Организация и ведение делопроизводства в органах внутренних дел

1.

Министерства внутренних дел
Республики Беларусь

2.

Тема 2.1
Организация и ведение
делопроизводства в органах
внутренних дел
Кафедра правовой информатики

3.

Учебные вопросы
1. Классификация и характеристика
управленческих документов
2. Основные правила создания и
оформления управленческих
документов с использованием
компьютерных технологий

4.

1. Классификация и характеристика
управленческих документов

5.

ДОКУМЕНТ – это материальный
объект с информацией,
закрепленной созданным человеком
способом для ее передачи во
времени и пространстве.

6.

Признаки документа
Внешние
(отображают форму и
размер документа,
носитель информации,
способ записи, элементы
оформления (реквизиты)
• наименование организации;
• дата;
• регистрационный индекс;
• подпись
• гриф утверждения,
• печать,
• отметка о заверении копии
Внутренние
(язык, стиль, юридическая и
управленческая сила)
Обязательные реквизиты

7.

ДОКУМЕНТ – зафиксированная на
материальном носителе информация
с реквизитами, позволяющими ее
идентифицировать.
Закон Республики Беларусь от 10 декабря 2008 г.
№ 455-З «Об информации, информатизации и
защите информации»

8.

Функции документа
Информационная
Социальная
Коммуникативная
Правовая
Документы
одностороннего
действия
Документы
двухстороннего
действия
Функция учета
функции, время которых ограничено
(коммуникативная, управленческая,
правовая, учёта)
функции, постоянно действующие
(информационная, социальная,
исторического источника)

9.

Документ
Подлинник
Копия
оформленный
первоначальный документ,
содержащий исходную
информацию
точное воспроизведение
реквизитов подлинника,
соответствующим образом
заверенная (отпуск, выписка
и дубликат)
Отпуск
полная заверенная копия
исходящего документа,
оставшаяся у отправителя
(изготавливается
одновременно с
подлинником на обычном
листе бумаги)
Выписка
копия части
документа
Дубликат
второй экземпляр
документа,
выдаваемый в связи с
утратой, например,
подлинника 9

10.

Управленческие
документы
по происхождению
по форме
официальные, личные
индивидуальные, типовые,
трафаретные
по назначению
по способу фиксации
организационные,
распорядительные,
справочно-информационные
по месту
возникновения и
движению
рукописные, печатные,
электронные, графические,
звуковые, видео- и фото
входящие, внутренние,
исходящие
односторонние,
многосторонние
по срокам
хранения
по ограничению
доступа
постоянного и временного
хранения
секретные, несекретные, ДСП10
по количеству лиц,
участвующих в
создании

11.

Управленческие
документы
организационные
(устав, положение,
инструкция)
Организационно –
распорядительные
документы
распорядительные
(приказ, распоряжение,
указание)
справочноинформационные
(акт, протокол, справка,
объяснительная записка,
докладная записка,
служебные письма,
телеграммы)
11

12.

2. Основные правила создания и
оформления управленческих документов
с использованием компьютерных технологий

13.

Подготовка документа :
• составление и оформление
проекта документа, его
подписание, при необходимости
– согласование (визирование),
утверждение.

14.

Единые правила
оформления
организционнораспорядительной
документации в Республике
Беларусь
регламентируются
государственным
стандартом СТБ 6.38-2016

15.

Реквизит (от лат. Requisitum необходимое) • обязательный информационный элемент
документа, строго закрепленный за определенным
местом на бланке, листе;
• представляет собой совокупность знаков,
которые наносятся на документ.
Каждому виду документа соответствует
оптимальное число необходимых реквизитов.

16.

Реквизиты
документа
Реквизиты
заголовочной
части
Реквизиты
основной
части
Реквизиты
оформляющей
части
16

17.

Заголовочная
часть
Основная
часть
Оформляющая
часть

18.

Заголовочная часть Государственный герб, эмблема,
награды, код орг., код док., наим.
министерства, наим. орг., наим. стр.
подраздел., почт. адрес, коммуникац.
данные, наим. вида док., дата док.,
индекс док., ссылка на вход. док.,
место составления, гриф
ограничения, адресат, гриф
утвержд., резолюция, заголовок к
тексту, отм. о контр (всего 20
реквизитов)
18

19.

Основная часть
-текст документа;
-отметка о наличии
приложений

20.

Оформляющая часть -
подпись, гриф приложения
гриф согласования, визы,
печать, отм. о заверении
копии, фамилия
исполнителя и № тлф, отм.
об исполн., отм. о переносе
на МНИ, регистр. штамп
(всего 10 реквизитов)
20

21.

