Основные изменения в делопроизводстве и архивном деле: практика применения

1.

Основные изменения в делопроизводстве
и архивном деле: практика применения
Зав. отделом формирования НАФ
учреждения «Государственный архив
Витебской области» Гаврильчик Ольга
Павловна

2.

Законодательная база по архивному делу и делопроизводству
ЗАКОН РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ от 25 ноября 2011 г. № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве»
ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ от 19 января 2009 г. № 4
«Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях» (в редакции
постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 10 января 2024 г. № 2)
ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ от 24 мая 2012 г. № 143 «Об
утверждении Правил работы архивов государственных органов и иных организаций»
ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ от 23 мая 2024 г. № 29
«О формировании, ведении и хранении личных дел работников»
ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ от 31 августа 2022 г. № 121
«О формировании, ведении и хранении личных дел государственных гражданских служащих»
ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ от 24 мая 2012 г. № 140 «О перечне
типовых документов» (в редакции постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 30 августа 2022 г.
№ 115)

3.

Приложение 3
к Инструкции по делопроизводству
в государственных органах,
иных организациях
(в редакции постановления
Министерства юстиции
Республики Беларусь
10.01.2024 № 2)
Форма
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ
Наименование
вышестоящей
Наименование организации
организации УТВЕРЖДАЮ
_____________________________
(наименование должности служащего
НОМЕНКЛАТУРА
___________
Место
на _____________ год
Индекс дела
1
№
Название раздела
(подраздела),
заголовок дела
2
ДЕЛ _____________________________
руководителя организации)
______________
Расшифровка
составления Подпись
подписи
Дата
Количество томов,
частей
3
Срок хранения дела и номера
пунктов по перечню, иному
нормативному правовому акту
4
Примечание
5

4.

ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
Номенклатура дел составлена на основании _______________________________________
(вид, дата, регистрационный
_____________________________________________________________________________
номер и название нормативных правовых актов, локальных правовых актов,
использованных при определении сроков хранения дел)
Наименование
должности
руководителя
службы
(лица, ответственного за ДОУ)
служащего
ДОУ
Наименование
руководителя
(лица, ответственного за архив)
Подпись
Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания ЦЭК (ЭК)
__________________________
(наименование организации)
____________ № ____________
Подпись
Расшифровка подписи
должности
архива
служащего
организации
СОГЛАСОВАНО*
Протокол заседания ЭМК (ЭПК, ЦЭК)
_________________________________
(наименование
_________________________________
государственного архива,
_________________________________
структурного подразделения по архивам
_________________________________
и делопроизводству областного (Минского
городского) исполнительного комитета или
_________________________________
вышестоящей организации)
_________________ № ______________
______________________________
* В номенклатурах дел организаций, являющихся источниками комплектования государственных
архивов; в номенклатурах дел организаций, не являющихся источниками комплектования государственных
архивов, – при наличии вышестоящей организации.

5.

ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
Приложение 5
к Инструкции по делопроизводству
в государственных органах,
иных организациях
(в редакции постановления
Министерства юстиции
Республики Беларусь
10.01.2024 № 2)
Форма
ИТОГОВАЯ ЗАПИСЬ
о категориях и количестве дел, заведенных в _____ году
в ___________________________________________
(наименование организации)
По срокам хранения
Всего
1
2
В том числе
переходящих
с отметкой «ЭПК»
3
4
Постоянного,
из них:
на бумажном носителе
электронных дел
гибридных дел
информационных ресурсов
Временного (свыше 10 лет),
из них:
на бумажном носителе
электронных дел
гибридных дел
информационных ресурсов
Временного (до 10 лет),
из них:
на бумажном носителе
электронных дел
гибридных дел
информационных ресурсов
ИТОГО
Наименование
должности
служащего
руководителя
службы
ДОУ
(лица, ответственного за ДОУ)*
Дата
Подпись
Расшифровка подписи
Итоговые сведения переданы в архив организации.
Наименование
служащего
передавшего сведения
Дата
должности
лица,
Подпись
Расшифровка подписи
______________________________
* Для итоговой записи о категориях и количестве дел к выписке из номенклатуры дел организации –
наименование
должности
служащего
руководителя
структурного
подразделения
(общественной
организации) или работника, ответственного за документационное обеспечение отдельных управленческих
функций (направлений деятельности) организации.

6.

