Совершенствование обеспечения сохранности архивных документов

1. Совершенствование обеспечения сохранности архивных документов

К.М. Александровна

2. Введение

• Ежедневно в организациях и учреждениях разрабатывается и
поступает большое количество различных видов документов. Все
они имеют разную значимость, определенный срок хранения и
могут быть заново востребованы после окончания работы с ними.
Для того чтобы найти нужный документ, была разработана
примерная система организации учета и хранения документов в
государственных архивах. Соблюдение всех правил позволяет не
только не потерять, но легко и оперативно находить важные
документы.

3. Задачи исследования:

• 1. Рассмотреть историю и основные направления деятельности
учреждения.
• 2. Проанализировать особенности правового регулирования
делопроизводства.
• 3. Определить особенности организации делопроизводства;
• 4. Переработать инструкцию по делопроизводству.
Для решения поставленных задач использовались следующие
методы исследования:
• – наблюдение;
• – изучение документов;
• – анализ научно-методической литературы;
• – статистический метод;
• – обобщение;

4. Гипотеза исследования:

• В качестве источниковой базы при работе над темой
исследования использовались следующая нормативная база:
• эффективность работы в Кинельской территориальной
администрации и администрации Кинельского городского округа
повысится, если переработать инструкцию по делопроизводству.
• Конституция закрепила право каждого гражданина свободно
искать, получать, передавать, производить и распространять
информацию любым законным способом.
• Федеральные законы РФ
• ГОСТ Р

5. Практическая значимость

• значимость работы заключается в том, работы заключается в
том, что переработанная инструкция по делопроизводству в
Кинельской территориальной администрации и администрации
Кинельского городского округа может оказать методическую
помощь сотрудникам в случае отсутствия специалиста по работе
с документацией; также поспособствует быстрой адаптации
новых кадров, что в свою очередь позволит обеспечить более
эффективную работу архива.

6. Структура работы.

• Дипломная работа состоит из введения, двух разделов,
заключения, библиографического списка и приложений.
• В первом разделе «Характеристика и организационная структура
Кинельской территориальной администрации и администрации
Кинельского городского округа»
• Во втором разделе «Совершенствование делопроизводства в
Кинельской территориальной администрации и администрации
Кинельского городского округа анализируется эффективность
работы архива

7. Характеристика Кинельской территориальной администрации и администрации Кинельского городского округа

• Город Кинель Самарской (до 25.01.1991 года - Куйбышевской)
области расположен в 40 км от областного центра. Временем
рождения города считается 1837 год. Кинель расположен на
левом берегу реки Большой Кинель, при слиянии рек Б. Кинель и
Самара.
• В настоящее время в административные границы городского
округа входят микрорайоны Лебедь, Елшняги, Горный, поселок
Алексеевка, поселок Усть - Кинельский с населенными пунктами
Студенцы, Советы, Мельница.
• Маленькой точкой отмечен он на географической карте, но
является одной из крупнейших в мире узловых станций.

8. Правовое регулирование делопроизводства в Кинельской территориальной администрации и администрации Кинельского городского

округа
• В настоящее время на этапе становления местного самоуправления
Кинельской территориальной администрации и администрации Кинельского
городского округа необходимым условием его развития является четкое
правовое регулирование сферы деятельности местного самоуправления.
Такое регулирование, имея основополагающее значение для
функционирования муниципальных образований, проводиться на основе
конституционных принципов осуществления местного самоуправления и
научных разработок об определении круга вопросов местного значения.
• Правовую основу Кинельской территориальной администрации и
администрации Кинельского городского округа составляют:
• – общепризнанные принципы и нормы международного права,
международные догово
• – Конституция Российской Федерации

9.

• Устав Кинельской территориальной администрации и администрации
Кинельского городского округа является муниципальным правовым
актом, регулирующим организацию и осуществление местного
самоуправления на территории сельского поселения.
• Местное самоуправление в поселении осуществляется на основе
принципов:
• – соблюдения прав и свобод человека и гражданина;
• – государственных гарантий осуществления местного
самоуправления;
• – законности;
• – гласности;
• – самостоятельности местного самоуправления в решении вопросов
местного значения;
• – выборности органов и должностных лиц местного самоуправления;
• – ответственности органов и должностных лиц местного
самоуправления перед населением поселения.

