Информационная технология работы

1. Информационная технология работы с текстовыми документами

ИНФОРМАЦИОННАЯ
ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ
С ТЕКСТОВЫМИ
ДОКУМЕНТАМИ

2. Виды текстовых документов

Можно выделить несколько типовых групп текстовых документов:
• художественные тексты;
• деловые документы;
• научные тексты;
• рекламные документы.
Для каждой из перечисленных разновидностей текстовых документов
существует определённый набор правил, которых следует придерживаться
при работе над ними: личное письмо отличается по стилистике от
официального документа, а художественное произведение — от научного
текста.
Различаются и словари слов и терминов, наиболее часто
употребляемых в перечисленных разновидностях документов. Электронный
текстовый документ после его создания может быть затем преобразован в
бумажный вид и напечатан.

3. Художественные (литературные) тексты

могут быть объёмными — романы, повести, биографические
произведения, литературные исследования, а могут иметь малые
формы — статьи, рассказы, стихи, очерки, эссе, заметки.
Оформление литературного текста, как правило, отличается
простотой. Текст набирают одинаковым удобочитаемым шрифтом,
текст выравнивают по ширине, выделяют только заголовки. Большие
тексты иногда разбивают на части и главы.
Существуют
определённые требования к размеру шрифта и количеству строк на
странице.
В литературном произведении используют иллюстрации,
выполненные художником. Газетные статьи сопровождаются
фотографиями. Особое место среди художественной литературы
занимают детские книги, отличающиеся обилием ярких иллюстраций,
сопровождающих текст.

4. Деловые документы

используют в любой профессиональной деятельности. Они отражают ту
информацию, которой обмениваются в деловой сфере.
Сфера деятельности, связанная с созданием, обработкой и
хранением документов, называется делопроизводством. В любом
учреждении обязательно осуществляется документооборот — процесс
подготовки документов, необходимых для отражения состояния дел и
управления информационными потоками. Приказы, распоряжения,
инструкции, письма, справки, акты — это всё разнообразные виды
документов, отражающих те или иные акты деятельности предприятия.
Каждый документ имеет специальное назначение и форму
представления информации. Разработаны обязательные для
выполнения правила составления деловых документов, которые
регламентируются государственными и отраслевыми стандартами.

5. Научные тексты

отражают результаты научных исследований. Это могут быть
монографии, отчёты, статьи и пр. К научной литературе относятся
также учебники, в которых в доступной форме изложены основные
достижения науки в определённой области.
Научные тексты по способам оформления существенно
отличаются и от художественных текстов, и от деловых документов. Им
присущ высокий уровень структурированности с целью вы деления
логических единиц текста, которые оформляются в виде глав,
параграфов, рубрик.
В тексте специальным образом выделяют термины, определения,
объекты изучения, на которые следует обратить особое внимание,
формулы.
Для пояснения научного текста используют различные
графические элементы: таблицы, схемы, чертежи, графики,
диаграммы, рисунки, фотографии.

6. Рекламные документы

представляют собой, как правило, рекламные листовки или буклеты,
оформленные в соответствии со сформировавшимися в этой отрасли
правилами.
Стиль изложения информации в них и способы её оформления
существенно
отличаются
от
применяемых
при
создании
перечисленных ранее видов текстовых документов как по форме, так
и по содержанию.

7. Виды программного обеспечения для работы с текстовым документом

Классификация программного обеспечения для работы с текстовыми документами

8. Текстовые редакторы

обладают минимальными возможностями для работы с документами,
в некоторых из них нельзя выполнить даже простейшие операции
форматирования.
Примером такого редактора является Блокнот, входящий в
состав стандартных программ Windows.
Более сложным редактором, с помощью которого можно
частично отформатировать текст, является WordPad, входящий в
комплект поставки Windows.
Для
операционной
системы
Linux
в
свободном
распространении находится целая серия подобных редакторов,
например Leafpad, KoalaWriter, Nano, FocusWriter и др

9. Текстовые процессоры

являются довольно мощными программными средами и обладают
большим спектром функций для работы с текстовыми документами, а
именно:
• возможностью создания и редактирования документов на не скольких
языках, включая орфографическую и стилистическую проверку;
• поддержкой различных форматов документов;
• возможностью вставки и внедрения в текст внешних объектов;
• возможностью работы с несколькими документами одновременно;
• возможностью вставки и редактирования формул;
• возможностью вставки и редактирования таблиц;
• возможностью создания разнообразных меток: закладок, сносок,
ссылок;
• возможностью работы с многоколоночным текстом;
• возможностью работы с различными стилями форматирования;
• возможностью создания шаблонов документов;
• возможностью разбиения на страницы, стилевого форматирования,
дизайна и др.

