Watchman Process Mining 060223 (2)

1.

T1 WATCHMAN
PROCESS MINING
1
Т1 Консалтинг

ГРУППА Т1
СЕГОДНЯ
Группа Т1 — многопрофильный холдинг,
один из лидеров российского ИТ-рынка.
Предоставляет полный спектр ИТ-услуг
для реализации высокотехнологичных
проектов с учетом отраслевой специфики
заказчиков
КЛЮЧЕВЫЕ ОТРАСЛИ
Государственный сектор
Финансовый сектор
87,7
18 000+
выручка в 2021-м году
ИТ-профессионалов
2
8
млрд руб.
место
место
рейтинг TAdviser100:
Крупнейшие поставщики
ИТ-услуг 2021
рейтинг TAdviser100:
Крупнейшие ИТ-компании
в России 2022
Прорыв года 2021
TAdviser
Компания года 2021
CNews Awards
Промышленность
Коммуникации и медиа
Топливно-энергетический
комплекс
Транспорт и логистика
Ритейл и услуги
2
Т1 Консалтинг

3.

PROCESS MINING ЭТО
Восстановление на основе данных реальных процессов, работающих в компании
3
Т1 Консалтинг
РЕГЛАМЕНТНЫЙ
ПРОЦЕСС
О ЧЕМ ГОВОРЯТ
СОТРУДНИКИ
PROCESS
MINING
20-30%*
40-50%
80-100%

4.

ЧТО ДЕЛАЕТ
Т1 WATCHMAN
Что отслеживает Process Mining:
Время выполнения
процесса и отд. шагов
Трудозатраты:
деньги, чел./дни
Контроль соответствия
эталонному процессу
Производительность
ресурсов
Позволяет увидеть и понять жизненный путь любого
анализируемого объекта (кредитной заявки, платежного поручения и
т.д.) как в отдельности, так и по всей совокупности объектов
4
Т1 Консалтинг

5.

ПРОЦЕССНАЯ АНАЛИТИКА ПОМОГАЕТ РЕШАТЬ ЗАДАЧИ БИЗНЕСА
В СЛОЖНЫХ И ИЗМЕНЯЮЩИХСЯ УСЛОВИЯХ
ДОСТИЖЕНИЕ ЭКОНОМИИ
СОКРАЩЕНИЕ ТРУДОЗАТРАТ
15 FTE за счет оптимизации ППМ,
сокращения излишних изменений
и актуализации системных настроек
10% снижение трудозатрат
на создание и обработку заказа
за счет автоматизации действий
27-98 млн р./год за счет фиксации даты
оплаты счетов, обновления плановых сроков
отгрузки и стандартизации условий оплат
разного характера
СНИЖЕНИЕ РИСКОВ И ВЫЯВЛЕНИЕ НЕДОБРОСОВЕСТНЫХ ДЕЙСТВИЙ
ПОВЫШЕНИЕ СКОРОСТИ
13 дней сокращение времени
на обработку счетов от своевременного
обновления прайс-листов
по промо-акциям
500 млн р./год от повышения
выкупаемости заказов за счет
оптимизации маршрутов
и оперативной реакции
72-252 млн р./ год предотвращено
потерь от мошеннических схем с акциям
40% сокращение цикла
согласования договоров
за счет изменения маршрутов
и автоматизации проверок
25 млн р./год за счет
инициатив по снижению случаев
не выставления счетов
при отгрузке
КЕЙС 1.СНИЖЕНИЕЗАТРАТНАЭТАПЕ «РАБОТА С АНКЕТОЙ»: СОКРАЩЕНИЕ ПОВТОРОВ ОПЕРАЦИЙ ПРОЦЕССА
АНАЛИЗ ПРОЦЕССА
ГИПОТЕЗА
+ >55% операций этапа (2,12 млн из 3,83 млн) повторяющиеся
Вероятными причинами повторных обращений
к анкете могут быть:
в процессе 2 и более раз
+ В процессе имеют место два типа повторов операций. Первый —
повторное выполнение операций подряд, например нажатие
и ожидание отклика системы на одну и ту же кнопку несколько раз
+ Второй — повторы из-за ошибок пользователя/системы, сбоев
системы, случайных нажатий
5
Т1 Консалтинг
+ технические ошибки
+ неудобство интерфейса
+ ошибки в бизнес-процессе, в результате чего
необходимо совершать несколько обращений к
анкете
ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ЭФФЕКТ
8,4 млн
р./год
Экономия за счет сокращения
трудозатрат (FTE) благодаря
исключению млн руб./год повторов
на этапе «Работа с анкетой»

