Короткий інформаційний матеріал вимог Інструкції з діловодства та роботи в системі електронного документообігу «АСКОД» 30.09.2025 (3)

1.

2.

КОД НАДАЄТЬСЯ ОДИН РАЗ
ПІСЛЯ АВТОРИЗАЦІЇ ВІН ЗНИКАЄ

3. З 01.01.2026 робота в інформаційно-телекомунікаційній системі «Єдиний інформаційний простір територіальної громади міста

З 01.01.2026 робота в інформаційнотелекомунікаційній системі «Єдиний
інформаційний простір територіальної
громади міста Києва», створеної на базі
програмного забезпечення електронного
документообігу АСКОД, інтегрованої до
системи взаємодії буде в дизайні САПФІР.
Класичний дизайн буде відключено.

4.

5.

6.

7.

Інструкція з діловодства затверджена
розпорядженням виконавчого органу
Київської міської ради (Київської міської
державної адміністрації) від 25 вересня
2018 року № 1747 «Про затвердження
Інструкції з діловодства у виконавчому
органі Київської міської ради (Київській
міській державній адміністрації), районних
в місті Києві державних адміністраціях (у
редакції розпорядження виконавчого
органу Київської міської ради (Київської
міської державної адміністрації)
від 18 серпня 2020 року № 1237)»

8.

• п.
Керівникам структурних підрозділів
виконавчого органу Київської міської ради
(Київської міської державної адміністрації),
головам районних в місті Києві державних
адміністрацій, керівникам підприємств, установ
та організацій, що належать до комунальної
власності територіальної громади міста Києва:
• п. 2.1. Забезпечити неухильне додержання вимог
Інструкції з діловодства у виконавчому органі
Київської міської ради (Київській міській
державній адміністрації), районних в місті Києві
державних адміністраціях, на підприємствах, в
установах та організаціях, що належать до
комунальної власності територіальної громади
міста Києва.
2.

9.

п.9 Основною формою
провадження
діловодства в
установах є
електронна.

10.

п.10 Документування управлінської
інформації в установах
здійснюється в електронній формі
із застосуванням кваліфікованого
електронного підпису,
кваліфікованої електронної
печатки та кваліфікованої
електронної позначки часу,

11.

крім випадків наявності обґрунтованих підстав
для документування управлінської інформації у
паперовій формі, якими визнаються:
- документи, що містять інформацію з
обмеженим доступом, вимогу щодо захисту
якої встановлено законом;
- електронні документи, що не можуть бути
застосовані як оригінал згідно з вимогами закону;
- документи, вимогу щодо опрацювання яких у
паперовій формі встановлено законами України
та актами Кабінету Міністрів України.

12.

Кваліфікований
електронний підпис має
таку саму юридичну силу,
як і власноручний підпис,
та має презумпцію його
відповідності
власноручному підпису.

13.

Відповідальність за
організацію діловодства в
установах несуть їх
керівники.
За підготовлений проєкт
документа відповідальним
є його автор.

14.

Діловодство в структурних підрозділах та
комунальних підприємствах здійснюються
виключно з використанням
інформаційнотелекомунікаційної системи
«Єдиний інформаційний простір
територіальної громади міста Києва»,
створеної на базі програмного
забезпечення електронного
документообігу АСКОД, інтегрованої до
системи взаємодії.

15.

Внесення будь-яких змін щодо технологічної
інформації в системі електронного
документообігу АСКОД
(внесення/вилучення/коригування інформації,
блокування облікового запису про абонента
(користувача), надання доступу до інформації
тощо) здійснюється на підставі заявки, надісланої
через систему електронного документообігу до
розпорядника, який приймає рішення про
виконання чи відхилення заявки -Департамент
інформаційно-комунікаційних технологій
(100/303 від 14.01.2020), а також Інструкції.

16.

Лист -Департаменту інформаційнокомунікаційних технологій (КМДА) від
08.08.2023 № 100/4424
Додаток 1
Запит на створення/блокування поштової
скриньки в домені kyivcity.gov.ua
Листування з КП ГІОЦ щодо незначних змін
Через e-mail: support.askod@kmda.gov.ua
тел. 366 69 69

17.

Вхідні, внутрішні, вихідні, інші
документи незалежно від форми
їх створення, підготовлені в
структурних підрозділах та
комунальних підприємствах,
реєструються в системі
електронного документообігу
АСКОД.

18.

Реєстрація вхідної і вихідної
кореспонденції за підписом
керівництва адміністрації
здійснюється відділом організації
діловодства та контролю,
централізовано без права
делегування відповідної функції
іншим структурним підрозділам
адміністрації.

19.

Реєстрація звернень громадян та
відповідей на звернення громадян за
підписом керівництва адміністрації
здійснюється
відділом роботи із зверненнями
громадян ,
централізовано без права делегування
відповідної функції іншим структурним
підрозділам адміністрації.

