отсутствие целей SMART и
планирования
Несоответствие работника и
занимаемой им должности
Неадекватная оценка своих
способностей, скорости работы,
результативности
Отсутствие личной миссии работника
(что я могу сделать для организации,
какими активами располагаю)
Неумение контролировать свои
потребности (в мыслях, питании,
общении, выражении эмоций)
Низкая мотивация к труду
6

7. Тайм- менеджмент. Приоритеты

ТАЙМ- МЕНЕДЖМЕНТ.
ПРИОРИТЕТЫ
1. Знания о тайм – менеджменте
2. Самомотивация
3. Указание руководителя
4. Планирование и постановка целей
5. Расстановка задач по приоритетам
6. Наличие правил и процедур
7. Правильная организация работы
8. Дисциплинированность
9. Делегирование
10. Мониторинг затрат времени
7

8. Время

ВРЕМЯ
Питер Друкер, классик менеджмента
«Время – бесценный и не возобновляемый
ресурс. И дo тех пор, пока временем не
управляют, ничем другим управлять
нельзя»
«Эффективные работники умственного
труда, по моим наблюдениям, не начинают
со своих задач. Они начинают со своего
времени»
«…Если мы надеемся на свою память,
значит, мы не знаем, как потрачено время»
8

9. ПОКУШЕНИЯ НА ВРЕМЯ УПРАВЛЯЮЩЕГО (П.Друкер)

ПОКУШЕНИЯ НА ВРЕМЯ
УПРАВЛЯЮЩЕГО (П.ДРУКЕР)
«Затраты большей доли своего времени на
деятельность, не вносящую качественный вклад
в деятельность организации»
«Прерывистость в работе приводит к
необходимости повтора операций»
Исследования Калифорнийского университета:
Во время прерывания работы для возвращения к
ней необходимо до 23 минут
В среднем менеджер в день:
Касается своего телефона 2.617 раз
74 раза проверяет e-mail
Получает 46 уведомлений и проверяет их
Итог: теряется 40% продуктивности
«Межличностные отношения на работе также
отнимают достаточно много времени»
«Неправильная организация работы — ещё один
фактор потери времени. Её симптом —
невероятное количество заседаний и совещаний»
«Раздутые штаты разбазаривают время»
«Сбои в информационном процессе также ведут
к значительным потерям времени»
9

10. П.Друкер: «Эффективный управляющий»

П.ДРУКЕР: «ЭФФЕКТИВНЫЙ
УПРАВЛЯЮЩИЙ»
Правила:
1)Регистрация (анализ) своего
рабочего времени
2)Управление временем
3)Укрупнение своего времени
10

11. Планирование. Как выполнить задачу в установленное время?

ПЛАНИРОВАНИЕ. КАК
ВЫПОЛНИТЬ ЗАДАЧУ В
УСТАНОВЛЕННОЕ ВРЕМЯ?
Использование благоприятного времени
Кайрос - это древнегреческий бог,
покровительствующий шансам,
благоприятным моментам и счастливым
мгновениям.
11

12. Хронос и кайрос

ХРОНОС И КАЙРОС
12

13. Кайросы

КАЙРОСЫ
Место: «в офисе у клиента…», «на
выставке…», «в филиале…»
Человек или группа людей: «когда
встречу ….», «при разговоре с …», «на
заседании комиссии..»
Обстоятельства внутренние: «когда
хочется / не хочется работать…», «во
время вдохновения….»
Обстоятельства внешние: «когда
начальник будет в хорошем
настроении….»,«когда примут закон о…»
13

14.