10. Настольная издательская система

представляет собой комплекс компьютерных аппаратных и программных
средств, служащих для предпечатной подготовки макетов печатной
продукции (книг, газет, журналов, буклетов и т. п.)
Наиболее распространены настольные издательские системы
InDesign, Corel Ventura, QuarkXPress.
Система InDesign предназначена для дизайнеров и верстальщиков —
как работающих в профессиональных студиях, так и одиночных творческих
натур. InDesign — универсальная программа компьютерной вёрстки,
позволяет создавать документы для вывода их как на типографские машины
промышленного уровня, так и на настольные принтеры, а также
экспортировать созданные документы в различные форматы электронных
изданий, в том числе PDF. Данная программа является преемницей
популярной ранее программы PageMaker.
Corel Ventura ориентирована на издание книг, журналов, брошюр и
про чих многостраничных публикаций.
QuarkXPress
—
настольная
издательская
система
для
профессиональной работы по оформлению изданий любых сложности и
содержания.

11. Базовые группы операций (ввода, вывода, редактирования и форматирования

Операции ввода позволяют сформировать первоначальный вид текстового
документа, а также скорректировать существующий. В результате будет сформирован
файл или изменено содержание существующего файла.
Для
ввода
текстовой
информации используется клавиатура. Она преобразует сигнал, полученный в
результате нажатия клавиши, в двоичный код соответствующего символа клавиатуры.
Часто документ создаётся на основе уже имеющегося текста (образца,
шаблона, отсканированного фрагмента).
Для ввода текстовой и графической информации с бумажного носителя
используется сканер. Специальная программа позволяет распознать графический
образ текста и преобразовать его в текстовый формат.
Для ввода цифровых графических изображений используются также цифровой
фотоаппарат и цифровой планшет.
Кроме того, используются источники готовых графических изображений из
Интернета, программного продукта и файлов, хранящихся на компьютере.
При использовании чужих доступных изображений необходимо соблюдать
правовой режим их использования, обозначенный владельцем этих изображений.

12.

Операции вывода позволяют представить электронный текстовый
документ в виде, предназначенном для его чтения. Вывод может
осуществляться на экран монитора в одном из возможных для чтения
форматов или на бумагу посредством печати.
Операции редактирования и форматирования позволяют от
корректировать содержание электронного документа и представить его в
желаемой форме.
Под
редактированием
документа
понимаются
операции,
ориентированные на работу с его содержанием: исправление
грамматических и стилистических ошибок, замена и вставка символов,
перемещение и удаление фрагментов текста и пр.
Под форматированием документа обычно понимаются операции,
ориентированные на работу с его формой представления. С их помощью
оформляется окончательный вид текстового документа: размер и вид
шрифта, отступы в абзацах и на странице, расположение на странице
текста, таблиц, рисунков и пр.

13.

Операции редактирования и форматирования являются наиболее
ёмкой группой операций, с помощью которых можно изменить параметры
всех объектов документа, добавить, переставить или удалить фрагменты
текста, слить несколько файлов в один, связать различные документы,
разбить документ на несколько более мелких и т. д.
Эти операции являются столь важными, что инструменты для их
выполнения в программной среде сосредоточены в основном меню по
группам:
группа Шрифт — для настройки параметров текста;
группа Абзац — для настройки параметров абзацев;
группа Стили — для использования готовых стилей оформления текста и
создания новых и пр.

14. Информационные объекты текстового документа и соответствующие базовые операции в текстовом процессоре

Современные программные среды работы с текстовыми
документами реализуют принципы объектно-ориентированной методологии,
которая предназначена для работы с информационными объектами.
Каждый информационный объект характеризуется набором
параметров, методов и инструментов обработки.
Основное правило для работы с объектами в программных средах
текстовых редакторов и процессоров — выделить объект, установить для него
требуемые параметры, выполнить необходимые действия.

15. Объекты текстового документа

16. Автоматизация технологии работы с текстовым документом

17. Проверка орфографии

В среду обычно встроена автоматизированная система
проверки
правописания,
предназначенная
для
устранения
грамматических ошибок.
Основу этой системы составляют база данных — вариантов
написания русских и английских слов, и база знаний — правил
грамматики.
Эта система сверяет каждое написанное слово с базой данных,
а также анализирует правильность написания словосочетаний и
предложений (согласованность падежей, расстановку запятых и пр.).
При обнаружении ошибок система выдаёт подсказку и в некоторых
случаях варианты исправления ошибок.

18. Автозамена

При вводе текста возможны опечатки, например, когда вместо
нужной клавиши нажата соседняя, следующая буква введена раньше
предыдущей и пр.
В текстовом процессоре имеется встроенный словарь наиболее
типичных опечаток и ошибочных написаний, и при их обнаружении
автоматически происходит замена слова на правильное.
Когда существует только один вариант исправления слова,
например восстановление сдвоенных согласных в причастиях и
прилагательных (вызванный, переданный, деревянный и пр.),
исправление осуществляется автоматически. Встроенный словарь
можно расширить за счёт слов, введённых пользователем.

19. Автотекст

Инструмент Автотекст используется для быстрого ввода
стандартных фраз по нескольким первым буквам, а также
стандартных рисунков, например эмблем.
Можно включить в список короткое обо значение фразы
«С уважением,», которая часто используется в письмах.

