Подразделение по формированию договоров с внешними контрагентами

1.

Вы руководитель подразделения 2 - ФОРМИРОВАНИЕ
ДОГОВОРОВ С ВНЕШНИМИ КОНТРАГЕНТАМИ
Подразделение по формированию договоров
с внешними контрагентами (далее — Подразделение)
выполняет ключевую
и регулярную задачу: подготовку, согласование
и управление договорами, заключаемыми
с внешними организациями. Эффективность
выполнения этих процессов зависит
от взаимодействия с двумя другими подразделениями:
Отделом автоматизации (ОА) и Юридическим отделом
(ЮО)
Целью принятия решений является разработка
управленческого решения для оптимизации процесса,
устранения "узких мест", минимизации ошибок и
повышения общей эффективности

2.

Проблемы персонала
• Высокая текучесть кадров в подразделении 2 (+15% за
последние 6 месяцев)
• Снижение удовлетворенности персонала
(52% сотрудников заявили о перегрузке
на последних опросах)
• 20% сотрудников рассматривают увольнение
Внешние требования
• Вышестоящие органы требуют выполнения
Показателей (кол-во подготовленных договоров
в установленный срок) на 90% и выше для успешного
закрытия квартала
• Растущий контроль со стороны надзорных
органов из-за падения эффективности
Ресурсные ограничения
• Бюджет учреждения ограничен, а запросы
на дополнительное финансирование отклонены
• Нехватка квалифицированных кадров на рынке

3.

По прогнозу, если ничего не изменится мы не
закроем показатель выше, чем на 70% (окончание
отчётного периода через 3 мес)
Жду ваши предложения по достижению
показателя на уровне 90% (окончание отчётного
периода через 3 мес)

4.

Ваши ресурсы:
- 7 часов на анализ
Вы можете инициировать поиск дополнительной
информации – это будет стоить вам запаса часов и
увеличивать риск невыполнения другой задачи
Вам нужно принять оптимальное решение,
не пожертвовав другими задачами и потратив минимум
часов!

5.

Процесс подготовки договоров

6.

После анализа информации вам необходимо выбрать
1 из вариантов дальнейших действий
1. Принять решение
2. Пронаблюдать весь процесс подготовки договора
– 4 часа
3. Уточнить у специалистов о точках взаимодействия с
отделом автоматизации в ходе подготовки договоров - 1 час
4. Уточнить алгоритм работы юридического отдела
– 3 часа
5. Пронаблюдать процесс внесения необходимых данных в
тело договора несколькими специалистами – 2 часа
6. Уточнить алгоритм работы отдела автоматизации
– 4 час