10. Особенности организации делопроизводства в Кинельской территориальной администрации и администрации Кинельского городского

округа
• Вся обязанность по ведению делопроизводства возложена на заместителя
главы администрации. Основными функциями заместителя главы
Кинельской территориальной администрации и администрации Кинельского
городского округа являются:
• – исполнение указаний главы администрации;
• – формирование ежемесячного и ежегодного планов работы администрации;
• – осуществление подготовки ежемесячных отчетов о выполнении
мероприятий, вошедших в план администрации;
• – ведение делопроизводства в администрации;
• – ведение учета личного состава;
• – организация работы совещаний, проводимых главой Кинельской
территориальной администрации и администрации Кинельского городского
округа;
• – осуществление оперативного контроля над выполнением постановлений,
распоряжений, поручений главы администрации;
• – участие в организации и проведении референдумов, собраний и
конференций граждан на территории сельсовета;
• – организация приема граждан главой администрации;

11.

• Все документы в Кинельском территориальном управлении и
администрации Кинельского городского округа, как и в любой
организации, представлены тремя большими группами:
входящие документы; внутренние документы; исходящие
документы.
• Рассмотрим оперограмму движения документов в Кинельской
территориальной администрации и администрации Кинельского
городского округа. Оперограмма движения входящих документов
представлена в (см. таблицу. 1).

12.

• После рассмотрения документов руководитель администрации
выносит постановление, определяющее исполнителя, а при
необходимости - содержание приказа и срок исполнения. Затем
документы возвращаются заместителю главы администрации.
Слово «Контроль» написано в правом углу документа. После
этого документ с резолюцией передается ответственному
исполнителю. Подрядчик нигде не расписывается при получении
документа.Исходящие документы создаются в процессе
деятельности Кинельской территориальной администрации и
администрации Кинельского городского округа.

13.

• Внутренние документы Кинельской территориальной
администрации и администрации Кинельского городского округа
по формам и назначению можно разделить на три группы:
• Организационные документы
• Распорядительные документы
• Информационно-справочные докуметы

14.

• Обращения в Кинельской территориальной администрации и
администрации Кинельского городского округа бывают
индивидуальными и коллективными. Все обращения
принимаются в ходе личного приема
• Первоначальная обработка, распределение и регистрация
поступающих письменных обращений граждан осуществляются
в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.
• Все поступающие обращения граждан регистрируются в
регистрационно-контрольной карточке в день их поступления.
• В карточку вносятся следующие реквизиты: вид документа, его
исходящий номер и дата, сведения о корреспонденте, краткое
содержание, а также входящий номер и дата, резолюция
руководства, сведения об исполнителе, которому направлен
документ.

15.

• Карточки учета и контроля заполняются не менее чем в двух
экземплярах: один экземпляр вместе с заявлением передается
исполнителю, второй помещается в контрольное дело. По мере
выполнения обращений граждан первые экземпляры учетных и
контрольных карточек из контрольной картотеки перемещаются в
справочную картотеку. Картотеки формируются по алфавитному
принципу, по административно-территориальному принципу, а
также по тематике вопросов, поднимаемых в обращениях.
Обращения граждан в Кинельской территориальной
администрации и администрации Кинельского городского округа
считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в
них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны ответы
в соответствии с законодательством. В регистрационноконтрольных карточках делается отметка о принятых решениях.

16.

• Таким образом, анализ постановки делопроизводства в Кинельской
территориальной администрации и администрации Кинельского городского
округа показал, что делопроизводство ведется заместителем главы
администрации в соответствии с имеющейся Инструкцией по
делопроизводству, которая не соответствует Правилам делопроизводства в
федеральных органах исполнительной власти в части, касающейся общих
вопросов делопроизводства. Их нужно привести в соответствие с
Методическими рекомендациями по разработке инструкций по
делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти,
утвержденными Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76.
• Таким образом, постановка делопроизводства в Кинельской
территориальной администрации и администрации Кинельского городского
округа является одним из важнейших условий надлежащей организации
работы, соблюдения норм, своевременного рассмотрения дел, исполнения
решений, постановлений, четкого и культурного обслуживания
обращающихся к ним граждан.

17. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА КИНЕЛЬСКОЙ ТЕРРИТОРИАЛЬНОЙ АДМИНИСТРАЦИИ И АДМИНИСТРАЦИИ КИНЕЛЬСКОГО ГОРОДСКОГО ОКРУГА

• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования
документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных
документов в органах государственной власти, органах местного
самоуправления и организациях (далее - Правила), утвержденных приказом
Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526
(зарегистрированы в Минюсте России 7 сентября 2015 г., № 38830) и
являются документом методического характера используемый в Кинельской
территориальной администрации и администрации Кинельского городского
округа. Методические рекомендации призваны обеспечить работников
архивов организаций необходимым инструментарием для осуществления
деятельности по организации хранения, комплектования, учета и
использования архивных документов в архивах организации в соответствии
с требованиями Правил.
• Целью комплектования архива организации является создание и
формирование архивного фонда организации, который подлежит хранению
в архиве организации.

18.

• В архив Кинельской территориальной администрации и администрации
Кинельского городского округа, в деятельности которой создаются
документы Архивного фонда Российской Федерации, поступают документы
постоянного срока хранения, документы временных (свыше 10 лет) сроков
хранения, в том числе по личному составу, образовавшиеся в деятельности
ее структурных подразделений, подведомственных организаций и
физических лиц.
• Правилами установлены сроки передачи в архив администрации документов
Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10
лет) сроков хранения, документов по личному составу: не ранее, чем через
год, и не позднее, чем через три года после завершения дел в
делопроизводстве; для документов по личному составу государственных
гражданских и муниципальных служащих, уволенных с государственной
гражданской или муниципальной службы - через 10 лет со дня увольнения.

19.

• Комплектование архива документами является процессом, при
правильном выполнении которого обеспечивается учет и
хранение документов в архиве организации. Практически все
составляющие его виды работ (процессы) начинаются в
делопроизводстве структурных подразделений организации,
однако требования к их выполнению и к получаемым результатам
(«выходам» процесса комплектования), определяются архивом
организации и обусловлены теми видами работ, которые
выполняются непосредственно в архиве организации. По этой
причине все работы в рамках процесса комплектования
рекомендуется проводить под непосредственным методическим
руководством архива.

20.

• Первым этапом, обеспечивающим выполнение процесса комплектования
архива организации документами, является проведение экспертизы
ценности документов в делопроизводстве.
• Экспертиза ценности документов в делопроизводстве организации - это
изучение документов на основании критериев их ценности с целью
определения сроков хранения и отбора документов для включения в состав
Архивного фонда Российской Федерации.
• Экспертиза ценности документов проводится в делопроизводстве при
составлении номенклатуры дел организации и при подготовке дел к
передаче в архив организации. По результатам экспертизы ценности
документов в организации составляются описи дел структурных
подразделений: постоянного срока хранения, временных (свыше 10 лет)
сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении к
уничтожению дел, не подлежащих хранению.
• Для проведения экспертизы ценности документов в организации создается
экспертная комиссия. В организациях, имеющих сложную структуру и/или
подведомственные организации, создаются центральные экспертные
комиссии.

21.

• Оформление дел для передачи в архив организации осуществляется в
делопроизводстве сотрудниками службы делопроизводства или
ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях.
• Полное оформление дела на бумажном носителе предусматривает
выполнение следующих действий:
• – подшивку или переплет документов дела;
• – нумерацию листов дела;
• – составление листа-заверителя дела;
• – составление внутренней описи документов дела;
• – оформление обложки дела.
• Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно исторической, художественной и иной ценности или неформатных
документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с
завязками или в картонных футлярах (коробках).

22.

• Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно исторической, художественной и иной ценности или неформатных
документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с
завязками или в картонных футлярах (коробках).
• При подготовке к передаче в архив электронных документов каждое
электронное дело записывается на два физически обособленных
материальных носителя. Записи электронных дел на физически
обособленных носителях должны быть абсолютно идентичными.
• На каждый электронный носитель оформляется вкладыш, на котором
должно быть указано: индекс дела, заголовок дела по номенклатуре дел,
крайние даты документов электронного дела, объем дела в Мб. Вкладыш
помещается в футляр единицы хранения.
• Для обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения
документов в деле, все листы дела, кроме листа-заверителя и внутренней
описи, нумеруются.

