Основная деятельность помощника директора на примере АНПОО «НКТС»

1.

Автономная некоммерческая профессиональная образовательная
организация Нижегородский колледж теплоснабжения и
автоматических систем управления
Выпускная квалификационная работа
Тема: Основная деятельность помощника директора на
примере АНПОО «НКТС»
Специальность 46.02.01. «Документационное обеспечение управления и
архивоведения»
Выполнил студент
Фролов Матвей
Группа – ДОУз-21
Н. Новгород 2025

2.

Актуальность темы
дипломной работы
Сегодня роль помощника директора кардинально изменилась. Если раньше
это была преимущественно техническая должность, связанная с выполнением
поручений и работой с документами, то сейчас помощник становится
ключевым звеном в системе управления организацией.
В условиях цифровизации и увеличения объема информации именно этот
специалист обеспечивает слаженную работу всех подразделений, выступая
связующим звеном между руководством и коллективом. Особенно это важно в
образовательных учреждениях, где от эффективности административных
процессов напрямую зависит качество учебной деятельности.

3.

Цель и задачи работы
Основная цель моей работы — провести комплексный анализ деятельности помощника директора и
разработать рекомендации по оптимизации его работы.
1
Изучить функции и обязанности
Подробно изучить функции и обязанности помощника директора — что входит в его
ежедневную работу, какие процессы он контролирует.
2
Проанализировать условия труда
С какими сложностями сталкивается специалист, какие навыки ему необходимы.
3
Исследовать практику работы
Как организован документооборот, как решаются административные вопросы в нашем
колледже.
4
Предложить меры по улучшению
На основе полученных данных предложить конкретные меры по улучшению работы,
включая внедрение современных технологий.

4.

Роль помощника директора
Кто такой современный помощник директора? Это не просто секретарь или офис-менеджер, а
полноценный участник управленческого процесса. Он выполняет три ключевые роли.
Организатор
Коммуникатор
Аналитик
Планирует рабочий график
Обеспечивает связь между
Работает с документами,
руководителя, координирует
директором,
готовит отчеты, помогает
совещания, контролирует
преподавателями и другими
руководителю принимать
исполнение поручений.
сотрудниками, а также
взвешенные решения.
взаимодействует с
внешними партнерами.
Таким образом, помощник директора — это «правая рука» руководителя, от эффективности
работы которого зависит функционирование всей организации.

5.

Основные функции
Чем конкретно занимается помощник директора? Его обязанности можно разделить на несколько
направлений.
Документооборот
Регистрация входящей и исходящей корреспонденции, подготовка приказов, ведение архивов.
Обеспечение работы руководителя
Планирование графика, организация встреч, подготовка материалов для совещаний.
Административно-хозяйственная деятельность
Контроль за канцелярией, организация командировок, решение бытовых вопросов.
Поддержка корпоративной культуры
Проведение мероприятий, поздравления сотрудников.
Как видите, спектр задач очень широк, и все они требуют высокой организованности и внимания к деталям.

6.

Условия труда
Работа помощника директора — это постоянный режим многозадачности. Представьте:
одновременно нужно ответить на срочный звонок, подготовить документы к подписанию, внести
изменения в график встреч и решить вопрос с канцелярией.
Высокий уровень стресса
Планы могут меняться несколько раз за день, а задачи часто требуют немедленного
решения.
Необходимость быть всегда на связи
Даже вне рабочего времени могут поступить срочные поручения.
Работа с конфиденциальной информацией
Помощник имеет доступ к важным документам и данным, которые нельзя
разглашать.
Поэтому для успешной работы в этой должности нужны не только профессиональные навыки, но и
стрессоустойчивость, умение быстро переключаться между задачами и сохранять хладнокровие в
любой ситуации.

7.

Навыки и качества
Какими качествами должен обладать идеальный помощник директора? Многие из этих навыков не преподают в вузах — они
приобретаются только с опытом. Поэтому хороший помощник директора — это всегда ценный кадр.
Организованность
Умение планировать время, вести учет задач,
ничего не упускать.
Коммуникабельность
Способность находить общий язык с разными
людьми, от преподавателей до партнеров.
Ответственность
Техническая грамотность
Понимание, что от качества работы
Уверенное владение офисными
помощника зависит репутация руководителя
программами, CRM-системами,
и всей организации.
инструментами для онлайн-встреч.

8.

Анализ деятельности в АНПОО «НКТС»
Теперь давайте посмотрим, как организована работа помощника директора в нашем колледже. Я выделил три основных направления. В целом
система отлажена, но есть и проблемы, например, дублирование данных или задержки в согласовании документов. О них я расскажу подробнее
дальше.
Административно-хозяйственные
вопросы
Документооборот
Это основа работы. Каждый день
От закупки канцелярии до организации
командировок.
обрабатываются десятки документов:
приказы, письма, отчеты.
Мероприятия
Педсоветы, праздники, встречи с
партнерами.

9.

Организация документооборота
Как устроен документооборот в колледже? Проблема в том, что часть процессов до сих пор ведется вручную, что занимает много
времени. Например, поиск нужного документа в архиве может затянуться, если он неправильно подписан или размещен не в той папке.
Регистрация документов
Каждый входящий или исходящий документ фиксируется в журнале.
Контроль исполнения
Помощник отслеживает, чтобы приказы и поручения выполнялись в срок.
Архивирование
После исполнения документы систематизируются и
отправляются в архив.

10.

Проблемы документооборота
Какие сложности существуют в текущей системе? Все это снижает эффективность работы и создает дополнительную нагрузку на
сотрудников.
Дублирование данных
Задержки
Человеческий фактор
Одна и та же информация может
Документы «застревают» на
Ошибки в оформлении, потеря
вноситься в несколько журналов или
согласовании, особенно если
документов, несвоевременное
систем.
ответственные лица в отпуске или
исполнение.
командировке.

