Тайм-менеджмент. Наш капитал времени

1. Тайм-менеджмент

Чижов Георгий
Ставрополь - 2018

2.

Ничего не успеваю. Куда уходит время,
как успевать больше?
Если вам не хватает времени, значит, вы его
просто теряете и причина только в вас и в
ваших поступках. В отсутствии четких
целей, неорганизованности и лени.

3. ВРЕМЯ – ЭТО МАТЕРИАЛ, ИЗ КОТОРОГО СДЕЛАНА ЖИЗНЬ

Каждый человек обладает целым рядом ресурсов:
финансовыми, интеллектуальными, корпоративным,
семейным, временным. Все они восполнимы, кроме
последнего.
ВРЕМЯ НЕ ВОСПОЛНИМО.
Каждый человек ежедневно должен выбирать между
двумя ресурсами: ВРЕМЕНЕМ И ДЕНЬГАМИ. Сделать
так, что бы каждая минута ВРЕМЕНИ вбирала в себя как
можно больше ДЕНЕГ помогает «проактивный» подход к
своей деятельности
Каждый
человек
может
выбрать
между
«ПРОАКТИВНЫМ» и «РЕАКТИВНЫМ» подходом.

4.

«РЕАКТИВНОСТЬ» - жизнь как река – куда понесет –
туда и поплывем
«ПРОАКТИВНОСТЬ» - моя жизнь – «МОЯ ЛИЧНАЯ
КОРПОРАЦИЯ» - я управляю ею и стараюсь
делать это максимально эффективно.
Каждый человек имеет СВОБОДУ ВЫБОРА – это
жизненный SWOT- анализ – мы все зависим от
внешних возможностей и угроз, которые предоставляет
нам жизнь, однако только мы сами формируем,
оцениваем и преодолеваем свои слабости и развиваем
свои силы.
Каждый человек несет ОТВЕТСТВЕННОСТЬ за то, как
он строит свою жизнь.
ВРЕМЯ ЖИЗНИ – это ВРЕМЯ РАЗВИТИЯ.

5. Наш капитал времени

1 Мой возраст
2 Оценка «времени завершения» (приблизительно)
3 Мой капитал времени в годах («2» минус «1»)
4 Мой капитал времени в сутках ( «3» умножить на 365)
5 Кол-во необходимых мне часов на сон в сутки
6 Кол-во активных часов в сутках (24 часа минус «5»)
7 Мой капитал времени в часах («4» умножить на «6»)

6.

• ТАЙМ МЕНЕДЖМЕНТ-это технология,
позволяющая невосполнимое время
жизни использовать в соответствии с
личными целями и ценностями.

7. ТМ-критерии

1
Материализованность и обозримость задач и информации
2
Измеримость результатов, времени и эффективности.
3
Системность, согласованность, скоординированность
работы
4
Гибкость деятельности, простота планирования,
оперативность реагирования
5
Целеориентированность, определенность направления
6
Приоритизированность, сфокусированность на главном
7
Инвестиционность, ориентация на развитие
8
Своевременность исполнения
9
Контролируемость исполнения
10
Легкость работы
Внимание к эффективности

8. Основные инструменты Тайм- менеджмента

1. Целеполагание.
2. Материлизация времени.
3.Определение поглотителей.
4.Планирование.
5.Самомотивация.

9. Ключевые ценности

Семья
Власть
Деньги
Я
Карьера
Здоровье

10. Гармоничная личность

11. 1. страх

7. воля
6. идея
5. смысл
3. польза
1.
страх
4. интерес
2. выгода

12.

Мотив поведения Поведенческая модель при выполнении действия
Страх
Опасение не получить чего-то, если не выполнишь
конкретное действие, или быть наказанным
Выгода
Потребность получить что-то осязаемое прямо
сейчас в обмен на исполнение действия
Польза
Желание получить что-то абстрактное в будущем в
обмен на исполнение действия
Интерес
Возможность испытать эмоции от процесса
независимо от понимания конечного результата
Смысл
Понимание связи между действием и конечным
результатом, видение всего алгоритма работы
Идея
Принятие важности всего процесса, в котором данное
действие лишь один из элементов, но без которого не
будет конечного результата
Воля
Осознание последствий, которые наступят много
позже и зависят именно от данного действия

13.

