Лекция+4.+Требов+к+оформл+док.+Бланки+документов

1.

Бланк документа – лист бумаги или электронный
шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора
официального документа.
Электронный шаблон бланка – это бланк документа,
представленный в электронном виде. Как правило,
электронные шаблоны бланков используются
организациями вместо бланка на бумажном носителе,
изготовленном типографским способом.
Для изготовления бланков документов, согласно
ГОСТ Р 7.0.8:
используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм),
A5 (148 x 210 мм);
для изготовления бланков резолюций используется
бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148).

2.

Устанавливаются следующие виды бланков документов
организации:
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа.

3.

Классификация бланков документов

4.

Нормативными
правовыми
актами
организации
устанавливаются виды применяемых бланков и их
разновидности:
бланк письма структурного подразделения,
бланк письма должностного лица,
бланк приказа,
бланк распоряжения,
бланк протокола и др.

5.

Каждый лист документа, оформленный на бланке или
без него, должен иметь поля не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения
должны иметь левое поле не менее 30 мм.

6.

Бланки формата А5 используются весьма ограничено,
главным образом, для оформления:
справок,
доверенностей,
служебных записок.
Формат А4 для большей части организационнораспорядительной документации используется:
приказы,
распоряжения,
положения,
инструкции,
протоколы,
деловые письма и др.

7.

Реквизиты 05, 06, 07, 08, 09, 13, ограничительные отметки
для реквизитов 10, 11, 12 в пределах границ зон
расположения реквизитов размещаются одним из
способов:
05 - наименование организации - автора документа;
06 - наименование структурного подразделения - автора документа;
07 - наименование должности лица - автора документа;
08 - справочные данные об организации;
09 - наименование вида документа;
10 - дата документа;
11 - регистрационный номер документа;
12 - ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
13 - место составления (издания) документа;
- центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов
равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой
границы зоны расположения реквизитов).

8.

Пример: Расположение реквизитов на
титульном листе документа

9.

Бланки документов
оформляются в
соответствии с
Приложением Б.
Ориентировочные
границы зон
расположения
реквизитов
обозначены
пунктиром. Каждая
зона определяется
совокупностью
входящих в нее
реквизитов.

10.

В зависимости от расположения реквизитов
устанавливается два варианта бланков - угловой
(рисунок Б.1) и продольный (рисунок Б.2).

11.

Для бланков резолюций стандартом установлены
бланки формата А5 и А6 (Пример 1).
Положение о размерах служебных полей документа
дополнено требованием, по которому в документах со
сроком хранения свыше 10 лет (распорядительные
документы, локальные нормативные акты, по личному
составу и др.)
Левое поле должно быть не менее 30 мм. Это позволит
аккуратно сшить документы в дела, не захватывая
часть текста.

12.

Для бланков
резолюций
стандартом
установлены бланки
формата А5 и А6

13.

Организации используют бланки документов, изготовленные
на бумажном носителе (бланки документов федеральных
органов государственной власти с воспроизведением
Государственного
герба
Российской
Федерации
изготавливаются
полиграфическими
предприятиями,
имеющими сертификаты о наличии технических и
технологических
возможностей
для
качественного
изготовления
указанного
вида
продукции)
и/или
электронные шаблоны бланков.
Стандарт подчеркивает, что воспроизводить изображение
Государственного герба Российской Федерации можно
только на бумажном носителе. Требования к изготовлению
таких бланков установлены постановлением Правительства
РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления,
использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с
воспроизведением Государственного герба Российской
Федерации» (далее – Постановление № 1268).

14.

15.

Важно!
Бланки на бумажном носителе и электронные
шаблоны бланков должны быть идентичны по
составу реквизитов, порядку их расположения,
гарнитурам шрифта.
Бланки документов на бумажном носителе и
электронные шаблоны бланков изготавливаются
на основании макетов бланков, утверждаемых
руководителем организации.
Бланки документов следует изготавливать на
белой бумаге или бумаге светлых тонов.
Электронные шаблоны бланков документов
должны быть защищены от несанкционированных
изменений.

16.

Общий бланк используется для изготовления любых видов документов,
кроме делового (служебного) письма.
Общий бланк может содержит следующие реквизиты:
01 – «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб
субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак)
муниципального образования)»;
02 – «Эмблема»;
03 – «Товарный знак (знак обслуживания)»;
05 – «Наименование организации – автора документа»;
06 – «Наименование структурного подразделения – автора
документа»;
07 – «Наименование должности лица – автора документа»;
13 – «Место составления (издания) документа»;
реквизиты, для которых на бланках проставляются
ограничительные отметки для границ зон:
10 – «Дата документа»;
11 – «Регистрационный номер документа»;
16 – «Гриф утверждения документа»;
17 – «Заголовок к тексту».