6.

ПРОЦЕССНАЯ АНАЛИТИКА ПОМОГАЕТ РЕШАТЬ ЗАДАЧИ БИЗНЕСА
В СЛОЖНЫХ И ИЗМЕНЯЮЩИХСЯ УСЛОВИЯХ
КЕЙС 2. ДОРОГИЕЦИКЛЫ ПРОЦЕССА: ВОЗВРАТИЗПРОВЕРКИ ДЛЯ УТОЧНЕНИЯ ДАННЫХ
АНАЛИЗ ПРОЦЕССА
ГИПОТЕЗА
+ Из 39 800 (19%) Анкет с положительным лимитом, отправленных
Значительное увеличение
клиентского времени процесса
приводит к увеличению затрат
на 44% и к оттоку 1986 Клиентов
на проверку 7874 Анкеты отправлены на Уточнение данных
+ Из отправленных на уточнение по 1135 (14%) Анкетам было отказано
Клиенту после проверки СБ. По 4753 (60%) Анкетам Кредит был выдан.
Остальные Анкеты — 1986 (25%) Отказ клиента
ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ЭФФЕКТ
7,9 млн
р./год
Достигается за счет исключения
оттока клиентов по причине
задержек при проверках
(без учета процентного дохода)
+ Среднее клиентское время процесса увеличивается с 1 до 30 дней
+ Средняя стоимость процесса увеличивается с 438 до 982 р. (на 44%)
КЕЙС З. СОКРАЩЕНИЕ ГИБКОСТИ ПРОЦЕССА: УМЕНЬШЕНИЕ КОЛИЧЕСТВАВОЗМОЖНЫХ СЦЕНАРИЕВ ЕГО ПРОХОЖДЕНИЯ
АНАЛИЗ ПРОЦЕССА
ГИПОТЕЗА
+ В ходе анализа выполняемых работ, выявлены факты недостаточной
+ Основной причиной увеличения
стандартизации в работе, что приводит к перерасходу затрачиваемых
ресурсов и возможному оттоку клиентов из-за длительного времени
рассмотрения кредитных заявок. Для проведения анализа были выбраны
две точки продаж с наибольшими продажами по выбранному продукту
+ Первая ТП с наибольшим количеством выданных кредитов: выявлено
57 сценариев прохождения процесс
+ Вторая ТП следующая по количеству выданных кредитов: выявлено
19 сценариев прохождения процесса
6
Т1 Консалтинг
количества сценариев обработки Анкеты
является гибкость информационной
системы
+ Возможность выполнения оформления
+ Кредита различными способами
+ Контроль качества выполнения
предыдущего этапа на следующем
ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ЭФФЕКТ
17,5 млн
р./год
Анализ каждого сценария выполнения
процесса, выбор и распространение
наиболее качественных, снижает
технологическое время процесса,
что дает экономию за счет сокращения
трудозатрат (FTE)

7.

