практическая работа 6-7

1. Формирование сметы проекта

Практическая работа №3-4

2. Что такое смета затрат на проект?

• Смета - это документ, который отражает прогнозируемые
расходы на реализацию какого-то проекта. Она содержит
подробный перечень всех запланированных расходов и доходов,
помогая контролировать финансовые ресурсы и обеспечивать
их эффективное использование.
• Смета мероприятия (проекта) включает все возможные расходы,
связанные с подготовкой и проведением события, такие как
аренда помещения, техническое обеспечение, питание, реклама
и другие. Составление сметы события позволяет организаторам
четко понимать необходимые финансовые ресурсы, эффективно
распределять бюджет и устанавливать стоимость билетов для
участников, чтобы покрыть все расходы и обеспечить успешное
проведение мероприятия.

3. Почему важно планировать событие заблаговременно

• Обеспечить
финансовую
стабильность
• Обеспечить качество
• Избежать стресса
• Повысить эффективность

4. Как правильно составить смету

Определитесь с категориями
расходов - составьте список
всех возможных расходов,
которые могут возникнуть во
время организации события,
для удобства можно их делить
на
категории
(группы).
Локация и все что на ней
нужно, кейтеринг, полиграфия
и т.д.

5. Как правильно составить смету

Оцените
затраты
каждой
категории - сделайте анализ
рынка, какая ориентировочная
стоимость всего того, что вы
вписали в разделы расходов.
Если
у
вас
есть
опыт
проведения прошлых событий отлично, если же нет, то
позвоните 3-4 подрядчикам и
уточните
актуальную
стоимость.

6. Как правильно составить смету

Добавьте непредвиденные
расходы - всегда закладывайте
в бюджет дополнительно 10-15%
суммы, ведь стоимость товаров
и услуг постоянно меняется, к
тому же не всегда на старте
понятно количество участников,
возможно ажиотаж будет такой,
что вам придется быстро
дозаказать еще.

7. Как правильно составить смету

Анализируйте
и
корректируйте - постоянно
просматривайте
смету,
сразу вносите туда нужные
изменения и актуальные
цены, так для вас не станет
неожиданностью, что за
время
подготовки
все
подорожало, или зал уже
занят и вам нужен другой.

8. Ресурсы проекта

Ресурсы проекта — это трудовые, технические и/или материальные единицы,
используемые при выполнении задач по проекту и обеспечивающие возможность
реализации всех поставленных целей проекта.
Человеческие ресурсы – включают в себя всех участников проекта, от руководителей до
исполнителей, это могут быть как штатные сотрудники, так и внешние подрядчики.
Материальные ресурсы – физические объекты, необходимые для выполнения проекта,
они могут включать оборудование, материалы, инструменты и др.
Финансовые ресурсы – представляют собой бюджет проекта, который включает все
затраты на выполнение проекта, это могут быть зарплаты, аренда, закупка материалов и
другие расходы.
Информационные ресурсы – включают данные, знания и информацию, необходимую для
выполнения проекта, это могут быть технические документы, инструкции, базы данных и
другие информационные материалы.
Временные ресурсы – время, необходимое для выполнения задач проекта. Управление
временными ресурсами включает планирование графика, контроль сроков и управление
задержками.

9. Что включает в себя смета

Место проведения:
• Аренда помещения, дополнительные зоны
локации или территории
• Обслуживание места (уборка, охрана)
• Ранние заезды/поздние выезды и т.п.
Оборудование и техническое обеспечение:
• Аудио- и видеооборудование
• Освещение
• Сцена, декорации
Питание и напитки:
• Кофе-брейки
• Обеды
• Напитки
Персонал:
• Ведущие
• Технический персонал, охрана
• Гонорары выступающих
• Волонтеры, хостес
Маркетинг и реклама:
• Реклама в интернете и медиа
• Рекламные материалы (плакаты)
• Раздаточные и сувенирные материалы
Административные расходы:
• Заработная плата сотрудников
• Налоги
• Страхование и т.д.
Дополнительные расходы:
• Транспорт
• Услуги курьеров

10. Задание на практическую работу

По выбранному проекту (мероприятию)
1. Сформулировать цель (зачем необходимо реализовать данные проект/мероприятие),
2. Определить время, необходимое на его подготовку и проведение (дни/недели),
3. Определить ресурсы для проведения,
4. Сформулировать
критерий
достижения
цели
–
это
показатель
(индикатор)
сигнализирующий, что цель достигнута (внимание! Критерий достижения цели должен
соответствовать цели).