Информационно - справочные документы

1. ТЕМА 2.6 ИНФОРМАЦИОННО – СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

ДОКУМЕНТЫ, СОДЕРЖАЩИЕ ИНФОРМАЦИЮ О
ФАКТИЧЕСКОМ ПОЛОЖЕНИИ ДЕЛ В
УЧРЕЖДЕНИЯХ, КОТОРАЯ СЛУЖИТ
ОСНОВАНИЕМ ДЛЯ ПРИНЯТИЯ
РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

2.

ИНФОРМАЦИОННО СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА
ПРОТОКОЛ
АКТ
СПРАВКА
ТЕЛЕГРАММА
ТЕЛЕФОНОГРАММА

3.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
Служебная записка – форма внутренней деловой
переписки между подразделениями организации или
должностными лицами, не находящимися в прямом
подчинении.
информационная
инициативная
отчетная
– составляются по вопросам материальнотехнического, информационного, хозяйственного
обеспечения;
– содержит просьбу, предложение и
адресована любому непрямому руководителю.

4.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
Обязательными реквизитами являются:
– наименование структурного подразделения;
– наименование вида документа;
– дата документа;
– регистрационный номер документа;
– адресат (руководителю структурного подразделения или
иному должностному лицу);
– заголовок к тексту;
– текст документа (составляется из двух частей: в первой
части излагаются факты, послужившие поводом к её
написанию, во второй – делаются выводы и даются
предложения по поставленному вопросу);
– подпись (руководителя подразделения или должностного лица).

5.

СТРУКТУРА СЛУЖЕБНОЙ
ЗАПИСКИ

6.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
Докладная записка – это письменное
сообщение работников своим руководителям
по вопросам, связанным с их служебной
деятельностью.
ИНИЦИАТИВНАЯ
ПО УКАЗАНИЮ
НЕПОСРЕДСТВЕННОГО
РУКОВОДИТЕЛЯ

7.

СТРУКТУРА
ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ

8.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
Цель инициативной докладной записки – побудить
руководителя принять определенное решение.
Текст ее состоит из двух или трех смысловых частей:
в первой
части
излагаются
причины,
факты или
события,
послужившие
поводом для
ее написания
во второй части
анализ сложившейся
ситуации, возможные
варианты ее решения
(может отсутствовать, в
этом случае ее текст
содержит описание
сложившейся ситуации,
выводы и предложения
составителя)
в третьей части
выводы и
предложения о
конкретных
действиях,
которые, по
мнению
составителя,
необходимо
предпринять

9.

ДОКЛАДНЫЕ ЗАПИСКИ
ВНУТРЕННИЕ
ВНЕШНИЕ
(на стандартном листе формата А4)
(на общем бланке организации)
Обязательными реквизиты:
–
наименование
структурного
подразделения;
– наименование вида документа;
– дата документа (дата ее составления
и подписания);
– регистрационный номер документа;
– адресат;
– заголовок к тексту (начинается с
предлога «О» или «Об»);
– текст;
–
подпись
(руководителя
структурного
подразделения
или
должностного лица).
Обязательными реквизиты:
– наименование организации;
– наименование вида документа;
– дата документа (дата ее составления
и подписания);
– регистрационный номер документа;
– место составления или издания
документа;
– адресат;
– заголовок к тексту (начинается с
предлога «О» или «Об»);
– текст;
–
подпись
(руководителя
организации).

10.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
Пишется в двух экземплярах. Адресату – первый
экземпляр, у подателя остается второй.
Руководитель, которому адресована докладная
записка, пишет на ней резолюцию по данному
вопросу.
Служит основанием для издания
распорядительного или другого
документа, согласно резолюции.

11.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
Объяснительная
записка
—
документ,
объясняющий причины какого-либо действия, факта,
происшествия,
составляемый
работником
организации и представляемый вышестоящему
должностному лицу.
составляются:
– в случае нарушения трудовой дисциплины;
–служебных
нарушений,
вызванных
неправильными действиями или поведением коголибо из работников организации.

