Справочно-информационные документы

1.

Справочноинформационные
документы

2.

Справочные
документы
•Письмо
•Факсограмма
•Телефонограмма
•Докладная записка
•Объяснительная
записка
•Служебная записка
•Справка
•Акт

3.

Письмо
Обобщенное название
различных по
содержанию
документов,
объединенных
средством передачи –
передаются по почте.
Основное средство
связи между
предприятиями,
органами, гражданами.

4.

Виды писем
•Информационное
•Рекламное
•Гарантийное
•Письмо-приглашение
•Письмо-извещение
•Письмо-подтверждение
•Письмо-претензия
•Письмо-ответ

5.

Генеральному директору
ООО «Чайный Век»
А.А. Текутьеву
00.00.0000
О договоре
12/23
Заголовок
Направляем Вам проект договора №
45/85 о поставке новых сортов чая.
Текст
Просим подписать и скрепить печатью.
ПРИЛОЖЕНИЕ: 1. на 3 л. в 1 экз.
2. на 2 л в 1 экз.
Директор
Н.Г. Максимова
Подпись
Гл.бухгалтер
И.И. Семенов
45-85-89
Н.А. Ветрова
Отметка об
исполнителе

6.

7.

ФАКСОГРАММА
Документ, различного
содержания передаваемый
по каналам факсимильной
связи
на верхнем поле
содержит информацию:
1.о дате и времени
передачи;
2.о номере абонента.
Факсимильный аппарат:
1.Принтер.
2.Сканер.
3.Модем.

8.

ФАКСОГРАММА
Периодическая проверка
наличия бумаги в аппарате.
Алгоритм приема
1. Представление,
приветствие.
2. Нажатие на клавишу Start
после сообщения причины
звонка.
ЗАО «Красный лапоть»,
секретарь Иванова,
здравствуйте!
Принимаю!

9.

ФАКСОГРАММА
Алгоритм передачи
1. Подготовка
передаваемого документа.
2.
Расположение
Размер,
посторонние
предметы (скрепки,
скобки),
документа
текстом вниз
на
плотность
бумаги
входной
лоток.
(застревание)
3.
Установка
режима
Standart – стандартные
качества печати.
документы
4.
Связь
по
телефону
с
Представление,
приветствие,
Fine – повышенное качество
сообщение
причины
звонка. –
абонентом.
Факс
работает
автоматически
Super Fine - высококачественное
не5.поднимая
набратьStart
Нажатиетрубки
на клавишу
Halftone
– рисунки, фото,
номер
и Start.
после характерного сигнала.
графика.
Функции быстрого набора.

10.

ТЕЛЕФОНОГРАММА
Обобщенное название
различных по содержанию
документов, передаваемых
по телефону
Служебное письмо
срочного сообщения,
передаваемое по телефону

11.

ТЕЛЕФОНОГРАММА
Требования
Оформляются на бланках
или в журнале.
Краткая и срочная
информация.
Не более 50 слов.
Без труднопроизносимых
слов.
Произносятся разбивкой.
Должна быть подписана.
Записывается дата и
время передачи, кто
передал и принял.
Рассылка.
Повторное чтение.

12.

ТЕЛЕФОНОГРАММА
Требования
Оформляются на бланках
или в журнале.
Краткая и срочная
информация.
Не более 50 слов.
Без труднопроизносимых
слов.
Произносятся разбивкой.
Должна быть подписана.
Записывается дата и
время передачи, кто
передал и принял.
Рассылка.
Повторное чтение.

13.

ТЕЛЕФОНОГРАММА
РАССЫЛКА
Телефонограмма
00.00.0000
№ 00
№
п/п
Наименование
предприятия
Телефон
Фамилия
Дата
Время
Передал
Должность
И.О. Фамилия
Дата, время (передачи последней
телефонограммы)

14.

СПРАВКА
Документ, содержащий
описание и подтверждение
фактов и событий.
Виды по содержанию
•Информационного характера
•О производственной
деятельности
•Личного характера
ФОРМЫ
•Письма
•Конкретного вида документа
•Унифицированная

15.

СПРАВКА
Документ, содержащий
описание и подтверждение
фактов и событий.
Текст личной справки
начинается
с ФИО, полностью в
именительном падеже
Не должно быть слов:
Настоящая справка
Действительно то-то…
Дана в том, что
действительно…

16.

СПРАВКА
АДРЕСАТ

17.

СПРАВКА
ЛИТ производственное предприятие
СПРАВКА
29.08.2003
№ 006
Об особом характере
работы
Сапожников Леонид Иванович
(дата рождения) работал в ООО ПП
«ЛИТ» с 00.00.0000 по 00.00.0000
тем-то, стаж такой-то…
Основание: ….
Директор
И.О.Фамилия
Гл. Бухгалтер
И.О.Фамилия

18.

АКТ
ДОКУМЕНТ,
ПОДТВЕРЖДАЮЩИЙ
УСТАНОВЛЕННЫЕ
ФАКТЫ И СОБЫТИЯ
Составляется
комиссией
или одним
специально
уполномочен
Унифицированные
ным лицом
формы
фиксирующие
какие-либо

19.

АКТ
Части акта
Вводная
Констатирующая
Вводная – основания,
составители.
присутствующие
Констатирующая –
актируемое событие

20.