Факторы тайм – менеджмента
14

15. Принцип постановки целей

ПРИНЦИП ПОСТАНОВКИ
ЦЕЛЕЙ
15

16. Принцип постановки целей SMART. Преимущества

ПРИНЦИП ПОСТАНОВКИ ЦЕЛЕЙ
SMART. ПРЕИМУЩЕСТВА
16

17. Исследование целеустановки

ИССЛЕДОВАНИЕ
ЦЕЛЕУСТАНОВКИ
Цели выпускников Йельского университета
В 1953 году анкетирование выпускников Йельского
университета.
•“Есть ли у вас собственные, ясно выраженные и
сформулированные цели, которых вы хотите достичь в
жизни?”
•“Есть ли у вас подробный план, как вы хотите их достичь
после окончания университета?”
3% имели точно выраженные и сформулированные
вместе с планом действий
13% анкетированных стремились к определенным целям,
но ни разу их четко не сформулировали
84% не имели никаких целей
Через двадцать лет (1973 ) 3% анкетированных, имел ясно
сформулированные и изложенные на бумаге жизненные цели
и четкий план действий, добились успеха в жизни. Они
владели большим состоянием, чем оставшиеся 97%, вместе
взятые. При этом:
некоторые из них окончили учебу со слабыми оценками
работали в разных сферах
Общая черта – постановка конкретных целей,
сформулировали и записали их.
17

18. Исследование Гибсона, Иванцевича, Донелли

ИССЛЕДОВАНИЕ
ГИБСОНА,
ИВАНЦЕВИЧА,
ДОНЕЛЛИ
Практическая значимость постановки
конкретных целей
Проблема: водители загружали грузовики до 58—63% от
максимально возможной загрузки
Предположение: не ставилась конкретная цель
Задача: 94% загрузка, обещав водителям не наказывать
их за невыполнение поставленной цели
Результаты:
Через 1 месяц – загрузка 80%
Через 2 месяца загрузка снизилась до 70% - ?
(водители проверяли, будет ли выполнено обещание
руководства не наказывать их, если цель не будет
достигнута)
Через 3 месяца загрузка увеличилась до 90%
Такая же продуктивность сохранилась через 7 лет
18

19. Выводы исследования

ВЫВОДЫ ИССЛЕДОВАНИЯ
«Постановка конкретной цели ведет
к повышению продуктивности:
Проясняет, что должен делать
рабочий
Вызываем чувство достижения,
признания и ценности
Возможность сравнить себя в
прошлом, и в сравнении с
другими».
19

20. Как оценить использование времени?

КАК ОЦЕНИТЬ
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ВРЕМЕНИ?
Целеполагание
«Было ли целесообразным
выполнение этой работы?»
Планирование: «Был ли
сознательно определен
временной интервал для
выполнения работы?»
Техника личной работы: «Были ли
оправданы затраты времени?»
Делегирование: «Было ли
необходимым выполнять работу
самому или её можно было
делегировать?»
20

21. Тайм-менеджмент. Планирование

ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ.
ПЛАНИРОВАНИЕ
21

22. Как определять Приоритетность?

КАК ОПРЕДЕЛЯТЬ
ПРИОРИТЕТНОСТЬ?
- Ориентация на
выбранную цель
- Постоянный поиск ответа
на вопрос – что сейчас
является самым главным
в работе?
- Выбор самых важных
действий, которые ведут к
цели
- Выполнение действий в
соответствии с
приоритетами
- Регулярный мониторинг
времени
22

23. Планирование рабочего времени

ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОЧЕГО
ВРЕМЕНИ
От руководителя/
Неожиданные
Соотношение жестки и гибких задач зависит от :
Целей и задач
Ситуации
ЖЦО
Наличия ресурсов
Должности
Функций
23

24. Если получена задача от руководителя

ЕСЛИ ПОЛУЧЕНА ЗАДАЧА
ОТ РУКОВОДИТЕЛЯ
Принять задачу
Уточнить приоритетность
Проанализировать:
Сроки
Наличие ресурсов
Важность
Сложность
Возможность делегирования
Отчетность
Внести изменения в свой график
Приступить к выполнению
24