20.

Надсилання електронних документів
через систему електронного
документообігу «АСКОД» , систему
взаємодії «Через СЕВ» та Електронну
пошту їх адресатам здійснюється
автоматично за фактом їх
завантаження із системи електронного
документообігу відповідно до обраного
способу надсилання: через систему
електронного документообігу або
систему взаємодії. Вірно вибираємо
вид доставки та перевіряємо в РМК.

21.

Електронний документ вважається одержаним адресатом з моменту
надходження відправникові електронного повідомлення із
зазначеним часом про доставку цього документа адресатові.

22.

Не допускається:
- надсилання або передача документів
без їх реєстрації у службі діловодства;
- дублетне надсилання примірника
документа, зокрема й оригінального, в
паперовій формі, якщо його
примірник або копію вже надіслано в
електронній формі через систему
електронного документообігу або
систему взаємодії.

23.

Документ повинен містити обов’язкові для
його певного виду реквізити, що
розміщуються в установленому порядку на
відповідному бланку, а саме:
найменування установи – автора
документа, назву виду документа
(крім листів), дату, реєстраційний індекс
документа, назву адресата та особисте
звертання (для листів), заголовок до тексту,
текст, відмітку про додатки (за наявності),
підпис, відмітку про виконавця.

24.

АДРЕСАТ п. 214
Якщо документ надсилається посадовій
особі, найменування установи та її
структурного підрозділу наводяться у
називному відмінку, а посада, власне ім᾽я і
прізвище адресата – у давальному,
наприклад:
Державна архівна служба України
Начальникові фінансово-економічного
управління
Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

25.

АДРЕСАТ п. 214
Якщо документ адресується керівникові
установи або його заступникові,
найменування установи входить до складу
найменування посади адресата, яке
наводиться у давальному відмінку,
наприклад:
Директорові Департаменту житлово-комунального
господарства виконавчого органу Київської міської
ради (Київської міської
державної адміністрації)
Дмитрові НАУМЕНКУ
ЗВЕРТАЮ УВАГУ НА 1,5 МІЖРЯДКОВИЙ ІНТЕРВАЛ В АДРЕСАТІ, А НЕ
АБЗАЦ ІНТЕРВАЛ ПРЕД/ПІСЛЯ 6-12 ПТ або ПРОБІЛ?

26.

217. Якщо документ адресується конкретній особі, у
листі нижче реквізиту «адресат» може бути наведено
особисте звертання у кличному відмінку:
Пане (пані) Власне ім᾽я
або
Пане (пані) Прізвище
У разі потреби перед словом «Пане», «Пані» або
«Панове» може використовуватися слово «Шановний»,
«Шановна» або «Шановні» відповідно, наприклад:
Шановна пані Ковальська!
Шановний Віталію Володимировичу!
218. Якщо у листі є особисте звертання, перед реквізитом
«Підпис» зазначається прощальна фраза «З повагою».

27.

223. Заголовок до тексту (короткий зміст)
документа повинен містити стислий виклад суті
документа. Заголовок до тексту документа
(короткий зміст), обсяг якого перевищує 150 знаків
(п’ять рядків), дозволяється продовжувати до
межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не
ставиться.
Заголовок (короткий зміст) відповідає на питання
«про що?», «кого?», «чого?». Наприклад:
- лист (про що?) про організацію наради………….;
- протокол (чого?) засідання атестаційної
комісії………..
А не «Про надання інформації»

28.

Відмітки про наявність додатків та оформлення
додатків
234. У тексті основного документа робиться така
відмітка про наявність додатків: «що додається»,
«згідно з додатком», «(додаток 1)», «відповідно до
додатка 2» або «(див. додаток 3)».
237. Сторінки кожного додатка мають свою
нумерацію.
У кінці під текстом додатка, який не підписується,
проставляється риска, що свідчить про його
закінчення.
239. Усі додатки до документа візує КЕП працівник,
який створив цей документ, та керівник
структурного підрозділу, в якому його створено.

29.

242. Якщо додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка
про наявність додатків розміщується після тексту листа перед
підписом через один відступ/пробіл.
243. Якщо документ має додаток, повне найменування якого
наводиться в його тексті, відмітка про наявність цього додатка
оформлюється за такою формою:
Додаток: на 7 арк. в 1 прим.
(не з абзацу), (не на 7 акуш./аркушах), (не у а в 1 прим.)
Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не
наводиться, їх потрібно перелічити після тексту із зазначенням
кількості сторінок у кожному додатку та кількості їх примірників,
наприклад:
Додатки: 1. Довідка про виконання плану розвантажувальних робіт
за I квартал 2025 року на 5 арк. в 1 прим.
2. Графік ремонтних робіт на I квартал 2025 р. на 3 арк. в 1 прим.
Якщо документ містить більше ніж десять додатків, може
складатися опис із зазначенням у документі такої відмітки:
Додаток: згідно з описом на 3 арк.
Якщо в документі два і більше додатків то має бути Додатки: а не
Додаток

30.

