Панализ технологии обеспечения сохранности документов в муниципальном бюджетном учреждении «Архив города Березники»

1.

Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение
«Березниковский техникум профессиональных технологий»
Дипломная работа
АНАЛИЗ ТЕХНОЛОГИИ ОБЕСПЕЧЕНИЯ
СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В
МУНИЦИПАЛЬНОМ БЮДЖЕТНОМ
УЧРЕЖДЕНИИ «АРХИВ ГОРОДА
БЕРЕЗНИКИ»
Выполнила: студентка группы ДО-2-11
Надеждина Ирина Александровна

2.

АКТУАЛЬНОСТЬ ДИПЛОМНОЙ РАБОТЫ
Архивные
документы
являются
бесценным
информации о прошлом: для работы в настоящем и будущем
хранилищем

3.

ЦЕЛЬ ДИПЛОМНОЙ РАБОТЫ
Проанализировать технологию обеспечения сохранности
документов в МБУ «Архив города Березники».

4.

ЗАДАЧИ ДИПЛОМНОЙ РАБОТЫ
1. Рассмотреть теоретические основы обеспечения нормативных условий
хранения архивных документов.
2. Проанализировать организацию обеспечения сохранности документов в
МБУ «Архив города Березники».
3. Разработать рекомендации по совершенствованию технологий обеспечения
сохранности архивных документов МБУ «Архив города Березники».

5.

ОБЪЕКТ И ПРЕДМЕТ ИССЛЕДОВАНИЯ
1. МБУ «Архив города Березники».
2. Анализ технологии обеспечения сохранности документов в МБУ
«Архив города Березники».

6.

ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Система мероприятий, включающая рациональное размещение документов,
контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с
целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление
(реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и
внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.

7.

МЕРОПРИЯТИЯ ДЛЯ ОБЕСПЕЧЕНИЯ
СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
1. Создание материально-технической базы хранения документов;
2. Соблюдение нормативных условий.

8.

ХАРАКТЕРИСТИКА МБУ «АРХИВ ГОРОДА
БЕРЕЗНИКИ»
Архив
является
муниципальным
бюджетным
учреждением,
созданным муниципальным образованием для комплектования, учёта,
хранения и использования документов, поступивших в Архив на
любых видах носителей.

9.

ИСТОРИЯ МБУ «АРХИВ ГОРОДА
БЕРЕЗНИКИ»
Березниковский городской архив был образован в 1956 году и
располагался в полуподвальном помещении на Советском проспекте. С
февраля 2023 г. архив размещается в новом здании по адресу:
Пермский край, г. Березники, Советская площадь, д. 5.

10.

СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ МБУ «АРХИВ ГОРОДА БЕРЕЗНИКИ»
Входят архивные фонды и
архивные документы на любых видах носителей,
подлежащие постоянному и долговременному хранению: государственных учреждений;
организаций,
являющихся
источниками
комплектования
архива;
общественных
организаций; негосударственных организаций, средств массовой информации, документы
юридических и физических лиц, коллекции документов по истории муниципального
образования «Город Березники»; по личному составу ликвидированных организаций;
специальная документация; учётные документы, архивные справочники, информационные
базы данных, иллюстративные и др.

11.

ХАРАКТЕРИСТИКА ПОМЕЩЕНИЙ МБУ «АРХИВ
ГОРОДА БЕРЕЗНИКИ»
Хранилище всех документов расположено на 1 этаже здания. Оно разделено на
следующие зоны: 2 зоны работы с документами (основная и дополнительная) и зона
хранения документов. Основная зона работы отделена от хранилища стеклянными
перегородками и стеклянными дверями.
В основной зоне работы расположены рабочие столы, стулья, оргтехника
(компьютер, МФУ и др.). В зоне хранения расположены высокие металлические стеллажи
для хранения документации.

12.

СОБЛЮДЕНИЕ РЕЖИМОВ ХРАНЕНИЯ:

13.

14.

15.

16.

ОРГАНИЗАЦИЯ ОБЕСПЕЧЕНИЯ СОХРАННОСТИ
ДОКУМЕНТОВ В МБУ «АРХИВ ГОРОДА БЕРЕЗНИКИ»
Состав и содержание документов в МБУ «Архив города Березники»
соответствуют требованиям. Обеспечение сохранности организовано на
достаточно высоком уровне. Есть отклонения от требований по световому
режиму (нет жалюзи на окнах), по санитарно-гигиеническому режиму (нет
сеток на окнах), но они незначительны и их легко исправить.

17.

РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ
ТЕХНОЛОГИИ ХРАНЕНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ:
1. По световому режиму: естественное освещение в хранилищах
допускается рассеянным светом, при условии применения на окнах защитных
фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол.
2. По санитарно – гигиеническому режиму: открывающиеся в теплое
время года окна следует защищать сетками с диаметром ячеек не более 0,5
мм.

18.

3. Для повышения скорости систематизации документов и скорости
создания большой электронной базы, а также для ещё более высокого
уровня
качества
работы
рекомендуется
ответственности между работниками архива.
распределить
зоны

19.

4. Электронные документы на физически обособленных носителях
размещаются отдельно от других документов. Их рекомендуется
хранить раздельно по видам электронных носителей, в разных
коробках, боксах, ящиках, на разных полках шкафов.

20.

ВЫВОД
Я считаю, что цель моей дипломной работы достигнута путём
реализации поставленных в начале задач. Доказано, что для того,
чтобы обеспечить сохранность архивных документов, необходимо
следовать соответствующим требованиям и беспрекословно их
выполнять.

21.

Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение
«Березниковский техникум профессиональных технологий»
Дипломная работа
АНАЛИЗ ТЕХНОЛОГИИ ОБЕСПЕЧЕНИЯ
СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В
МУНИЦИПАЛЬНОМ БЮДЖЕТНОМ
УЧРЕЖДЕНИИ «АРХИВ ГОРОДА
БЕРЕЗНИКИ»
Документационное обеспечение управление и
архивоведение
ДО 2-11
Надеждина Ирина Александровна