Реквизиты:
• постоянные - наносятся при
изготовлении унифицированной формы
документа или бланка документа
• переменные - наносятся при составлении
документа
• однострочные - состоят из одной строки
• многострочные - состоят из двух и более
строк

22.

Бланк документа стандартный лист с
воспроизведенными на нем
реквизитами и местом для
переменных реквизитов.
Форматы бланков документов
– А4 (основной 210*297 мм), А5
(для оформления кратких
документов)
22

23.

Гербовый бланк для письма
Код организации по ОКРБ
Государственный герб
Республики Беларусь
НАЙМЕННЕ
ВЫШЭЙСТАЯЧАЙ АРГАНIЗАЦЫI
НАИМЕНОВАНИЕ
ВЫШЕСТОЯЩЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ
НАЙМЕННЕ АРГАНIЗАЦЫI
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
НАЙМЕННЕ СТРУКТУРНАГА
ПАДРАЗДЗЯЛЕННЯ
НАИМЕНОВАНИЕ СТРУКТУРНОГО
ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
Паштовы адрас
Камунiкацыйныя i камерцыйныя даныя
Почтовый адрес
Коммуникационные и коммерческие данные
______________ № ___________
На № _________ ад ___________

24.

Общий гербовый бланк документа
Государственный герб
Республики Беларусь
Код организации по ОКРБ
Код документа по ОКУД
НАЙМЕННЕ
ВЫШЭЙСТАЯЧАЙ АРГАНIЗАЦЫI
НАИМЕНОВАНИЕ
ВЫШЕСТОЯЩЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ
НАЙМЕННЕ АРГАНIЗАЦЫI
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
НАЙМЕННЕ СТРУКТУРНАГА
ПАДРАЗДЗЯЛЕННЯ
НАИМЕНОВАНИЕ СТРУКТУРНОГО
ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
НАЗВА ВIДУ ДАКУМЕНТА
НАЗВАНИЕ ВИДА ДОКУМЕНТА
_______________№ _____
Месца складання або выдання
Место составления или издания

25.

Расположение реквизитов письма структурного подразделения органа
внутренних дел, адресуемого в структурное подразделение того же органа
внутренних дел
НАИМЕНОВАНИЕ
ОРГАНА ВНУТРЕННИХ ДЕЛ
НАИМЕНОВАНИЕ СТРУКТУРНОГО
ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
Почтовый адрес
Коммуникационные и коммерческие данные
____________ № ___________
На № _______ ад __________
НАИМЕНОВАНИЕ СТРУКТУРНОГО
ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
Почтовый адрес
Заголовок к тексту
Текст
Наименование должности
Расшифровка подписи

26.

Расположение и состав реквизитов документа, отправляемого по
электронной почте
НАЙМЕННЕ
ВЫШЭЙСТАЯЧАЙ АРГАНIЗАЦЫI
НАИМЕНОВАНИЕ
ВЫШЕСТОЯЩЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ
НАЙМЕННЕ
АРГАНIЗАЦЫI
НАИМЕНОВАНИЕ
ОРГАНИЗАЦИИ
Паштовы адрас
e-mail
Камунiкацыйныя i камерцыйныя даныя
Почтовый адрес
e-mail
Коммуникационные и коммерческие данные
____________ № ____________*
На № __________ ад __________
Адресат
Адрес (указывается e-mail адресата)
Заголовок к тексту
Текст
Наименование должности
Расшифровка подписи

27.

МIНIСТЭРСТВА ЎНУТРАНЫХ СПРАЎ
РЭСПУБЛIКI БЕЛАРУСЬ
МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ
РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
УПРАЎЛЕННЕ ПА АБАРОНЕ
ДЗЯРЖАЎНЫХ САКРЭТАЎ
УПРАВЛЕНИЕ ПО ЗАЩИТЕ
ГОСУДАРСТВЕННЫХ СЕКРЕТОВ
вул. Гарадскi вал, 4, 220030, г. Мiнск
тэл/факс (017) 218 79 62, 203 99 18
ул. Городской вал, 4, 220030, г. Минск
тел/факс (017) 218 79 62, 203 99 18
06.05.2013
№1-256вн
На № ____ ад ___________
Начальнику отдела по защите
государственных секретов
ГУВД Мингорисполкома
подполковнику милиции
Петрову И.А.
ул. Городской Вал, 4
220030, г. Минск
О проведении
семинара-совещания
В соответствии с планом работы управления по защите
государственных секретов МВД на 1-е полугодие 2013 г. 13 мая 2013 г.
состоится семинар-совещание на тему «Обеспечение контроля за
проведением мероприятий по защите государственных секретов».
Для участия в совещании прошу командировать в МВД
руководителей органов по защите государственных секретов
подчиненных подразделений.
Сотрудникам, участвующим в совещании, иметь при себе справку о
допуске к государственным секретам.
Начало совещания – в 10.00.
Место проведения совещания: здание МВД по ул. Городской вал, 4,
4-й подъезд, приемная граждан.
Приложение: 1. План проведения семинара-совещания на 1 л. в 1 экз.
2. Справочно-аналитические материалы на 3 л. в 2 экз.
Начальник управления
Иванов (0152) 79 23 45
АВ 17.04.2013 Письмо_об_оказании_содействия.docx
О.В.Черныш

