Організація роботи з документами у ТОВ «Перший учбовий центр»

1.

СХІДНОУКРАЇНСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ
імені ВОЛОДИМИРА ДАЛЯ
ЮРИДИЧНИЙ ФАКУЛЬТЕТ
КАФЕДРА ПОЛІТОЛОГІЧНИХ ТА КУЛЬТУРОЛОГІЧНИХ СТУДІЙ
Організація роботи з документами у
ТОВ «Перший Учбовий Центр»
Студент групи ІБС-20д:
Лютиков Д. В.
Керівник: канд. пед. наук, доц.:
Сілютіна І.М.

2.

Метою дослідження є дослідження теоретичних та практичних аспектів
організації роботи з документами у ТОВ «Перший Учбовий Центр».
Актуальність теми полягає в тому, що ефективне управління
документами є ключовим фактором успіху будь-якої організації, особливо
в сучасному динамічному бізнес-середовищі.
Завдання випускної кваліфікаційної роботи полягало у визначенні стану
організації роботи з документами у ТОВ «Перший Учбовий Центр» та
висунення пропозицій щодо його удосконалення згідно вимогами
суспільства, які дозволять оптимізувати процес роботи з документами в у
ТОВ «Перший Учбовий Центр».

3.

Для реалізації поставленої мети необхідне рішення наступних завдань:
1
проаналізувати терміносистему дослідження;
2
охарактеризувати документообіг як складову організації
роботи з документами;
3
розкрити сутність та особливості зберігання документів;
4
дослідити стан організації роботи з документами у ТОВ «Перший Учбовий Центр»;
5
розробити шляхи вдосконалення документообігу та зберігання документів у ТОВ
«Перший Учбовий Центр».

4.

Термінологічний апарат
1
Документ
2
Документ - це матеріальний носій
інформації, що містить певні відомості,
оформлені відповідно до встановлених
вимог.
3
Документаційне забезпечення
управління
Документаційне забезпечення
управління - це сукупність документів,
що використовуються для здійснення
управлінської діяльності.
Службовий документ
Службовий документ - це документ, що
створюється в процесі діяльності
організації та містить інформацію,
необхідну для її функціонування.
4
Організація роботи з
документами
Організація роботи з документами - це
сукупність заходів, спрямованих на
раціональне створення, обробку,
зберігання та використання документів.

5.

Централізована
Децентралізована
передбачає
зосередження всієї
документації в
одному місці.
характеризується тим,
що документи
зосереджуються в
кількох структурних
підрозділах, де і
проводяться необхідні
операції.
Змішана
поєднує в собі
характеристики
двох попередніх
форм.
Рис. 1.1 Форми організації документообігу

6.

Документообіг
1
Створення
Документ створюється відповідно до встановлених вимог та містить необхідну
інформацію.
2
Обробка
Документ обробляється, тобто перевіряється, редагується, реєструється та
направляється до відповідного адресата.
3
Зберігання
Документ зберігається відповідно до встановлених правил, що забезпечують його
цілісність та доступність.
4
Використання
Документ використовується для прийняття рішень, контролю, аналізу та інших
цілей.
5
Списання
Документ списується з обліку після закінчення терміну зберігання або за рішенням
компетентних органів.

7.

Електронний документообіг
Переваги
Недоліки
Законодавство
Зменшення витрат на папір
та друк, прискорення
обробки документів,
підвищення ефективності
роботи, спрощення доступу
до інформації.
Необхідність забезпечення
безпеки електронних
документів, можливі
проблеми з сумісністю
програмного забезпечення,
необхідність навчання
персоналу.
Законодавство України
регулює питання
електронного
документообігу, зокрема,
визначає порядок
створення, обробки,
зберігання та використання
електронних документів.

8.

Зберігання документів
Архів
Терміни зберігання
Архів - це спеціалізований орган, що
займається зберіганням документів,
що мають історичне, наукове або
культурне значення.
Терміни зберігання документів
визначаються відповідно до
законодавства та нормативних актів.
Електронний архів
Електронний архів - це система зберігання електронних документів, що забезпечує
їх цілісність, доступність та безпеку.

9.

Організація роботи з документами в
ТОВ «Перший Учбовий Центр»
Система управління документами
Локальні файлові системи
Забезпечення безпеки
Зберігання копій документів як зображень
Пошук інформації
Функція текстового індексатора
Організаційна структура
Секретар та учбова частина
Недоліки
Відсутність архіву

10.

Впровадження електронного архіву
Вибір програмного забезпечення
Вибір відповідного програмного забезпечення для електронного архівування.
Створення електронного архіву
Створення електронного архіву з урахуванням вимог законодавства та стандартів.
Переведення документів
Переведення паперових документів в електронний формат.
Навчання персоналу
Навчання персоналу роботі з електронним архівом.
Впровадження системи
Впровадження системи електронного архівування в роботу організації.

11.

Висновки
Впровадження електронного архіву та спеціальних програмних
продуктів по організації роботи з електронними документами в ТОВ
«Перший Учбовий Центр» дозволить оптимізувати процес
документообігу, підвищити ефективність роботи, забезпечити безпеку
та доступність інформації.
Дякую за увагу.