12.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
ДЕЛЯТСЯ НА ДВЕ ГРУППЫ:
К первой относятся
документы, чаще всего
сопровождающие
основной документ и
поясняющие
содержание его
отдельных положений.
Вторую группу составляют
объяснительные записки по
поводу каких-либо
происшествий,
сложившихся ситуаций,
поступков и поведения
отдельных работников.

13.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
Обязательными реквизитами являются:
– наименование организации (структурное подразделение);
– наименование вида документа;
– дата документа;
– регистрационный номер документа;
– заголовок к тексту(«О» или «Об»);
– адресат;
– текст документа (состоит из двух частей: первая часть
содержит факты, послужившие поводом к ее написанию,
вторая — причины, объясняющие сложившуюся
ситуацию);
– подпись (подписывается составителем).

14.

СТРУКТУРА
ОБЪЯСНИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСКИ
оформляется на стандартном листе бумаги формата А4
и адресуется конкретному должностному лицу.

15.

СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА
Служебное письмо – это обобщенное название
различных по содержанию документов, выделяемых
в связи с особым способом передачи текста.
Составляются, когда невозможен или затруднен
бездокументный способ обмена информацией
(устные разъяснения, указания: личные или по
телефону и др.).

16.

СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА
ПРОСТЫЕ
СЛОЖНЫЕ
(состоят из одной-двух
смысловых частей:
вступления и заключения).
(состоят из трех или более
смысловых частей: вступление,
основная часть и заключение).
Во вступлении дается обоснование вопроса: причина
возникновения вопроса или его краткая история; если
поводом для составления письма послужил какой-либо
документ, дается ссылка на него.
В основной части излагается существо вопроса,
приводятся доказательства или опровержения.
В заключении формулируется основная цель письма.

17.

СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА
Используют формы изложения текста:
– от первого лица множественного числа
(«просим направить», «направляем на рассмотрение»);
– от первого лица единственного числа
(«считаю необходимым», «прошу выделить»);
– от третьего лица единственного числа
(«министерство не возражает», «ВНИИДАД считает
возможным»).

18.

СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА
Обязательными реквизитами являются:
– код организации;
– основной государственный регистрационный номер
(ОГРН) юридического лица;
– наименование организации;
– справочные данные об организации;
– идентификационный номер налогоплательщика/код
причины постановки на учет;
– дата документа;
– регистрационный номер документа;
– ссылка на регистрационный номер и дату;
– адресат;

19.

СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА
– заголовок к тексту;
– текст документа;
–
отметка
о
наличии
приложений
(в
сопроводительных письмах);
–
подпись
(подписываются
руководителем
организации, его заместителями, а также
руководителями самостоятельных структурных
подразделений, если им предоставлено это право);
– оттиск печати (в гарантийных письмах).
– отметка об исполнителе;
– идентификатор электронной копии документа.

20.

СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ
ПИСЬМО
служебное письмо, используемое для
документов, не имеющих адресной части.
отправки
Текст начинается словами: «Представляем
Вам...»
(в
вышестоящую
организацию),
«Направляем Вам...»
(в подведомственную
организацию), «Высылаем Вам...» (в стороннюю
организацию).
Текст письма может содержать просьбы,
пояснения, связанные с теми материалами, которые
составляют приложение к сопроводительному
письму.

21.

СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ
ПИСЬМО
Обязательным реквизитом является отметка о наличии приложения.

22.

ПИСЬМО - ПРОСЬБА
служебное письмо,
цель которого — получение
информации, услуг, товаров, необходимых организацииавтору.
Просьба излагается с помощью глагола «просить»:
«Просим Вас провести..., Просим Вас предоставить...».
Просьба может
формулироваться и без глаголала
«просить», например: «Надеемся на положительное
решение вопроса...».
В одном письме может содержаться несколько просьб. В
этом случае: «Также просим Вас рассмотреть»
«Одновременно просим Вас...».

23.

ПИСЬМО - ПРОСЬБА

24.

