Информационно-справочные документы. Лекция № 6

1.

ЛЕКЦИЯ № 5. ИНФОРМАЦИОННО - СПРАВОЧНЫЕ
ДОКУМЕНТЫ
• 1. Понятие информационно-справочных документов и их виды.
2. Назначение информационно-справочных документов.

2.

В процессе трудовой и общественной деятельности
человека возникают документы, которые фиксируют,
отражают и закрепляют сложные информационные связи
между людьми и их различными формированиями.

3.

ИНФОРМАЦИОННО - СПРАВОЧНЫЕ
ДОКУМЕНТЫ
• Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие
принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения,
позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не
содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.
• Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе
управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя
подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в
вышестоящую.

4.

В СОСТАВ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ
ВХОДЯТ:
На основе резолюции руководителя эти документы могут стать основанием для
принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.
• докладная записка,
служебная записка,
объяснительная записка,
предложение,
представление,
заявление,
все разновидности переписки,
протокол,

5.

В СОСТАВ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ
ВХОДЯТ:
акт,
справка,
заключение,
отзыв,
сводка,
список,
перечень.
- телеграмма
- телефонограмма
- телефакс

6.

ИНФОРМАЦИОННО - СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
• - это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении
дел, служащих основанием для принятия решений.
• Информационно-справочные документы используются как для передачи
информации от одного адресата (должностного лица, структурного подразделения,
всей организации) к другому, так и для фиксации каких-то информационных
сведений.
• В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать
исполнения. Информация, заключенная в этих документах, может побуждать к
действию, а может быть только принята к сведению.

7.

ИНФОРМАЦИОННО - СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
• Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе
управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя
подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в
вышестоящую.

8.

В СОСТАВЕ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНОЙ
ДОКУМЕНТАЦИИ ВЫДЕЛЯЮТ:
• 1. Справочная документация (имеет индивидуальный характер, выдается по разовому
запросу, касающегося одного работника, в зависимости от адресата может быть внутренней
или внешней).
• 2. Отчетно-справочная (характеризуется четкой периодичностью (годовой, квартальной и
тому подобное) представления её адресатам и наличием типовых форм, сводных таблиц,
итогов, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней (например, отчетная
документация, представляемая в государственные органы статистики).
• 3. Справочно-аналитическая (выдается по разовым или периодическим запросам с
различных уровней управления, имеет сводный, обобщающий характер, разнообразие
запрашиваемых показателей (пол, возраст, образование, наличие правительственных наград
и так далее), в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).

9.

СПРАВКА
• – это документ, содержащий подтверждение событий, фактов. В делопроизводстве
предприятия чаще всего составляются справки, подтверждающие работу и оплату
труда работников. Руководство предприятия обязано выдавать по просьбе
сотрудника справку о работе в данной организации.

10.

СПРАВКА
• Одним из вариантов справки является справка, составленная по запросу
руководства и содержащая информацию по производственной тематике, например,
справка о динамике роста себестоимости продукции за квартал. Справки,
составленные по запросу внешних организаций, должны быть подписаны
руководителем предприятия. Справки по производственной тематике составляют в
двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй – подшивается в
дело.

11.

РЕКВИЗИТЫ СПРАВКИ СЛЕДУЮЩИЕ:
• 1. место представления справки (допустимо указывать в тексте справки),
• 2. название и координаты организации, выдавшей справку,
• 3. штамп организации, выдавшей справку,
• 4. наименование вида документа,
• 5. дата,
• 6. текст справки,
• 7. подпись должностного лица,
• 8. печать организации

12.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
• — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и
информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о
выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя.
• Докладная записка может готовиться как по инициативе самого работника, так и по
указанию руководства. Цель инициативной докладной записки — побудить
руководителя принять определенное решение.
• Текст докладной записки делится на две части. Первая — изложение фактов,
послуживших причиной ее составления, вторая — выводы, мнения составителя —
организации или должностного лица.

13.

ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ ТЕКСТА ДОКЛАДНОЙ
ЗАПИСКИ :
• В первой части текста излагаются факты или события, послужившие поводом к
написанию докладной записки.
• Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях,
которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными
фактами.

14.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
• — это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного
документа (плана, отчета, проекта и т. п.) или объясняющий причины какого-либо
события, факта, поступка.
• Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой
относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и
поясняющие содержание его отдельных положений. Вторую группу составляют
объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся
ситуаций, поступков и поведения отдельных работников.

15.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
• Объяснительная записка, по сути, является документом, объясняющим
вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения
поручения, факт нарушения трудовой или технологической дисциплины. Так же
объяснительные записки используются как сопроводительные сообщения и
сопровождают основной документ, например план или отчет. В этом случае
объяснительная записка поясняет содержание отдельных положений основного
документа, в этом случае записка оформляется на общем бланке организации.

16.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА:
• 1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа
(плана, отчета, проекта);
• 2) сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт,
происшествие, представляемое вышестоящему должностному.
• По содержанию объяснительные записки разделяют на две группы:
• 1) Объяснительные записки, прилагающиеся к основному документу (акт, план, отчет и
другие) и поясняющие содержание отдельных его понятий, разделов, положений.
• 2) Объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, фактов, сложившихся
ситуаций.

17.