• Мотивационная спираль в отличии от
известной пирамиды Маслоу позволяет
понять мотив человека при совершении
конкретного
действия.
Например
в
процессе обучения чему-то или при
реализации какого-то проекта человек
проходит все витки спирали снизу доверху
и останавливается на том уровне, которое
позволяет ему воспитание и образование.
• Если действие повторяется, то скорость
прохождения витков увеличивается и
человек почти моментально оказывается
на предельном для себя уровне, считая
что именно это и движет им всегда при
совершении конкретного действия.

14.

• Люди, находящиеся на более высоких витках
спирали оказывают большее влияние на
окружающих при достижении своей цели и
сильнее вовлечены в процесс. Чем выше
положение на спирали тем сильнее
лидерские качества исполнителя.
• Чем выше человек по спирали тем сложнее
его мотивировать теми потребностями, что
находятся ниже. Скорее наоборот, человек
легко сможет управлять теми людьми, что
готовы довольствоваться менее высокими
мотивами.

15.

Интегральные
уровни развития
Уровни мотивации
Духовный
Воля
Организационный
Идея
Информационный
Смысл
Эмоциональный
Интерес
Материальный
Польза
Сексуальный
Выгода
Физический
Страх

16.

• Определить на каком витке находится
человек в данный момент исполнения
действия можно путем семантического
анализа описания им причинно-следственной
связи процесса.
• Если в тексте есть опасения, боязнь, тревога,
то это страх. Если речь о деньгах,
потребностях, то это выгода. Если взгляд в
будущее, но для себя, то это польза. При
выражении
эмоций
и
невосприятия
результата главным мотивом будет интерес.
И так далее….

17. ТМ – ЛЕСТНИЦА

ФИЛОСОФИЯ (зачем идти?)
Стратегия (куда идти?)
Эффективность (как идти?)

18. SMART –технология постановки целей.

• Specific — конкретная.
Поставленная цель не должна быть абстрактной.
• Measurable — измеримая.
Поддается ли поставленная цель измерению? Можно ли проследить
изменения по ходу ее достижения, снять первоначальное и конечное
состояния?
• Attainable — достижимая.
В отличии от миссии, цель обязана быть достижимой. Хватит ли на самом
деле сил для достижения поставленной цели?
• Realistic — реальная.
Имеется ли у вашей организации потенциально достаточное количество
ресурсов и возможностей для реализации цели?
• Time bound — привязанная во времени.
За какой промежуток вы собираетесь ее достичь?

19.

Препятствия на пути достижения целей:
1.Расплывчатость целей.
2.Неверие в собственные силы.
3.Боязнь проблем.
4.Недостаточные умения и навыки.
5.Поглотители времени.

20. «Кристаллизация ценностей»

Свобода
Любовь
Власть
Благосостояние
Честь
Дружба
Справедливость
Комфорт
Мудрость
Творчество
Здоровье
Общение
Дети
Сострадание
Впечатления
Спокойствие
Веселье
Созидание
Признание
Разнообразие
Ответственность
... ... ...

21.

22. Расстановка приоритетов

ценности
ЦЕЛИ
приоритет

23. ОБЗОР

Создать простую картину целей - задач

24. ПРИОРИТЕТЫ

Отсеять лишнее и выделить главное

25. ХРОНОМЕТРАЖ

Хочешь управлять - измерь

26. Примеры показателей

Цель
Показатель
Хочу вовремя уходить с
работы
Хочу больше времени уделять
приоритетным проектам
Длительность задержки
после раб. дня
Кол-во времени в день,
уделенное приоритетному
проекту
% такого времени от общего
рабочего времени
Кол-во времени в день,
потраченного на
«поглотители»
Хочу найти резервы времени

27. Шаги хронометража:

1. Несколько дней фиксировать все
выполняемые работы
длительностью от 10-15 мин.
2. Наметить 2-3 ключевых
показателя.
3.Отследить в динамике. Показатель
улучшится сам.

28. Динамика показателя

минуты
100
80
60
40
20
0
пн
вт
ср
дни
чт
пт

29. ПЛАНИРОВАНИЕ

Как выполнить задачу в оптимальное для нее время?

30. «Жесткое» планирование

8.00 Подъем, зарядка
8.45 Уборка в комнатах
9.00 Завтрак
9.30 Подъем флага
9.45 Пение гимна
……………..

