Снижение времени протекания процесса назначения наставника новичка МФЦ региона с централизованной системой управления

1.

ПРОЕКТ
«Снижение времени протекания процесса назначения
наставника новичка МФЦ региона с централизованной системой
управления"
Участники команды:
Чернышова Елена Александровна, Санкт-Петербург
Ганчерова Татьяна Александровна, Луганская Народная Республика
Теслюченко Олег Николаевич, Луганская Народная Республика
Корсаков Александр Александрович, Костромская область

2.

Паспорт проекта
«Снижение времени протекания процесса назначения наставника новичка МФЦ региона с
централизованной системой управления"
1. Вовлеченные лица
Заказчик: Директор МФЦ
Целевая аудитория: руководители структурных подразделений МФЦ
Название процесса: назначение наставника
Границы процесса: от трудоустройства новичка до назначения
наставника
Владелец процесса: заместитель директора, курирующий HR блок
Руководитель проекта: руководитель HR службы
Команда проекта:
IT специалист
Руководители структурных подразделений
Специалисты HR
Наименование цели
Ед. измерения
Текущий
показатель
3. Цели и плановый эффект:
Целевой
показате
ль
2. Обоснование выбора
В целях эффективной адаптации новичков на рабочем месте в МФЦ
сформирована система наставничества. В связи с тем, что офисы МФЦ
расположены далеко друг от друга в каждом из них должны быть
подготовленные и обученные работники, готовые по мере поступления
новичка выступить в роли наставников.
На сегодняшний день система работает, но требует большого количества
действий и времени для подбора наставников, закрепления их за новичками,
сопровождения и контроля их деятельности с последующим подведением
итогов и принятия решения об их материальном/нематериальном
поощрении.
Бумажный документооборот приводит к тратам финансов и времени на
ожидание согласований и перемещений документов.
Увеличение
текучести
кадровпроекта.
за последний год с 8% до 15% требует 05.09.2025
1. Старт проекта.
Разработка паспорта
изменений в качестве побора наставников.
2. Диагностика текущего состояния
2.1. Анализ текущего состояния4. Ключевые события проекта
06.09.2025 –
10.09.2025
Время протекания процесса
(ВПП)
мин
546,26
436
Трудоемкость
мин
240
321
Количество действий
шт.
21
16
3.1. Поиск и выявление проблем, работа с выявленной проблематикой
12.09.2025
Текучесть персонала
%
15
8
3.2. Формирование предложений по решению проблем/совершенствованию
13.09.2025
3.3. Разработка идеальной и целевой карты процесса
14.09.2025
4. Внедрение улучшений
15.09.2025….
Эффекты:
2.2. Разработка текущей карты процесса
10.09.2025 –
12.09.2025
3. Анализ проблем и поиск их решения
...

3.

ВХОД
Трудоустройство нового
сотрудника (написано
заявление о приеме на
работу)
Карта текущего состояния процесса
«Назначение наставника для нового сотрудника ОГКУ
«МФЦ»
Подбор кандидата для
назначения наставником.
В день написания заявления о
приеме на работу
1
Получение
письменного согласия
сотрудника быть
наставником.
Определение объема
и содержания работы
по наставничеству.
2 рабочих дня
Согласие не
дано
Согласие дано и
подписано
Подготовка проекта приказа о
назначении наставника и проекта
доп.соглашения к трудовому
договору
1 рабочий день
ВЫХОД
Наставник
назначен
5 рабочих дней
Направление документов в отдел по
правовой и кадровой работе
В день предыдущего этапа
Подготовка начальником
структурного подразделения
представления о назначении
наставника
1 рабочий день
Потери:
1. Повтор цикла подбора кандидата в случае отказа сотрудника быть наставником
Выпуск приказа и заключение
дополнительного соглашения к
трудовому договору с
наставником
1 рабочий день

4.

ВХОД
Трудоустройство нового
работника
(приказ о трудоустройстве)
Отдел кадров регистрирует приказ в
ЕСЭД
Руководитель осуществляет
подбор кандидата для
назначения наставником с
учетом рабочих графиков и
личности новичка
Руководитель создает заявку
на назначение наставника на
Внутреннем портале
1
Отдел адаптации проверяет
информацию о наставнике по
формальному и неформальному
признаку и передает психологу по
персоналу
Психолог по персоналу сопоставляет
профили новичка и наставника на
совместимость и согласовывает/не
согласовывает
Карта текущего состояния процесса
«Назначение наставника для нового сотрудника
СПб ГКУ «МФЦ»
Подача руководителем отделения МФЦ
служебной записки о назначении
наставника через ПК «1С:
Документооборот» в течении 2-х р.д. с
даты заключения ТД с новым
сотрудником
2
Возврат до 2 раз
Согласие не
дано
3
Согласие дано и
подписано
ВЫХОД
Наставник
назначен
Согласование служебной записки о
назначении наставника через ЕСЭД
руководителями, подписание
Подписание
дополнительног
о соглашения к
3
трудовому
договору с
наставником и
возвращение
экземпляра в
отдел кадров
4
Руководитель получает письменное
согласие сотрудника быть
наставником.
Не согласовано
Возврат до 2 раз
Согласовано
2
5
4
5
Подготовка проекта
доп.соглашения к ТД и
приказа о назначении
наставника, согласование
проекта приказа с
заинтересованными
руководителями
структурных
подразделений

5.

Потери:

6.

1
Анализ потери «Повтор цикла подбора кандидата в случае отказа сотрудника быть
наставником»
Почему кандидат не дал письменное согласие?
Не был готов исполнять обязанности наставника
Почему?
Заранее не проинформирован о вероятности быть кандидатом в
наставники
Почему?
Не проведена предварительная работа с возможными кандидатами
Почему?
Отсутствует система подготовки и отбора наставников
Корсаков Александр
Александрович