28.

камітэта
комитета
УПРАЎЛЕННЕ ЎНУТРАНЫХ СПРАЎ
АДМIНIСТРАЦЫI КАСТРЫЧНIЦКАГА
РАЁНА г. МIНСКА
УПРАВЛЕНИЕ ВНУТРЕННИХ ДЕЛ
АДМИНИСТРАЦИИ ОКТЯБРЬСКОГО
РАЙОНА г. МИНСКА
ЗАГАД
ПРИКАЗ
11.03.2013 № 48
г. Мінск
г. Минск
О назначении ответственного
лица за ведение и сохранность
выданных
учета
книги
предписаний на проведение
проверок
Во исполнение приказа МВД Республики Беларусь от 22.03.2010
№ 66 «О некоторых вопросах назначения и проведения проверок органами
внутренних дел и подразделениями, входящими в их систему»
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Назначить ответственных лиц за ведение и сохранность книги
учета выданных предписаний на проведение проверок в Октябрьском
РУВД г. Минска:
начальника отдела по наркоконтролю и противодействию торговле
людьми капитана милиции Бойко Андрея Петровича;
начальника отдела по борьбе с экономическими преступлениями
майора милиции Власенко Степана Никитовича.
2. В отсутствие указанных лиц ответственность за ведение и
сохранность книги учета выданных предписаний на проведение проверок
возложить на лиц, их замещающих.
3. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника штаба
Октябрьского РУВД г. Минска подполковника милиции Степаненко
Виктора Николаевича.

29.

Общее оформление
документа
Документы печатаются на одной стороне
листа; на двух сторонах допускается печатать
только документы со сроком хранения до трёх
лет;
Максимальная длина строки многострочных
реквизитов - 73 мм
Нумерация документа, состоящего из
нескольких страниц, начинается со второй
страницы; первая страница не нумеруется.

30.

Междустрочный интервал определяется в
соответствии с требованиями
СТБ 6.38-2016
Реквизит
Межстрочный интервал
Текст документа на
формате А4
Одинарный
Реквизит, состоящий
из нескольких строк
Точно 14 пт
Отделение составных
частей реквизита
Точно 6 пт
Отделение реквизитов Одна пробельная
друг от друга
строка

31.

Реквизит «Название вида документа»
МІНІСТЭРСТВА ЎНУТРАНЫХ СПРАЎ
РЭСПУБЛІКІ БЕЛАРУСЬ
МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ
РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
УСТАНОВА АДУКАЦЫІ
«АКАДЭМІЯ МІНІСТЭРСТВА
ЎНУТРАНЫХ СПРАЎ РЭСПУБЛІКІ
БЕЛАРУСЬ»
УЧРЕЖДЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ
«АКАДЕМИЯ МИНИСТЕРСТВА
ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РЕСПУБЛИКИ
БЕЛАРУСЬ»
ПРАТАКОЛ
ПРОТОКОЛ
13.05.2015
г. Мінск
№6
г. Минск

32.

Реквизит «Дата»
МІНІСТЭРСТВА ЎНУТРАНЫХ СПРАЎ
РЭСПУБЛІКІ БЕЛАРУСЬ
МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ
РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
УСТАНОВА АДУКАЦЫІ
«АКАДЭМІЯ МІНІСТЭРСТВА
ЎНУТРАНЫХ СПРАЎ РЭСПУБЛІКІ
БЕЛАРУСЬ»
УЧРЕЖДЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ
«АКАДЕМИЯ МИНИСТЕРСТВА
ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РЕСПУБЛИКИ
БЕЛАРУСЬ»
ПРАТАКОЛ
ПРОТОКОЛ
№6
13.05.2015
г. Мінск
МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ
РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
УПРАВЛЕНИЕ ВНУТРЕННИХ ДЕЛ
АДМИНИСТРАЦИИ ОКТЯБРЬСКОГО
РАЙОНА г. МИНСКА
АКТ
30.04.2015 № 4
г. Минск
УТВЕРЖДАЮ
Начальник управления
внутренних дел
администрации Октябрьского
района г. Минска
полковник милиции
А.В.Василевич
000. .2015

33.

