Основные ошибки возникающие при ведении делопроизводства

1. Основные ошибки возникающие при ведении делопроизводства

2.

Образец бланка ОНД

3.

Образец
правильного
оформления
интервалов в
документе

4.

При адресовании документа должностному лицу указывается наименование
должности в дательном падеже, включающее наименование организации. Затем,
через один пробел указывается специальное звание (при наличии) и, на
следующей строке, Фамилия И.О.
Адрес организации или физического лица, при отправке документа почтовой
связью указывается в следующем порядке: улица, дом, город, индекс.
При отправке письма по электронной почте, почтовый адрес не указывается.
При персональном обращении необходимо всегда указывать «Уважаемый…!» и
«С уважением,».

5.

• Бланк
не
установленного
образца
• нет
обращения
«Уважаемый …»,
• Нет одного интервала
от
должности
до
звания и ФИО,
• почтовый
адрес
корреспондента указан
не верно. Порядок
написания
адреса:
улица, дом, город,
индекс

6.

Не указаны звание,
фамилия И.О.
должностного лица

7.

в адресате нет
одного
интервала после должности,
нет обращения «Уважаемый…,
адрес корреспондента указан не
в том порядке.
Не допустимо одновременно
указывать
почтовый
и
электронный адрес. Способ
отправки должен быть один

8.

Не указаны фамилия И.О.
должностного лица
На
электронный
адрес
документы
направляются
только
с
электронной
подписью

9.

Указаны одновременно
почтовый
и
электронный адрес
Документы
с
электронной подписью
направляются
на
электронный адрес, с
живой подписью – по
почте
Угловой штамп не
установленного
образца

10.

В адресате отсутствует
один интервал после
должности.
Не
написано
«С
уважением..!»

11.

Документ зарегистрирован и загружен в программу без указания даты и номера
документа
Бланк неустановленного образца

12.

На самом документе не указано количество листов, в карточке документа не
указано приложение и количество листов

13.

Документ на двух листах.
Не согласован

14.

Наличие приложения в документе указывается в регистрационной карточке
(с количеством листов). Если приложение не подлежит сканированию, то это
прописывается в примечании, с указанием причины.
Если документ имеет одно приложение, то цифру 1 ставить не надо.
Если пунктов несколько, то они располагаются друг под другом. За слово
«Приложение» текст выходить не должен:
Приложение: 1. Отчет о проделанной работе на 1 л. в 1 экз.
2. Предложения в проект приказа на 2 л. в 1 экз.

15.

Вид документа выбран не
верно: это М-переписка.
Адресат
оформлен
с
нарушениями, без пробелов.
Нет
«о
«Уважаемый»,
чем»
и
нет связи с поступившим
документом, он не указан в
угловом штампе

16.

При регистрации входящего документа в регистрационной карточке не указана
организация, которая прислала документ

17.

При регистрации входящих документов обязательно заполнять все поля
регистрационной карточки.
Если на документе нет номера – в карточке писать б/н.
Если на документе нет даты – указывать дату регистрации документа.
Необходимо всегда указывать адресата.
После регистрации должен быть создан проект резолюции и затем документ
направляется на рассмотрение исполнителю.
Если во входящем документе есть приложение, то это указывается в
регистрационной карточке. Если приложение не подлежит сканированию, то это
указывается в примечании