Якщо додаток (ки) підготовлено у форматі: DOC. DOCX. RTF
разом із супровідним листом одним файлом, тоді такий
додаток розміщується з наступниної стрінки супровідного
листа з обов’язковим дотриманням вимог нижнього
колонтитулу для відображення на таких додатках штрихкоду та QR-коду.
Якщо додаток (ки) підготовлено у форматі DOK. DOCX. RTF
окремим файлом від супровідного листа і додаються, як
додаток. Такий додаток має бути обов’язково підписаний
КЕП посадовою особою яка його створила.
Якщо додаток (ки) підготовлено у форматі Microsoft Excel
такий додаток має бути обов’язково підписаний КЕП
посадовою особою яка його створила.

31.

244. Посадові особи підписують документи в межах своїх
повноважень, визначених актами законодавства, іншими
нормативно-правовими актами, відповідно до цієї
Інструкції. Порядок підписання документів іншими особами
в разі відсутності керівника установи та посадових осіб,
уповноважених їх підписувати, визначається наказом
(розпорядженням) керівника установи.
245. Підпис складається з найменування посади особи, яка
підписує
документ
(повного
−
якщо
документ
надрукований не на бланку, скороченого − якщо документ
надрукований на бланку), особистого підпису якщо
документ виготовлено у паперовій формі, власного імені і
прізвища, наприклад:
Голова
Ім’я ПРІЗВИЩЕ (Софія ДУНАЄВСЬКА)

32.

п. 114. Співвиконавці зобов’язані
надавати
пропозиції
головному
виконавцеві протягом першої половини
строку, відведеного для виконання
доручення, завдання.
Документи на підпис керівництву
подаються не пізніше ніж за 1 робочий
день до закінчення строку, відведеного
для виконання доручення.
А не за 10-15 хвилин до закінчення
робочого дня та закінчення строку
виконання доручення.

33.

В разі заміщення керівника за наказом
(розпорядженням) до найменування
посади додаються слова
«Виконувач обов’язків»
Не допускається під час підписання
документа ставити прийменник «За»
чи правобічну похилу риску перед
найменуванням посади.

34.

Усі документи, зареєстровані у системі
електронного документообігу, повинні
містити запис про їх фактичне
виконання.
Не допускається використання
неконкретних записів про виконання
документа («виконано», «закрито»,
«підготовлено проект відповіді»
тощо).
В результат виконання у РМК
прописуємо конкретику.

35.

Кожен виконавець
зобов’язаний підтвердити в
системі електронного
документообігу початок
виконання завдання, а після
опрацювання документа −
подати звіт про його
завершення та відправити на
«ПЕРЕВІРКУ» до ВОД та К.

36.

ДОРУЧЕННЯ, РОЗПОРЯДЖЕННЯ, РІШЕННЯ І ІНША
СЛУЖБОВА КОРЕСПОНДЕНЦІЯ, ЯКА НАДХОДИТЬ НА
ВИКОНАННЯ ВІД ВИКОНАВЧОГО ОРГАНУ КИЇВСЬКОЇ
МІСЬКОЇ РАДИ (КМДА), ЩО НЕ ПОТРЕБУЄ
ІНФОРМУВАННЯ-ЗВІТУВАННЯ НЕ НАПРАВЛЯЄТЬСЯ
НА «ПЕРЕВІРКУ» до ВОД та К ВСІМА
ВИЗНАЧЕНИМИ У РЕЗОЛЮЦІЇ ВИКОНАВЦЯМИ. НА
ПЕРЕВІРКУ ТАКІ ДОКУМЕНТИ НАПРАВЛЯЄ ЛИШЕ
ТОЙ ВИКОНАВЕЦЬ ЩО ЗАЛИШИВСЯ
ОСТАННІМ В ХОДІ ВИКОНАННЯ ПО
РЕЗОЛЮЦІЇ ГОЛОВИ, ЗАСТУПНИКІВ ГОЛОВИ,
КЕРІВНИКА АПАРАТУ АДМІНІТСРАЦІЇ.

37.

Підготовка проекту
електронного документа
здійснюється з урахуванням
таких вимог:
• проект електронного
документа готує автор
документа в системі
електронного документообігу;

38.

Погодження проекту електронного
документа полягає у його візуванні
уповноваженими особами
накладанням електронного цифрового
підпису. Перелік погоджувачів
визначається у реєстраційномоніторинговій картці у визначених
полях системи електронного
документообігу та виставляється
етапами….(1, 2, 3, 4, 5, 6)

39.