31. «Нелинейность» жизни

Вспомните случай из вашей жизни,
когда вы сумели использовать
неожиданно возникшие
непредвиденные обстоятельства, и
благодаря этому получили значимую
для себя пользу.

32. Хронос и кайрос

Хронос
Линейное, измеримое,
«астрономическое» время
Кайрос
«Нелинейное» время,
благоприятный момент для
выполнения какой-либо
задачи

33. Контекстное планирование

Контекст («кайрос») – совокупность
условий, благоприятная для
выполнения какой-либо задачи
Контекстное планирование – техника
планирования, состоящая в:
• 1. выявлении типовых личных
«кайросов»
• 2. заведения соответствующих списков
задач, привязанных к этим «кайросам»;
• 3. просмотре этих списков при
приближении «кайросов».

34. Типичные кайросы («контексты»)

место: «в банке», «в автосервисе», «в
Тверском филиале»;
• человек или группа людей: «когда поймаю
Скумбриевича», «при разговоре с Берлагой
из Геркулеса», «на заседании Правления»;
• обстоятельства внутренние: «когда
хочется / не хочется работать», «во время
прилива вдохновения»;
• обстоятельства внешние: «когда шеф
будет в хорошем настроении», «когда
наконец примут закон о…».

35. ПЛАНИРОВАНИЕ ДНЯ

1.«Жесткие» встречи (привязаны к
точному времени)
2.«Гибкие» задачи (просто список с
приоритетами)
3.«Бюджетируемые» задачи
(выделяется ресурс времени, но
без жесткой привязки)
Но что делать, если все одинаково?

36. Матрица Эйзенхауэра

важность
Б
А
В
срочность

37. Наши задачи

ВАЖНЫЕ НЕСРОЧНЫЕ
(стратегические задачи, от решения которых
зависят перспективы)
В этом квадрате должно быть сосредоточено
не менее 60 (а идеале) 80% Вашей
деятельности. Тщательная разработанная
стратегия и планирование помогают сделать
жизнь более насыщенной и полноценной, а
ВАЖНЫЕ И СРОЧНЫЕ
(пожары, авралы, дедлайны)
Если жизнь протекает в этом квадрате более
50% - вы находитесь в состоянии постоянного
стресса, что негативно сказывается не только
на работе, но и на личной жизни и здоровье.
Рекомендуемое количество дел, относящихся
к этому квадрату – не более 10%
ЛИЧНУЮ КОРПОРАЦИЮ - УСПЕШНОЙ
НЕВАЖНЫЕ НЕСРОЧНЫЕ
(завалы, которые возникают от
неорганизованности)
ВРЕМЯ-ДЕНЬГИ! Помните об этом и
задумайтесь о том, зачем вам тратить свое
время на неважные и несрочные дела?
Вспоминайте принцип «ТРЕХ ГВОЗДЕЙ
НЕВАЖНЫЕ СРОЧНЫЕ
(текучка и рутина, исполнение которой
затягивает и замусоривает внимание)
Разгребание завалов – работа рутинная, но
необходимая. Что бы ее минимизировать –
наладьте личную систему учета, хранения и
анализа информации, организуйте свое
стационарное и мобильное рабочее место.
Помните, что «тупой карандаш всегда лучше
самой острой памяти»

38.

Квадрат 1 (важно/срочно).
Если большинство дел и задач попали именно в этот сектор, то стрессы и
кризисы – это ваше обычное расписание. Надежда, что дела из квадранта
1 будут закончены и потом начнется новая, наполненная смыслом и более
размеренная жизнь, - это огромное заблуждение.
Почему так происходит?
Скорее всего вы неправильно расставляете приоритеты, или не умеете
делегировать обязанности (не доверяете своим сотрудникам, тянете все
нагрузки на себе). При таком положении вещей вы всегда будете заняты
важными проблемами сегодняшнего дня.
Что делать?
Научитесь делегировать обязанности, «воспитайте» себе помощника,
который заменит вас при необходимости. Подготовьте список
обязанностей, которые Ваши подчиненные и коллеги могут выполнять
вместо вас. Пересмотрите лист приоритетов. Перенесите «центр тяжести»
Вашей деятельности в квадрат 2.

39.