ТЕКСТ ОБЪЯСНИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСКИ, КАК ПРАВИЛО,
СОСТОИТ ИЗ ДВУХ РАЗДЕЛОВ:
• первый содержит факты, послужившие поводом к ее написанию;
• второй – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

18.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
• — форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или
должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении, письменное
сообщение для использования внутри организации.

19.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
• Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая
должностным лицом другому должностному.
• Служебная записка по своему назначению близка к докладной записке, но в отличие
от неё имеет внутренний, служебный характер. Она составляется работником или
руководителем структурного подразделения на имя руководителя или специалиста
другого структурного подразделения.

20.

АКТ
• — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий
установленный факт, событие, действие.
• Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и
назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом) по указанию
вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акт может быть
составлен одним или несколькими должностными лицами.

21.

ПРЕДЛОЖЕНИЕ
• — это документ, представляющий собой разновидность докладной записки,
содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу.
Составляется аналогично докладной записке, как правило, по заданию руководства.
Текст предложения содержит две части: обоснование и заключение — перечень
предложений. Предложения составляются руководителями подразделений и
специалистами, представляются руководству, подписываются составителем.

22.

ПРЕДСТАВЛЕНИЕ
• — это документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или
поощрении работника учреждения. Представления составляются руководителями
подразделений, их заместителями или заместителями руководителя организации.
• Представление оформляется на стандартном листе бумаги, являются наименование
подразделения, название вида документа, дата, регистрацией номер, адресат,
заголовок к тексту, подпись.

23.

ЗАЯВЛЕНИЕ
• — это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу
работника.
• Заявления составляются по кадровым вопросам: при приеме на работу, переводе,
увольнении, предоставлении отпуска и др.

24.

ЗАЯВЛЕНИЕ
• В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа,
дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя организации или работодателя), текст, дата
документа, личная подпись, расшифровка подписи. В дальнейшем на заявлении может проставляться
резолюция руководителя и отметка об исполнении документа.
• Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются копии
документов об образовании, анкета, автобиография и другие).
• Текст любого заявления начинается с существа вопроса, обращения («прошу принять…», «прошу
проверить состояние …»), а затем идет детализация затронутого вопроса. Форма изложения текста
свободная.
• Заявление подписывается автором и передается руководству для принятия решения. Решение
руководства выражается резолюцией. Заявление с резолюцией служит основанием к изданию приказа по
личному составу или другого документа (письма автору о принятии решения, приказа о проведении
экспертизы, проверки и тому подобное).
• Обязательными реквизитами заявления (в трудовых отношениях) являются: наименование вида
документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия, должность заявителя и структурное
подразделение, в котором он работает, (иногда указывается адрес заявителя: индекс, адрес места
жительства, телефон), текст, подпись.

25.

ТЕЛЕФОНОГРАММА
• — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в
связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи.
Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе,
передается по телефону и записывается получателем.
• Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных
сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения
и т. п.).

26.

ПРОТОКОЛ
• — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на
собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Протокол, как правило, ведется во время заседания секретарем или специально
назначенным лицом. На протоколе проставляется именно дата заседания, а не
окончательного оформления или подписания протокола. В ходе заседания можно
составить лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется,
выверяется и оформляется. Полностью подготовленный протокол подписывается
председателем и секретарем.

27.

ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ
• — это документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия
решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.
• Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений
коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний,
создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать
протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны
общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол
дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа
(протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы
согласования цены и др.).

28.

СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА
• должны быть правильно составлены и оформлены в соответствии с формуляром-образцом, принятым для данной
разновидности документа, кроме этого, они должны отвечать всем требованиям этики деловой переписки.
• Служебные письма в большинстве случаев оформляются на бланках с угловым расположением реквизитов.
• Различаются письма по своему содержанию. Текст письма должен быть кратким (обычно размер письма не превышает
одной страницы), полным (вопрос освещается полностью), точным и объективным. Существуют различные
классификации деловых писем. Чаще всего их подразделяют на две группы:
• — письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-напоминание, претензионное письмо, письмо-просьба и др.);
• — письма, не требующие ответа (письмо-извещение, письмо-подтверждение, циркулярное письмо и др.).
• Поэтому каждому виду служебного письма присущи определенные стандартизированные языковые обороты.
• Чтобы письмо имело юридическую силу, оно должно иметь дату, регистрационный номер, подпись (подписи), на некоторых видах служебных писем ставится печать организации.

29.

ТЕЛЕФОНОГРАММУ
• передают по телефону. Обычно в них излагается просьба о передаче необходимой
информации или приглашение на совещание. Оформляются телефонограммы в
одном экземпляре, подписываются руководителем организации или ответственным
исполнителем. При передаче (приеме) телефонограммы обязательно фиксируют
информацию о передающем и принимающем (фамилию, должность, номер
телефона).

30.

ТЕЛЕФАКС
это процесс дистанционной передачи неподвижных изображений и
текста с бумажных листов отправителя на бумажные листы получателя.
• Процесс передачи изображения документа включает
последовательность следующих операций:
помещение бумажного оригинала в телефакс,
набор телефонного номера,
ответ на тональный сигнал,
получение копии на другом телефаксе.

31.

ЛИТЕРАТУРА:
• Типовые правила
документирования и управления документацией
в государственных и негосударственных организациях РК. Утверждены
от 25 сентября 2009 года № 128.