Не погоджений у
відповідному порядку
проект електронного
документа не передається на
підписання (затвердження).

40.

Після візування всіма зазначеними
в реєстраційномоніторинговій
картці погоджувачами та його
перевірки система електронного
документообігу автоматично
надсилає проект електронного
документа на підписання
зазначеному в реєстраційномоніторинговій картці
підписувачу.

41.

Прізвище працівника, який
створив документ
(безпосереднього виконавця), і
номер його службового
телефону зазначаються на
лицьовому боці в нижньому
лівому куті останнього аркуша
документа.

42.

Якщо документ готується за підписом
керівництва установи, в нижньому лівому
куті останньої сторінки паперового
документа перед реквізитами працівника,
який створив документ, обов’язково
зазначається імʼя та прізвище його
безпосереднього керівника, наприклад:
Дмитро Криворучко
Валентина Угренюк 281 66 62
(без - - - ) (без тел.)

43.

Документ не повинен мати більше
чотирьох адресатів. Слово “КОПІЯ”
перед найменуванням другого –
четвертого адресатів не ставиться. У
разі надсилання документа більше ніж
чотирьом адресатам складається
список на розсилку із зазначенням на
кожному документі тільки одного
адресата.

44.

Під час оформлення документів
(додатків до них) на двох і більше
сторінках друга та наступні сторінки
мають бути пронумеровані.
Номери сторінок ставляться
посередині верхнього поля сторінки
арабськими цифрами без зазначення
слова «сторінка» та розділових знаків.
Перша сторінка не нумерується ні в
документі ні в кожному з додатків.

45.

Реєстрація вихідних документів
68. Реєстрація всіх вихідних та внутрішніх документів
здійснюється в автоматизованому режимі за фактом їх
підписання. В установі може бути передбачено
автоматичну реєстрацію усіх або окремих видів документів
під час їх підписання.
69. Надсилання документів незалежно від форми їх
створення здійснюється через систему електронного
документообігу або систему взаємодії.
У разі створення документа в паперовій формі адресатові
надсилається лише його фотокопія, крім випадку
надсилання документів установі чи особі, які не є
користувачами системи електронного документообігу або
системи взаємодії, та документів, визначених пунктом 10
цієї Інструкції.

46.

70. Перед відправленням вихідного електронного
документа проводиться перевірка його цілісності
та справжності усіх накладених на нього
кваліфікованих
електронних
підписів
з
додержанням тих же вимог, що й для вхідних
електронних документів.
71.
Реєстраційно-моніторингова
картка
зареєстрованого вихідного документа обов’язково
приєднується до реєстраційно-моніторингової
картки зареєстрованого в системі електронного
документообігу вхідного документа, якщо такий
зв’язок існує.

47.

Бланки генеруються системою
електронного документообігу
установи в автоматичному режимі
на підставі обраних автором
проекту критеріїв типового бланка
для обраного виду електронного
документа (у теку заведено
шаблони бланків)

48.

Бланки листів КМДА, КМВА, ГРДА
структурних підрозділів та КП
віднесених до сфери управління
ГРДА генеруються системою
електронного документообігу в
автоматичному режимі на підставі
обраних автором проєкту
документа критеріїв типового
бланка для обраного виду
електронного документа.

49.

Бланки документів повинні мати такі поля
(міліметрів):
• 30 — ліве;
• 10 — праве;
• 20 — верхнє та нижнє.
У бланку КМДА, КМВА та ГРДА нижнє поле
не змінюємо, до крапки.
Нижнє поле в електронних бланках
повинне відповідати формату даних
системи електронного документообігу для
відображення штрих-коду та QR – коду.

50.

Заходимо на будь який документ у
верхньому полі натискаємо ФАЙЛИ після того
натискаємо на вкладку ПЕРЕЛІК ШАБЛОНІВ:

51.

52.

Натискаємо на стрілочку завантажити

53.

54.

У завантажений шаблон бланка
вставляємо текст водночас нижнє
поле не змінюємо ні на 1 сторінці на
інших сторінках супровідного листа та
додатка (ів) до нього, якщо додаток
міститься в одному файловому
документі.

55.

56.

57.

ПІДРОЗДІЛ РЕЄСТРАЦІЇ МАЄ БУТИ ВІДДІЛ ОРГАНІЗАЦІЇ ДІЛОВОДСТВА ТА КОНТРОЛЮ
ГОЛОСІЇВСЬКОЇ РАЙОННОЇ В МІСТІ КИЄВІ ДЕРЖАВНОЇ АДМІНІТСРАЦІЇ, ЯКЩО ПРОЄКТ
ВІДПОВІДІ ОПРАЦЬОВУЄТЬСЯ ПРАЦІВНИКАМИ ВИЩЕЗАЗНАЧЕНОГО ВІДДІЛУ
КОД 1010010
УВАЖНО ТА ВІРНО
ВИБИРАЄМО ВИД
ДОКУМЕНТА: ЛИСТ,
ВІДПОВІДІ НА ЗАПИТИ,
ВІДПОВІДЬ НА ЗАПИТИ
ЗМІ, ВІДПОВІДІ НА
ЗВЕРНЕННЯ
ВИД ДОСТАВКИ

58.