23. Хранение документов в архиве организации

• Хранение документов - деятельность, обеспечивающая рациональное
размещение и сохранность документов.
• Процесс хранения документов включает:
• – организацию хранения документов;
• – обеспечение сохранности документов.
• Организация хранения документов.
• Организация хранения документов - совокупность действий,
обеспечивающих условия для хранения и поиска документов в архиве,
включает:
• – систематизацию документов в архиве;
• – предоставление помещения для архива;
• – оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения
документов;
• – обеспечение нормативных условий хранения документов.

24. Переработка инструкции по делопроизводству в Кинельской территориальной администрации и администрации Кинельского городского

округа
• Инструкция по делопроизводству разрабатывается Службой
делопроизводства на основании Правил делопроизводства в администрации,
утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г.
N 71, с учетом положений настоящих Методических рекомендаций.
Инструкция по делопроизводству утверждается правовым актом Кинельской
территориальной администрации и администрации Кинельского городского
округа.
• Если по проекту Инструкции по делопроизводству имеются разногласия,
проводятся согласительные процедуры (совещания) между представителями
архивного учреждения и администрации в целях выработки
взаимоприемлемого решения.
• Решение о согласовании Инструкции по делопроизводству оформляется
письмом соответствующего архивного учреждения, направляемым в адрес
Кинельской территориальной администрации и администрации Кинельского
городского округа.

25.

• После согласования с архивным учреждением Инструкция по
делопроизводству утверждается правовым актом Кинельской
территориальной администрации и администрации Кинельского городского
округа.
• Внесение изменений в Инструкцию по делопроизводству осуществляется
правовым актом Кинельской территориальной администрации и
администрации Кинельского городского округа после согласования
изменений с архивным учреждением, за исключением изменений
технического характера.
• Инструкция по делопроизводству должна предусматривать возможность
выполнения делопроизводственных операций вне СЭД в случае ее
неработоспособности и порядок их выполнения.

26. Структура и содержание инструкции по делопроизводству.

• В разделе "Общие положения" Инструкции по делопроизводству указывается назначение
инструкции, область ее применения, правовые основания разработки и порядок применения.
• В разделе "Общие положения" Инструкция по делопроизводству разрабатывается в целях
установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию
документов, образующихся в деятельности Кинельской территориальной администрации и
администрации Кинельского городского округа, совершенствования делопроизводств и
повышения его эффективности.
• В разделе "Общие положения" Инструкции по делопроизводству отмечается, что:
• – положения инструкции распространяются на организацию работы с документами на
бумажном носителе и электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и
использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий, а
СЭД, применяемая в государственном органе, органе местного самоуправления, должна
обеспечивать выполнение требований Инструкции по делопроизводству;
• – положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с
документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну;
• особенности работы с документами, содержащими сведения ограниченного распространения,
персональные данные, регулируются отдельными нормативными актами (инструкциями,
положениями, правилами) государственного органа, органа местного самоуправления;
• – требования Инструкции по делопроизводству к работе с кадровой, бухгалтерской, научнотехнической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих
принципов работы с документами, а также организации текущего хранения документов и
подготовки их к передаче на архивное хранение.

27. В разделе "Общие положения" Инструкции по делопроизводству определено, что ответственность:

В разделе "Общие положения" Инструкции по делопроизводству
определено, что ответственность:
• – за организацию и состояние делопроизводства, а также соблюдение
требований Правил делопроизводства в Кинельской территориальной
администрации и администрации Кинельского городского округа, возлагается
на его руководителя либо лицо, исполняющее его обязанности;
• – за ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики
и принципов, применение современных информационных технологий в работе с
документами, методическое руководство и контроль соблюдения
установленного порядка работы с документами в Кинельской территориальной
администрации и администрации Кинельского городского округа, возлагается
на Службу делопроизводства;
• – за организацию работы с документами в иных структурных подразделениях
Кинельской территориальной администрации и администрации Кинельского
городского округа возлагается на руководителей данных подразделений либо
лиц, исполняющих его обязанности;
• – за ведение делопроизводства в иных структурных подразделениях Кинельской
территориальной администрации и администрации Кинельского городского
округа возлагается на служащих (работников) данных структурных
подразделений государственного органа, Кинельской территориальной
администрации и администрации Кинельского городского округа (далее делопроизводитель структурного подразделения), которые могут выполнять
данные обязанности, в том числе в порядке совмещения.

