Excel.Лекция3(1)

1. Excel

Лекция

2.

ТАБЛИЧНЫЙ ПРОЦЕССОР MICROSOFT EXCEL
В настоящее время самой
распространенной программой
для обработки табличной
информации является Microsoft
Excel, хотя на некоторых
компьютерах могут
использоваться и другие
табличные процессоры.

3.

Microsoft Excel — это мощный табличный
процессор, который предназначен не только
для обработки обычных таблиц, но и
позволяет производить достаточно сложные
вычисления, строить графики и
диаграммы, работать с базами данных и др.

4.

Для запуска программы необходимо
выполнить команду главного
меню Пуск ► Программы ► Microsoft Office
► Microsoft Office Excel.
После запуска программы можно сразу
приступать к вводу новой таблицы.
Выход из программы осуществляется с
помощью команды меню Файл
► Выход из Excel или стандартной
комбинации клавиш Alt + F4.

5.

После запуска программы на экране
появляется окно с открытым в нем
пустым документом, которому по
умолчанию присваивается имя Книга 1.
Стартовое окно программы содержит
три пустых листа рабочей книги.
Вверху находятся семь лент с
инструментами: Главная, Вставка,
Разметка страницы, Формулы, Данные,
Рецензирование, Вид. Некоторые из
них (Разметка страницы, Вид) очень
похожи на Word

6.

Каждая лента состоит из панелей, на которых,
собственно, и расположены инструменты для работы
с электронными таблицами. Как правило, на панель
вынесены наиболее часто используемые
инструменты.
Для вызова полного набора инструментов той или
иной панели надо открыть окно данной панели,
нажав на стрелочку в правом нижнем углу.
По умолчанию программа сохраняет файл с
расширением xlsx, который не смогут прочитать
предыдущие версии Excel.
Для того, чтобы документ был совместим с ранними
версиями электронных таблиц, необходимо во время
сохранения файла выбрать соответствующую
опцию.

7.

В рабочей области обязательно находится
табличный курсор.
Передвигать курсор можно с помощью
клавиш управления курсором или с помощью
мыши, щелкнув на нужной ячейке документа.
Excel в состоянии открывать файлы
различных форматов: текстовые документы,
базы данных Access , электронные таблицы
Lotus 1-2-3, Quattro Pro и Microsoft Works ,
web-страницы и др.

8.

Основным объектом табличного процессора
Excel является Книга, которая сохраняется
как целостный объект в едином файле, по
умолчанию имеющем расширение .xls .
Книга представляет собой набор листов,
каждый из которых может содержать одну
или несколько таблиц.
Лист занимает основную часть экрана и
состоит из столбцов и строк.
Столбцы озаглавлены прописными
латинскими буквами, а далее —
двухбуквенными комбинациями. Строки
пронумерованы числами.

9.

Максимальное количество столбцов и строк
определяется особенностями программы и
объемом памяти компьютера.
Каждый лист Ехсе1 может
содержать 16 384 (2 14 ) столбцов (от А до
XFD) и 1 048 576 (2 20 ) строк,
соответственно общее количество ячеек
превышает 17 млрд (2 34 ).
На пересечении столбцов и строк образуются
ячейки таблицы, каждую из которых
характеризуют три параметра: адрес,
значение и формат.

10.

Адрес отдельной ячейки сочетает в себе
номер столбца и строки
(например, ВЗ — второй столбец, третья
строка).
Значение ячейки отражает
ее содержимое (текст, число, дата и др.), а
формат — ее отображение на
экране.
Одна из ячеек всегда является активной и
выделяется рамкой
(курсором).

11.

Основные типы и форматы данных
В работе с электронными таблицами можно выделить три
основных типа данных: число, текст и формула.
В зависимости от решаемой задачи возникает необходимость
применять различные форматы представления данных. В
каждом конкретном случае важно выбрать наиболее
подходящий формат.
Для представления чисел по умолчанию электронные таблицы
используют числовой формат, который отображает два
десятичных знака после запятой (например, 195,20).
Текстом в электронных таблицах является последовательность
символов, состоящая из букв, цифр и пробелов, например,
запись «32 Мбайт» является текстовой.

12.

Формула должна начинаться со знака равенства и
может включать в себя числа, имена ячеек, функции и
знаки математических операций.
В формулу может входить текст.
При вводе формулы в ячейке отображается не сама
формула, а результат вычисления по этой формуле.
При изменении исходных значений, входящих в
формулу, результат пересчитывается мгновенно.
Для представления данных можно использовать
также специализированные форматы: денежный
формат (12000,00р.) удобен для бухгалтерских
расчётов, форматы дата и время позволяют хранить
значения временных данных (15.01.2002 17:45:10).

13.

Абсолютные и относительные ссылки
В формулах используются ссылки на адреса ячеек.
Существуют два основных типа ссылок:
относительные и абсолютные.
Относительные ссылки в формулах используются для
указания адреса ячейки, вычисляемого относительно
ячейки, в которой находится формула.
Абсолютные ссылки в формулах используются для
указания фиксированного адреса ячейки.

14.