ПІДРОЗДІЛ РЕЄСТРАЦІЇ МАЄ БУТИ ВІДДІЛ РОБОТИ ІЗ ЗВЕРНЕННЯМИ ГРОМАДЯН
ГОЛОСІЇВСЬКОЇ РАЙОННОЇ В МІСТІ КИЄВІ ДЕРЖАВНОЇ АДМІНІТСРАЦІЇ, ЯКЩО
ПРОЄКТ ВІДПОВІДІ ОПРАЦЬОВУЄТЬСЯ ПРАЦІВНИКАМИ ВИЩЕЗАЗНАЧЕНОГО
ВІДДІЛУ
КОД 1010011
В ПОЛІ ЗА ПІДПИСОМ –
ВИБИРАЄМО
ПОСАДОВУ ОСОБУ ЯКА
БУДЕ ПІДПИСУВАТИ
ДОКУМЕНТ.
ПРАВО ПІДПИСУ НА
БЛАНКАХ ГРДА МАЄ
ВИКЛЮЧНО
КЕРІВНИЦТВО
АДМІНІТСРАЦІЇ.
ВСТАНОВЛЮЄМО
КІЛЬКІСТЬ
АРКУШІВ ТА
кількість аркушів
ДОДАТКІВ

59.

УВАЖНО ТА ВІРНО ВИБИРАЄМО
АДРЕСАТА (ІВ)

60.

61.

ВСТАНОВЛЮЄМО ВИД ДОСТАВКИ АСКОД,
ЧЕРЕЗ СЕВ, ПОШТА, ЕЛЕКТРОННА ПОШТА,
ВЧАСНОРУЧ І ІН.

62.

ОБОВЯЗКОВО ПРИ ВІДПРАВЛЕНІ ДОКУМЕНТА
ПОШТОВИМ ЗВ’ЯЗКОМ У ПОЛЕ КОМЕНТАР
ВНОСИМО НАЗВУ АДРЕСАТА (ІВ), ПОВНУ АДРЕСУ
(ПРОСП., ВУЛ., № БУД., № КВ., МІСТО, ОБЛ.,
РАЙОН, ІНДЕКС).

63.

КОЛИ ПОТРІБНО ДЕКІЛЬКА АДРЕСАТІВ

64.

65.

В ЕЛЕКТРОННІЙ ПОШТІ ЗАЙВИЙ ВІДСТУП
ВІДПРАВКА НЕМОЖЛИВА

66.

КОЛИ ВСЕ ВІРНО

67.

КОЛИ ВИД ДОСТАВКИ ЧЕРЕЗ СЕВ ОБОВЯЗКОВО
ЗВЕРТАЄМО УВАГУ НА КОД ЄДРПОУ

68.

ПІДВІДОМЧІ УСТАНОВИ ДЕРЖАВНИХ ОРГАНІВ
ВЛАДИ, ЩО ПРАЦЮТЬ З СЕВ ОВВ МАЮТЬ РІЗНІ
КОДИ ЄДРПОУ

69.

ПІДВІДОМЧІ УСТАНОВИ ДЕРЖАВНИХ ОРГАНІВ
ВЛАДИ, ЩО ПРАЦЮТЬ З СЕВ ОВВ МАЮТЬ РІЗНІ
КОДИ ЄДРПОУ

70.

ВСТАНОВЛЮЄМО ДАТУ
ПЕРЕДАЧІ ПРОЄКТУ
ВИХІДНОГО ДОКУМЕНТА

71.

ЧЕРЕЗ ВКЛАДУ ФАЙЛИ
ПРИКРИПЛЮЄМО ФАЙЛ (ЛИ)
ДОДАТКИ ДО ЛИСТА ПІДПИСУЄ КЕП
СУБ’ЄКТ СТВОРЕННЯ
ВСТАНОВЛЮЄМО ОЗНАКУ ГОЛОВНИЙ
ДОКУМЕНТ НА СУПРОВІДНОМУ ЛИСТІ

72.

ЧЕРЕЗ ВКЛАДУ ФАЙЛИ
ПРИКРИПЛЮЄМО ФАЙЛ (ЛИ)

73.

ВСТАНОВЛЮЄМО ОЗНАКУ ГОЛОВНИЙ
ДОКУМЕНТ НА СУПРОВІДНОМУ ЛИСТІ

74.