РАЗМЕЩЕНИЕ ЗАГОЛОВКОВ ПО ЗНАЧИМОСТИ В НОМЕНКЛАТУРЕ ДЕЛ
Заголовки дел в разделах (подразделах) номенклатуры дел организации систематизируются по группам в зависимости от значимости
и взаимосвязи дел в следующем порядке:
• нормативные правовые акты;
• уставы организаций;
• документы о создании, государственной регистрации, переименовании, реорганизации, ликвидации (прекращении деятельности)
организаций;
• распорядительные и методические документы вышестоящих организаций;
• государственные программы и документы по их выполнению;
• распорядительные документы организации;
• организационные документы организации;
• протоколы;
• планы;
• отчеты;
• договоры;
• справочно-информационные документы;
• переписка;
• учетно-регистрационные формы;
• описи дел структурных подразделений;
• номенклатура дел организации и выписки из нее.
Порядок систематизации заголовков дел, не указанных в части пятнадцатой настоящего подпункта, определяется лицом,
составляющим номенклатуру дел организации.
Систематизация заголовков дел внутри каждой группы определяется в соответствии со значимостью документов и сроками их
хранения.
Систематизация заголовков однородных дел, содержащих наименования корреспондентов или географические названия,
осуществляется по алфавиту;

7.

СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
• Перечень типовых документов с указанием сроков хранения
• Ведомственные перечни документов с указанием сроков
хранения
• Перечни документов, установленные приказами директора
Департамента по архивам и делопроизводству Министерства
юстиции республики Беларусь
• Перечни документов негосударственных организаций с
указанием сроков хранения

8.

И ДЕЛ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ
Приложение 10
к Инструкции
по делопроизводству
в государственных органах,
иных организациях
(в редакции постановления
Министерства юстиции
Республики Беларусь
10.01.2024 № 2)
Форма
АКТ О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ,
НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ
Наименование вышестоящей
УТВЕРЖДАЮ
организации
______________________________
Наименование организации
(наименование должности
АКТ
служащего
___________ № ______________
______________________________
Место составления
руководителя организации)
О выделении к уничтожению
Подпись
Расшифровка
документов и дел, не подлежащих
подписи
хранению
Дата
На основании ____________________________________________________________
(вид, дата, регистрационный номер и название нормативных
_____________________________________________________________________________
правовых актов, локальных правовых актов, использованных
при проведении экспертизы ценности документов)
отобраны к уничтожению как не имеющие исторической, научной, социальной,
экономической, политической или культурной ценности и утратившие практическое
значение следующие документы и дела фонда №* __________________________________
Срок хранения
Индекс дела
дела и номера
Заголовок
Дата
Регистрационные
по
пунктов
дела или дела или
индексы
Количество
№
номенклатуре
по перечню,
групповой крайние номенклатур дел
дел (томов,
Примечание
п/п
дел или номер
иному
заголовок
даты
(номера описей
частей)
дела по описи
нормативному
дел
дел
дел) за год(ы)
дел
правовому
акту
1
2
3
4
5
6
7
8

9.

АКТ О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
И ДЕЛ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ
Итого ________________________________________________ дел за ___________ год(ы).
(цифрами и прописью)
Сводные описи дел (годовые разделы сводных описей дел) постоянного хранения
за ______________________ год(ы) утверждены, а по личному составу согласованы
с ЭМК (ЭПК, ЦЭК) ___________________________________________________________
(наименование государственного архива, структурного
подразделения по архивам
_____________________________________________________________________________
и делопроизводству областного (Минского городского) исполнительного комитета
или вышестоящей организации)
(протокол ___________ № _________).
Наименование должности служащего
лица, проводившего экспертизу
ценности документов
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания ЦЭК (ЭК)
__________________________
(наименование организации)
____________ № ___________
Подпись
Расшифровка подписи
СОГЛАСОВАНО**
Протокол заседания ЭМК (ЭПК)
_________________________________
(наименование
_________________________________
государственного архива,
_________________________________
структурного подразделения
по архивам
_________________________________
и делопроизводству областного
(Минского городского)
исполнительного комитета)
_________________ № _____________
Документы в количестве ___________________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
весом __________ кг сданы в ____________________________________________________
(наименование организации)
на переработку по _____________________________________ от __________ № ________.
(вид документа)
Наименование должности служащего
работника организации,
сдавшего документы
Подпись
Расшифровка подписи
Подпись
Расшифровка подписи
Дата
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности служащего
работника архива (лица, ответственного
за архив), внесшего изменения
в учетные документы

10.

БЛАГОДАРЮ ЗА ВНИМАНИЕ