24_11_ЧЭМК_Щепелев_Д_Е_Тайм_менеджмент

1.

Пожалуйста,
пройдите регистрацию

2.

ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ:
эффективные способы
управления временем
ЩЕ ПЕ ЛЕ В
ДМИТР ИЙ Е ВГЕ НЬЕ ВИЧ
Директор Центра финансовой грамотности населения,
Почетный работник Российской Федерации сферы
молодежной политики, лектор Общества «ЗНАНИЕ»

3. Про аэропланы, РАЦПРЕДЛОЖЕНИЕ или зачем нужен ТМ

4. Основа продуктивной работы

Компетенции и мотивация (стимул - греч., первичное значениеострая палочка для подгонки стада быков по последнему).
Четкое понимание цели (для чего вы выполняете поручение,
каков должен быть конечный результат?).
Качественное планирование (календарь проекта, расписание).
Эффективное использование рабочего времени.
Полноценный отдых (залог физических сил, концентрации
внимания, защита от эмоционального выгорания).

5. О Планировании

• В ТРИЗ (теория решения изобретательских задач) есть
такая методика – если хочешь четко и просто
определить какой-либо процесс или понятие,
представь, что объясняешь его ребенку.
• Каким образом, следуя этой методике, рассказать про
основы планирования первоклассникам?

6. Планирование для первоклассника в трех фразах:

• 1. Дети, надо записывать все дела! (список дел в одном месте, четко
написанный — это уже великая вещь, обычно всё это размазано по
голове, по разным календарям, по записям в мобильнике, на листках
блокноте, по стикерам и в итоге совершенно непонятно, где всё это
разложено).
• 2. Дети, надо выделять главные дела красным фломастером! (выделил
красненьким два приоритетных дела из списка — уже молодец).
• 3. Дети, надо доводить дела до конца! (как раз та самая мотивация:
взял приоритетное дело — будь любезен его доделать).

7. Тренинг «офис»

8. о приоритетах

9. Срочно и важно

10. Не срочно, но важно

11. Срочно, но не важно

12. Не срочно и не важно

13. Особый приоритет - Избегать лишних дел

• Три гвоздя у председателя колхоза.
• Журнал фитиль 1969 – порожняк.

14. тренинги «Движение к цели» и «работа с инструкциями»

15. Трехмерная модель приоритетов

сектора
стоимость
продолжительность
качество

16. Поглотители рабочего времени

• Специалисты по тайм-менеджменту выяснили, что на
эффективность использования рабочего времени влияют
следующие факторы:
• -Внутренние факторы (например, отсутствие у человека
умения контролировать себя, планировать деятельность,
расставлять приоритеты, эффективно коммуницировать в
работе и др.).
• -Внешние процессы (вмешательство других людей, отсутствие
у них управленческих навыков или деловой культуры, и т.п.).
• -Организационные (усложненная структура,
забюрократизированность организации на примере банка).

17. Поглотители рабочего времени

• Вмешательства со стороны. Много времени
расходуется на неожиданные и ненужные телефонные
звонки и визиты. Непрошеные посетители (как
граждане с обращениями, так и собственные коллеги,
родственники, друзья, партнеры) также отнимают у
нас минуты и часы.
• Дополнительно усложняет жизнь закон
одновременной лавины или «беда не приходит одна».
• Роль инструментов личного и коллективного
планирования, внутренних договоренностей с кругом
своего рабочего и личного общения, хорошего
помощника или секретаря.

18. Поглотители рабочего времени

• Внутренняя неорганизованность. Беспорядок на письменном столе, в
компьютере и не функциональность (отсутствие четкой
систематизации папок и файлов) приводят к тому, что приходится
постоянно тратить определенное количество времени на поиски
нужных вещей (информации). Кроме того, лишние вещи на рабочем
столе монитора отвлекают на себя внимание, а значит, отнимают
время.
• Неумение отказывать другим людям. Если человек не способен
сказать «нет», он часто выполняет работу, которая нужна другим, но не
ему.
• Неумение корректно прервать затянувшийся разговор.

19. Поглотители рабочего времени

• Слабые коммуникативные навыки. Затруднения в общении
с окружающими, неспособность четко выражать мысли,
быстро понимать суть проблемы и принимать решения
приводят к значительным потерям времени.
• Примеры кривой коммуникации (подчиненный: он ждал ее
на лугу с цветами, начальник: чем меньше женщину мы
больше, тем больше меньше мы ее).
• Механическое выполнение поручения без понимания его
цели и смысла.
• Недостаточность информации или недостоверность
информации. Это одна из главных причин затрат времени
на исправление и многократную переделку дела.

20. тренинг «цепочка информации»

21. Поглотители рабочего времени

• Избыток информации. В прошлом не существовало такого изобилия
информации, как сейчас.
• Избыток информации в деловом общении(в обращении гражданина
или ответе чиновника, общении с коллегами или начальством).
• Информационный шум и расфокусировка. Социальные сети,
мессенджеры, сторонние новостные порталы и форумы. Чтобы не
отвлекаться от работы, не посещайте Интернет БЕЗ НАДОБНОСТИ,
отключите уведомления и не проверяйте сообщения, если в этом нет
необходимости.