20. Поиск и замена

Инструменты поиска и замены позволяют найти некоторый
фрагмент текста или совокупность символов и заменить их другим
фрагментом. Чаще всего это бывает необходимо при работе с
многостраничным текстом.
Автоперенос
Для более плотного расположения текста в строке в текстовом
процессоре имеется инструмент расстановки пере носов. Установка
автопереноса не исключает возможности расстановки переносов
вручную.

21. Нумерация страниц

Практически в любом документе необходимо указывать
номера страниц, для чего используется инструмент автоматической
нумерации страниц.
Страницы проставляют в области верхнего или нижнего
колонтитула.
Как правило, если первая страница документа является
титульной, то номер на ней не ставится.
Если документ разбит на разделы, то можно отключить
нумерацию на страницах внутри какого-то раздела.

22. Стилевое форматирование

При работе над документом можно выполнять форматирование
вручную или использовать стили.
Использование стилей позволяет автоматизировать процесс
подбора оптимальных значений параметров.
Стиль — набор значений параметров текста, заранее
определённый и сохранённый с некоторым именем.
Когда к тексту применяется стиль, все заданные в стиле
значения параметров применяются одновременно.
Таким образом, использование стиля заменяет ручную
операцию установки значений параметров с помощью кнопок, меню
и диалоговых окон и значительно сокращает время работы.

23.

Смысл операции стилевого форматирования заключается в
следующем. Сначала для определённых объектов создают стиль,
который затем применяют для форматирования объектов текстового
документа. Если необходимо изменить значения параметров
объектов, достаточно изменить стиль. При этом все объекты, которым
назначен один и тот же стиль, автоматически переформатируются.
При форматировании многостраничного документа стили
применяют для форматирования абзацев основного текста,
заголовков, выделения отдельных слов, определений, списков, таблиц.
Можно создавать стили самому, а можно воспользоваться
имеющимися в среде стилями. Созданный или изменённый стиль
можно включить в шаблон документа, тогда он будет доступен для
использования в любом документе. Если стиль не включать в шаблон,
то он будет храниться только в данном документе.

24. Вставка сносок и ссылок

При оформлении научного текста часто возникает необходимость
отослать читателя к первоисточнику идеи, изложенной в тексте, или дать
пояснение к термину, описанному в тексте.
Для этого в текстовых редакторах и процессорах предусмотрена
возможность
автоматического
оформления
сносок
внутри
редактируемого документа и сносок на список внешних источников.
В тексте принято различать обычные сноски и концевые сноски.
При оформлении сноски в тексте после определяемого слова ставится
указатель сноски, а в нижнее поле текущей страницы помещается
указатель сноски и текст, поясняющий определяемое понятие.

25. Библиографическое описание

— совокупность норм и правил описания документов для составления
библиографического списка использованных источников.
Правила оформления библиографических описаний регулируются в
нашей стране государственным стандартом ГОСТ 7.1 — 2003
«Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие
требования и правила составления».
Данный
ГОСТ
устанавливает
правила
составления
библиографических описаний для следующих объектов:
книга под фамилией автора (1, 2, 3 автора),
книга под заглавием,
законодательные материалы, стандарты, патентные документы,
депонированные научные работы,
изоиздания, нотные издания, аудиоиздания, видеоиздания,
диссертации и авторефераты диссертаций,
составная часть документов (статья из журнала, сборника и др., рецензия,
нормативные акты),
библиографическое описание документа из Интернета.

26. Создание оглавления

Большой документ, как правило, разбивается на части. Каждый фрагмент
предваряется заголовком.
Наиболее часто такой документ, например книгу, разделяют на логические
разделы, называемые главами. Затем главы разделяют на параграфы, а
параграфы — на пункты. Таким образом возникает трёхуровневая структура
документа. Главы, параграфы и пункты снабжаются заголовками 1-го, 2-го и 3-го
уровней.
Наличие
оглавления
является
обязательным
требованием
к
многостраничным документам.
Существует технология автоматического создания оглавления документа.
Располагается оно либо в начале документа после титульного листа, либо в конце.
Оглавление позволяет сформировать представление о структуре
документа, а также быстро перемещаться по нему.
Формируется оглавление из заголовков частей текста и включает номера
их страниц. Оно может быть одноуровневым, если в него включаются, например,
только заголовки 1-го уровня, или многоуровневым, если состоит из заголовков
глав, параграфов и пунктов.

27. Нумерация таблиц, рисунков

В документах, содержащих много рисунков и таблиц, этим
объектам присваивают номера и названия.
Название рисунка обычно располагается под рисунком, имеет
вид «Рис. . » и выравнивается по центру рисунка.
Название таблицы располагается над ней, выравнивается по
её левому или правому краю и имеет вид «Таблица ».
Постоянная часть названия «Рис.», «Таблица» называется
меткой объекта. В текстовом процессоре предусмотрен инструмент
автоматической нумерации рисунков и таблиц.

28. Домашнее задание

Опишите назначение каждого класса инструментов, предназначенных для
автоматизации работы с текстовым документом (См. слайды с 17 по 27).