Совершенствование системы документационного обеспечения управления архива

1.

Сибирский
государственный
индустриальный
университет
Институт передовых инженерных технологий
Кафедра менеджмента качества и инноваций
ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА
«Совершенствование системы документационного
обеспечения управления архива ФГБОУ ВО «Сибирский
государственный индустриальный университет»»
Новокузнецк
2024 г.
Выполнили: обучающиеся
гр. ЭД-20
Джабатаева А.Т
Марченко И.Д
Осинцева Д.А
Присяжнюк Я.В
Руководитель:
к.т.н., доцент
Морин С.В.

2.

Актуальность, цель и задачи выпускной квалификационной
работы
Актуальность ВКР – заключается в возможности студентов применять свои знания на
практике и интегрировать их в свою будущую профессиональную деятельность. Кроме
того, выпускная работа способствует развитию навыков работы в коллективе.
Цель ВКР – совершенствование системы документационного обеспечения управления
архива СибГИУ.
Задачи ВКР:
1. Изучить общие сведения о СибГИУ.
2. Проанализировать структуру организации.
3. Собрать сведения об отделе делопроизводства.
4. Провести аудит организации работы архива.
5. Разработать документы, направленные на совершенствование работы архива.
2

3.

Общая информация ФГБОУ ВО СибГИУ
В настоящее время в структуру университета входят:
10 институтов;
25 кафедр;
15 центров;
Подготовительное отделение;
Университетский колледж.
Архив СибГИУ не является самостоятельным структурным подразделением, а
находится в подчинении отдела делопроизводства, который непосредственно
подчиняется ректору СибГИУ.
3

4.

Основные задачи отдела делопроизводства СибГИУ
контроль за его исполнением в университете в соответствии с нормативно-правовыми актами;
организация документооборота в университете;
комплектование архива СибГИУ документами, законченными делопроизводством;
обеспечение сохранности документов архива СибГИУ;
организация использования хранящихся в архиве документов СибГИУ.
4

5.

Организация работы архива
Принятие и хранение законченных
делопроизводством дел постоянного и
временного хранения и поличному
составу
Ведение учета использования
документальных материалов архива
Функции
Учет и обеспечение сохранности
документальных материалов СибГИУ
Принятие участия в работе экспертной и
экспертно-методической комиссий
СибГИУ
В архив передаются документы из следующих структурных подразделений:
Отдел делопроизводства;
Отдел документационного сопровождения обучающихся;
Отдел кадров;
Отдел бухгалтерского учета;
Отдел охраны труда;
Отдел аспирантуры и докторантуры.
В архивах выпускающих кафедр хранятся студенческие работы за весь период обучения,
которые утилизируются по истечению срока хранения.

6.

Этап инициации. Реестр заинтересованных сторон
Заинтересованные стороны
(участники) проекта
Заказчик
Наименование организации
Ф.И.О представителя
Федеральное государственное
бюджетное образовательное учреждение
высшего образования «Сибирский
государственный индустриальный
университет»/Юрьев А.Б.
Интересы заказчика
Владение и пользование результатами
проекта
Менеджер
СибГИУ
Марченко И.Д.
Успешный результат данного проекта
Команда проекта
СибГИУ, Джабатаева А.Т. СибГИУ,
Осинцева Д.А.
СибГИУ, Присяжнюк Я.В.
Успешная реализация
Получение положительной оценки
Повышение собственного авторитета

7.

Этап инициации. Фрагмент Устава проекта
7

8.

Этап планирования. Матрица распределения ответственности

9.

Этап планирования. Иерархическая структура работы
1 Инициация проекта
1.1 Формирование проектной группы, распределение видов работ.
1.2 Формирование информационной среды взаимодействия членов команды проекта.
1.3 Определение цели и задач проекта, сбор информации.
2 Планирование проекта
1.1 Анализ вариантов решения проблемы.
1.2 Оформление технического задания.
1.3 Согласование бюджета.
3 Реализация проекта
3.1 Провести аудит организации работы архива.
3.2 Разработать документы, направленные на совершенствование работы архива.
4 Завершение проекта
4.1 Защита результатов проекта.
4.2 Анализ результатов проекта.

10.

Этап планирования. Диаграмма Ганта

11.

Этап планирования. Бюджет
Ресурсы
Стоимость,руб
1. Компьютер (ноутбук) с
выходом в интернет
300\мес
2. Печать ВКР
300
3.Печать разработанных
документов
800
Итого
2000
11

12.

Этап планирования. Риски.
Наименование
Риска
Сфера риска
Тип риска
Конфликты в команде проекта
Невыполнение порученной работы
одним из членов команды
Внутренний, полностью управляемый
Нехватка времени
Неумение распределять время,
правильно расставлять приоритеты
Внешний, частично управляемый
Потеря данных
Невнимательность члена команды за
сохранность документа
Внутренний, неуправляемый
12

13.

Этап планирования. Карта рисков.
Р1 – конфликты в команде, Р2 – нехватка
времени, Р3 – потеря данных
k возд
0,7
0,6
0,5
0,4
0,3
0,2
0,1
Р2
Р1
Р3
0,1
0,2
0,3 0,4 0,5
0,6
0,7
р возн
13

14.