11.

Административно-хозяйственная
деятельность
Помощник директора решает множество хозяйственных вопросов, которые
кажутся мелкими, но без них работа колледжа просто остановится. Это
включает контроль канцелярии, организацию командировок и решение
бытовых вопросов.
Необходимо следить за наличием всех необходимых материалов в отделах,
своевременно оформлять заказы, бронировать билеты и гостиницы, а также
подготавливать документы для командировок. Кроме того, помощник
директора занимается заменой картриджей в принтерах и организацией
питания на мероприятиях.

12.

Поддержка корпоративной
культуры
Организация праздников
Подготовка поздравлений
От Нового года до юбилеев
Открытки и небольшие подарки
сотрудников, создавая атмосферу
на дни рождения, демонстрируя
праздника и сплоченности.
внимание к каждому сотруднику.
Координация внутренних мероприятий
Педсоветы, семинары, встречи, обеспечивая эффективное взаимодействие в
коллективе.
Эти функции помогают поддерживать командный дух и мотивацию сотрудников,
создавая комфортную атмосферу в коллективе. Помощник директора играет
ключевую роль в формировании позитивной корпоративной культуры.

13.

Перспективы внедрения ИИ
Автоматическая проверка документов
ИИ сможет находить ошибки в приказах или письмах, повышая точность и
сокращая время на ручную проверку.
Умная маршрутизация
Система сама будет отправлять документы на согласование нужным людям,
оптимизируя процесс документооборота.
Чат-боты
Для ответов на типовые вопросы сотрудников или студентов, обеспечивая
быструю и круглосуточную поддержку.
Внедрение искусственного интеллекта является одним из самых перспективных вариантов
улучшения работы помощника директора. Такие технологии уже активно используются в
крупных компаниях и вузах, что подтверждает их реальную применимость и эффективность.

14.

Преимущества ИИ
30-40%
0
Повышение эффективности
Уменьшение ошибок
По оценкам экспертов, автоматизация может
Система исключит «человеческий фактор» в
повысить эффективность документооборота.
оформлении документов, сводя ошибки к
минимуму.
100%
Прозрачность
Все этапы работы с документами можно
отслеживать в режиме реального времени,
обеспечивая полную прозрачность.
Внедрение ИИ принесет значительные преимущества, сокращая время на рутинные задачи, которые будут
выполняться автоматически. Это позволит сотрудникам сосредоточиться на более сложных и творческих
задачах, улучшая общую производительность и качество работы.

15.

Этапы внедрения ИИ
Анализ
Изучить текущие процессы и выявить «узкие места», чтобы определить области для
оптимизации.
Пилотный проект
Протестировать ИИ в одном отделе, например, в бухгалтерии, для оценки эффективности и
выявления возможных проблем.
Обучение
Провести тренинги для сотрудников, чтобы они могли эффективно использовать новые
технологии и адаптироваться к изменениям.
Масштабирование
Распространить систему на весь колледж, обеспечивая ее полноценное функционирование
и интеграцию во все процессы.
Внедрение этих технологий в колледже потребует времени и ресурсов, но результат того стоит.
Постепенный подход, начиная с анализа и пилотного проекта, позволит минимизировать риски и
обеспечить успешную интеграцию ИИ.

16.

Рекомендации по оптимизации
Электронный документооборот
Шаблоны документов
Гибкий график планирования
Переход от бумажных носителей к цифровым
Готовые формы для приказов, писем и других
Резервное время в расписании на случай
значительно упростит работу и сократит время
часто используемых файлов ускорят процесс
срочных задач позволит эффективно
на обработку документов.
создания документов и уменьшат количество
справляться с непредвиденными ситуациями.
ошибок.
Эти изменения не требуют больших затрат, но значительно упростят работу помощника директора и повысят общую эффективность административных
процессов. Внедрение этих мер создаст более организованную и продуктивную рабочую среду.

17.

Заключение
Развивающаяся профессия
Необходимость цифровизации
Помощник директора — это профессия, которая продолжает
Внедрение ИИ и цифровых инструментов — не прихоть, а
развиваться, требуя не только организационных навыков, но и
необходимость для современных образовательных учреждений,
готовности осваивать новые технологии.
обеспечивающая их конкурентоспособность.
Предложенные в работе решения помогут сделать работу помощника директора в нашем колледже еще более эффективной. Это
позволит не только оптимизировать текущие процессы, но и подготовить учреждение к будущим вызовам цифровой эпохи.

18.

Практическая значимость
Для колледжа
Для сотрудников
Для студентов
Оптимизация процессов сэкономит время и
Снизит нагрузку и упростит работу с
Улучшит качество административного
ресурсы, повышая общую эффективность
документами, улучшая условия труда и
обслуживания, делая процессы более
учреждения.
удовлетворенность.
быстрыми и удобными.
Опыт нашего колледжа может быть полезен другим образовательным организациям, демонстрируя успешный пример внедрения инноваций.
Это подчеркивает важность и актуальность проделанной работы для всего образовательного сообщества.

19.

Список источников
В своей работе я опирался на следующие источники:
• Нормативные документы, такие как Трудовой кодекс и ГОСТы, обеспечивающие правовую основу и стандарты делопроизводства.
• Учебные пособия по делопроизводству, предоставляющие теоретические знания и практические рекомендации.
• Исследования по цифровизации управления, отражающие современные тенденции и инновационные подходы в административной
деятельности.
Полный список использованных источников приведен в дипломной работе, что подтверждает научную обоснованность и достоверность
представленных данных.

20.

Спасибо за внимание!