5672672caee3866ae214b435824c232c

1. МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ ПЕНЗЕНСКОЙ ОБЛАСТИ ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ «ПЕНЗЕНСКИЙ КОЛЛЕДЖ СОВРЕМЕННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

ПЕРЕРАБОТКИ И БИЗНЕСА»
ДИПЛОМНАЯ РАБОТА
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ: МЕТОДИКА
СОСТАВЛЕНИЯ, ЗНАЧЕНИЯ И
ПРИМЕНЕНИЕ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
ОРГАНИЗАЦИИ
Выполнила: Силантьева Ксения Павловна
обучающаяся 3 курса группы 23С21
по специальности 46.02.01
направленность образовательной программы:
Документационное обеспечение управления и архивоведение
Руководитель дипломной работы:
Фадеева Мария Сергеевна
преподаватель ГАПОУ ПО ПКСТПБ

2. Актуальность и цель дипломной работы

Актуальность
темы
подтверждается
ростом
объёмов
документации и необходимостью четкой методики номенклатуры для
предотвращения потерь информации и ускорения поиска, а также
требованиями к делопроизводству на всех уровнях
Цель работы — изучение номенклатуры дел как ключевого
инструмента организации делопроизводства, раскрытие методики её
составления и анализ практического применения в управлении.

3.

Объект, предмет, задачи дипломной работы
Задачи:
1. Исследовать теоретические основы номенклатуры дел и её роль в
делопроизводстве организации;
2. Изучить методику составления номенклатуры дел с учётом
требований законодательства и особенностей организации;
3. Раскрыть значение номенклатуры дел для упорядочивания
документооборота и хранения документов.
Объект исследования – нормативный и организационнотехнический инструмент в системе делопроизводства.
Предмет исследования – процесс разработки и внедрения
номенклатуры дел.

4.

Дело – это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу
деятельности учреждения и помещенных в отдельную обложку с соответствующим
заголовком.
Заголовок дела — краткое обозначение состава и содержания документов дела.
Срок хранения — период, в течение которого документы должны сохраняться в
организации.
Индекс дела — условное обозначение, присваиваемое делу для его
идентификации.
Экспертиза ценности документов — определение сроков хранения и отбора
документов на архивное хранение или уничтожение.

5.

Номенклатура дел – это
систематизированный
перечень наименования
дел, заводимых в
организации, с указанием
сроков их хранения,
оформленный в
установленном порядке.

6. Виды номенклатуры дел

Виды номенклатуры дел
Описание
Типовая
Содержит перечень дел, которые
образуются в однотипных
организациях (например, в
министерствах, банках,
образовательных учреждениях).
Примерная
Содержит рекомендуемый
перечень дел для однородных
организаций. Служит основой
для составления
индивидуальных номенклатур
Индивидуальная
Разрабатывается конкретно для
одной организации с учетом ее
специфики, структуры и
штатного расписания.
Характер документа
Нормативный акт,
обязательный для применения.
Методическое пособие, носит
рекомендательный характер.
Обязательный локальный
документ (утверждается
руководителем).

7. Принципы построения номенклатуры дел

Структурный — разделы соответствуют названиям
структурных подразделений организации.
Функционально — производственный — разделы
определяются содержанием управленческих функций
и направлений деятельности.
Хронологический — группировка по периодам.
Алфавитный — по алфавиту названий документов
или контрагентов.

8. Этапы составления номенклатуры дел

Сбор документов подразделения
Разработка структуры документов
Определение заголовков дел
Присвоение индексов
Определение сроков хранения
Согласие и утверждение

9. Структура и оформление номенклатуры дел

Индекс
дела
Заголовок дела
Количество
ед. хр.
Срок хранения и №
статей по перечню
Примечание
1
2
3
4
5
Название раздела
Правила оформления:
составляется ежегодно, вводится в действие с 1 января;
утверждается руководителем организации.

10. Значение номенклатуры дел в делопроизводстве

Систематизация документов и обеспечение их учёта;
Облегчение поиска необходимых документов;
Контроль сроков хранения документов;
Основа для проведения экспертизы ценности документов;
Подготовка описей дел постоянного и долговременного
хранения;
Организация уничтожения документов с истёкшими
сроками хранения.

11. Типичные ошибки при составлении номенклатуры дел

Некорректные заголовки дел (слишком
общие или слишком детализированные);
Неверные сроки хранения документов;
Неполный охват документов (пропуск
электронных дел, переходящих дел);
Нарушение принципов систематизации;
Отсутствие специальных отметок (ДСП,
ЭПК);
Несвоевременное обновление
номенклатуры.

12. Практическое применение номенклатуры дел

Формирование дел в соответствии с
номенклатурой;
Ведение учёта документов в структурных
подразделениях;
Обеспечение сохранности документов;
Оперативное предоставление документов по
запросам;
Передача дел на архивное хранение;
Использование при автоматизации
делопроизводства (СЭД).

13. Рекомендации по совершенствованию работы с номенклатурой дел

Регулярное обучение сотрудников правилам
делопроизводства;
Автоматизация составления и ведения номенклатуры дел;
Актуализация номенклатуры с учётом изменений в
деятельности организации;
Внедрение единых шаблонов и инструкций;
Усиление взаимодействия с архивными учреждениями;
Учёт требований к электронным документам.

14. Номенклатура дел в ПАО «Т-Плюс»

15. Выводы

Номенклатура
дел
делопроизводства;
Правильное составление
доступность документов;
—
ключевой
инструмент
номенклатуры
обеспечивает
организации
сохранность
и
Цифровизация требует адаптации традиционных подходов к формированию
номенклатуры;
Результаты могут быть использованы:
Для оптимизации
собственности;
делопроизводства
При разработке локальных
делопроизводству);
в
организациях
нормативных
актов
В обучении сотрудников делопроизводственных служб.
различных
форм
(инструкций
по

16. МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ ПЕНЗЕНСКОЙ ОБЛАСТИ ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ «ПЕНЗЕНСКИЙ КОЛЛЕДЖ СОВРЕМЕННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

ПЕРЕРАБОТКИ И БИЗНЕСА»
ДИПЛОМНАЯ РАБОТА
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ: МЕТОДИКА
СОСТАВЛЕНИЯ, ЗНАЧЕНИЯ И
ПРИМЕНЕНИЕ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
ОРГАНИЗАЦИИ
Выполнила: Силантьева Ксения Павловна
обучающаяся 3 курса группы 23С21
по специальности 46.02.01
направленность образовательной программы:
Документационное обеспечение управления и архивоведение
Руководитель дипломной работы:
Фадеева Мария Сергеевна
преподаватель ГАПОУ ПО ПКСТПБ