Реквизит «Регистрационный индекс»
18.02.2016 № 31/24эп
Начальнику управления по
раскрытию преступлений в
сфере высоких технологий
МВД Республики Беларусь
полковнику милиции
Терещенко И.А.
Реквизит «Ссылка на регистрационный индекс
и дату входящего документа»
01.03.2017 № 45/234/123/3
На № 1-3/2514 от 20.11.2016

34.

Реквизит «Место составления или издания»
МІНІСТЭРСТВА ЎНУТРАНЫХ СПРАЎ
РЭСПУБЛІКІ БЕЛАРУСЬ
МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ
РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
УСТАНОВА АДУКАЦЫІ
«АКАДЭМІЯ МІНІСТЭРСТВА
ЎНУТРАНЫХ СПРАЎ РЭСПУБЛІКІ
БЕЛАРУСЬ»
УЧРЕЖДЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ
«АКАДЕМИЯ МИНИСТЕРСТВА
ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РЕСПУБЛИКИ
БЕЛАРУСЬ»
ПРАТАКОЛ
ПРОТОКОЛ
13.05.2015
г. Мінск
№6
г. Минск

35.

Реквизит «Гриф ограничения доступа»
МIНIСТЭРСТВА
ЎНУТРАНЫХ СПРАЎ
РЭСПУБЛIКI БЕЛАРУСЬ
МИНИСТЕРСТВО
ВНУТРЕННИХ ДЕЛ
ЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
вул. Гарадскi Вал, 4, 220030, г. Мiнск
тэл/факс (017) 218 79 62, 203 99 18
e-mail:mail_MVD@mia.by
ул. Городской Вал, 4, 220030, г. Минск
тел/факс (017) 218 79 62, 203 99 18
e-mail:mail_ MVD @mia.by
________________№__________
На №____________ад _________
Для служебного пользования
Экз. №__

36.

Реквизит «Адресат»
___ .09.2017 № 2/19-________
На № _____от _____________
Кирилюку И.П.
ул. Центральная, д.6
249940, д. Бобрики
Петриковского р-на
Гомельской обл.
Начальнику управления по защите
государственных секретов
МВД Республики Беларусь
полковнику милиции
Шарковой О.А.
ул. Городской вал, 4,
220030, г. Минск
Министерство юстиции
Республики Беларусь
Департамент по архивам
и делопроизводству
Оперативно-аналитический центр при
Президенте Республики Беларусь
Директору республиканского
унитарного предприятия
«Национальный центр электронных услуг»
Ильину А.А.

37.

Реквизит «Адресат»
Заместителю Генерального
прокурора Республики Беларусь
государственному советнику
юстиции 3 класса
Лашину А.М.
Республиканские
органы государственного управления
Руководителям республиканских органов
государственного управления
Начальникам подразделений
по защите государственных секретов
УВД облисполкомов (по списку)

38.

Л
Л
ГО
Реквизит «Гриф утверждения»
УТВЕРЖДАЮ
Начальник управления
внутренних дел
администрации Октябрьского
района г. Минска
полковник милиции
А.В.Василевич
000. .2015

39.

Реквизит «Гриф утверждения»
УТВЕРЖДЕНО
протокол заседания
экспертной комиссии
управления по защите государственных
секретов Министерства внутренних дел
Республики Беларусь
06.02.2016 № 2

40.

государственных секрето
ГУВД Мингорисполкома
Реквизит «Заголовок к подполковнику
тексту» милиции
Петрову И.А.
ул. Городской Вал, 4
220030, г. Минск
На № ____ ад ___________
О проведении
семинара-совещания
В соответствии с планом работы управления
государственных секретов МВД на 1-е полугодие 2013 г. 1
состоится семинар-совещание на тему «Обеспечение
проведением мероприятий по защите государственных секре
Для участия в совещании прошу командирова
руководителей органов по защите государственны
подчиненных подразделений.
Сотрудникам, участвующим в совещании, иметь при с
допуске к государственным секретам.
Начало совещания – в 10.00.
Место проведения совещания: здание МВД по ул. Гор
4-й подъезд, приемная граждан.

41.