28. Разделом "Общие положения" Инструкции по делопроизводству установлены общие требования к организации работыс документами, в

Разделом "Общие положения" Инструкции по делопроизводству
установлены общие требования к организации работыс документами, в
частности:
• – работники структурных Кинельской территориальной администрации и
администрации Кинельского городского округа обязаны обеспечить
сохранность находящихся у них на исполнении или ознакомлении
документов и проектов документов, а также неразглашение содержащейся в
указанных документах и проектах документов служебной информации;
• – передача служебных документов, их копий, проектов контрагентам,
средствам массовой информации, Кинельской территориальной
администрации и администрации Кинельского городского округа,
организациям допускается только с разрешения руководителя Кинельской
территориальной администрации и администрации Кинельского городского
округа;
• – муниципальные служащие, работники структурных подразделений
Кинельской территориальной администрации и администрации Кинельского
городского округа несут дисциплинарную и иную установленную
законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение
требований Инструкции по делопроизводству.

29.

• Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и
назначением.
• Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе
работы с документами могут использоваться другие реквизиты, отметки,
например, "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату".
• При подготовке раздела Инструкции по делопроизводству,
устанавливающего порядок оформления реквизитов документов,
рекомендуется основываться на Правилах оформления реквизитов
документов в Кинельской территориальной администрации и
администрации Кинельского городского округа.
• Процедура подготовки документа.
• Проекты документов, подготовленных в Кинельской территориальной
администрации и администрации Кинельского городского округа., подлежат
согласованию. Состав должностных лиц, согласующих проект документа,
определяется структурным подразделением - исполнителем.
• Согласование проекта документа в Кинельской территориальной
администрации и администрации Кинельского городского округа
оформляется грифом согласования.

30.

• Документы на бумажном носителе подписываются собственноручной
подписью главы Кинельской территориальной администрации и
администрации Кинельского городского округа или иного уполномоченного
на это должностного лица. Электронные документы подписываются
электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 11 апреля
2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" и иными нормативными
правовыми актами Российской Федерации.
• На документах, получающих юридическую силу в результате утверждения,
оформляется гриф утверждения. Утверждению подлежат нормативные
правовые акты (правила, положения, инструкции, регламенты и др.),
внутренние нормативные акты Кинельской территориальной администрации
и администрации Кинельского городского округа, а также документы
длительного действия (планы, программы, отчеты о их выполнении и
некоторые другие документы). Документы утверждаются правовым актом
(постановлением, указом, приказом, распоряжением) или непосредственно
руководителем Кинельской территориальной администрации и
администрации Кинельского городского округа или иным уполномоченным
им должностным лицом посредством проставления собственноручной
подписи в грифе утверждения.

31.

• В зависимости от конкретных задач управления в деятельности Кинельской
территориальной администрации и администрации Кинельского городского
округа создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы,
отчеты и др.
• В установленных законодательством случаях Кинельской территориальной
администрации и администрации Кинельского городского округа может
издавать документы совместно с другими органами власти по вопросам,
представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих
сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ
(приказ, протокол, положение, деловое письмо и др.).

32. Заключение

• В результате проведённого исследования по теме " Совершенствование
обеспечения сохранности архивных документов в Кинельской
территориальной администрации и администрации Кинельского городского
округа " можно сделать ряд выводов:
• Для обеспечения сохранности документов в Кинельской территориальной
администрации и администрации Кинельского городского округа должны
осуществляться:
• - комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание
материально-технической базы хранения документов (здание и помещения
хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности
хранения, средства климатического контроля, средства копирования и
восстановления поврежденных документов и т.п.);
• - комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения
документов (температурно-влажностный, световой, санитарногигиенический, охранный режимы хранения).
• Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность
документов и контроль их физического состояния при поступлении д
кументов в архив до передачи их на постоянное хранение.

33.

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!