Теоретические основы управления документацией. Основные понятия, терминология, общие требования к управлению документацией

1. МДК.02.03

Теоретические основы
управления документацией
Раздел 1 Основные понятия,
терминология, общие
требования к управлению
документацией
Раздел 2 Выполнение работ по
оформлению плановой и
отчетной документации
Раздел 3 Составление
проектов документов по
стандартизации
Раздел 4 Составление
проектов документов по
управлению качеством
Раздел 5 Обеспечение
подразделений документами
по стандартизации и
подтверждению соответствия
Раздел 6 Основы
делопроизводства
Экзамен
УП и ПП
Объем
Всего
Практические
294
264
96
8
6
2
24
22
8
120
110
42
18
14
6
24
20
8
74
68
30

2.

Термины и определения по управлению
документацией
• ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по
информации, библиотечному и издательскому делу.
Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения".
• ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Система стандартов по
информации, библиотечному и издательскому делу.
Информация и документация. Управление документами.
Часть 1. Понятия и принципы "
• ГОСТ Р ИСО 30300-2015. Система стандартов по
информации, библиотечному и издательскому делу.
Информация и документация. Системы управления
документами. Основные положения и словарь

3. Термины и определения по управлению документацией

Документ и его характеристики
• Документ: Зафиксированная на носителе информация
с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
• Управление документами: Совокупность планомерных
и эффективных действий по созданию, использованию,
хранению и уничтожению документов в организациях с
целью доказательства проведения деловых
(управленческих) операций.
• Политика управления документами Официально
сформулированные высшим руководством намерения и
направления деятельности организации в отношении
систем управления документами.

4. Документ и его характеристики

• Высшее руководство: Лицо или группа лиц, задающих
направление деятельности организации и управляющих
ею на высшем уровне.
• Делопроизводство: Деятельность, обеспечивающая
документирование, документооборот, оперативное
хранение и использование документов.
• Документационное обеспечение (управления), ДОУ:
Деятельность, целенаправленно обеспечивающая
функции управления документами.

5.

• Документооборот: Движение документов в
организации с момента их создания или получения до
завершения исполнения или отправки.
• Система управления : Совокупность взаимосвязанных
и взаимодействующих элементов организации для
установления политики организации и целей, а также
процессов для их достижения.
• Система управления документами (СУД) : Система
управления, выполняющая в организации руководящие
и контрольные функции в отношении документов.

6.

Преимущества управления документами :
• повышение прозрачности и подотчетности;
• формирование эффективной политики;
• согласованное принятие решений;
• управление рисками в деловой среде;
• обеспечение непрерывности деловой деятельности
в случае катастроф (чрезвычайных ситуаций);
• защита прав и обязанности организаций и частных
лиц;
• защита и поддержка в судебных разбирательствах;
• соблюдение положений законодательных и
нормативно-правовых актов;

7. Преимущества управления документами :

Преимущества управления документами:
• расширение возможностей демонстрировать
корпоративную ответственность, включая достижение
целей в области устойчивого развития;
• сокращение издержек за счет повышения
эффективности ведения деловых операций;
• защита интеллектуальной собственности;
• научно-исследовательская деятельность, основанная
на фактических данных;
• формирование деловой, персональной и культурной
специфики;
• защита корпоративной, персональной и коллективной
памяти.

8. Преимущества управления документами:

Управление документами в организации
включает в себя:
• принятие политики и стандартов в сфере управления
документами;
• распределение ответственности и полномочий по управлению документами в организации;
• установление и распространение руководящих указаний и
регламентов по управлению документами;
• предоставление услуг, относящихся к управлению документами и использованию документов;
• проектирование, внедрение и администрирование специализированных систем для управления документами;
• интегрирование процессов управления документами в
управленческие системы и процессы

9. Управление документами в организации включает в себя:

Принципы управления документами
• Создание, ввод в систему и управление документами
являются неотъемлемой частью ведения деловых
операций;
• Документы, независимо от формы или структуры,
являются подлинными доказательствами деятельности
в том случае, когда они соответствуют характеристикам
аутентичности, достоверности, целостности и
пригодности для использования;
• Решения, касающиеся создания, ввода в систему и
управления документами, основаны на анализе и
оценке рисков деловой деятельности в деловом,
правовом, нормативном и социальном контексте

10. Принципы управления документами

Свойства системы управления документами
• аутентичность (настоящий, подлинный, соответствует
установленным правилам) , достоверность, целостность
(защищен от несанкционированного изменения)
документов, а также их пригодности для использования;
• надежность управления документами, т.е. способности
длительно и правильно функционировать
(осуществлять создание, использование и хранение
документов) в соответствии с установленными
процедурами;
• комплексность ( всесторонность) управления
документами, являющихся результатом всех видов
деятельности организации, всех форматов
представления данных в документах, всех видов
носителей информации.

11. Свойства системы управления документами

Ответственность в области управления
документами
• ответственность руководства заключается в поддержке разработки
и внедрения политики управления документами;
• руководители отвечают за обеспечение соблюдения требований к
документированию рабочих процессов в подконтрольных им рабочих
областях;
• специалисты в области управления документами ответственны за
все аспекты управления документами, в том числе за
проектирование, внедрение и сохранение систем управления
документами,
• системные администраторы ответственны за обеспечение
непрерывной и надежной работы документных систем, а также за
обеспечение полноты и актуальности документации во всех
системах;
• все сотрудники организации ответственны за создание и
сохранение точной и полной документации, отражающей их деловую
деятельность

12. Ответственность в области управления документами

Процессы управления документами
• включение документов в систему управления
документами;
• регистрация: Присвоение документу уникального
идентификационного номера при его вводе в систему.
• классификация: Систематическая идентификация и
упорядочение деловой деятельности и (или) документов
по категориям в установленном порядке
• доступ и защита: Право, возможность, средства для
поиска, использования или извлечения информации.

13. Процессы управления документами

• хранение и обеспечение сохранности документов:
Процессы и операции по обеспечению сохранности
документов в течение времени (сроков хранения).
• использование документов, контроль их движения и использования;
• экспертиза ценности документов;
• отбор (передача) документов на хранение или
уничтожение: Совокупность процессов, включающих
экспертизу ценности, отбор, передачу на хранение или
уничтожение документов, осуществляемых в
соответствии с нормативными документами.

14. Процессы управления документами

Элементы управления документацией
охватывают полный жизненный цикл
документов:
1. Создание документов. Этот элемент понимается как
установление необходимого перечня используемых
документов, их названий и функционального
назначения, проектирование форм документов,
наблюдение за их использованием, применение
современных информационных технологий для
составления документов.
2. Хранение и использование документированной
информации. Этот элемент понимается как
формирование дел, создание файлов и систем поиска
документов и информации, развитие систем передачи
информации, телекоммуникаций, копирования и
тиражирования документов; создание архивов).

15. Элементы управления документацией охватывают полный жизненный цикл документов:

3. Передача документов на постоянное (государственное)
хранение. Этот элемент понимается как составление
перечней документов со сроками хранения, оценка
документов, идентификация и описание каждого
документа и комплексов документов. Ценность и
необходимость сохранения признается за
документами, которые могут служить для
доказательства существовавших сделок или для
проведения исторических исследований.
4. Управление архивами. Этот элемент понимается как
проектирование и строительство архивохранилищ,
совершенствование методов консервации и
реставрации, систематизации и описания архивных
фондов, доступа к документам, составления
справочных средств и распространения в обществе
информации об архивах.