Розподіл повноважень щодо роботи в системі електронного документообігу
АСКОД відділу організації діловодства та контролю
Голосіївської районної в місті Києві державної адміністрації
станом на 06.10.2025
Кожен виконавець зобов’язаний підтвердити в системі електронного
документообігу АСКОД початок виконання завдання, а після опрацювання
документа − подати звіт про його завершення та відправити ОБОВ’ЯЗКОВО
на «ПЕРЕВІРКУ» до відділу організації діловодства та контролю:
Криворучко Дмитро Миколайович - доручення КМВА та проєкти відповідей на
доручення КМВА, листи КМВА та проєкти відповідей на листи КМВА, крім
документів, що визначено не контрольним; проєкти відповідей, що готуються за
підписом КМГ, керівництва КМДА та КМВА крім проєктів відповідей на
звернення громадян; проєкти розпоряджень КМГ, КМДА та КМВА, листи ДСК
та ДСК «Літер М» тел. 281 66 60
Сєдова Алла Іванівна - вся вхідна службова кореспонденція від юридичних
осіб, що надійшла до Голосіївської районної в місті Києві державної адміністрації,
проєкти вихідних листів за підписом керівництва адміністрації, які готуються на
виконання службової кореспонденції, крім документів та проєктів відповідей,
що визначено не контрольними та доручень і листів КМВА
тел. 281 66 63

75.

Денисенко Анна Василівна – документи визначені контрольними,
проєкти відповідей на документи, які визначені контрольними
(ЗВЕРНІТЬ УВАГУ - в резолюції керівництва адміністрації відображено
слово КОНТРОЛЬ) також слово КОНТРОЛЬ зазначено в реєстраційномоніторинговій картці (РМК) «Контроль (орг.)» та в резолюції голови
адміністрації відображено ПІБ Денисенко А. В.) тел. 281 66 58
Угренюк Валентина Вікторівна – розпорядження, накази, проєкти
розпоряджень та наказів Голосіївської районної в місті Києві
державної адміністрації, відповіді, службові записки щодо виконання
розпоряджень, наказів адміністрації, проєкти ініціативних листів за
підписом керівництва адміністрації тел. 281 66 62
Гаврилюк Леся Дмитрівна – запити на інформацію, запити ЗМІ,
проєкти відповідей на запити на інформацію та на запити ЗМІ
тел. 259 90 64

76.

ІНІЦІАТИВНИЙ ЛИСТ ЗА ПІДПИСОМ ГОЛОВИ
ЧЕРЕЗ ТЕКУ ПІДЛЕГЛІ ПЕРЕЛІКИ
ВКЛАДКУ ПОГОДЖЕННЯ БУДУЄМО
СХЕМУ: 1. ПОГОДЖЕННЯ, 2. ПЕРЕВІРКА,
3. ПІДПИС, 5.ПЕРЕВІРКА

77.

ІНІЦІАТИВНІ ЛИСТИ ВІДПРАВЛЯЄМО
НА ПЕРЕВІРКУ УГРЕНЮК В.В.

78.

ДОРУЧЕННЯ ВИЗНАЧЕНЕ
КОНТРОЛЬНИМ
ВІДПРАВЛЯЄМО
НА ПЕРЕВІРКУ ДЕНИСЕНКО А.В.

79.

ВІДПОВІДЬ НА ДОРУЧЕННЯ ВИЗНАЧЕНЕ
КОНТРОЛЬНИМ ЗА ПІДПИСОМ ГОЛОВИ
ЧЕРЕЗ ТЕКУ ПІДЛЕГЛІ ПЕРЕЛІКИ ВКЛАДКУ
ПОГОДЖЕННЯ БУДУЄМО СХЕМУ: 1. ПОГОДЖЕННЯ,
2. ПЕРЕВІРКА, 3. ПІДПИС, 4. ПЕРЕВІРКА

80.

До 06.10.2025 ВІДПРАВЛЯЄМО
НА ПЕРЕВІРКУ КРИВОРУЧКО Д.М.
З 06.10.2025 ВІДПРАВЛЯЄМО
НА ПЕРЕВІРКУ СЄДОВА А.В.

81.

ЧЕРЕЗ ТЕКУ ВКЛАДКУ ПОГОДЖЕННЯ
БУДУЄМО СХЕМУ: 1. ПОГОДЖЕННЯ, 2. ПЕРЕВІРКА,
3. ПІДПИС, 4. ПЕРЕВІРКА

82.

ЗАПИТИ НА ІНФОРМАЦІЮ ТА ЗАПИТИ ЗМІ

83.

ЗАПИТИ НА ІНФОРМАЦІЮ ТА
ЗАПИТИ ЗМІ ВІДПРАВЛЯЄМО НА
ПЕРЕВІРКУ ГАВРИЛЮК Л.Д.

84.