Квадрат 2 (важно/НЕ срочно).
Важно, И не срочно, – прекрасная философия! Если вам удается так
распределять время и строить все расписание, что квадрант 2
оказывается наиболее заполненным делами, спешу вас искренне
поздравить!
Что вы получили?
Вы прекрасно умеете «отделять котлеты от мух», концентрируетесь на
главном, имеете свой взгляд на все, поскольку у вас достаточно времени
спокойно поразмыслить о текущих и будущих делах. У вас хорошие
деловые отношения с вашими коллегами, вам всегда есть к кому
обратиться с вопросами и за консультацией, если это требуется.
Почему так происходит?
Ваша система установления приоритетов хорошо подходит для вашей
конкретной деятельности. вы умеете делегировать обязанности и не
тратите время на решение чужих проблем.

40.

Квадрат 3 (НЕважно/срочно).
Обычно люди, занимаясь деятельностью, перечисленной в квадранте 3,
считают, что они находятся в квадрате 1. Их деятельность
представляется им не только действительно срочной, но и чрезвычайно
важной. Это не так. Несущественные мелочи, краткосрочные цели,
сиюминутные интересы и проблемы…
Почему так происходит?
В силу каких-то причин вы изо всех своих должностных обязанностей
выбрали только неважные. Причем вы сами определили, что для вас
является основным делом, и что – суета сует. Если вы сами признаете,
что тратите время на выполнение неважных задач, то почему вы так
поступаете? У вас нет ни четких целей, ни планов как на ближайшее
время, так и на долгосрочную перспективу. Это похоже на саботаж,
причем пострадаете от него прежде всего вы сами.
Что делать?
Просто перенесите «центр тяжести» ваших дел в квадрант 2.
выполнение срочных, но не жизненно важных задач из квадранта 3, вы
просто обязаны делегировать. Для этого надо немедленно пересмотреть
список приоритетов, графики выполнения задач, освоить все техники
экономии времени. Именно эти способы помогут вам получить солидный
запас времени, которое вы потратите на действительно важные
мероприятия, которые приведут вас к намеченной цели.

41.

Квадрат 4 (неважно/НЕ срочно)
На дела, которые не важны и не срочные, вы не должны тратить
свое время. Сложите все их в папку для бумаг («долгий ящик»).
Часто такие дела решаются сами собой.
В ИТОГЕ: для того, чтобы быть более продуктивным в вашей
деятельности и не жить в промежутках между стрессами и
кризисами, вы должны уметь делегировать обязанности и не
тратить время на решение чужих проблем. У вас должно быть
достаточно времени, чтобы спокойно поразмыслить о
большинстве текущих и будущих дел. Т.е. ваше идеальное
расписание на день должно по большей части содержать дела и
задачи, которые попадают в квадрат 2 (важные/не срочные)
матрицы Эйзенхауэра.

42.

43. Работоспособность

44. Средняя стоимость моего времени

Мой среднемесячный доход ____ рублей ($месяц)
Средняя стоимость моего дня при расчете 30 дней в
месяце ___ рублей ($день = $месяц/30)
Средняя стоимость моего часа (за вычетом времени на
сон) ___ рублей ($час = $день/бодр)
Средняя стоимость 1 минуты моего времени
____ рублей ($минута = $час/60)
Средняя стоимость 5 минут моего времени
_____ рублей ($минута × 5)
Средняя стоимость 10 минут моего времени
_____ рублей ($минута × 10)

45. Стоимость моего рабочего времени

В среднем я работаю ____ дней в месяц (РД ~ 22),
____ рабочих часов в день (РЧ ~ 8).
Средняя стоимость моего рабочего дня _______ рублей
($деньР = $месяц/РД)
Средняя стоимость часа моего рабочего времени
________ рублей ($часР = $деньР/РЧ)
Средняя стоимость 1 минуты моего рабочего времени
_____ рублей ($минутаР = $часР/60)
Средняя стоимость 5 минут моего рабочего времени
_____ рублей ($минутаР × 5)
Средняя стоимость 10 минут моего рабочего времени
_____ рублей ($минутаР × 10)

46. Как начать работать

Просыпайтесь рано
Выберите цитату дня
Нет неудач, есть опыт!
Помогайте другим
Просто начните делать!

