08f6524ed71f4e9690b5a43cd79dfce0

1.

Тема 4. ПОРЯДОК ВЫДАЧИ
АРХИВНЫХ
ДОКУМЕНТОВ
ИЗ АРХИВОХРАНИЛИЩА

2.

1. Цели и сроки выдачи
архивных документов из
архивохранилища

3.

Архивные документы, находящиеся на хранении в
архивах, делятся по категориям доступа на
открытые, ограниченного доступа и на
хранящиеся на особых условиях доступа к ним.
Открытыми являются все архивные документы,
доступ к которым не ограничен международными
договорами, законодательством РФ, распоряжением
собственника или владельца документов, находящихся в частной собственности

4.

Открытые документы доступны всем юридическим и
физическим лицам (независимо от гражданства), а
документы ограниченного доступа или хранящиеся на
особых условиях могут быть доступны в
установленном для этой категории документов
порядке.
Архивные документы (в первую очередь
открытые) выдаются из архивохранилища только с
целью их временного использования:
- пользователями в читальном зале в ходе научных и
иных исследований;

5.

• работниками архива или организации в целом, в том
числе государственного или муниципального
архива;
• организациями-фондообразователями, передавшими
свои архивные документы в государственный или
муниципальный архив;
• сторонними организациями, получившими
архивные документы во временное пользование из
архива организации- фондообразователя;
• правоохранительными органами, органами суда и
прокуратуры и иными уполномоченными органами
для выполнения своих функций.

6.

Особо следует выделить использование архивных
документов, выданных из архивохранилища, в
выставочной деятельности (экспонирование
документов).
Архивные документы (дела) выдаются из
архивохранилищ также с целью проведения научнотехнической обработки или специальной
обработки, направленной на улучшение их
физического состояния (для реставрации и т.п.).

7.

Архивные документы могут выдаваться из архивохранилищ для проведения копирования с целью
создания страхового фонда и фонда пользования.
Научно-техническая и специальная обработка
документов, их копирование могут проводиться
сторонними организациями на основании
заключенного договора.

8.

Сроки при выдаче архивных
документов из архивохранилищ:
для использования архивных документов в читальном зале
пользователями — 1 месяц;
использования работниками организаций — 1 месяц;
фондообразователей (при выдаче дел из государственного
или муниципального архива) — 3 месяца;
сторонних организаций (при выдаче дел из архива
организации- фондообразователя) — 3 месяца;
экспонирования документов на выставке или в течение
срока, определенного договором о проведении выставки,
— 6 месяцев;

9.

использования особо ценных документов в читальном зале
пользователями — 2 недели;
экспонирование архивных документов — на срок,
определенный договором о проведении выставки;
правоохранительных органов, органов суда и прокуратуры и
иных уполномоченных органов (при выдаче дел из
государственного или муниципального архива) — 6 месяцев;
органов суда и прокуратуры (при выдаче дел из архива
организации-фондообразователя) — до прекращения дела
или вынесения судебного решения;
сторонних организаций — в течение срока, определенного
договором для копирования, научно-технической и
специальной обработки архивных документов.

10.

Продление установленных сроков выдачи архивных
документов из архивохранилищ во временное
пользование допускается с разрешения
руководителя государственного или
муниципального архива либо организации по
письменному подтверждению пользователя о
сохранности выданных документов

11.

2. Причины отказа в выдаче
архивных документов
Особо следует обратить
внимание на то, какие
категории документов и в
каких случаях не подлежат
выдаче из архивохранилищ.

12.

1. Не выдаются из архивохранилищ уникальные и
особо ценные документы, которые были
копированы и, соответственно, вошли в фонд
пользования. Именно копии фонда пользования и
выдаются пользователям.
2. Архивные документы, не прошедшие научнотехнической обработки (описания, оформления и
т.п.), не выдаются ни для использования, ни для
копирования с целью создания страхового фонда и
фонда пользования.

13.

3. Архивные документы, находящиеся в
неудовлетворительном физическом состоянии,
также не выдаются из архивохранилища, за редким
исключением на основании письменного разрешения
руководителя, государственного или
муниципального архива либо организации.

14.

3. Порядок оформления выдачи
архивных документов из
архивохранилища
Особо следует обратить
внимание на то, какие
категории документов и в
каких случаях не подлежат
выдаче из архивохранилищ.

15.

Выдача архивных документов из архивохранилища строго
регламентирована. Это объясняется тем, что
государственные и муниципальные архивы хранят
документы АФ РФ, в том числе уникальные и особо ценные.
Архивы организаций хранят архивные документы с разными
сроками хранения. Но и в первом и во втором случае порядок
выдачи документов должен соответствовать требованиям
названных правил.

16.

В государственных и муниципальных архивах архивные документы из архивохранилищ выдаются только по
письменному разрешению руководства. Есть некоторые
различия в оформлении разрешений на выдачу архивных
документов в читальный зал или организациям. Так,
например, разрешение на выдачу архивных документов в
читальный зал для пользователей или работников государственного или муниципального архива в рабочие
помещения подписывает заведующий архивохранилищем или
отделом обеспечения сохранности. Во всех остальных
случаях требуется письменное разрешение руководителя
архива или его заместителя.

17.

Руководство государственного или муниципального архива
определяет состав дел, которые подлежат полистной проверке
наличия и состояния документов перед выдачей их из
архивохранилища и при возврате обратно. Такое решение
руководство принимает после рассмотрения данного вопроса
на заседании научно-методической комиссии архива.

18.

Полистной проверке до выдачи и после возвращения
подлежат:
уникальные и особо ценные документы;
документы с художественными и дорогостоящими
элементами оформления (драгоценными камнями, металлом
и т.п.);
неоформленные должным образом дела (не
сброшюрованные, не имеющие листов-заверителей и т.п.);
дела, которые могут представлять интерес для
коллекционеров (с уникальными автографами, гербовыми
знаками и печатями, открытками и конвертами с адресами и
марками и т.п.).

19.

Все дела, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь:
проставленный на обложке архивный шифр;
пронумерованные листы;
лист-заверитель;
лист использования.
Отметка о проведенной полистной проверке ставится в листезаверителе, который находится в конце дела после документов.

20.

Выдача архивных дел из архивохранилища
оформляется установленными документами:
• заказ (требование) на выдачу архивных документов
в читальный зал или сотрудникам для
использования в служебных целях;
• акт о выдаче документов во временное
пользование сторонним организациям, в том числе
правоохранительным органам, органам суда и
прокуратуры или иным уполномоченным органам,
а также для экспонирования документов на
выставках;

21.

• карта-заместитель, помещаемая на место каждого
выданного из архивохранилища дела и изымаемая
после его возвращения;
• книга выдачи архивных документов во временное
пользование. Выдача документов в лабораторию
или архив фиксируется следующими документами:
• заказом на проведение работ по копированию для
страхового фонда, фонда пользования или
реставрации;
• книгой выдачи архивных документов в
лабораторию и др.

22.

Спасибо
за внимание!