ВІДПОВІДЬ НА ЗАПИТИ НА ІНФОРМАЦІЮ ТА ЗАПИТИ ЗМІ
ЧЕРЕЗ ВКЛАДКУ ПОГОДЖЕННЯ БУДУЄМО СХЕМУ:
1. ПОГОДЖЕННЯ, 2. ПЕРЕВІРКА, 3. ПІДПИС, 4. ПЕРЕВІРКА

85.

РОЗПОРЯДЖЕННЯ ГРДА
ВІДПРАВЛЯЄМО
НА ПЕРЕВІРКУ УГРЕНЮК В.В.

86.

ДОРУЧЕННЯ КМВА ТА ПРОЄКТИ
ВІДПОВІДЕЙ НА ДОРУЧЕННЯ КМВА,
ЩО ВИЗНАЧЕНО НЕ КОНТРОЛЬНИМ
ВІДПРАВЛЯЄМО, НА ПЕРЕВІРКУ
КРИВОРУЧКО Д.М.

87.

ЛИСТИ КМВА ТА ПРОЄКТИ
ВІДПОВІДЕЙ НА ЛИСТИ КМВА, ЩО
ВИЗНАЧЕНО НЕ КОНТРОЛЬНИМ
ВІДПРАВЛЯЄМО,НА ПЕРЕВІРКУ
КРИВОРУЧКО Д.М.

88.

ПРОЄКТИ РОЗПОРЯДЖЕНЬ КМГ,
КМДА ТА КМВА
НА ПЕРЕВІРКУ КРИВОРУЧКО Д.М.

89.

ПРОЄКТИ ВІДПОВІДЕЙ ЗА ПІДПИСОМ КМГ,
КЕРІВНИЦТВА КМДА ТА КМВА
НА ПЕРЕВІРКУ КРИВОРУЧКО Д.М
КРІМ ВІДПОВІДЕЙ НА ЗВЕРНЕННЯ ГРОМАДЯН

90.

НЕ ПОВНЕ, НЕВІРНЕ ТА НЕКОРЕКТНО
ЗАПОВНЕНЕ ПОЛЕ КОМЕНТАР ЩОДО
АДРЕСАТА, ПІДРОЗДІЛ РЕЄСТРАЦІЇ, КОРОТКИЙ
ЗМІСТ, НЕКОРЕКТНЕ ЗАПОВНЕННЯ ПОЛІВ РМК
ПРАЦІВНИКАМИ ВІДДІЛУ ОРГАНІЗАЦІЇ
ДІЛОВОДСТВА ТА КОНТРОЛЮ ТА
ПРАЦІВНИКАМИ ВІДДІЛУ ПО РОБОТІ ІЗ
ЗВЕРНЕННЯМИ ГРОМАДЯН БУДЕ ПОВЕРТАТИСЬ
НА ДООПРАЦЮВАННЯ

91.

Відділ організації діловодства та
контролю, а також відділ роботи із
зверненнями громадян має право
повертати документ, що
надійшов від головного виконавця
доручення, у разі якщо факти, викладені
у ньому, є недостовірними, неточними,
застарілими, невірно заповнена
реєстраційно-моніторингова картка
(РМК), тощо.

92.

Під час автоматичної реєстрації після
виконання дії «Підписати» система
електронного документообігу автоматично
присвоює проекту вихідного листа в
електронній формі реєстраційний номер та
дату реєстрації. Одночасно з накладенням на
документ електронного цифрового
КЕРІВНИЦТВА АДМІНІТСРАЦІЇ файл
конвертується у формат PDF із зазначенням
на першій сторінці документа QR-коду, який
містить інформацію про підписувача, і
штрих-коду, який містить назву установи,
дату реєстрації та реєстраційний номер.

93.

Якщо додаток (ки) об’ємні,
(реєстраційна справа, адміністративна
справа, архівна справа і ін. – потребує
оригіналу, прошита) головний
виконаваець зобовязаний передати
такий додаток (ки) до відділу
організації діловодства та контролю, а
також відділу роботи із зверненнями
громадян вказавши до якого проєкту
відповіді буде цей додаток для
належної відправки адресатові (ам).

94.

Відділ організації діловодства та
контролю, а також відділ роботи із
зверненнями громадян після
виконання документа перевіряє
відповідність кінцевого результату
поставленому завданню, за
результатом чого приймає рішення про
припинення моніторингу. Припинення
моніторингу здійснюється лише на
підставі зазначеної перевірки.

95.

СТРОКИ виконання основних документів:
1. Акт Президента України – 30 днів з дати набрання ним чинності.
2. Запит: народного депутата України – протягом 15 днів з дня його
одержання, якщо Верховною Радою України не встановлено іншого
строку;
депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим – протягом 15 днів
з дня його одержання;
депутата Київської міської ради − протягом 10 днів з дня його
одержання.
депутата іншої місцевої ради – у встановлений цією радою строк.
Якщо запит народного депутата України, депутата Верховної Ради
Автономної Республіки Крим, депутата Київської міської ради, депутата
місцевої ради з об’єктивних причин не може бути розглянуто в
установлений строк, надсилається відповідно до закону письмове
повідомлення суб’єктам внесення запиту.
Строк розгляду депутатського запиту з урахуванням строку продовження
не може перевищувати 30 днів з моменту його одержання

96.