47. Работоспособность

С 6 до 7 утра – «окно», когда лучше всего работает долговременная
память, вся полученная информация в этот промежуток усваивается
легко.
С 8 до 9 включается логическое мышление, это наиболее подходящее
время для любой деятельности, связанной - одновременно - с
запоминанием и аналитикой.
С 9 до 10 утра – оптимальные часы для работы с информацией и
статистикой.
С 11 до 12 дня эффективность интеллектуальных функций снижается,
стало быть, можно переключить внимание на что-нибудь отвлеченное.
Например, послушать музыку.
С 13 до 14.00 – самое подходящее время для обеда.
С 12.00 до 18.00 – идеальное время для активного труда. Труд в более
поздние часы вынуждает мозг работать на износ. Первые признаки такого
перенапряжения – сложности с засыпанием.
С 21.00 до 23.00 происходит наиболее полный отдых ума и нервной
системы.
С 23.00 до 1 часа ночи, во сне, идет активное восстановление тонкой
энергии.

48.

49. Засыпать и просыпаться

1 . Найдите свою причину рано засыпать и выработайте привычку.
2. Старайтесь ложиться спать всегда в одно и то же время. Даже в
выходные. Назначьте конкретное время для сна.
3. Сделайте спальню приятным местом для отдыха. Начиная от обоев
на стенах и заканчивая постелью.
4. Не ждите, если вы уже хотите спать. Почувствовали сонливость в 10
вечера и у вас уже нет дел – не ждите 11 или 12-ти. Отправляйтесь в
постель, иначе вы можете упустить момент и перебить сон.
5. Правильная одежда для сна. Одежда должна быть удобной и не
причинять вам неудобств.
6. Засыпайте со счастливыми мыслями. Не прокручивайте в голове
подготовку к сдаче экзамена или проекта. Держитесь подальше от
интернета и телевизора.
7. Примите ванну перед сном. Можно с лавандовым маслом — очень
расслабляет.
8. Полностью погасите все источники света. Лучше всего спать в полной
темноте.

50. Засыпать и просыпаться

9. Найдите правильную мелодию для будильника. Она не
должна быть слишком мягкой. Но и слишком резкую и громкую
тоже лучше не выбирать.
10. Удобная одежда для утреннего подъема. Это может быть
халат, тапочки или теплые пушистые носки-зверушки (очень
актуально зимой, когда из постели особенно не хочется вылазить).
12. Взбодритесь. Якоря настройки
13. Вы «целое» или «половинка»? На какое время заводить
будильник?
14. Не следует:
• спать днем больше 45 минут;
• принимать алкоголь за 4 часа до отхода ко сну;
• пить кофеиносодержащие напитки (чаи и кофе) и продукты
(шоколад) за 6 часов до сна;
• принимать острую пищу за 4 часа до отхода ко сну.

51. «Полезность хаоса»

Порядок и полезность
полезность
2
1
3
упорядоченность

52. Принцип Парето

ДЕЛА
20%
80%
80%
РЕЗУЛЬТАТЫ
20%

53.

• 1. Оцените долю действительно нужных книг в шкафу,
долю полезной информации в газете, долю нужных файлов
на диске Вашего компьютера.
• 2. Оцените, какие из ваших клиентов заслуживают
основного внимания (20% клиентов, которые
обеспечивают 80% прибыли).
• 3. Оцените, на какие задачи и дела Вы тратите больше
всего времени (80%). А есть ли такая же отдача от
выполнения этих дел

54.

55. Контрольные списки самый простой способ планирования

• Вопросы к телефонному разговору
• Вопросы к совещанию
• «Что взять в командировку»
• Список событий / мероприятий
• ...
Нет привязки ко времени и дате!

56. Результато-ориентированный список задач

Обычно:
Эффективнее:
Созвониться с И.И.
Петров: проект
Совещание, 16.00
Получить инф. по проекту
Дожать до заказа
Принять решение по выставке

57. Результато-ориентированность и конкретизированность

Результато-ориентированность
Проект А: дать пинок
Совещание
Проект А: дать пинок. Совещ,
16.00, перег. 215, В. и И.
Совещание по проекту А, 16.00,
переговорная 215, Васин и Иванов
Конкретизированность

58. Три типа задач при планировании

1. Жесткие задачи (конкретное время)
2. Гибкие задачи (есть сроки, но они не
привязаны к конкретному времени)
3. Бюджетируемые задачи (крупные,
требующие длительной подготовки)
Но что делать, если делать не хочется?