22. Критерии оценки информации, влияющие на время

Полезность получателю
Достоверность (допуск на неточность)
Полнота (никогда 100%)
Избыточность (всегда будет)
Оперативность (дорога ложка к обеду)
Удобство (графика, структурирование)
Доступность (объективное наличие и
субъективные факторы ее передачи – форма
и язык)

23. Поглотители рабочего времени

• Откладывание работы*. Чаще всего откладываются в
долгий ящик дела, кажущиеся слишком сложными или
неприятными. Здесь помогут такие приемы как Слон и
Лягушка. Или умение «победить обезьяну без дракона».
• Привычка поручать (браться за) несколько дел сразу.
• Неумение делегировать решение задач другим людям.
Незнание приемов, с помощью которых можно
перепоручить дело другому, и психологические барьеры
(чувство вины) заставляют человека взваливать всю работу
на себя, а значит, терять огромное количество времени.
• *Хвалить и наказывать надо сразу же!

24. Поглотители рабочего времени

• Совещания.
• Много времени занимают всевозможные мероприятия:
совещания, собрания, конференции, заседания рабочих групп и
комиссий, при этом большая их часть может не приносить
серьезной пользы (принцип Паретто и анекдот про поиски под
фонарем).
• Необходимо различать конструктивные совещания и совещанияИБД. По возможности, следует отказаться от проведения или
участия в совещаниях-ИБД.
• Если отказаться невозможно, то заранее проработать
возможность эффективного использования этого времени для
иных дел. Современный смартфон или планшет дают нам массу
возможностей.

25. Еще О совещаниях

• Идеальное совещание-подготовленное совещание (меньше
обсуждений, больше интересных, согласованных документов).
• Стоячие совещания.
• Песочные часы – наглядный психологический инструмент.
• Протоколирование + диктофон, опрос правильно ли
подчиненные поняли («он ждал ее на лугу с цветами»).

26. Поглотители рабочего времени

• Перерывы.
• Исследования показали, что в среднем перерывы в
работе составляют около 7 минут, а вот для того, чтобы
восстановиться после перерыва и включиться в
рабочий процесс, потребуется уже 13 минут.
• Таким образом, два-три перерыва с периодами
восстановления — и вы лишились целого часа
рабочего времени.
• Курение, чай, мессенджеры, соцсети: давайте
подсчитаем потери в день, месяц, год.

27. Поглотители рабочего времени

• Непредвиденные промежутки в работе.
• Даже при самом тщательном планировании в процессе работы могут
возникнуть неожиданные промежутки. Например, вы назначили
встречу, а она сорвалась. Или какая-то задача оказалась проще, чем вы
думали, и дело завершилось быстрее.
• Неожиданная поездка и лишнее время на передвижение в транспорте.
• Такие промежутки можно потратить впустую, а можно заполнить чемнибудь нужным (тренинг 5 минут).

28. Инструменты времясбережениия

• -Громкая связь на телефоне, чтобы слышали стоящие рядом.
• -Общие он-лайн календари Гугл или Outlook.
• Смартфон, синхронизированный с календарем.
• -Skype, Zoom и т.п. (пример приема граждан, собеседований и
др.).
• -Аудио-заметки в смартфоне или диктофон (Надо записывать!!!).
• -Хронометраж.

29. ХРОНОМЕТРАЖ рабочего времени

• Попробуйте объяснить за что Вам платят зарплату
5-летнему ребенку простыми словами.
• Оцените затраты этого времени в процентах.
• Попросите вашего начальника/коллегу оценить затраты вашего
времени в процентах.
• Хотя бы один раз сделайте реальный хронометраж (заточите
топор, несмотря на срочность рубки).

30. Пример хронометража для тренинга

Хожу по коридорам (10%)
Договариваюсь со своими людьми как написать
документ или говорить с другими людьми (45%)
Читаю в интернете (10%)
Читаю и пишу тексты (20%)
Подписываю документы (10%)
Выезжаю поговорить с другими людьми
Пью чай (5%)

31. Классификация использования времени

• Это полезно Тебе? Это приятно Тебе?
• Это полезно другим? Это приятно другим?
• Что отложите под любым предлогом?
• Что убивает Ваше время?
• Выяснив, что именно поглощает ваше время,
можно выработать стратегию борьбы с
мешающими факторами, научиться эффективно
управлять своими временем и жизнью. Если вы не
сделаете этого, ими станут управлять другие люди.

32. Что мешает нам полноценно отдыхать?

• Работа «после работы», в обеденный перерыв и в выходные
(всегда ли оправдана?).
• Отсутствие планирования в организации (не путать с отсутствием
плана) = невозможность планирования личного времени
(отсутствие чувства свободы и апатия).
• Недостаток управленческой экологии и культуры руководителей и
подчиненных = похищение личного времени (на примере
«работы» в не рабочее время и мессенджеров):
-поручения Тебе
-поручения другим
-«гениальные идеи»

33.

Пожалуйста, оставьте отзыв.
Нам важно Ваше мнение!

34. Спасибо за внимание!