ПИСЬМО - ЗАПРОС
служебное письмо, направляемое с целью получения какихлибо официальных сведений или документов.
Текст содержит обоснование необходимости предоставления
сведений или материалов и собственно изложение запроса.
В обосновании содержатся ссылки на законодательные и иные
нормативные акты, организационно-правовые документы, так
как организация не имеет права запрашивать сведения, не
обусловленные ее функциональной деятельностью.
В целом письма-запросы составляются так же, как письмапросьбы.
Подписываются руководителем организации или официально
уполномоченным на это должностным лицом.
Письмо-запрос требует письма-ответа.

25.

ПИСЬМО - ЗАПРОС

26.

ПИСЬМО - ОТВЕТ
служебное письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или
письмо-запрос.
Ответ может быть положительным или отрицательным (письмоотказ).
В тексте письма-ответа следует использовать те же языковые
обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном
письме.
Для ссылки на поступившее письмо используется реквизит «Ссылка
на дату и номер документа», куда и вносятся сведения об
инициативном письме.
Отрицательный ответ должен быть обоснован, поэтому письмо-отказ
начинают с обоснования отказа: «В связи с...». Рекомендуется
сообщить адресату информации о том, кто, на каких условиях, когда
может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос,
если автор письма такой информацией располагает.

27.

ПИСЬМО - ОТВЕТ

28.

ПИСЬМО - СООБЩЕНИЕ
служебное письмо, которым автор информирует адресата
о каких-либо событиях, фактах, представляющих
взаимный интерес.
Может быть инициативным или являться ответом на
письмо-просьбу или письмо-запрос.
Письма-сообщения — письма небольшого объема,
нередко состоящие из одного-двух предложений.
Начинается с обоснования или непосредственно с
изложения сообщаемой информации: «Сообщаем
Вам, что...»; «Доводим до Вашего сведения, что...»

29.

ПИСЬМО - СООБЩЕНИЕ

30.

ПИСЬМО ПОДТВЕРЖДЕНИЕ
служебное письмо, в котором адресат подтверждает получение
сведений, документов или других материалов, подтверждает ранее
достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается
предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко
изложить ее суть, если подтверждается получение документов,
необходимо назвать их и т. д.
Ключевой языковой формулой этой разновидности писем
является: «Подтверждаем (получение документов,
предварительную договоренность, согласие на...)».
Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой,
пожеланием, предложением.

31.

ПИСЬМО ПОДТВЕРЖДЕНИЕ

32.

ИНФОРМАЦИОННОЕ
ПИСЬМО
служебное письмо, в котором адресату сообщаются
сведения официального характера.
Носят типовой характер и рассылаются органами власти и
управления
различных
уровней
подведомственным
организациям или организациям определенного типа.
Могут дословно приводиться отдельные положения
законодательных и иных нормативных правовых
документов,
могут
содержаться
рекомендации
и
предложения.
Могут содержать приложения.
Объем информационного письма колеблется от одного
абзаца до нескольких страниц.
Подписываются руководителем организации.

33.

ИНФОРМАЦИОННОЕ
ПИСЬМО

34.

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО
служебное письмо, содержащее обязательство или
подтверждение.
Гарантироваться может оплата работы, продукции, услуг,
аренды, качество и сроки выполнения работы и др.
В тексте содержится просьба в адрес корреспондента и
юридически значимая фраза: «Оплату гарантируем».
Если гарантируется произвести оплату автор сообщает
свои банковские реквизиты.
Подписываются руководителем организации и главным
бухгалтером.
Удостоверяются ПЕЧАТЬЮ организации.

35.

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

36.

ПИСЬМО - ИЗВЕЩЕНИЕ
служебное письмо, информирующее о публичных мероприятиях
(совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т. п.).
Рассылаются широкому кругу организаций с целью их
привлечения или приглашения к участию в проводимых
мероприятиях.
Имеет приложения, которых может быть карта, анкета участника,
программа мероприятия и другие информационные материалы.
Рассылаются по списку, поэтому реквизит «Адресат»
оформляется обобщенно или не оформляется вообще.
Подписываются руководителем организации или заместителем
руководителя, отвечающим за организацию и проведение
мероприятия, а также несколькими руководителями, если
мероприятие проводится совместно несколькими организациями.