59. Примеры поглотителей

1.Плохое планирование дня.
2.Личная неорганизованность. Заваленный стол.
3.Отсутствие приоритетов.
4.Незапланированные посетители (гости)
5.Отрывающие от дел телефонные звонки
6.Отвлечения (шум, телевизор, интернет)
7.Затяжные совещания.
8.Болтовня на частные темы. Перекуры.
9. Длительные ожидания. Пробки. Очереди.
10.Излишняя коммуникабельность.
11.Откладывание на потом.
12.Неумение сказать нет.

60. Техники борьбы с поглотителями.

Как говорить – нет.
1.Перенос во времени(я сейчас занят, давай через
полчаса).
2.Приоритеты (для меня сейчас важнее другое).
3.У меня другие планы.
4.Ссылка на ценности(у меня другие ценности)
5.Некомпетентость(я в этом ничего не понимаю)

61. Самомотивация

1.«Нарезка слона», «Поедание лягушек»,
«Метод швейцарского сыра».
2.Постановка « ЯКОРЯ»(устанавливаем «зону
смерти»)
3.Таблица ежедневных дел (собаки)
4.Железный будильник (фиксируем погружение
в задачу).

62.

Планирование долгих дел:
1.Разбиваем на куски.
2.Оценка исполнения куска.
3.Сумма времени всех кусков.
4.Контроль.

63. Нарезка слона

Неправильно:
Правильно:
•Прочитать страницу
правил дорожного
движения
•Изучить новое
грамматическое правило
•Прочитать новую
статью о фитнессе
•Прорешать 1
экзаменационную карточку
•Пообщаться 15 минут с
носителями языка
•Сделать 50 отжиманий

64. Ежедневные «лягушки»

пн
вт
ср
чт
3 новых английских
слова
V
–
V
V
Минимум 50 отжиманий
V
V
V
V
Холодное обливание
V
–
–
V
...
...

65. Обзор регулярных задач

01.09
08.09 15.09
22.09
Резервные копии информации
V
–
V
V
Расчистка рабоч. стола
V
V
V
V
Оплата (раз в мес.)
V
–
–
V
...
...

66. Мотивация – методы настройки

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Якоря для настройки
Метод «швейцарского сыра»
Съедайте 1 «лягушку» в день
Дробите «слонов» на бифштексы
Поощряйте себя (пряники)
Заполните табличку ежедневных дел
Календарик – «пинарик»

67. Таблица ежедневных дел

Дела
пн
Съедена 1 лягушка
вт
+
ср
+
чт
-
пт
+
сб
вск
+
+
+
Английский язык
- Выучить 3 новых
слова (ежедневно)
+
+
- Посмотреть фильм
(1 раз в 3 дня)
-
-
+
+
-
+
+
Здоровый образ
жизни
Гимнастика
(ежедневно)
+
+
+

68. План B-Alert

Пн
Вт
Ср
Чт
Пт
Сб
Вс
B
B
B
B
B
B
B
A
A
A
A
A
A
A
L
L
L
L
L
L
L
E
E
E
E
E
E
E
R
R
R
R
R
R
R
T
T
T
T
T
T
T

69. Система баланса

В – стратегический план
А – действие – сосредоточимся на главном
L – обучение – любая форма
Е – физическая нагрузка
R – отдых – у каждого свой якорь для
отдыха
• Т – размышления

70. Рабочий день

1. Выделяйте 10 минут вечером или утром на создание
полной обзорной картины задач на день
2. При планировании в ежедневнике используйте
различные цвета, закладки, стикеры
3. Заведите «стратегическую картонку»
4. В плане дня разделяйте «жесткие», «гибкие» и
«бюджетируемые» задачи
5. Делайте список гибких задач результатоориентированным
6. Выделяйте 2-3 приоритетных задачи и начинайте
работу с них
7. При планировании жестких задач оставляйте
резервы времени
8. Согласовывайте с Вашим партнером нормы
пунктуальности
9. Запасайтесь избыточной информацией, поскольку
все пойдет не по плану

71. Рабочие задачи

Задачи
Жесткие
1. Встречи
2. Презентации
3. Совещания
Гибкие
Не привязанные
к жесткому
Времени
(позвонить N,
узнать точное
время презентации)
Бюджетируемые
Крупные приоритетные
задачи у которых
нет жесткого
времени решения,
но требующие
большого
временного ресурса

72. Алгоритм планирования дня

1. Составьте список гибких задач
2. Выделите 2-3 приоритетных задач
3. Запланируйте жесткие встречи на
временной сетке
4. Забюджетируйте время для
приоритетных задач
5. Время между жесткими встречами
заполняйте гибкими задачами,
начиная с красных задач.