При перемещении или копировании формулы
абсолютные ссылки не изменяются.
В абсолютных ссылках пред неизменяемыми
значениями адреса ставиться знак доллара
(например, $А$1).
Если символ доллара стоит перед буквой (например,
$А1), то координата столбца абсолютная.
Если символ доллара стоит перед числом
(например, А$1), то, наоборот, координата столбца
относительная, а строки – абсолютная.
Такие ссылки называют смешанными.

15.

Встроенные функции
Формулы могут состоять не только из
арифметических операторов и адресов
ячеек. Часто в вычислениях приходится
использовать формулы, содержащие
функции.
Электронные таблицы имеют несколько
сотен встроенных функций, которые
разделяются на категории: Математические,
Статистические, Финансовые, Дата и время
и так далее.

16.

Сортировка
Сортировка в Excel – это распределение
строк таблицы в определенном порядке,
который соответствует конкретным
условиям пользователя.
Упорядочивание строк при сортировке
всегда выполняется относительно
выбранного столбца.

17. Алгоритм Сортировки

1. Выделите область данных, которую вы
хотите отсортировать.
2. На панели инструментов выберите вкладку
“Данные”.
3. В разделе “Сортировка и фильтрация”
нажмите на кнопку “Сортировка по
возрастанию” или “Сортировка по убыванию”,
в зависимости от того, как вы хотите
отсортировать данные.

18. Сортировка

4. Выберите столбец, по которому вы
хотите отсортировать данные.
5. Нажмите на кнопку “ОК”.
После выполнения этих шагов данные в
выбранной области будут отсортированы в
соответствии с выбранным столбцом.

19. Фильтр

Посредством фильтрации
данных программа прячет всю не
интересующую пользователя
информацию. Данные остаются в
таблице, но невидимы. В любой
момент их можно восстановить.

20. Фильтр

1. Выделите область данных, в которой вы
хотите применить фильтр.
2. На панели инструментов выберите
вкладку “Данные”.
3. В разделе “Сортировка и фильтрация”
нажмите на кнопку “Фильтр”.
4. В каждом столбце таблицы появятся
стрелки, которые позволяют выбрать
определенные значения для фильтрации.

21. Фильтр

5. Выберите значения, по которым вы
хотите отфильтровать данные.
6. Нажмите на кнопку “ОК”.
После выполнения этих шагов в таблице
будут отображены только те строки, которые
соответствуют выбранным значениям
фильтра.

22.

После нажатия в шапке таблицы появляются
стрелки вниз. Они сигнализируют о
включении фильтра.

23. Как вставить и закрепить картинку в ячейку

1. Выберите любую ячейку и подгоните её
под размер картинки – для этого
используем начало строк и столбцов –
наводим курсор на грань, зажимаем левую
кнопку выше и тянем в любую из сторон.
2. После этого переместите туда
изображение – его аналогично можно
откорректировать по размеру.

24.

3. Нажимаем правую клавишу мыши и заходим в
«Размер и Свойства».
4. Откроется окно форматирования. Убедитесь, что
в разделе «Размер» стоят галочки «Сохранить
пропорции» и «Относительно исходного размера».
5. В соседнем разделе «Свойства» самое главное
выставите переключатель в состояние «Перемещать
и изменять…». И установите настройки «Выводить
объект на печать» и «Защищаемый объект».

25. Создание Базы данных в Экселе

26.

Базы данных (БД) — набор
упорядоченной информации,
которая хранится в одном месте.
Их создают, чтобы быстро
находить, систематизировать
и редактировать нужные
данные, а при необходимости
собирать их в отчёт или
показывать в виде диаграммы.
База данных в Excel — таблица
с информацией.

27.

Специализированных программ для
формирования и ведения баз данных
много. В том же MS Office для этого есть
отдельное приложение — Microsoft Access.
Но и возможности
Excel позволяют:
сортировать; форматировать; фильтровать;
редактировать; систематизировать и
структурировать информацию.
В Excel Есть ограничение — количество
строк базы данных в Excel не должно быть
больше одного миллиона.

28. Пример базы данных по продажам автомобилей в Excel

29.

Запись – строка в базе данных (БД),
включающая информацию об одном
объекте.
Поле – столбец в БД, содержащий
однотипные данные обо всех объектах.
При создании базы данных нельзя
оставлять промежуточные строки
полностью пустыми. Так база теряет свою
целостность — в таком виде ей нельзя
управлять как единым объектом.

30.

31. СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ В EXCEL

1. Вводим названия полей БД (заголовки
столбцов).
2. Вводим данные в поля БД. Следим за
форматом ячеек. Если числа – то числа во
всем столбце. Данные вводятся так же,
как и в обычной таблице.
3. Чтобы пользоваться БД, обращаемся к
инструментам вкладки «Данные».
4. Присвоим БД имя.

32.

4. Присвоим БД имя.
Выделяем диапазон с данными – от первой
ячейки до последней. Правая кнопка мыши –
имя диапазона. Даем любое имя. В примере –
БД1. Проверяем, чтобы диапазон был
правильным.

33.

Чтобы этой информацией было
удобно пользоваться,
необходимо выделить нужное,
отфильтровать, отсортировать
данные.