37.

ПИСЬМО - ИЗВЕЩЕНИЕ

38.

ПИСЬМО - ПРЕДЛОЖЕНИЕ
деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с
предложением о сотрудничестве в различной форме. В
коммерческой деятельности используется как коммерческое
предложение (оферта).
Если направляется адресату впервые, оно содержит не только
собственно предложение, но и информацию об организации-авторе,
что отчасти сближает письмо-предложение с рекламным письмом.
Может быть направлено одному корреспонденту или сразу
нескольким.
Предложение партнеру может содержать конкретную детальную
информацию, так что следующим шагом может быть заключение
договора, или общую информацию, являющуюся фактически
предложением к началу переговоров.

39.

ПИСЬМО - ПРЕДЛОЖЕНИЕ

40.

ПИСЬМО - НАПОМИНАНИЕ
служебное письмо, используемое в случаях, когда организацияпартнер не выполняет взятые на себя обязательства или принятые
договоренности.
Текст состоит из двух частей: ссылки на официальный документ, в
котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в
связи с которыми организация обязана предпринять определенные
действия, и просьбы выполнить те или иные действия.
Ключевой фразой является: «Напоминаем Вам...»; «Вторично
напоминаем Вам...»; «Обращаем Ваше внимание на то, что...»;
Может заканчиваться указанием на санкции, к которым вынуждена
будет прибегнуть организация — автор письма, если адресат не
выполнит взятые на себя обязательства, например: «В случае
невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены
штрафные санкции» и т.п.

41.

ПИСЬМО - НАПОМИНАНИЕ

42.

ПИСЬМО - ТРЕБОВАНИЕ
служебное письмо, цель которого — заставить адресата выполнить
взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные
нарушения ранее принятых договоренностей.
Излагаются условия заключенных договоренностей со ссылкой на
конкретные документы, излагается существо сложившейся ситуации,
формулируется
требование
о
необходимости
выполнения
обязательств и угрозы в адрес корреспондента, если обязательства не
будут выполнены.
Ключевыми фразами могут быть: «Требуем выполнить взятые на
себя обязательства...»; «Срочно требуем выполнить (выслать,
предоставить,
перечислить)...»;
«Требуем
незамедлительно
выполнить...» и т. д.
Угрозы в адрес корреспондента могут формулироваться следующим
образом: «В противном случае дело будет передано в Арбитражный
суд».

43.

ПИСЬМО - ТРЕБОВАНИЕ

44.

ПИСЬМО - ЗАЯВКА
деловое письмо, составляемое в случаях, если организация желает принять
участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой
организацией.
Может составляться по унифицированной форме или с учетом
требований, сформулированных организацией, предлагающей
услуги.
Составление такой заявки — это заполнение трафаретной или
анкетной формы, предложенной заинтересованной стороной.
В тексте заявки используются: «Просим Вас включить в состав
группы для участия в выездном семинаре-практикуме...» «Просим
Вас предусмотреть участие двух представителей нашей фирмы в
конференции...» и т.п.
В зависимости от ситуации в текст включаются дополнительные
сведения, касающиеся участников мероприятия, предмета заявки,
условий выполнения работ или участия в проводимых мероприятиях
и т.д.

45.

ПИСЬМО - ЗАЯВКА

46.

ПИСЬМО - БЛАГОДАРНОСТЬ
служебное письмо, направляемое организации, должностному лицу
или гражданину с выражением благодарности за совершенные
действия.
Эта разновидность писем составляется в более свободной
форме, чем другие разновидности писем.
Ключевыми
фразами
могут
быть
следующие
выражения:«Благодарим за оказанную помощь в...»;
«Выражаем Вам свою благодарность за...»; «Позвольте
Вас поблагодарить за...»;«Позвольте выразить Вам
искреннюю благодарность за...» и т. п.