ПРИМЕРЫ
Компания
Область оптимизации
Банк из ТОП-5
Открытие счетов
Кредитные заявки
25% – снижение времени рассмотрения заявок
14% – снижение уровня потери клиентов
Обслуживание
клиентов
До 80% увеличилось количество идеально выполненных поставок (было 2%)
До 92% возросло число вовремя совершенных платежей (было 65%)
20% – сокращение периода «от заказа до оплаты»
Обслуживание
клиентов
10% – снижение общего времени обслуживания
24% – снижение количества ошибок
48% – снижение количества шагов до решения
Закупки
Т1 Консалтинг
30% – снижение времени открытия счетов
33 п.п. – увеличение вовремя открытых счетов
Четырёхкратное снижение времени обработки кредитных заявок
Обслуживание
клиентов
Роботизация
ручных операций
7
Результат
Повышение уровня автоматизации на 24%. Уменьшение переделок на 11%
На 10 миллионов меньше ручных операций в год
Отслеживание 200 000 активностей в 1500 отчетах
$ 2,6 млн в виде упущенных скидок
$ 5,78 млн в виде просроченных штрафов
Сокращение переделок на 15% с экономией $ 849 тыс.

8.

СЦЕНАРИИ ПРИМЕНЕНИЯ PROCESS MINING МОГУТ ОТЛИЧАТЬСЯ В ЗАВИСИМОСТИ
ОТ ЦЕЛЕЙ И ЗАДАЧ БИЗНЕСА – МЫ АДАПТИРУЕМ ТЕХНОЛОГИЮ ПОД ВАШИ ПОТРЕБНОСТИ
Задача 1
Задача 2
Диагностика as-is
и стандартизация процесса
Задача 3
Контроль процесса
и снижение рисков
Диагностика «as-is»
состояния и построение
текущей модели бизнеспроцесса на базе процессной
аналитики
Задача 4
Сквозная оптимизация
и построение целевых
процессов
Формирование системы КПЭ
по управлению процессом
Анализ процесса
на соответствие
установленным регламентам
или их изменениям
Оценка вариативности
процесса и разработка
рекомендаций
по стандартизации
Автоматизированное
тестирование контрольных
процедур в процессе
и корректности работы
ИТ-системы
Выявление обходов
процедур контроля
и рисков бизнес-процесса
Разработка рекомендаций
по усилению контрольной
среды
Создание инструмента
для сквозного анализа
процесса и непрерывного
улучшения
Исследование потенциала
по оптимизации ключевых
характеристик процесса
(скорость, автоматизация,
трудозатраты, качество и т.д.)
Разработка оптимизационных
решений и/или целевой
модели процесса
Сквозное обследование
процесса и проектирование
перечня взаимосвязанных
процессных метрик (КПЭ)
для управления
эффективностью
Внедрение и настройка
системы по непрерывному
мониторингу эффективности
процесса
Задача 5
Мониторинг качества
запуска новых процессов/
ERP систем
Подтверждение соответствия
фактических процессов
спроектированным
и ключевым требованиям
Контроль изменения
процессных метрик
до и после трансформации /
миграции
Поиск ошибок реализации
новой ERP системы,
влияющих на бизнес-процесс
Управление процессами на базе технологии Process Mining
Опции
применения
технологии
8
Т1 Консалтинг
1 Аналитика, как сервис (AaaS)
Выгрузка и обработка данных
Построение модели данных в инфраструктуре TeDo
Разовая диагностика процессов с привлечением
внешних экспертов
2
Внедрение инструмента и создание Центра Компетенций (ЦК)
• Подключение к системам источникам
• Построение модели данных в инфраструктуре Компании
• Развитие внутренней экспертизы по эффективности процессов
на базе технологии Process Mining

9.

