Организация и ведение делопроизводства

1.

1

2.

2

3. Учебная дисциплина

Делопроизводство и защита гос.секретов
3

4.

Организация и ведение
делопроизводства
Автор: Губич М.В., заместитель начальника кафедры
информационного права ФКМ,
кандидат юридических наук, доцент
г. Минск, пр-т Машерова, 6А, к. 511,
e-mail: gubichmv@yandex.by

5.

ПЛАН ЛЕКЦИИ
1. Общие сведения о делопроизводстве
2. Основные стадии документооборота

6.

ЛИТЕРАТУРА, ИНФОРМАЦИОННЫЕ ИСТОЧНИКИ
1. Делопроизводство и защита государственных секретов:
электронный учебно-методический комплекс /
Локальная сеть Академии : atk
2. Боровик, П.Л. Делопроизводство и режим секретности : учебнометодическое пособие / П.Л.Боровик, М.В. Губич //
– Минск: Акад. МВД Респ. Беларусь, 2018. – 96 с.
3. Об организации делопроизводства в органах внутренних дел
и внутренних войсках Министерства внутренних дел : приказ МВД
Республики Беларусь от 29 декабря 2020 г., № 259
4. Об утверждении инструкции по делопроизводству в
государственных органах, иных организациях : постановление
Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4
(в ред. от 30.04.2024 N 25)

7.

1. Общие сведения о делопроизводстве

8.

8

9. Документы и делопроизводство

исторически тесно связаны с эволюцией
материалов, на которых записывались документы
(носителями документов), с развитием технологии
их передачи, а также с изменением правил их
создания и оформления
9

10. Документы и делопроизводство

исторически тесно связаны с эволюцией
материалов, на которых записывались документы
(носителями документов), с развитием технологии
их передачи, а также с изменением правил их
создания и оформления
10

11. Носитель документированной информации

материальный объект, используемый для
закрепления и хранения на нем речевой,
звуковой или изобразительной информации,
в том числе в преобразованном виде
физический или материальный объект, в
том числе физическое поле, в котором
информация находит свое отображение в
виде символов, образов, сигналов,
технических решений и процессов
11

12. Делопроизводство -

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО деятельность, обеспечивающая
документирование и
организацию работы с
официальными документами в
процессе осуществления
управленческих функций
12

13.

Задачи делопроизводства
оформление документов в соответствии
с требованиями стандартов
оптимизация условий для движения
документов (организация регистрации документов,
контроль за их движением и сроками исполнения)
создание условий для поиска
исполненных документов
создание условий для
хранения документов

14. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ
ДОКУМЕНТООБОРОТ
-СИСТЕМА
часть делопроизводства,
непосредственно
ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ
СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ
связанная
с созданием
документов
Система
Система
документирования
документации
совокупность
- движениеправил,
документов
в совокупность
организации с документов,
момента
методов
составления
и
взаимосвязанных
по
их создания
или получения
до завершения их
изготовления
документов
происхождения,
исполнения
и передачи в признакам
архив
назначения, вида, сферы
деятельности, единых
• СТБ 6.38 – 2016
требований к оформлению
• Постановление
Министерства юстиции
№ 4 – 2009
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
• Приказ МВД № 259 – 2020
14

15. ВИДЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Общее
Специальное
Секретное
15

16. ДОКУМЕНТОПОТОК – сложившееся или организованное движение документов в аппарате управления и его подразделениях

Входящий
Исходящий
Внутренний
16

17. Объем документооборота -

Объем документооборота количество входящих, исходящих и
внутренних документов органа внутренних
дел за определенный период времени
17

18.

2. Основные стадии документооборота

19.

Цикл движения
документов напоминает
19

20. Схема внутреннего документооборота

20

21.

Составление проекта документа
Согласование проекта документа
Оформление проекта документа
(печатание)
Проверка правильности оформления
проекта документа
21

22.

Подписание документа исполнителем
Согласование (визирование) документа
Доклад документа руководителю
Наложение резолюции
22

23. Согласование документа

внутреннее
внешнее
Состав грифа согласования:
Состав визы:
• слово "СОГЛАСОВАНО";
• должность;
• подпись с расшифровкой; • наименования должности
согласующего лица;
• дата
• подпись с расшифровкой;
• дата
23

24. Резолюция -

Резолюция письменное указание руководителя о
порядке исполнения документа
Элементы резолюции
фамилия и инициалы исполнителя;
содержание поручения;
срок исполнения;
подпись и её расшифровка;
дата
24

25.

Передача документа в подразделение
делопроизводства
Регистрация документа в соответствующей
регистрационной форме (журнале)
Проставление регистрационного индекса
(номера) на документе
Тиражирование документа, вручение
его исполнителям в соответствии
с резолюцией начальника
25

26. Регистрация документа -

Регистрация документа фиксация факта создания либо
получения документов путем
присвоения им порядкового номера и
записи установленных сведений о них
Основной принцип
регистрации
однократность
присвоения
регистрационного
номера каждому
документу
Формы регистрации:
карточная
журнальная
автоматизированная
26

27.

Наложение подчиненной резолюции
Непосредственное исполнение
документа
Составление исполнителем справки
о результатах исполнения документа
Списание документа в дело
27

28. Контроль

осуществляется за всеми
зарегистрированными входящими,
исходящими и внутренними
документами, требующими решения
(ответа)
Срок исполнения документа составляет
15 дней, если он не указан в резолюции
28

29.

Приобщение документа к
номенклатурному делу
Анализ документа и внесение
соответствующих отметок в
аналитические таблицы, справки,
графики, докладные записки и т.п.
29

30. Номенклатура дел -

Номенклатура дел систематизированный перечень заголовков
дел, заводимых в ОВД в календарном году, с
указанием сроков их хранения
Предназначена для:
• для группировки исполненных документов в
дела;
• систематизации, индексации и учета дел;
• определения сроков их хранения
30

31.

Определение места хранения дела:
у исполнителя;
у ответственного лица;
в подразделении документационного
обеспечения
Оформление дела:
частичное;
полное
31

32.

32

33.

Вопросы лекционного занятия по теме 2
«Документирование управленческих
документов с использованием
компьютерных технологий»
1. Классификация и характеристика
управленческих документов.
2. Основные правила оформления
управленческих документов
с использованием компьютерных технологий.

34.

Кафедра информационного права
факультета криминальной милиции
Академии МВД Республики Беларусь
г. Минск, пр-т Машерова, 6, к. 511,
E-mail: gubichmv@yandex.by