Аудит архива СибГИУ
Наименование документа
Положение
об
отделе
делопроизводства
2.
Положение
об
экспертной
комиссии
3.
Должностная
инструкция
архивариуса
4. Номенклатура дел
1.
Наличие
(+) /
отсутствие
(-)
+
–
и
поступления
7. Описи дел, документов
8. Реестр описей дел, документов
9. Дело фонда
10. Регламент организации хранения
документов
Сроки
разработки
Архив входит в состав отдела делопроизводства, поэтому не требует отдельного положения
Требует создания ЭК и оформления сопровождающих документов – приказа о создании ЭК и До
приказа об утверждении положения об ЭК
25.06.2024
+
–
5. Книга учета
выбытия дел
6. Лист фонда
Примечание
Разрабатывается в соответствии с Перечнем документов, образующихся в процессе До
деятельности Министерства науки и высшего образования Российской Федерации и 25.06.2024
подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения 2023 г.
+
+
+
+
+
–
Разрабатывается в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и До
использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных 25.06.2024
документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях 2023
г.

15.

Фрагмент проекта регламента
Структура документа «Регламент организации
хранения архивных документов»
1.Общие положения.
2.Требования к температурно-влажностному
режиму.
3.Требования к световому режиму.
4.Требования
к
санитарно-гигиеническому
режиму.
5.Требования к противопожарному режиму.
6.Требования к размещению документов.
15

16.

Проект приказа о создании экспертной комиссии
Приказ о создании экспертной комиссии
Министерство науки и высшего образования Российской Федерации
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего образования
«Сибирский государственный индустриальный университет»
ПРИКАЗ
«___» ____________ 20__ г.
№ ___________
г. Новокузнецк
О создании экспертной комиссии в
ФГБОУ ВО «СибГИУ»
С целью организации и проведения работы по экспертизе ценности документов,
определению сроков хранения и отбору документов на постоянное хранение и уничтожение
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Создать экспертную комиссию в составе:
1.1. Председатель комиссии – проректор по учебной работе Корнев Е.С.
1.2. Члены комиссии:
начальник отдела кадров Миронова Т.А.;
главный юрист Акст М.Ю.;
начальник отдела делопроизводства Румянцева Т.Ю.;
начальник отдела документационного сопровождения обучающихся Посмитная П.А.;
начальник управления образовательной деятельности и информационно-аналитического
мониторинга Иванова Е.В.;
архивариус Джабатаева А.Т.
2. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
16

17.

Фрагмент проекта положения об экспертной комиссии
Положение об экспертной комиссии
Министерство науки и высшего образования Российской Федерации
Структура документа «Положение об
Экспертной комиссии»
1.Общие положения.
2.Функции ЭК.
3.Права ЭК.
4.Организация работы ЭК.
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего образования
«Сибирский государственный индустриальный университет»
УТВЕРЖДАЮ
Ректор
_________И.О. Фамилия
«__»________ 20__г.
ПОЛОЖЕНИЕ
Об Экспертной комиссии
№ __
Новокузнецк
2024
17

18.

Фрагмент проекта приказа об утверждении положения об
экспертной комиссии
Приказ об утверждении положения об экспертной комиссии
Министерство науки и высшего образования Российской Федерации
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего образования
«Сибирский государственный индустриальный университет»
ПРИКАЗ
«___» ____________ 20__ г.
№ ___________
г. Новокузнецк
Об утверждении Положения об
экспертной комиссии ФГБОУ ВО
«СибГИУ»
С целью организации и проведения работы по экспертизе ценности документов,
определению сроков хранения и отбору документов на постоянное хранение и уничтожение
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить Положение об экспертной комиссии (Приложение 1).
2. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Ректор
_____________
А.Б. Юрьев
Рассылается:
Подготовлено:
Начальник отдела делопроизводства
_____________
Т.Ю. Румянцева
Согласовано:
Главный юрист
_____________
М.Ю. Акст
Начальник отдела кадров
_____________
Т.А. Миронова
18

19.

Фрагмент проекта сводного перечня
Министерство науки и высшего образования Российской Федерации
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего образования
«Сибирский государственный индустриальный университет»
УТВЕРЖДАЮ
Ректор
_________И.О. Фамилия
«__»________ 20__г.
СВОДНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ НАИМЕНОВАНИЙ ДЕЛ, ФОРМИРУЕМЫХ В
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
Новокузнецк
2024
19

20.

Выводы
При написании выпускной квалификационной работы была достигнута
главная цель: разработаны документы, направленные на совершенствование
системы документационного обеспечения управления архива СибГИУ.
Для достижения поставленной цели были решены следующие задачи:
1. Изучены общие сведения о СибГИУ.
2. Проанализирована структура организации.
3. Собраны сведения об отделе делопроизводства.
4. Проведен аудит организации работы архива.
5. Разработаны документы, направленные на совершенствование работы
архива.
20

21.

Спасибо за внимание!