17.

Общий бланк

18.

Бланк письма включает в себя следующие реквизиты:
01 – «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта
Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального
образования)»;
02 – «Эмблема»;
03 – «Товарный знак (знак обслуживания)»;
05 – «Наименование организации – автора документа»;
06 – «Наименование структурного подразделения – автора документа»;
07 – «Наименование должности лица – автора документа»;
08 – «Справочные данные об организации»;
реквизиты,
для
которых
на
бланках
проставляются
ограничительные отметки для границ зон:
10 – «Дата документа»;
11 – «Регистрационный номер документа»;
12 – «Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего
документа»;
15 – «Адресат»;
17 – «Заголовок к тексту».

19.

Пример: Бланк письма структурного
подразделения

20.

Пример: Образец продольного бланка
письма организации

21.

Пример: Бланк письма

22.

Бланк конкретного вида документа включает
в себя следующие реквизиты:
01 – «Герб (Государственный герб Российской Федерации,
герб субъекта Российской Федерации, герб
(геральдический знак) муниципального образования)»;
02 – «Эмблема»;
03 – «Товарный знак (знак обслуживания)»;
05 – «Наименование организации – автора документа»;
06 – «Наименование структурного подразделения – автора
документа»;
07 – «Наименование должности лица – автора
документа»;
09 – «Наименование вида документа»;
13 – «Место составления (издания) документа»;

23.

Реквизиты, для которых на бланках проставляются
ограничительные отметки для границ зон:
10 – «Дата документа»;
11 – «Регистрационный номер документа»;
16 – «Гриф утверждения документа»;
17 – «Заголовок к тексту».

24.

Пример: Бланк конкретного вида
документа

25.

Бланк письма должностного лица должен содержать
реквизит 07 «Наименование должности лица – автора
документа». Этот реквизит также используется в бланках
распорядительных документов (распоряжений, приказов),
издаваемых руководителями субъектов Российской
Федерации и главами муниципальных образований
Например:
бланки распоряжений губернаторов,
распоряжений глав городов, районов и др.
муниципальных образований
Его применяют и в бланках распорядительных
документов (распоряжений), издаваемых руководителями
самостоятельных
структурных
подразделений
организаций,
если
руководитель
структурного
подразделения наделен таким правом.

26.

Пример: Бланк конкретного вида
документа должностного лица

27.

Пример: Бланк письма должностного лица

28.

Бланк конкретного вида документа структурного
подразделения должен содержать реквизит 06 «Наименование
структурного подразделения – автора документа» (Пример 10).

29.

В органах власти и организациях субъектов Российской
Федерации, использующих наряду с русским языком как
государственным языком Российской Федерации
государственный язык (государственные языки) республик
в составе Российской Федерации, используются бланки
документов на русском языке и государственном языке
(языках) республик в составе Российской Федерации:
угловые (реквизиты бланка располагаются на одном
уровне:
на русском языке - слева,
на государственном языке (языках) республик в составе
Российской Федерации - справа) или продольные (все
реквизиты бланка на русском языке - сверху,
ниже - все реквизиты бланка на государственном языке
(языках) республик в составе Российской Федерации).

30.

Для переписки с иностранными корреспондентами
используют бланки на двух языках - русском и
английском (приложение В.8) или ином иностранном
языке.

31.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!
В связи с вступлением в силу нового ГОСТ организации не
обязаны вносить изменения в бланки документов, если в этом
нет необходимости.
Если организация все же примет решение о разработке новых
бланков, то алгоритм действий может быть таким:
1. Руководитель организации поручает службе делопроизводства
разработать новые образцы (макеты) бланков.
2. Служба делопроизводства организует разработку макетов
(образцов) бланков документов (разрабатывает самостоятельно
или прибегает к услугам специализированной организации).
3. Руководитель организации утверждает приказом новые
образцы бланков со следующей формулировкой:
Если в это же время разрабатывается инструкция по
делопроизводству, новые образцы бланков можно включить
в инструкцию.
4. Административно-хозяйственная служба заказывает печать
бланков в типографии, или специалисты по информационным
технологиям организации готовят на основании утвержденных
макетов электронные шаблоны бланков.

32.

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!
УСПЕХОВ В ОБУЧЕНИИ!
Кузьмина Анна Александровна
эл. почта:[email protected]