25. Тайм- Менеджмент. Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра

ТАЙМ- МЕНЕДЖМЕНТ.
УСКОРЕННЫЙ АНАЛИЗ ПО
ПРИНЦИПУ ЭЙЗЕНХАУЭРА
25

26. Тайм- Менеджмент. АВС анализ

ТАЙМ- МЕНЕДЖМЕНТ. АВС
АНАЛИЗ
26

27. Тайм- Менеджмент. АВС анализ

ТАЙМ- МЕНЕДЖМЕНТ. АВС
АНАЛИЗ
(А) Наиболее важные дела - 15%.
Вклад этих задач для достижения цели 65%
(В) Важные задачи - 20%, значимость
их для достижения цели - 20%
(С) Менее важные задачи- 65%,
значимость - 15%.
27

28. Тайм- Менеджмент. АВС анализ

ТАЙМ- МЕНЕДЖМЕНТ. АВС
АНАЛИЗ
Правила ABC анализа:
1. Составить список всех будущих задач;
2. Систематизировать их по важности и
установить очередность;
3. Пронумеровать эти задачи;
4. Оценить задачи по категориям A, B и C;
5. Задачи категории А (15% общего их
количества) решает руководитель;
6. Задачи категории B (20%) подлежат
перепоручению;
7. Задачи категории C подлежат
обязательному перепоручению.
28

29. Тайм- Менеджмент. Хронометраж

ТАЙМ- МЕНЕДЖМЕНТ.
ХРОНОМЕТРАЖ
Хронометраж — это метод изучения затрат
времени с помощью фиксации и замеров
продолжительности выполняемых действий.
Хронометраж позволяет провести «аудит» и
«инвентаризацию» времени, выявить
«поглотителей времени»
Записи могут выглядеть следующим образом:
9-00 — сел работать, открыл email;
9-15 — выпил кофе;
9-35 — приступил к просмотру facebook;
9-45 — поговорил с ….., обсудили внешние
данные новой секретарши;
10.00 – пошел на перекур….
29

30. Система Алекс.Алекс. Любищева (1890 – 1972)

СИСТЕМА
АЛЕКС.АЛЕКС.
ЛЮБИЩЕВА
(1890 – 1972)
Ученый, философ, биолог,
энтомолог, зоолог
Цель: разработать периодическую систему
биологических объектов, подобную
периодической системе Менделеева
Проблема – не хватит всей жизни
Хронометраж своей деятельности (1916
– 1972) с шагом 1 час
Анализ результатов хронометража
Планирование своей работы
Результаты:
70 научных работ
500 статей
Знание английского, немецкого,
итальянского, французского языков
30

31. Примеры хронометража А.А.Любищева

ПРИМЕРЫ ХРОНОМЕТРАЖА
А.А.ЛЮБИЩЕВА
Ежедневные записи
Сосногорск. 0,5. Осн. Научн. (библиогр. — 15 м.
Добржанский — 1 ч. 15 м.). Систематич.
энтомология, экскурсия — 2 ч. 30 м., установка двух
ловушек — 20 м., разбор — 1 ч. 55 м. Отдых, купался
первый раз в Ухте. Извест. 20 м. Мед. газ. — 15 м.
Гофман «Золотой горшок» — 1 ч. 30 м. Письмо
Андрону — 15 м.
Всего 6 ч. 15 м.».
Месячные отчеты
Месячные отчеты содержали суммарно-потраченное
время на различные сферы его деятельности.
«Основная научная работа — 59 ч. 45 м.
Систематич. энтомология — 20 ч. 55 м.
Дополнит. работы — 50 ч. 25 м.
Орг. работы — 5 ч. 40 м.
Итого 136 ч. 45 м.»
31

32. «ТМ-меню»: слон

33. Нарезка слона

НЕПРАВИЛЬНО
ПРАВИЛЬНО
Прочитать
страницу правил
дорожного
движения
Прочитать одну
экзаменационну
ю карточку
Изучить новое
грамматическое
правило
Пообщаться 15
минут с
носителем
языка
Прочитать новую
статью о фитнесе
Сделать 50
отжиманий

34. «ТМ-меню»: лягушка

35. Ежедневные «лягушки»

Задачи
п
с
вт
чт пт ...
н
р
Три новых
английских
слова
Минимум 50
отжиманий
Холодное
обливание
…

36. «ТМ-меню»: сыр