47.

ПИСЬМО - БЛАГОДАРНОСТЬ

48.

ПИСЬМО - ПОЗДРАВЛЕНИЕ
служебное письмо, составляемое в торжественных случаях,
связанных со значительными событиями в положении должностного
лица, организации, учреждения, предприятия.
Составляются в свободной форме, могут быть небольшими по объему одно-два предложения, так и достаточно развернутыми. В последнем
случае излагаются основные этапы жизни, деятельности лица, к
которому обращено поздравление, наиболее важные его достижения.
Используются следующие ключевые фразы: «Поздравляем Вас в связи
с...»; «Искренне поздравляем Вас с...»; «Сердечно поздравляем Вас с...»
и т. п.
Могут оформляться не только на бланках организации, но и на
специальной бумаге различной цветовой гаммы, украшенной
орнаментом, водяными знаками, имеющей большую плотность и т. д.

49.

ПИСЬМО - ПОЗДРАВЛЕНИЕ

50.

ПИСЬМО - ПРИГЛАШЕНИЕ
служебное письмо, разновидность письма-извещения.
Отличается от письма-извещения тем, что может
оформляться не на бланке, иметь различный формат,
цвет.
При оформлении могут использоваться различные
элементы украшения текста – орнамент, рисунки и т.п.
Адресуются конкретному лицу, поэтому в них
используется фраза личного обращения к адресату
«Уважаемый…!»

51.

ПИСЬМО - ПРИГЛАШЕНИЕ

52.

А К Т
документ, составленный несколькими
лицами для подтверждения установленного факта,
события, действия.
Акт
–

53.

ПРОТОКОЛ

54.

ТЕЛЕГРАММА

55.

ТЕЛЕФОНОГРАММА

56.

СПРАВКА
Справка
—
документ,
содержащий
описание
и
подтверждение тех или иных
фактов или событий.

57.

ВИДЫ СПРАВОК
1. По запросам граждан, подтверждающие работу
(учебу), оплату труда, место проживания и т.п.
2. По запросу руководства
(по производственным вопросам) составляются:
ВНЕШНИЕ (по запросу вышестоящей
организации), оформляются на общем бланке
организации
ВНУТРЕННИЕ (по запросу руководства своей
организации), оформляются на на стандартном листе
бумаги формата А4 (аналогично докладной записке)

58.

ВИДЫ СПРАВОК
ВНУТРЕННЯЯ
ВНЕШНЯЯ

59.

ТЕКСТ СПРАВКИ
ПЕРВАЯ ЧАСТЬ
ВТОРАЯ ЧАСТЬ
излагаются факты,
послужившие основанием или
поводом для ее составления
приводятся конкретные
сведения, отражающие
существо вопроса
Может состоять только из одной (второй) части. Если
информация, представленная в справке, может быть разбита на
тематические блоки, в тексте справки выделяют разделы,
нумеруемые арабскими цифрами и имеющие собственные
заголовки.
Если
справка
содержит
однородную
систематизированную информацию, ее текст оформляется в
виде таблицы.

60.

СПРАВКА
Заголовок к тексту может включать указание на период времени, к
которому относятся изложенные в справке сведения, например:
«Справка о комплектовании книжных фондов в 1-м полугодии 2003»
Справки такого рода носят отчетный характер.
Внешние подписываются руководителем организации
или его заместителем. Если содержит сведения
финансового характера - руководителем организации и
главным бухгалтером, заверяется печатью.
Внутренние
структурного
составителем.
подписываются
подразделения
или
руководителем
специалистом-

61.

СПРАВКА
Справки, составляемые для подтверждения
сведений биографического или служебного
характера, составляются на бланках формата А5.
Подписываются двумя лицами — руководителем
и главным бухгалтером или руководителем и
заведующим
отделом
кадров,
заверяются
печатью.
Для таких справок в организациях используются
унифицированные бланки с трафаретным
текстом.