АКТ
ДОКУМЕНТ,
ПОДТВЕРЖДАЮЩИЙ
УСТАНОВЛЕННЫЕ
ФАКТЫ И СОБЫТИЯ
Отличие от справки
Подтверждает
установленные факты и
события.
Содержит выводы и
предложения.
Экземплярность и
местонахождение
экземпляров

21.

Закрытое акционерное
общество
«Вертикаль»
А К Т
______________ №_______
УТВЕРЖДАЮ:
Генеральный директор
_________________
С.Н.Смирнов
____________________
г.Чайковский
О проверке сохранности
документов
Основание: приказ Ген.директора от 00.00.0000 №
00 «О проверке сохранности управленческих
документов»,
Составлен комиссией в составе:
Председатель: зам.директора по общим вопросам
Ф.И.О.
Члены комиссии: 1. Должность, ФИО.
2. Должность ФИО.
В период с 00.00.0000 по 00.00.0000 комиссия
проверяла организацию и условия хранения
управленческих документов. Документы хранятся в
отделах и в Канцелярии. Номенклатура дел ежегодно
согласовывается с городским архивом. Фактов
гибели, утраты, порчи или незаконного уничтожения
документов не установлено.
Комиссия рекомендует выделить и
оборудовать специальное помещение для
краткосрочного хранения документов

22.

Закрытое акционерное
общество
«Вертикаль»
УТВЕРЖДАЮ:
А К Т
______________ №_______
Генеральный директор
_________________
С.Н.Смирнов
____________________
г.Чайковский
Составлен комиссией в составе:
Председатель: зам.директора по общим вопросам Ф.И.О.
Члены комиссии: 1. Должность, ФИО.
2. Должность ФИО.
Продолжение акта
Составлен в двух экземплярах:
1-ый экз. – в областной архив;
2-ой экз. – в канцелярию, дело № 01-23
Председатель комиссии
Сидоров
В.Г. Сидоров
Члены комиссии:
Миева
Зуева
К.А. Миева
Н.А. Зуева

23.

Коммерческий акт
Разновидность акта,
составляется в случае
обнаружения
несоответствий между
имеющимся грузом и
данными документов
( при повреждении,
порче или потери груза)
Составляется – в день и на
месте обнаружения
несоответствия.
В трех экземплярах.
Подписывается тремя лицами

24.

Грузовой участок
КОММЕРЧЕСКИЙ А К Т
______________ №_______
Г. Чайковский
Заголовок
Составлен Ф.И.О., начальник
грузовой станции, Ф.И.О.,
приемосдатчик станции, Ф.И.О.,
экспедитор Ф.И.О.
В присутствии Ф.И.О., водителя
автотранспортного средства
(марка, номер)
Скрупулезное, подробное
описание несоответствия
Основание для
•предъявления претензий
•Розыска груза
•Расследование причин
несоответствия

25.

Докладная
записка
Документ, адресованный
По
месту
составления
руководителю данной или
вышестоящей организации
•Внутренние
содержащий
•Внешние
обстоятельное
объяснение
какого-либо вопроса с
выводами и
предложениями.
Виды по содержанию
•Инициативные
•Информационные
•Отчетные

26.

Докладная
записка
Могут иметь форму
•Заявления
•Письма
Заявления - рукописный
способ, подписывается
составителем.
Письмо - печатный способ
на бланке письма,
подписывается
руководителем.
Составитель выступает в
роли исполнителя.

27.

Генеральному
директору
И.С. Смирнову
Начальника цеха № 3
И.С. Гусева
Докладная записка
Заголовок (О чем)
00.00.0000 Иванов Иван Иванович
отсутствовал на субботнике в честь дня
Мира и труда.
Прошу принять меры.
Начальник цеха № 3
И.С. Гусев
00.00.0000
Внутренний № 13/06-5 от
00.00.0000

28.

Адресат
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
О состоянии на
00.00.0000
За период с 00.00.0000 по 00.00.0000
ПРИЛОЖЕНИЕ: 1. на 3 л. в 1 экз.
2. на 2 л в 1 экз.
Директор
Н.Г. Максимова
На 1-ом экз.
И.И. Семенов
45-85-89
На 2-ом экз.

29.

Служебная
записка
Документ, содержащий
изложение какого-либо
вопроса с выводами и
предложениями,
исходящий из структурного
подразделения или
должностного лица и
направленный любому из
адресатов ВНУТРИ
предприятия, кроме
ПЕРВОГО руководителя

30.

Служебная
записка
Излагаются
деловые
позиции
самостоятель
ного
структурного
подразделени
я или
должностного
•Инициативные
лица.
•Информационные
•Отчетные
Могут
содержать

31.

Объяснительная
записка
Документ,
поясняющий
содержание
отдельных частей
основного документа
(плана, отчета)
Пояснительная
записка

32.

Объяснительная
записка
Документ, объясняющий
причины какого-либо
события, факта,
поступка, ситуации,
происшествия, причины
невыполнения
распоряжения, приказа,
инструкции, устного
указания, нарушения
правил.

33.

Объяснительная
записка
Поясняющий части текста
- печатный способ
Описывающий событие рукописный способ в
форме заявления

34.

Генеральному директору
И.С. Смирнову
Начальника цеха № 3
И.С. Гусева
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ
ЗАПИСКА
00.00.0000
№ 13/06-5
Заголовок
00.00.0000 я отсутствовал
на субботнике в честь дня
Мира и труда, т.к. срочно надо
было забрать больного
ребенка из Д/с.
Начальник цеха № 3
И.С. Гусев
00.00.0000
Внутренний № 13/06-5 от
00.00.0000