ОБЛАСТИ ПРИМЕНЕНИЯ
ТЕХНОЛОГИИ PROCESS MINING
ЗАКУПКИ
у
которых нет по скорости
ПРОДАЖИ
у
ЛОГИСТИКА И УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ
ых нет по скорости
Поиск «узких» мест процесса в области
бюджетирования закупок, проблем в создании
или согласовании заказов поставщикам или
оценки эффективности работы поставщиков.
Выявление нестандартных способов исполнения
заказов и задержек при отгрузках товара
Анализ возможностей компании
по управлению товарным запасом
Анализ скорости выявления счетов клиентам,
контроль недополученной выручки
Анализ взаимодействия с поставщиками
и динамики изменения цен
Анализ эффективности поставок и качества
обслуживания клиентов
Выявление причин затоваривания склада
или неэффективных складских операций
(напр. излишних складских перемещений)
Контроль качества приема ТМЦ
и своевременности заведения счетов
Анализ изменения заказов и степени
автоматизации процесса
Оценка дополнительных расходов
на обслуживание сверхнормативных запасов
Анализ изменений документов цепочки поставок
и степени автоматизации процесса
Сравнительный анализ эффективности
складских помещений одной Компании
Анализ процесса и объемов утилизации запасов
РЕМОНТЫ
у
9
которых нет по скорости
которых нет по скорости
ФИНАНСЫ И ОТЧЕТЫ
УПРАВЛЕНИЕ КАДРАМИ, ИТ И ОЦО
у
которых нет по скорости
ых нет по скорости
Анализ процесса ремонта оборудования
и выявления «узких» мест
Анализ разгрузки и эффективности
работы ОЦО, HR и ИТ функций
Управление кредиторской/дебиторской
задолженностью, а также функциями казначейства
Выявление причин простоев и отклонений
от регламентных процедур
Анализ процесса приема и увольнения
сотрудников
Управление документооборотом Компании
Анализ процесса закупки и замены запчастей,
соблюдения обязательных этапов согласования
и длительности из исполнения
Анализ затрат и выявление нестандартных
выплат сотрудникам без согласования
Контроль оборачиваемости капитала и повышение
эффективности проведения/ поступления оплат
Анализ процесса управления инцидентами
и заявками на обслуживание и выявление
отклонений от регламентных процедур
Контроль соблюдения отсрочки платежа
Выявление задублированных платежей и оценка
платежной дисциплины клиентов
Расчет показателей эффективности
и контроль их соблюдения
Анализ процесса на предмет реализованных
конфликтов полномочий
Анализ взаимодействия с поставщиками
оборудования и запчастей
Оценка дополнительных расходов
на обслуживание оборудования
Т1 Консалтинг

10.

КАК РАБОТАЕТ
ТЕХНОЛОГИЯ
ЦЕПОЧКА СОБЫТИЙ
Создание
заявки
№Заявки
1002
1002
1003
…
Согласование
куратора
Событие
Время
Ввод заявки
2017-11-13 11:04:41
Авто-проверка 2017-11-13 12:01:13
Ввод заявки
2017-11-14 09:15:00
№Заказа
1003
1002
…
Согласование
сток-контролера
Событие
Успешная проверка
Отказ
Время
2017-11-16 13:05:13
2017-11-17 19:18:00
БАЗА ДАННЫХ №1
PROCESS
MINING
10
Т1 Консалтинг
Распределение
заявки
Иные
активности
№ Заказа
1001
1001
1002
…
Событие
Товар поступил
Возврат товара
Проверка
Поступление
на склад
Время
2017-11-19 14:05:19
2017-11-19 14:12:00
2017-11-19 16:04:03
БАЗА ДАННЫХ №2
№ Заявки
…
1002
1002
1003
1003
1002
1001
1001
1002
CRM
Событие
Время
Ввод заявки
Автопроверка
Ввод заявки
Успешная проверка
Отказ
Товар поступил
Печать документов
Возврат товара
2017-11-13 11:04:41
2017-11-13 12:01:13
2017-11-14 09:15:00
2017-11-16 13:05:13
2017-11-17 19:18:00
2017-11-19 14:05:19
2017-11-19 14:12:00
2017-11-19 16:04:03

Watchman Process Mining 060223 (2)

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.