Номенклатура дел организации (лекция 8)

1.

Номенклатура дел
организации

2.

1. Основные понятия

3.

Номенклатура дел систематизированный перечень заголовков
(наименований)
дел,
заводимых
в
организации в определенном году, с
указанием
сроков
их
хранения,
оформленный в установленном порядке.
Дело документ или совокупность документов,
относящихся к одному вопросу или
участку деятельности, помещенных в
отдельную обложку и имеющих единые
сроки хранения.

4.

Номенклатура дел структурного подразделения —
систематизированный перечень заголовков дел, которые
должны быть заведены в делопроизводстве конкретного
структурного подразделения организации в определенном
году.
Сводная номенклатура дел организации составляется на
основе номенклатур дел структурных подразделений и
утверждается руководителем организации.

5.

2. Цель и задачи создания
номенклатуры дел

6.

В переводе с латинского nomenclature означает «перечень, роспись имен»,
а nomen - имя, название, наименование.
Цель создания номенклатуры дел - закрепить структуру
документального фонда организации и схему группировки документов,
возникающих по всем вопросам деятельности, в первичные комплексы (т.е.
в дела) с конкретными, точными и понятными исполнителям названиями
(заголовками дел).
Группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой дел
называется формированием дел и осуществляется с целью их
систематизации, учета, быстроты поиска и обеспечения сохранности.

7.

Номенклатура дел является плановым документом, т.к.
содержит заголовки дел, которые будут сформированы и учтены
по направлениям деятельности или функциям организации в
следующем году (и на перспективу, если эти направления
деятельности не будут существенно меняться в течение
примерно 5 лет).
Номенклатура дел является обязательным для составления
документом в государственных органах, их подведомственных
территориальных
организациях
и
муниципальных
учреждениях, документы которых подлежат передаче в
государственные или муниципальные архивы.
В негосударственных организациях номенклатура дел в полной
мере выполняет свою роль многофункционального документа и
инструмента управления документальным фондом, когда она
разрабатывается в момент создания организации «с нуля» или по
итогам сделки слияния и поглощения, когда образуется новое
юридическое лицо (разрабатывается в приоритетном порядке, даже
раньше, чем инструкция по делопроизводству).

8.

3. Типы и виды
номенклатур дел

9.

Как классификатор номенклатура дел может быть структурного типа,
производственно-отраслевого типа, функционального типа.
Если названиями разделов номенклатуры дел (классами в главной
таблице)
являются
названия
структурных
подразделений
организации, то она представляет собой классификационный
справочник структурного типа.
Названия разделов, которые представляют собой названия структурных
подразделений в номенклатуре дел структурного типа, должны быть
расположены по степени значимости подразделений в деятельности
организации, в последовательности, соответствующей (но не всегда
идентичной) утвержденной схеме организационной структуры и
штатному расписанию. Необходимо также учитывать лучшие практики,
рекомендующие в качестве первого названия раздела (класса 01 в главной
таблице) выделять название подразделения, в котором происходит
группировка в дела организационно-распорядительной документации на
уровне управления всей организацией (на уровне руководства).

10.

Первым разделом указывают службу ДОУ, потому что
именно в этом подразделении оформляется наиболее
важная организационно-распорядительная
документация, характеризующая деятельность
организации в целом (устав, положения, приказы,
постановления, протоколы, справочно-информационные
документы и др.).
Например: 01 — служба ДОУ, 02 — финансовый
отдел, 03 — плановый отдел, 04 — служба персонала
и т. д.

11.

Для сравнения приведем два варианта главной таблицы номенклатуры дел
структурного типа.

12.

В номенклатуре дел производственно-отраслевого типа основаниями для
классификации и названиями разделов в главной таблице являются направления
деятельности организации. Функции, выполняемые организацией, закрепляются в
качестве названий разделов (классов в главной таблице) номенклатуры дел
функционального типа.

13.

Различают три вида номенклатур дел: индивидуальная
номенклатура дел конкретной организации, типовая и примерная.
Индивидуальная номенклатура дел представляет собой систематизированный
перечень
конкретных
заголовков
дел,
намеченных
к
заведению
в
делопроизводстве одной организации или ее структурного подразделения.
Номенклатура дел организации, составленная на основе номенклатур дел ее
структурных подразделений, называется также сводной номенклатурой дел.
Типовая и примерная номенклатуры дел являются систематизированными
перечнями однотипных (унифицированных) заголовков дел, заводимых в
делопроизводстве определенной категории организаций с однотипным составом
образующихся в процессе их деятельности документов.
В типовой номенклатуре дел устанавливаются типовой состав дел, единая
индексация этих дел, единые сроки хранения для однотипных документов.
Типовая номенклатура дел является нормативным документом и имеет
обязательный характер.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел
(с указанием их примерных индексов), заводимых в делопроизводстве
организаций, на которые она распространяется, и имеет рекомендательный
характер.

14.

3. Порядок составления
конкретной номенклатуры

15.

Номенклатура дел составляется ежегодно и
вводится в действие первого января каждого
нового года
Порядок оформления номенклатуры
Номенклатура дел разрабатывается Службой ДОУ с
привлечением ведущих специалистов организации

16.

Для разработки индивидуальной
номенклатуры дел необходимо очень
внимательно изучить и
проанализировать документы
организации для определения круга
вопросов, возникающих в процессе
деятельности.

17.

Кроме текущего делопроизводства,
необходимо изучить документацию
прошлых лет.
В номенклатуру дел должны быть
включены все документы, создаваемые
в данной организации, поступившие в
нее из других организаций.

18.

Составляется номенклатура дел на общем бланке
организации
В пределах разделов заголовки дел располагают в
соответствии со степенью важности документов и их
взаимосвязью.
Сначала систематизируют документы вышестоящих
организаций.
Затем дела с распорядительными документами своего
руководства, коллегиального органа и т. д.
В последнюю очередь — справочно-иформационные
документы (переписка, докладные записки, справки и т. д.).
В конце каждого раздела номенклатуры оставляют 2-3
свободных (резервных) номера для заведения ранее не
предусмотренных дел.

19.

По окончании календарного года в конце номенклатуры дел
составляется итоговая запись о количестве заведенных дел
постоянного и временного (отдельно) сроков хранения.

20.

ОФОРМЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
Организация
передающая
документы на гос. Руководитель
службы ДОУ
хранение
ЭПК архива
РАЗРАБАТЫВАЕТ И
ПОДПИСЫВАЕТ
Организация не
передающая
документы на гос.
хранение
Руководитель
организации
ЭК организации
СОГЛАСОВЫ
ВАЕТСЯ
УТВЕРЖДАЕТ
ОДОБРЯЕТ

21.

4. Нормативно-методическая база
разработки примерных
номенклатур дел

22.

Основными нормативно-методическими документами, которыми следует
непосредственно руководствоваться при разработке номенклатуры дел, в
настоящее время являются:
• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования
документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных
документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и
библиотеках, научных организациях (Утверждены приказом Росархива от 2
марта 2020 г. № 24)
• Перечень типовых архивных документов, образующихся в научнотехнической и производственной деятельности организаций с указанием
сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 31.07.2007 №
1182; далее - Перечень типовых архивных НТД);
• Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых
управленческих архивных документов, образующихся в процессе
деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и
организаций, с указанием сроков их хранения" (Зарегистрировано в Минюсте
России 06.02.2020 N 57449)