Начало совещания – в 10.00.
Место проведения совещания: здание МВД по ул. Городской вал, 4
Реквизит
«Отметка
о
наличии
приложения»
4-й подъезд, приемная граждан.
Приложение: 1. План проведения семинара-совещания на 1 л. в 1 экз.
2. Справочно-аналитические материалы на 3 л. в 2 экз.
Начальник управления
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
О.В.Черныш
Приложение: Методические рекомендации в 2 экз.
Иванов (0152) 79 23 45
АВ 17.04.2013 Письмо_об_оказании_содействия.docx
Приложение: письмо Министерства здравоохранения Республики Беларусь от
05.12.2015 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л. в 1 экз.
Приложение: на 3 л. в 5 экз., в третий адрес.

42.

Реквизит «Подпись»
Начальник государственного
учреждения «Полиграфический центр
Министерства внутренних дел
Республики Беларусь»
полковник милиции
А.В.Петров
Начальник управления
подполковник милиции
О.А.Шаркова
Начальник главного управления
по борьбе с организованной
преступностью и коррупцией
Министерства внутренних дел
Республики Беларусь
полковник милиции
А.В.Сидоров
Начальник управления
уголовного розыска криминальной милиции
ГУВД Мингорисполкома
полковник милиции
С.А.Петров

43.

Реквизит «Подпись»
Председатель комиссии
П.А.Линник
Члены комиссии:
Э.Н.Данилов
Ю.А.Петров
Ж.А.Чмиль
Председатель
В.Н.Петров
Секретарь
А.Е.Иванов

44.

Реквизит «Гриф приложения»
Приложение 2
к приказу Министерства внутренних дел
Республики Беларусь
08.11.2015 № 56

45.

Реквизит «Гриф согласования»
СОГЛАСОВАНО
Начальник
криминальной милиции
подполковник милиции
В.К.Смирнов
.01.2017
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания коллегии
Министерства внутренних дел
Республики Беларусь
18.06.2016 № 13км

46.

Реквизит «Виза»
Начальник милиции
общественной безопасности
подполковник милиции
М.В.Лапоть
.01.2016
Начальник отдела
по защите государственных секретов
А.В.Петров
02.02.2016
С проектом не согласен. Замечания прилагаются

47.

Реквизит «Печать»

48.

Реквизит «Отметка об исполнителе»
1 Ивушкин 218 16 19
1 Ельская 218 70 00
11.02.2016 D:/Проект приказа. doc

49.

Реквизит «Отметка о заверении копии»
Верно
Начальник управления
по защите государственных секретов
Министерства внутренних дел
Республики Беларусь
Подпись
Расшифровка подписи
25.01.2016
Копия документа, воспроизводящая часть его
реквизитов, заверенная в установленном порядке,
является выпиской из документа:
Например:
ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

50.

Реквизит «Отметка об исполнении документа и
направлении его в дело»
В дело 1-5
Подготовлен ответ
27.07.2016 № 1-5/1567
Подпись
28.07.2016
В дело 21-54
Принято участие в семинаре 23.05.2016
Подпись
24.05.2016

51.

“26” августа 2017 № 21-11
На № 2/12-032 от 17 августа 2017 года
Начальнику учреждения
образования «Академия МВД
Республики Беларусь»
генерал-майору милиции
Бачиле В.В.
О направлении дополнительного соглашения
На основании предоставленных Вами документов внесены изменения в
части приложения 1 и оформленные дополнительным соглашением от 17
августа 2017 г. к договору № 04387 на снабжение тепловой энергией в
сетевой воде, которые являются неотъемлемой частью вышеупомянутого
договора.
В соотвествии с требованиями, установленными Правилами
пользования тепловой энергией, утвержденными постановлением Совета
Министров от 24 января 2015 г. № 9, данное дополнительное соглашение
просим подписать и скрепить печатью со своей стороны, вернуть один
экземпляр в адрес Энергоснабжающей организации в течение 10 дней со дня
получения.
Приложение: дополнительное соглашение к договору № 0387 на
снабжение тепловой энергией в сетевой воде от 05 января 2017 г. на 1 л. в 2-х
экз.
Начальник Минского отделения
по сбыту тепловой энергии
З.В. Быкова

52.

53.

54.

СОГЛАСОВАНО
Начальник
криминальной милиции
подполковник милиции
В.К.Смирнов
.01.2016
СОГЛАСОВАНО
Начальник милиции
общественной безопасности
подполковник милиции
М.В.Лапоть
.01.2016
СОГЛАСОВАНО
Начальник отделения
тылового обеспечения
капитан милиции
.01.2016
2203023 Иванов
С.В.Пунтус