73. Приоритизация задач

Приоритетные задачи
Безотлагательные
Уточняющие
Влияющие на
стратегические
бизнес-процессы
Требующие уточнения
действий подчиненных
или
линейных сотрудников

74. Как устроено внимание

Сознание
1
Предсознание
Центр
внимания
От 5 до 9
Область
ближайшего
внимания
бесконечность
Область
далекого
внимания
Подсознание

75. Как организовать пространство

ОБЛАСТЬ ДАЛЕКОГО ВНИМАНИЯ
ОБЛАСТЬ БЛИЖАЙШЕГО ВНИМАНИЯ
ЦЕНТР ВНИМАНИЯ
ПРИБЛИЗИЛИ
АКТУАЛЬНЫЙ
ДОКУМЕНТ
ОБЯЗАТЕЛЬНО ОТДАЛИЛИ
НЕАКТУАЛЬНЫЙ,
СОХРАНЯЯ 5-9 ДОКУМЕНТОВ
В ОБЛАСТИ БЛИЖАЙШЕГО
ВНИМАНИЯ

76. Рабочий стол

Мотивирующие:
фото,
плакаты
и т.д.
Контекстные лотки для
документов
Контрольные
Телефон
лотки
канцелярия,
для документов Калькулятор
Рабочий стол
Центр внимания
-монитор
Доска планирования
Подсознательная
сигнальная
область
Сигнальная область
Справочная
литература
Исходящий
накопитель
документов
Входящий
накопитель
документов

77. Поглотители времени

1. Проведите сплошной учет вашего времени в
течение 2-3 недель
2. Сформируйте 2-3 показателя вашей
эффективности и отслеживайте их в
динамике
3. Планируйте наполнение транспортного
времени и времени командировок
4. Имейте сценарии на случай технических
форс-мажоров
5. Применяйте техники организации
совещаний«Точите топор», используя для
этого любые «отходы времени»

78. Время в транспорте

Читайте или слушайте аудиокниги
Отдыхайте
Выбирайте нестандартные маршруты
Учитесь
Обдумывайте КОНКРЕТНЫЙ СПИСОК
вопросов
6. Делайте исходящие звонки
1.
2.
3.
4.
5.

79. Время в командировках

1. Определите и используйте «кайросы»
2. Запланируйте работы на транспортное
время
3. Запланируйте отдых и работу на вечера
ТЕХНИЧЕСКИЕ СОВЕТЫ
1. Заведите командировочный комплект
2. Избегайте багажа в самолетах
3. Запаситесь избытком информации
4. Заведите «карточку города» (координаты
постоянных контрагентов, гостиниц, служб
доставки еды, авиабилетов, пересчет
валют, полезные заметки)

80. Что делать в форс-мажоры?

1. Разгребать завалы
2. Создать резервные копии
информации
3. Искать альтернативные
сценарии

81. Техника организации совещаний

1.
Выберите формат
Совещания
Мозговой штурм
Цель: креативно
решить проблему
Планерка –
Оперативка
Цель: скоординировать
действия членов команды,
довести нужную информацию,
Отреагировать на событие
Стратегическое Совещание
Цель:
обсудить перспективные
направления принять
решения по долгосрочным
вопросам
Правила
Сначала
«генерация
идей» и их
фиксация,
а только
потом - критика
1. Жесткий порядок
выступлений
2. Список стандартных вопросов
3. «Гениальные» идеи
не озвучиваются, а фиксируются
и выносятся на стратегическое
совещание
1. Жесткий порядок
выступлений
2. Список стандартных
вопросов
3. Наличие в явном виде
прописанных критериев
принятия решения

82. Определите круг участников

1. Лидер – принимающий решения
2. Выступающие
3. Модератор – направляющий ход
дискуссии
4. Секретарь – фиксирующий все мысли
и составляющий протокол

83. Определите список вопросов и длительность совещания

Техника «пирог времени»

84. Организуйте обстановку, оборудование и рассылку материалов

1. Описание проблемы по которой
необходимо принять решение
2. Затребуйте 2-3 варианта решения
3. Наличие флипчарта, проектора,
бумаги
4. Используйте схемы
5. Зафиксируйте и разошлите принятые
решения

85. ТМ-отдых

1. Сделайте отдых в течение рабочего
дня ритмичным
2. Обеспечивайте максимальное
переключение
3. Используйте «творческую лень»
4. Повысьте эффективность сна
5. Выделяйте время на «переживание
момента»

86.