3. Звернення народного депутата України, депутата Верховної Ради
Автономної Республіки Крим, депутата Київської міської ради, депутата
іншої місцевої ради − протягом 10 днів з дня його одержання.
У разі неможливості розгляду звернення народного депутата України,
депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата Київської
міської ради, депутата місцевої ради в установлений строк йому
повідомляють про це офіційним листом із зазначенням причин
продовження строку розгляду.
Строк розгляду депутатського звернення з урахуванням строку
продовження не може перевищувати 30 днів з моменту його одержання.
4. Рішення Кабінету Міністрів України щодо доопрацювання проектів
нормативно-правових актів – протягом 10 днів з дня прийняття
відповідного рішення, якщо цим рішенням не встановлено іншого
строку.
5. Постанови та висновки Колегії Рахункової палати – протягом 15 днів з
дня їх реєстрації в установі, якщо в них не встановлено іншого строку.

97.

6. Погодження проектів актів заінтересованими органами – у
строк, установлений їх головними розробниками відповідно до
Регламенту Кабінету Міністрів України та Регламенту виконавчого
органу Київської міської ради (Київської міської державної
адміністрації).
7. Запит на публічну інформацію від фізичної, юридичної особи,
об’єднання громадян без статусу юридичної особи, крім суб’єктів
владних повноважень, та надання відповіді на запит на
інформацію, поданий відповідно до Закону України «Про доступ
до публічної інформації», – протягом 5 робочих днів з дня його
отримання.
Якщо запит на публічну інформацію стосується надання великого
обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної
кількості даних, строк розгляду запиту може бути продовжено до
20 робочих днів з обов’язковим повідомленням запитувача в
письмовій формі не пізніше 5 робочих днів з дня його отримання.
8. Запити НАБУ – невідкладно, але небільше 3-х робочих днів.

98.

99.

100.

В ЛИСТІ посилання НА БЛАНКИ І НАВЧАННЯ
https://gioc.kyivcity.gov.ua/page/ascod-documents

101.

102.

103.

104.

Розділ VII. АКТИ ГОЛОСІЇВСЬКОЇ
РАЙОННОЇ В МІСТІ КИЄВІ
ДЕРЖАВНОЇ АДМІНІСТРАЦІЇ
Порядок підготовки проєктів
розпоряджень ГРДА

105.

Номенклатура справ − це обов’язковий для кожної установи
систематизований перелік назв (заголовків) справ, що
формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання
відповідних справ.
На підставі зведеної номенклатури справ установи в
електронній формі система електронного документообігу
автоматично здійснює її візуалізацію за формою, визначеною
цим пунктом Інструкції, яка схвалюється комісією установи з
проведення експертизи цінності документів, друкується та
подається на погодження експертно-перевірній комісії
Державного архіву м. Києва виконавчого органу Київської
міської ради (Київської міської державної адміністрації) один
раз на пʼять років або невідкладно в разі зміни форми
власності, структури, функцій та характеру роботи
установи, після чого затверджується керівником установи.

106.

За Голосіївським районом міста Києва
закріплений куратор Державного архіву
м. Києва, головний спеціаліст відділу
формування НАФ та діловодства
Анастасія Сергіївна ЧЕЧНЄВА.
З усіх питань, що стосуються ведення
діловодства, архівної справи, надання
методичної допомоги, проведення науковотехнічного впорядкування документів, тощо
просимо звертатися за телефоном: 467 09 40.
Консультаційний день куратора-середа.

107.

Зведена номенклатура справ установи наприкінці
кожного року (не пізніше грудня) уточнюється та
вводиться в дію з 01 січня наступного календарного року.
Строки зберігання документів (належність до справи)
визначає під час реєстрації (для вхідних документів) або
створення проєкту документа автор згідно із
затвердженим Міністерством юстиції України переліком
типових документів, що створюються під час діяльності
державних органів та органів місцевого самоврядування,
інших установ, підприємств та організацій, із
зазначенням строків зберігання документів.
Розділ ІV Правил організації діловодства та архівного
зберігання документів у державних органах, органах
місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і
організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції
України від 18.06.2015 № 1000/5, зареєстрованих у
Міністерстві юстиції України 22.06.2015 за № 736/27181

108.

Обов'язкове проставлення
номенклатури у вхідних РМК

109.

Обов'язкове проставлення
номенклатури у вихідних РМК

110.

111.

Дякуємо за увагу!