График суточных биоритмов человека
16
14
12
10
8
6
4
2
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
0

87. Максимальное переключение

Отдых – есть перемена занятий
Оценка сценариев отдых (5-балльная шкала)
1 балл – оставаясь на рабочем месте в той же позе, глядя в
компьютер, напрягая интеллект – ПОЧИТАЕМ ЧТО-ТО НЕ ПО
РАБОТЕ
2 балла - оставаясь на рабочем месте в той же позе, не глядя в
компьютер, поговрим с коллегой на нерабочие темы
3 балла – дойти до «курилки», выпить чаю с коллегами, обсудить
рабочие и нерабочие темы
4 балла – выйти из офиса на улицу, полностью отключиться от
офисной среды
5 баллов - выйти из офиса на улицу, сделать несколько
упражнений, полностью отключиться от рабочих проблем

88. Творческая лень

Правила творческой лени:
1. Если лениться, на 100%
2. Хочу лениться и буду это делать
3. Перед началом творческой лени
загрузить мозг информацией по
важной проблеме
4. Не думайте об этой проблеме во
время творческой лени

89. Еще несколько советов

• Время-блоки
• Польза от «обрезков»
• Сортируются факты по принципу
«нужно - не нужно»
• Видеть главное, не обращая внимания
на негативные обстоятельства
• Но… учитывая их
• Оценивать ключевые параметры

90. Планирование «жестких» встреч

1. ВСЕГДА Закладывайте резервы
времени (дорога, вспомогательные
дела, организационные нестыковки)
2. Разумная пунктуальность: «вовремя»,
«академическое опоздание», «гибкое
начало»
3. Принцип «информационной
избыточности»: схема проезда, расчет
времени на дорогу, вопросы
контрагенту

91. ИНФОРМАЦИЯ

• Спланируйте ритм и методы чтения деловой и другой
серьезной литературы
• Отфильтруйте информационный мусор, получаемый
из СМИ
• Настройте автофильтрацию электронной почты
• Используйте папки электронной почты как способ
планирования «день-неделя»
• «Выращивайте» порядок в документации методом
ограниченного хаоса
• Заведите творческую картотеку для материализации
мыслей
• Организуйте информационное пространство в
соответствии со структурой внимания человека
• Выделите на столе «сигнальную область», входящий
и исходящий накопители, контекстные лотки и
контрольные лотки по методу «День-Неделя»

92. Чтение

1. Покупайте книг больше, чем реально
читается
2. Читайте книгу под задачу
3. Читайте с начала, но не до конца
4. Обеспечьте себе возможность
возвращаться к информации
5. Применяйте сразу
6. Расставляйте приоритеты в ходе
чтения

93. Телевизор и новости

1. Бюджетируйте время просмотра
телевизора в неделю
2. Выделяйте в программе те передачи,
которые хотите посмотреть
3. Записывайте интересующие вас
передачи
4. Снижайте количество телевизора –
как фона
5. Спрячьте пульт дистанционного
управления

94. Интернет-новости

1. Структурируйте ту информацию, которая
Вам необходима для работы
2. Определите сайты, которые Вы будете
просматривать и создайте папку новости
3. Сохраняйте необходимую информацию,
создав свою классификации информации
4. Не забывайте актуализировать
информацию, указывайте сайты и даты
сохранения

95. Электронная почта

1. Автофильтры для спама или ручное
удаление
2. Проблема «конвертика»
3. Автоматическая сортировка почты
4. Корпоративная этика рассылки писем
5. Папка «Входящие» - не более 20писем
6. Наличие контекстных папок

96.

97. Где взять время на организацию тайм-менеджмента

Где взять время на организацию таймменеджмента
3 правила организации ТМ:
Используйте любые «отходы
времени»
Создайте четкий ритм ТМ-программ.
Лучше 15 минут ежедневно, чем
большими наскоками
Неделя «внедрения добродетелей»

98. 3 принципа организации ТМ

1. Ежедневно 1 маленькое разгребание
завалов
2. Еженедельно внедрение 1 технологии
и ее отработка
3. Ежеквартально – «дисциплинарная
неделя»

99. Спасибо за внимание!

Чижов Георгий
ВК chizhovgeorge